UDKAST TIL Samarbejdsaftale mellem Region Sjælland og Femern Belt Development 1. Parterne mellem Region Sjælland Alléen 15 4180 Sorø EAN-nr.: 5798002040609 Telefon: 70 15 50 00 E-mail: vaekstforum@regionsjaelland.dk og Fonden Femern Belt Development Råhavegård, Maribovej 9 4960 Holeby, SE nummer: 3005 8356 Tlf. 5467 6140, E-mail: info@femern.info indgås følgende aftale: 2. Aftaleperiode Aftalen træder i kraft den 1. januar 2010, og fortsætter til den 31. december 2012. 3. Formål Beslutningen om etablering af en fast forbindelse over Femern Bælt er ved indgåelse af statstraktat mellem Danmark og Tyskland medio juni 2009 en realitet, og der skal i de kommende år tages initiativer, der kan forberede virksomheder, borgere, vidensog uddanelsesinstitutioner, kommuner, organisationer m.v. (interessenter) i hele Region Sjælland, på både byggefasen og de muligheder der opstår, når den faste forbindelse over Femern Bælt er færdig.
I anlægsfasen vil Femern Bælt projektet byde på en lang række muligheder for regionens videre udvikling. Målet er at virksomheder, borgere, videns- og uddanelsesinstitutioner, kommuner, organisationer m.v. i hele Region Sjælland får det optimale økonomiske og menneskelige udkomme af den faste forbindelse. Det skal ske gennem en målrettet og aktiv indsats fra hele regionens side, før, under og efter anlægsfasen. Det er med indgåelsen af denne aftale målsætningen, at Femern Belt Development i samråd med Region Sjælland tager de initiativer, og gennemfører de projekter, som skønnes at kunne give den størst mulige løbende og varige værdiskabelse for regionen. Denne aftale definerer derfor en række opgaver, som skal løses i den forbindelse. 4. Ydelser og målsætninger Femern Belt Developments indsats for at fremme udvikling i hele Region Sjællands geografiske område skal foregå i et samarbejde med blandt andet Region Sjælland, kommunerne i regionen, erhvervsudviklingsaktører, videns- og uddannelsesinstitutioner og øvrige nationale partnere, herunder Beskæftigelsesregion Sjælland og relevante ministerier, samt internationale partnere. Det påhviler Femern Belt Development, at sikre at relevante aktiviteter igangsættes og koordineres, således at regionens interesser varetages bedst muligt før og under Femern Bælt forbindelsens etablering, med sigte på at regionen får mest mulig værdi af forbindelsen, både i byggefasen og efterfølgende. Det forudsættes, at der sker en kvalificeret sekretariatsbetjening i forbindelse med gennemførelse af de forskellige aktiviteter, som er igangsat eller fremover igangsættes i regi af fonden, herunder betjening af de faglige fokusgrupper, som er nedsat. Derudover forudsættes, at der inden for rammen af denne aftale igangsættes og finansieres konkrete aktiviteter. Femern Bælt Development skal medvirke til at sikre et kontinuerligt regionalt overblik og koordination af aktiviteter, som igangsættes af andre aktører i regionen, og som sigter på at undersøge eller udnytte mulighederne som følge af etableringen af en fast Femern Bælt forbindelse. Femern Belt Development forpligtes derfor i henhold til denne aftale til i samråd med Region Sjælland, at nedsætte og betjene et ekspertpanel, som kan bidrage til, at komme med forslag til overordnede prioriteringer af indsatsen. Den nærmere beskrivelse og sammensætning af ekspertpanelet fastlægges efterfølgende i samarbejde mellem Femern Belt Development og Region Sjælland. I forbindelse med fastlæggelsen af opgaverne for ekspertpanelet, skal der bl.a. tage højde for den regionale partnerskabsaftale om vækst og erhvervsudvikling mellem regeringen og Vækstforum Sjælland. I partnerskabsaftalen fremgår det, at: Parterne er enige om at etablere et samarbejdsforum, hvor parterne kan drøfte de nye muligheder for vækst, beskæftigelse og erhvervsudvikling, som Femern Bælt forbindelsen åbner for.
