Referat Møde: Bestyrelsesmøde 08-2014 Dato: Mandag den 20. oktober 2014 kl. 15.00 21.00 Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, 2605 Brøndby Hans Natorp, Line Markert, Henrik Voldsgaard, Jesper Andersen, Christina Nielsen, Mads Christensen, Erik Schulz og Ole Ingemann Nielsen. Mads Christensen deltog fra punkt nr. 4.7 Mads Kolte-Olsen og Henrik Blakskjær (skype under punkt 3.3 og 4.1) 1. Godkende dagsorden Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden. 2. Godkende referat fra seneste møde Referat af bestyrelsens møde 7-2014 mandag 4. september 2014 var blevet kommenteret og godkendt af bestyrelsen på basecamp, justeret og offentliggjort på sejlsport.dk. Bestyrelsen godkendte referat fra møde 7-2014 mandag den 4. september. 3. Afrapportering 3.1. Formandens rapport Formandens rapport var inden mødet blevet lagt på basecamp. Der blev spurgt til udlån og betaling for Dansk Sejlunions ligabåde til Sailing Champions League (SCL). Mads Kolte-Olsen redegjorde for, at Dansk Sejlunion i forberedelsen af SCL til de tyske arrangører havde tilkendegivet, at Dansk Sejlunion mod betaling kunne stille ligabåde til rådighed for arrangementet i København. Imidlertid oplyste Sailing Champions League nogle uger før afholdelse af stævnet, at man ikke kunne skaffe finansiering til at dække Dansk Sejlunions omkostninger (transport, klargøring og slid) forbundet med udlån. Mads Kolte-Olsen besluttede i den situation at opretholde Dansk Sejlunions tilsagn til Sailing Champions League om at stille både til rådighed. Begrundelsen var dels, at Dansk Sejlunion ville sikre den politiske værdi, som var blevet skabt ved at opnå kobling af Sailing Champions League ind i EURO- SAF, dels at omverdenen formentlig havde en forventning om, at Dansk Sejlunion bidrog til et stævne af denne karakter, når det blev afholdt i København, og når Danmark var blandt de første lande med en klubliga i dette format. Dansk Sejlunion har efter stævnet sendt en faktura på Dansk Sejlunions direkte udgifter (transport og klargøring). Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning. 1
3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen redegjorde for sekretariatets arbejde frem mod milepæle for efteråret 2014. Bestyrelsen fik til juni-mødet en afrapportering på samtlige projekter og større aktiviteter i sekretariatet. Bestyrelsen får primo december en rapport i samme format for det samlede år. Sekretariatet skal den 17. november til TORM Fonden aflevere en midtvejsrapport for projektet Udvikling af dansk sejlsport 2013-16. Derudover skal sekretariatet til Team Danmark den 30. oktober aflevere en statusrapport på Masterplan 2013-16. Indholdet af disse to rapporter vil blive indarbejdet i ledelsesrapporten til bestyrelsens december møde. Bestyrelsen tog ledelsens rapport til efterretning. 3.3. Dansk Sejlunions økonomi 3. kvartal 2014 Henrik Blakskjær fremlagde regnskab Dansk Sejlunion pr. 3. kvartal 2014 og estimat for hele 2014. Estimatet for 2014 viser et resultat på plus 75 tkr. I estimatet er indregnet de effekter, som har været eller kommer i 2014. De negative afvigelser, som er dukket op i løbet af året, er det lykkedes at indeholde det forventede resultat. Der er desuden yderligere handlemuligheder, hvis det viser sig nødvendigt i forhold til at styre mod årets resultat. Bestyrelsen besluttede på sit møde den 4. september 2014 at nedjustere forventning til årets resultat, således at det som minimum lander på et samlet resultat over 0 kr. Henrik Blakskjær orienterede om, at en del af de afsatte OL-midler vil blive inddraget i finansiering af elitens aktiviteter på vej mod OL i Rio 2016. Man er opmærksom på løbende