Rapportering for 2. kvartal 2017 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet den 14. juli 2017
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Kortfattet status... 3 3 Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1... 6 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2... 6 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3... 7 3.2 Projektets økonomi... 8 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1... 9 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2... 9 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3... 9 3.3 Risikovurdering... 10 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår... 10 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning... 11 3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående... 12 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen... 12 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer... 13 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning... 13 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny Sengebygning... 14 Risici afklaret siden sidste rapportering... 14 3.4 Kvalitet og indhold... 14 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1... 14 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2... 14 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3... 15 4 Generelle principper... 15 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 16 Bilag 2: Scoring af risici... 17 2
1 Indledning Formålet med Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus Esbjerg er at omdanne et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet 1. marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus i lighed med kvalitetsfondsprojekterne en kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Sydvestjysk Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af en ambulatorie- og forskningsklynge, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af opførelse af en ny sengebygning. Indeholder renovering og ombygning af den eksisterende administrationsbygning, etablering og samling af ambulatorier i blandt andet den eksisterende sengebygning samt en opgradering og moernisering af dagkirurgisk Center. Undervejs i planlægningen af Generalplanen er det i et samarbejde mellem regionen og sygehuset lykkedes at optimere flere af projektforløbene ved fremrykning af projektetaper planlagt udført i fase 3. Undervejs i forbindelse med udførelsen af generalplanen er renoveringen af facaderne på eksisterende behandlingsbygning (01) og sengebygning (02), der er finansieret af den centrale pulje til udvendig vedligehold, blevet tilknyttet koordinationsmæssigt for at at sikre at alle byggerierne gennemføres på en sådan måde, at omfanget af driftsgener i forhold til sygehusdriften minimeres. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sandsynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 3
Etableringen af Fase 1 er nu tæt på afsluttet. Tilbage resterer etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge, som indrettes på det tidligere medicinske sengeafsnit 242 i 2017. Projektet forventes fortsat i driftsat december 2017. Fase 2, Ny sengebygning, kontraheret medio 2015 i totalentreprise er fortsat forsinket. Projektet, som siden sommeren 2016 været i udførelsesfasen, har siden haft svært ved at leve op til tidsplanen. Gennemgang af tidsplanen indikerer nu samlet 21 ugers forsinkelse siden byggeriet blev indledt. Fase 3, som består af tilpasning af dagkirurgi samt opgradering af ambulatoriefunktioner, er i samarbejde med sygehusets driftsorganisation ved at blive konkretiseret. Det forventes, at der i forlængelse heraf udarbejdes en indstilling til regionen mhb. på anlægsfrigivelse i 2. halvår 2017 for så vidt angår opgraderingen af det dagkirurgiske område. Arbejderne med renoveringen af facaderne på bygningerne 01 og 02 forløber fortsat tilfredstillende og følger tidsplanen. Under forudsætning af regionens endelige tilsagn, forventes det at iværksætte facadeetape 5 (sidste etape på eksisterende sengebygning) primo 2018. Den samlede overordnede økonomiske vurdering for de frigivne anlægsopgaver i Generalplanen vurderes forsat som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer herfor. Fremdriften, i såvel selve Generalplanen som den koordinationsmæssigt tilknyttede facaderenovering, forløber overordnet set fortsat tilfredsstillende. Kvalitetsmål for de igangværende projekter fastholdes. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem to færdiggørelsestidspunkter: Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4
3.1 Byggeriets fremdrift Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. I Fase 1 er følgende gennemført siden sidste rapportering: Ny ambulatorie- og forskningsklynge (242) Der er gennemført et udbud i totalentreprise, som lå indenfor den bevilligede ramme. Der er efterfølgende indgået kontrakt med den vindende entreprenør, NEM Byg Tjæreborg A/S. Byggeriet er allerede godt i gang og forventes afsluttet i 4. kvartal 2017. Herefter skal projektet klargøres til drift, som forventes opstartet 5. december 2017. Fælles Akut Modtagelse (FAM) Projektet er idriftsat. Mangler, som konstateres i afhjælpningsperioden, afhjælpes fortsat løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation intet nyt siden sidste rapportering. Laboratoriehuset, Dialysen, Nuklearmedicinsk og terapienheden Projekterne er idriftsat, og mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Der er konstateret mangler i form af vandindtrængninger ved facaderne på projekterne Nyt Dialyseafsnit og laboratoriehuset. Årsagen hertil er under afklaring i samarbejde med totalrådgiveren for projektet. 5