I traktaten mellem den danske og tyske stat forud for lovbeslutningen og projektering af en fast forbindelse over FEMERN bælt fremgår det, at der skal etableres et: konsultationsorgan, som har til formål at drøfte spørgsmål af regional interesse. I konsultationsorganet deltager fra den danske side Transportministeriet, Region Sjælland og Lolland Kommune. Femern Bælt Development skal bl.a. via ekspertpanelet bidrage til at kvalificere drøftelserne i dette konsultationsorgan. Femern Belt Development skal med sine aktiviteter bidrage til opfyldelsen af Region Sjællands regionale udviklingsstrategi og dertil knyttede strategier, handlingsplaner og programmer, samt Vækstforum Sjællands erhvervsudviklingsstrategi og handlingsplaner. Regionens interesser i relation til den faste forbindelse over Femern Bælt indgår på forskellig vis i de eksisterende strategier og planer. Dette vil ligeledes være i stærkt fokus i de kommende strategier, henholdsvis den regionale udviklingsstrategi 2012-2015 og erhvervsudviklingsstrategien 2011-2014. De aktiviteter, som fonden løbende igangsætter og deltager i skal understøtte de interesser og prioriteringer, som strategierne udtrykker. Særlig vægt skal skabelsen af den mentale bro gives. Der skal således lægges vægt på at give integrationsprocessen i den grænseoverskridende Femern Bælt Region nye impulser og på at udbygge og videreudvikle de første positive resultater i et grænseoverskridende arbejdsmarked i Femern Bælt Regionen. Endvidere skal der sættes fokus på eksisterende integrationsbarrierer i Femern Bælt Regionen og på at udvikle fælles tiltag med henblik på at nedbryde disse barrierer. Femern Belt Development skal løbende bidrage til at sikre, at Region Sjælland har overblik over den fælles udviklingsproces på grundlag af de konkrete aktiviteter. Det indbefatter overførsel af viden og erfaringer fra aktiviteterne til Region Sjælland, i det omfang det er nødvendigt for at sikre Regionsrådets indsigt i aftalens realisering. Denne overførsel sikres primært gennem kvartalsvise møder mellem Region Sjælland og Femern Bælt Development. Møderne kan suppleres med udarbejdelse af materiale og afholdelse af oplæg i relevante sammenhænge. 5. Organisering Parterne er enige om, at Femern Belt Development løser opgaven med følgende kompetencer: Det daglige ansvar for aktiviteternes fremdrift, herunder ansvaret for at inddrage de rigtige, faglige kompetencer i de enkelte delprojekter er placeret hos: Ledelsen af Femern Belt Development ved Direktør Stig Rømer Winther. Femern Belt Development ansvarlige for kontakt til Region Sjælland:
Direktør Stig Rømer Winther, Femern Belt Development Region Sjællands ansvarlige for kontakt til Femern Belt Development: Udviklingschef Tonni Kragh, Regional Udvikling, Region Sjælland. 6. Forholdet til tredjepart Femern Belt Development kan vælge at benytte eksterne konsulenter, underleverandører eller lignende i forbindelse med løsning af dele af aktiviteterne. 7. Rapportering og opfølgning Femern Belt Development udarbejder årligt en rapport over fondens aktiviteter i relation til aftalen. Rapporten skal bl.a. måle, at de forventede resultater opnås. Rapporten skal indeholde highlights fra succesfulde aktiviteter samt en vurdering af hvorledes Femern Belt Developments samspil med omverdenen generelt udvikles. Opgørelsen skal suppleres med en kvalitativ vurdering af aktiviteter, resultater og interessenters deltagelse. Den årlige rapport afleveres til Region Sjælland hvert år, første gang 1. november 2010. I forbindelse med afleveringen af rapporten udarbejder Femern Belt Development til Region Sjælland et forslag til en overordnet handlingsplan for det kommende år. Slutrapporten afleveres til Region Sjælland senest den 1. februar 2013. Den årlige rapport og forslaget til overordnet handlingsplan danner grundlag for dialog mellem Femern Belt Development og Region Sjælland om fremdriften i samarbejdet. Rapporten danner grundlag for udløsning af næste års bevilling, som politisk skal vedtages af Regionsrådet hvert år. I den forbindelse drøftes eventuelle forslag til justeringer af denne samarbejdsaftale. Der afholdes et årligt dialogmøde mellem repræsentanter for Femern Belt Development og Region Sjælland. Den løbende afrapportering danner sammen med status og kontaktmøder grundlag for dialog mellem Femern Belt Development og Region Sjælland om fremdriften i samarbejdet og fastsættelse af kommende aktiviteter ud fra en vurdering af behov og aktualitet. Femern Belt Development har pligt til at informere Region Sjælland, hvis der sker ændringer i selskabets aktiviteter og/eller, hvis målene ikke opfyldes.