at få solgt brugt grej. Indtægterne fra salg af grej bliver tilbageført til OL-midlerne. Bestyrelsen ønskede til næste møde en oversigt over tilgang og afgang på OL-midlerne. Henrik Blakskjær orienterede desuden om arbejdet med at forbedre styring af Dansk Sejlunions økonomi. Regnskabsproces bliver optimeret, og system til tidsregistrering er udviklet. Kvartalsvis balance og likviditetsbudget er ikke udarbejdet i 2014. Bestyrelsen gav udtryk for, at man kan vente med de to styringsværktøjer til budgetår 2015. Bestyrelsen forventer desuden et fuldt periodiseret regnskab for 1. kvartal 2015 i stil med de foregående års 2., 3. og 4. kvartals regnskaber, og således i alle årets kvartaler have fuldt periodiseret regnskab. Bestyrelsen tog rapport over Dansk Sejlunions økonomi 3. kvartal 2014 til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Rammer for budget 2015 Henrik Blakskjær fremlagde forslag til økonomiske mål og rammer for Dansk Sejlunions budget 2015. Bestyrelsens drøftelse og beslutning på dette møde sætter ramme for sekretariatets arbejde i oktober-november med budget 2015. Bestyrelsen træffer endelig beslutning af budget 2015 møde den 15. december. 2
Målet for resultatet er et lille overskud i 2015 og dermed fastholdelse af nuværende niveau for egenkapitalen. Budgettet fortsætter linjen fra tidligere år med færre internt rettede omkostninger og flere omkostninger rettet mod klubber og aktiviteter. Udfordringen med at sikre tilstrækkelig finansiering af Dansk Sejlunions basisplatform optræder i budget 2015 som i tidligere år. Der vil også i budgettet 2015 være flere DS betingede omkostninger, end der er DS betingede indtægter. Formålsbestemte aktiviteter må medfinansiere den fælles platform. Der vil være fokus på, at Dansk Sejlunion bliver mere effektiv og leverer mere for de samme kroner. Dansk Sejlunion har gennemført en række effektiviseringer i 2013 og 2014. Det er ikke i 2015 på samme muligt at optage økonomiske stød. Det stiller krav om større sikkerhed i budgettet. Budgettet afspejler, at Dansk Sejlunion ikke har tilstrækkelig finansiering til at levere alt, hvad der bliver ønsket, og hvad der ville være godt at gøre. Arbejdet med at øge ekstern finansiering skal have høj prioritet og give afkast i 2015. Det er problematisk, at Dansk Sejlunion ikke i tilstrækkelig grad får finansieret sin basisplatform. Det hæmmer mulighed for udvikling. Det er afgørende, at arbejdet i 2015 med at sikre ekstern finansiering også omfatter sikring af basisplatform. Budget skal være koblet til en politisk beslutning om prioritering af Dansk Sejlunions mål og indsats i 2015. Budgettet skal afspejle de aktiviteter, som har sikret finansiering ved årets begyndelse. Efterhånden som det i løbet af året lykkes Dansk Sejlunion at skaffe yderligere finansiering, kan man udvide med andre indsatser på prioriteringslisten. Man ser mulighed for medfinansiering af Dansk Sejlunions turindsats i form af større involvering af frivillige. Man ser en mulighed for, at Dansk Sejlunions arbejde med klubudvikling, fx forslaget til projekt om Velkommen på havnen, i højere grad kan rettes mod aktiviteter, der bidrager til turoplevelser og friluftsliv. Man drøftede forskellige risici i budgettet. Ekstern finansiering, sejlsportsliga og DS Klubfinans blev fremhævet som budgetposter, der kalder på særlig opmærksomhed. Man vurderer, at der er potentiale for flere annonceindtægter. Bestyrelsen godkendte de overordnede rammer for budget 2015: balanceret budget med et lille overskud, fortsæt linje med færre internt rettede omkostninger og flere omkostninger rettet mod klubber og aktiviteter, sikre finansiering af basisplatform og større sikkerhed i budgettet. Bestyrelsen bad Erik Schulz og Ole Ingemann Nielsen om at være sparring for ledergruppen i udarbejdelsen af det endelige oplæg til budget. Bestyrelsen får et endeligt oplæg til budget og prioritering af mål og indsats til mødet mandag den 15. december. 3
