Referat fra bestyrelsesmøde nr. 179 den 16. juni 2016 kl. 15.30 Bestyrelsen: Mail-adresse: Administrationen: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Henning Rømer Radoor (HR) Næstformand radooresbjerg@bbsyd.dk Inger Sandholm (IS) Best. medlem Inger.s.sandholm@gmail.com Hanne Laursen (HL) Best. medlem hannekyndilaursen@gmail.com Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem heidi.olivi@gmail.com Aydrus Ahmed (AA) Best. medlem aydrusfangase@yahoo.com Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Afbud Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 178 af 3. maj 2016. 2. Revisionsprotokollat side 664. 3. Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 178 af 3. maj 2016. Beslutning: Blev godkendt Ad 2 Revisionsprotokollat side 664. Blev fremvist Ad 3 Indkomne punkter Økonomi/risiko ved projektering af bydelshus. PS fremviste det valgte projekt til bydelshuset på Stengårdsvej. Der er tidmæssige forskelle på godkendelse af helhedsplanen og opstart på bydelshuset. Det betyder, at vi er nødt til at starte projekteringen af bydelshuset, før skema B er godkendt i helhedsplanen. Skulle projektet (mod forventning) ikke kunne gennemføres, er der derfor en risiko for tab pga. projekteringsomkostninger. Beslutning: Bestyrelsen er indforstået med at tage risikoen for tab, såfremt byggeriet af bydelshuset ikke kan gennemføres. Økonomi/risiko ved etablering af sideaktivitet i bydelshus. Sideaktivitet i bydelshuset i forbindelse med nærpoliti og mindre lejemål til fysioterapeut er endnu ikke afklaret. Der er dialog i gang med Esbjerg Kommune, hvor vi afventer tilbagemelding. Der er bl.a. uklarhed ang. finanseringen og tilknytning til helhedsplanens skematik. Beslutning: Bestyrelsen er indforstået med at fortsætte sagen som oplæg fra PS. Debatpunkter: Ad 4 Finansiering af grundkøbet af afd. 17 drøftes samt evt. tilskud til afd. 17 s nedslidte udearealer. Beboerne i afd. 17 har godkendt salg af 3.140 m² til brug for bydelshuset. Det blev drøftet, om der evt. kan gives tilskud fra dispositionsfonden til helhedsplanen til hjælp af grundkøb. Punktet ang. godkendelse af jordkøb/salg samt tilskud tages med på næste bestyrelsesmøde. side 2
Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. Licitation tirsdag d. 14. juni. Samlet resultat er på 214 mio. kr. Det er stort set lokale håndværkere, der har vundet licitationerne. I øjeblikket specificeres priserne. Licitation på anlæg d. 30. juni. Status på bydelshus. Omtalt tidligere. Fanø, nybyggeri. Projektgruppen har været samlet. Møde med Fanø Kommune resulterer i, at jordstykket rykkes højere op, da det er bedre egnet. Der er gang i nye jordbundsprøver. Der afholdes møde med beboerne igen d. 29. juni. Blåmuslingen Forventes indflytningsklar d. 1. juli. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Lavere udgifter til tomgang end sidste år. Kvaglundparken 4 forsvinder fra listen 1. juli. Kvoter til nybyggeri Forhandling på rådhuset. Det forventes, at der kommer flere kvoter. Esbjerg Kommune har ansøgt staten om 240 kvoter til flygtningeboliger, der efterfølgende kan benyttes til f.eks. ungdomsboliger. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Afkast er p.t. meget positivt. Budgetopfølgning for foreningen 1. halvår ser positiv ud. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. (afbud). Ad 9 Indkomne punkter side 3
Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Under bestyrelsens billeder i Trappenyt skal der fremover stå, hvilken afdeling bestyrelsesmedlemmet bor i. Nyt fra Fritidsudvalget. Møde for 2 dage siden. Referat endnu ikke udsendt. Cirkus og tur til geografisk have blev aflyst. Rep. fest planlagt til d. 27. januar i loungen på Blue Water Arena. Fritidsudvalget ønsker at kigge på sommerhuset på Fanø ind imellem, men det daglige arbejde også ifm. vedligeholdelse håndteres af administrationen (samarbejde mellem udlejning og teknisk afdeling). Nyt fra Kunstudvalget. Intet nyt. Nyt fra Målsætningsudvalget. Nyt referat er lagt på Ipad. Der afholdes møde igen d. 25. august. Nyt fra Byggeudvalget. Oplæg fra EK og egen materialeliste kan være grundlag for udarbejdelse af s udgave af kvalitetsmanual. Nyt fra Kultur-udvalg. Intet nyt siden sidst. Næste møde afholdes d. 1. september. Ad 11 Afdelinger Ad 12 Personale Status på afskedigelse af medarbejder på kontoret Medarbejder i økonomiafdelingen er blevet afskediget, da vi ikke skal administrere Bramming Boligforening pr. 1. januar 2017 og derfor ikke har den samme mængde arbejdsopgaver. Ny mand fundet til VN. Leif Sørensen er nyvalgt af ejendomsfunktionærernes klubmedlemmer og deltager fremover i VN. Personalelister m.v. på bestyrelsesipad skal opdateres. BWS kigger på det. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Ad 14 FU samarbejde Emner fra mødet den 14. juni refereres mundtligt. Der blev bl.a. talt om kvote-ønsker og særligt udsatte boligområder. Ad 15 Evt.. side 4
Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2016. Org. bestyrelse: Evt. torsdag den 7. juli Torsdag den 11. august Torsdag den 8. september Torsdag den 6. oktober Torsdag den 3. november Torsdag den 8. december Fælles arrangementer: Kredsweekend d. 4.-5. november 2016 Almene Boligdage d. 17.-18. november 2017 FU (CPA, HR og PS): Tirsdag den 20. september Tirsdag den 6. december 3 i 1 (CPA, HR og PS): Målsætningsudvalg (CPA, HR, BWS, PS) Torsdag den 25. august side 5