Femern Belt Development er forpligtet til at give Region Sjælland oplysninger, som er nødvendige for, at regionen kan varetage sine offentligretlige forpligtelser (eksempelvis anmodninger om aktindsigt vedr. brug af regionens midler). 8. Økonomi Bevillingen er første gang gældende for perioden 1. januar til 31. december 2010. Region Sjælland er indstillet på at bevilge midler for 2011 og 2012 under forudsætning af, at de aktiviteter der er aftalt gennemført mellem Femern Belt Development og Region Sjælland forløber som planlagt. Det skal efterprøves på baggrund af en rapport pr. 1. november 2010. Den samlede aftalesum udgør på det grundlag 10.500.000 kr. for perioden 1. januar 2010-31. december 2012, som fordeles ligeligt med 3.500.000 kr. (i faste priser) i henholdsvis 2010, 2011 og 2012. Selve fordelingen kan dog svinge i henhold til forbruget inden for det enkelte år og/eller kvartaler. 9. Budget Region Sjælland udbetaler midler halvårligt efter skriftlig anmodning fra Femern Bælt Development. Femern Belt Development fremsender årligt revisorpåtegnet regnskab for aktiviteter omfattet af kontrakten. Femern Belt Development fremsender revisorpåtegnet slutregnskab for aktiviteter omfattet af kontrakten senest 2 måneder efter udløbet af aftalen. 10. Formidling og PR Femern Belt Development har ansvar for at det vil fremgå af relevant kommunikationsmateriale, at Region Sjælland yder tilskud til initiativet, herunder ved indarbejdelse af Region Sjællands logo. Femern Belt Development er ansvarlig for løbende information og PR om aktiviteterne, herunder til en bredere kreds af interessenter og borgere i regionen. 11. Rettigheder Region Sjælland forudsætter, at Femern Belt Development tager ansvar for at afklare eventuelle rettighedsforhold over for tredjepart, herunder virksomheder, der deltager i udviklingsprojekter. 12. Misligholdelse Er aktiviteterne ikke udført i overensstemmelse med kontrakten uden, at dette skyldes forhold, som Region Sjælland har ansvar for, foreligger der misligholdelse. Ved misligholdelse søges forholdet bragt i orden ved forhandling. En misligholdelse kan medføre reduktion i den aftalte betaling.
Betaler Region Sjælland ikke i rette tid, eller undlader Region Sjælland at opfylde sin forpligtelse til at medvirke til, at Femern Belt Development kan løse opgaven, foreligger der en væsentlig misligholdelse fra Regionens side. I tilfælde af væsentlig misligholdelse søges forholdet bragt i orden gennem forhandling. Lykkes det ikke, kan kontrakten hæves til ophør med 1 måneds varsel. I tilfælde af at Femern Belt Development hæver aftalen, som følge af væsentlig misligholdelse fra Region Sjællands side, har Femern Belt Development krav på betaling for allerede udført arbejde og omkostninger i forbindelse med afvikling af arbejde, der er igangsat i henhold til kontrakten. 13. Opsigelse Femern Belt Development kan opsige aftalen med 12 måneders varsel. Region Sjælland kan opsige aftalen med 12 måneders varsel. 14. Uoverensstemmelser Uoverensstemmelser i forbindelse med denne aftale søges afgjort ved forhandling. Uoverensstemmelser, der ikke kan afgøres ved forhandling, afgøres endeligt og bindende ved voldgift efter Det Danske Voldgiftsinstituts regler. Sted, dato Sted, dato