4.2. Dansk Sejlunions fremtidige finansiering Henrik Voldsgaard, Line Markert og Hans Natorp lagde op til drøftelse af strategisk mål og indsats for Dansk Sejlunions fremtidige finansiering. En af Dansk Sejlunions vigtigste opgaver er at sikre finansieringsgrundlaget for Dansk Sejlunion efter udløbet af TORM projektet ultimo 2016. Øget ekstern finansiering er en forudsætning for drift og udvikling af Dansk Sejlunions ydelser til sejlklubber og sejlere. Dansk Sejlunion skal tiltrække ekstern finansiering ved være attraktiv for sine målgrupper og samarbejdspartnere (kommercielle aktører, private fonde, offentlige puljer og organisationer i idrætten). Dansk Sejlunions værdi indeholder et betydeligt potentiale for samarbejde med kommercielle aktører, private fonde eller offentlige puljer. Det er afgørende, at Dansk Sejlunion indretter sig således, at den samlede strategiske opgave for ekstern finansiering kan løses og bliver løst. Tidligt i 2015 skal vi stå med en strategisk platform med planer for udvikling af et attraktivt brand for Dansk Sejlunion. Vi har fat i en meget ambitiøs opgave. Eliten bliver fremhævet som prioriteret case, men reelt taler vi om, at et brandingprojekt omfatter hele Dansk Sejlunions arbejde. Vi skal formulere og opbygge et brand, som kan sikre en tydelig linje i hele Dansk Sejlunions udtryk af værdier, holdninger og handlinger. Et opmærksomhedspunkt er, om Dansk Sejlunion aktuelt har de nødvendige ressourcer og kompetencer til at iværksætte og gennemføre projektet. Der var enighed om, at vi må give det bedste bud på en begyndelse og inddrage netværket i sejlsporten til at tiltrække de nødvendige ressourcer og kompetencer. Derudover skal forandring foregå rimelig hurtigt: skab en platform og derefter en faseopdelt udvikling med successer undervejs. Projektet har allerhøjeste prioritet og skal i 2015 gå forud for alt andet. Bestyrelsen er klar til at bane vejen for denne proces. Bestyrelsen besluttede at bede sekretariatets ledelse om at etablere et projekt, som kan formulere Dansk Sejlunions brand og styrke Dansk Sejlunions udtryk af værdier, holdninger og handlinger. Projektet skal: Udvikle Dansk Sejlunions sekretariats viden, færdigheder, holdning (kompetencer) og organisering til at løfte projektet Undersøge Dansk Sejlunions differentieringsmuligheder i sponsormarkedet, fonde og puljer. Beskrive Dansk Sejlunions tilbud til samarbejdspartnere Udvikle en strategi for DS brand-opbygning, herunder en model for branding, brand-værdier og brand-løfter Implementere strategi for brand-opbygning for hele DS. Implementering sker fase-opdelt. Forventning om, at projektet begynder med Sejlerlandsholdet. Udvikle mulige pakker til sponsorer og skabe relationer og aftaler med sponsorer Sikre, at den eksterne finansiering af afgrænsede aktiviteter også medfinansierer DS generelle platform 4