3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1 Fremdriften af byggeriet for Fase 1 følger stort set den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2 Ny sengebygning Totalentreprenøren MT Højgaard har siden sidste rapportering etableret råhuset op til og med 3. sals niveau. Projektets svære start og den heraf afledte forsinkelse har, trods initiativer om det modsatte, endnu ikke kunnet indhentes. Projektet vurderes nu 21 uger efter kontrakttidsplanen i forhold til den sanktionsgivende mellemtermin lukket råhus og 5 uger forinket ift. den afsluttende sanktionsgivende afleveringstermin. 6
Den manglende fremdrift har betydet, at entreprenørens mulighed for fakturering tilsvarende er reduceret iht. kontraktbestemmelserne, hvilket nu kan ses ift. den reviderede forventede investeringsprofil. Totalentreprenøren er allerede nu varslet sanktion som følge af tidsforskydningen. Totalentreprenøren vurderer det fortsat som muligt, at indhente noget af den tabte tid i forhold til den sanktionsgivende mellemtermin lukket råhus. Endvidere vurderer entreprenøren, at projektet kan forventes afsluttet 2. kvartal 2019, hvorefter klargørgøringsarbejder for idriftssætning og indflytning kan indledes og gennemføres. MT Højgaards regionsleder for vestdanmark deltager efter fælles aftale i månedlige status- og vedligeholdelsesmøder med ledelsen for generalplanen suppleret med sygehusledelsen. Dette for at sikre et tilstrækkeligt ledelesmæssigt fokus på byggesagen fremadrettet. Test og afprøvning: I den eksisterende sygehusdrift gennemføres test og afprøvning af nye arbejdsgange og driftskoncepter for at foreberede personalet så godt som muligt på de fremtidige arbejdsgange. Erfaringer fra tidligere projekter, som eksempelvis etableringen af laboratoriehuset og den fælles akutmodtagelse, FAM, viser, at omfanget af arbejdsgangsændringer kan blive for stort og uoveskueligt, hvis det først præsenteres i det øjeblik indflytningen er overstået. Vanerne og ejerskabet hos personalet skal i videst muligt omfang være på plads inden indflytningen for at arbejdsgangsændringerne er kvalificerede og umiddelbare for den enkelte. Bespisningskonceptet: Testforløbet vurderes gennemført med et tilfredsstillende resultat. Afledt heraf er der afdækket et behov for opgradering af dele af køkkenets faciliteter for at kunne producere til det nye koncept. Det forventes, at opgraderingen gennemføres koordineret i forbindelse med renoveringen af facadedeletape 5 i 2018. Behandlerstuen: Testen af stuen er stort set tilendebragt. Der resterer dog ændringer og tilpasninger på inventarniveau. Logistikkoncept: I efteråret 2017 gennemføres et testforløb vedrørende logistikkonceptet for den nye sengebygning. Konceptet afprøves både på afdeling 272 samt i varemodtagelsen. Begge testforløb forventes afsluttet i 2017. 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Fase 3 omfatter etablering og tilpasning af ambulant og dagkirurgisk kapacitet i bygningerne 02, 11 og 12. Analyser har afdækket ændringsbehovene i de relevante kliniske afdelinger ift. optimeringen af bl.a. dagkirurgiske og ambulante patientforløb. Samlingen af såvel medicinske som kirurgiske skopiforløb på det kommende ambulatorie- og forskningsafsnit, 242 i mere optimerede rammer, frigør 2 operationsstuer i det dagkirurgiske center, DKC. En kapacitet som nu kan benyttes til operationer, der i dag gennemføres på central OP, COP. Resultatet af den indledende analyse overføres i 3 kvartal 2017 til et byggeprogram med indstilling til regionsrådet om at give anlægsbevilling til 7
projektet inden årets udgang. Under forudsætning af et positivt regionalt tilsagn vil projektet herefter kunne udbydes og igangsættes i 2018. Sideløbende med ovennævnte indledes arbejdet med afdækning af det samlede ambulante behov med afsæt i de senere års realiserede data. Nærværende skal indgå i en vurdering af sygehusets placeringer af ambulatorier og specialer i samme. Arbejdet hermed forventes gennemført i andet halvår af 2017. Facaderenovering Projekterne koordineres og planlægges i forhold til både byggeri og sygehusdrift af sygehusets projektafdeling i samarbejde med regionens bygningsafdeling. Projektafdelingen har derfor i samarbejde med den kliniske drift nedsat en koordinationsgruppe, som synliggør og afklarer afhængigheder og risici mellem den kliniske drift og byggeriet. Facaderenovering af bygning 02: Etape 4 er nu kontraheret og er igangsat i overensstemmelse med tidsplanen og forløber som forventet. Afsluttes ultimo november 2017. Udbud af etape 5 (sidste) forventes gennemført primo 2018 under forudsætning af Regionsrådets godkendelse og prioritering af budgettet for udvendig bygningsvedligeholdelse. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til Disponeret Forventet forbrug til resterende Forventet samlet budget budget 30.06.17 30.06.17 forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 297,0 272,7 17,4 7,0 297,1 0,0 91,8% 91,8% Fase 2 330,1 356,4 100,5 183,9 71,9 356,3 0,0 28,2% 28,2% Fase 3 124,4 71,0 1,3 0,0 69,6 71,0 0,0 1,9% 1,9% Projektorganisationen 0,0 22,9 16,2 0,0 6,6 22,8 0,0 71,1% 71,1% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 747,2 390,78 201,3 155,1 747,2 0,0 52,3% 52,3% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse 2020. Nye indeks for 2016 og fremadrettet er indarbejdet i ovenstående. 8