Bestyrelsen besluttede at bede sekretariatets ledelse om at udarbejde en plan for opgavernes løsning med deadline for de enkelte punkter. Bestyrelsen besluttede, at den fungerer som projektejer. Bestyrelsen forventer, at der bliver afholdt særskilte projektmøder, som skal sikre en stærk kobling mellem bestyrelsen overordnede ønsker og forventninger og projektets arbejde og resultater. 4.3. DS Netværk for klassebådsorganisationer Hans Natorp fremlagde forslag om at etablere DS Netværk for klassebådsorganisationer. Bestyrelsen besluttede i juni at etablere et DS Netværk for sejlsportsligaen (Ligaforeningen). Der er behov for, at Dansk Sejlunion styrker sin kontaktflade til forskellige målgrupper i sejlsporten. DS Netværk er besluttet som strukturel ramme for dette samarbejde, og det er det værktøj, som vi skal anvende. Dansk Sejlunion har et ansvar for at understøtte aktiviteter, der naturligt involverer flere eller mange klubber. Det kan være ungdomsarbejde, tursejlads, kapsejlads i klassekølbåde eller talentudvikling. Dansk Sejlunion kan give aktiviteterne gode livsvilkår ved at etablere en struktur, der muliggør inspiration, videndeling og igangsætning af konkrete indsatser og aktiviteter i et samarbejde mellem Dansk Sejlunion og frivillige klubmedlemmer. Til sådanne formål har Dansk Sejlunion muligheden for at etablere DS-Netværk Dansk Sejlunion bør på sine strategiske indsatser tage initiativ til at etablere netværk for, at DS skaber en kontaktflade og kommer tættere på sine medlemsgrupper. Et netværk kan bidrage til at formidle viden og til at bidrage til sejlsportens udvikling. Gevinsten af netværk er i særlig grad stor, når netværket går på tværs af eksisterende strukturer. Etablering af netværk for klassebådsorganisationer og netværk om sejlsportsligaen (ligaforeningen) kunne være to cases, der illustrerer Dansk Sejlunion arbejder for at skabe muligheder for at engagere dygtige mennesker i sejlsporten. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunion etablerer et DS Netværk for klassebådsorganisationer. Jesper Andersen bliver bestyrelsens kontaktperson til netværket. DS Netværk for sejlsportsligaen bliver etableret på Klubkonferencen 22. november. Mads Christensen bliver bestyrelsens kontaktperson til netværket. Bestyrelsen besluttede desuden, at Dansk Sejlunion tager initiativ til at etablere DS Netværk på strategiske indsatser, fx talentudvikling, klubber med sportslig profil, sejlsportsliga, tur og velkommen på havnen. 4.4. Frivilligpolitik Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse af indholdet i et udkast til frivilligpolitik for Dansk Sejlunion samt hvordan det videre forløb i formulering af en frivilligpolitik for Dansk Sejlunion kan være. Frivillige (mennesker) og frivillighed (værdi, kultur, holdning) er afgørende for, at sejlklubber og Dansk Sejlunion kan skabe aktiviteter og fællesskab omkring sejlsporten. 5
Der blev givet udtryk for, at en frivillig-politik for Dansk Sejlunion giver god mening i forhold til at sætte retning og ramme for arbejdet med at understøtte udvikling af frivillige og frivillighed i sejlsporten. Derudover er en frivillig-politik vedtaget i 2014 af Dansk Sejlunions bestyrelse en betingelse for DIF s tilskud til Dansk Sejlunions udviklingskonsulenter Bestyrelsen besluttede at bede Ole Ingemann og Christina Nielsen om i samarbejde med Leon Träger fra sekretariatet at skrive et endeligt oplæg til frivillig-politik. Man bad desuden om et forslag til et forløb i 2015, som involverer sejlklubber, og som medfører, at sejlklubberne inden for rammen af Dansk Sejlunions overordnede frivillig-politik formulerer deres egne ambitioner for frivillighed og en plan for at omsætte ambitioner til praksis 4.5. ISAF Annual Conference Hans Natorp redegjorde for arbejdet i Nordic Sailing Federation med at forberede deltagelse i ISAF Annual Conference 1. 8. november i Palma, Mallorca. Hans Natorp repræsenter Dansk Sejlunion på mødet. Dansk holdning baserer sig dels på at følge den røde tråd i ISAF s politikker, som Dansk Sejlunion har arbejdet for gennem flere år, dels at beskytte Dansk Sejlunions interesser Se desuden referat fra bestyrelsens møde i januar 2014, punkt 4.2 om Internationale relationer. Bestyrelsen tog orientering om forberedelse af ISAF Annual Conference 2014 til efterretning. 4.6. Dansk Sejlunions rolle i ISAF Worlds 2018 Mads Kolte-Olsen og Hans Natorp lagde op til drøftelse og afklaring af Dansk Sejlunions rolle i ISAF Worlds Aarhus 2018. Det vil være i Dansk Sejlunions strategiske interesse, hvis ISAF Worlds Aarhus 2018 i løbet af de næste år og ved selve eventen: Bidrager til sportslig udvikling: Sportslige resultater på højt niveau (OL-kval og medaljer) og talentudvikling Samler dansk sejlsport: Klubber og sejlere oplever, at de er en del af ISAF Worlds 2018 Samler befolkningen omkring sejlsport: Befolkningen får oplevelser på havnen, opdager sejlsporten synlighed og mærker en stolthed over event. Flere aktiviteter på vandet i tiden før og efter 2018. Engagerer frivillige i sejlsporten: Frivillige i sejlsporten oplever et projekt som fra oktober 2014 udfordrer det gængse mht. organisering, involvering, kreativitet og kommunikation. Løfter kompetence i sejlsporten til eventmanagement: Sejlsporten udfordrer sig selv med et ambitiøst mål og fra oktober 2014 frem til 2018 bliver vi bare bedre og bedre til at løse opgaver af denne karakter. 6
Dansk Sejlunion har en forpligtelse til at bidrage til at projektet får retning, et tydeligt koncept og sikret de overordnede opgaver. Man anbefalede, at Dansk Sejlunion i denne fase af projektet arbejder med at sikre de store linjer. Dansk Sejlunion kan senere formulere en række projekter, som med Aarhus 2018 som løftestang bidrager til at udvikle sejlsporten. Dansk Sejlunion kan også være leverandør af konkrete ydelser. Kontrakt med ISAF skal være klar til underskrift senest maj 2015. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunion søger at udnytte potentialet i ISAF Worlds 2018 ved i prioriteret rækkefølge at påtage sig 1) formel rolle, 2) rolle som sikrer de sportslige resultater, 3) rolle som repræsentant for hele sejlsporten 4) rolle som leverandør af konkrete ydelser. Bestyrelsen besluttede, at Dansk Sejlunions konkrete engagement i delprojekter og opgaver i ISAF Worlds 2018 først er en realitet, når der foreligger en beskrivelse af udgifter, indtægter, ressourcetræk, vurdering af effekt og konsekvenser for DS ydelser til andre dele af sejlsporten. 4.7. Frikøb formand Erik Schulz redegjorde for grundlag for frikøb af formanden. Formanden har de seneste måneder haft et større aktivitetsniveau end skønnet i juni 2014. Det er særligt opgaver i forbindelse med sejlsportsliga og møder med Dansk Sejlunions samarbejdspartner, som har krævet en ekstra indsats. Erik Schulz orienterede om, at årets budget for frikøb af formanden er 150.000 kr. En beslutning om frikøb af formanden, som svarer til det større aktivitetsniveau, vil føre til en overskridelse af det samlede budget for frikøb af formanden med 26.000 kr. Bestyrelsen besluttede at godkende frikøb af formandens for uge 25-41 (66.000 kr.). Bestyrelsen besluttede at forhåndsgodkende frikøb af formanden for uge 42-48 (20.000 kr.). 5. Eventuelt Klubkonference 2014: Bestyrelsen vil i egne netværk formidle invitation til Klubkonference 2014. OL-kvalifikation: Bestyrelsen bad om en beskrivelse af Dansk Sejlunions rolle i forbindelse med stævner, der tæller med i OL-kvalifikation. Tur-app: Tursejlerappen var i nogle uger af sommeren (højsæson) nede for en del af brugerne. En opdatering indeholdt en fejl, som i særlig grad ramte brugere, som bruger appens venne-funktion. Samarbejdet med leverandør var ikke optimalt i forløbet, og det tog for lang tid at rette fejl. Sekretariatet ærgrer sig og beklager forløbet. Forløbet bliver gennemgået med leverandør på et møde om samarbejdet. 7