3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1 Igangværende projekter: Ambulatorie og forskningsklynge (242) Projektets anlægsbudget, som blev frigivet i foråret 2016, er på 15,7 mio. kr. Projektet vurderes efter udbud og kontraktforhandlinger at overholde den samlede økonomiske anlægsramme. Udførte projekter: Fælles Akutmodtagelse, FAM Projektet er overdraget til sygehusdriften af projektafdelingen 2. kvartal 2016 og er lige nu i afhjælpningsperioden. Projektet forventes fortsat at overholde den frigivne anlægsramme. Nyt Dialyseafsnit, nuklearmedicinsk enhed, laboratoriehuset og udflytning af terapienheden Projekterne er afleveret, mangelafhjælpningsperioden er overstået, og garantiperioden forløber. Forberedende arbejder for Heliport Styregruppen har igangsat supplerende forberedende arbejder hidrørende etablering af en helikopterlandingsplads. Etableringen af en landingsplads indgår ikke i basisbudgettet for Generalplanen. Styregruppen har besluttet, at generalplanens fase 1 indledningsvist afholder omkostningerne for de forberedende arbejder vedrørende etableringen af fundamenter, idet en senere etablering ville gøre dette betydeligt dyrere. Projektet afventer derfor fortsat enten særskilt bevilling eller ekstern fondsfinansiering herfor, såfremt helikopterlandingspladsen måtte ønskes realiseret. 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning Projektet har siden sidste rapportering ikke tilkøbt ydelser siden sidste rapportering. Det vurderes, at fase 2, Ny Sengebygning, fortsat har en robust reservepulje. 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02, 11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Udførte projekter Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt inkl. reservation afsat til mangelafhjælpning. Intet nyt siden sidste rapportering. 9
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,9 139,9 143,1 143,1 143,1 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 10,4 19,9 0,0 6,2 0,0 297,0 274,0 41,3% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 45,6 119,7 81,4 84,4 0,0 356,4 308,3 46,5% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,0 0,5 19,2 49,9 0,0 71,0 60,4 9,1% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,7 3,5 2,6 2,6 0,0 22,9 20,4 3,1% Andel af total, pct. I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 59,6 143,6 103,3 143,1 0,0 747,2 663,1 100,0% Projektets samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Derfor vil tidligere emner være udgået som følge af, at de enten er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Projektets samlede risikoprofil vurderes siden sidste rapportering uforandret. Projektet har fået afklaret risici siden sidst, ligesom nye er kommet til i forbindelse med planlægningen af den nye sengebygning næsten er afsluttet, og byggeriet heraf er kommet i gang. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens. 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår 3 0 0 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning 3 0 0 3.3.3 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående 3 0 0 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen 3 0 0 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer 3 0 0 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning 2 0 0 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, ny sengebygning 0 3 0 Bemærk: Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2016 er der udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter (se bilag 2). 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interes- 10
senterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Projektafdelingen har pt. afsat 1 person til dette formål. Løbende undersøges mulighederne for at optimere adskillelsen af hhv. byggeri- og sygehusdrift i egne driftsområder af hensyn til personsikkerheden. Erfaringerne fra nogle af de første projekter i Generalplanen gør, at der er et stort fokus på sikring af mangelfri aflevering til driften. Det forøgede fokus på mangelfri projektaflevering har bevirket, at byggeriet ikke efterfølgende skal ind i de afleverede og nu idriftsatte områder i sygehusdriften for at udbedre fejl og mangler. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, vurderes til ca. 2,5 mio. kr., hvilket er uændret siden forrige rapportering. Den økonomiske risiko er vurderet pga. at nye kommende byggerier er under forberedelse og skal gennemføres på kort sigt. Byggerierne har hver for sig brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod 2019. Afhjælpnings- og koordinationsomkostningerne afholder primært udgifter til enten øgede styringsressourcer, forceringsomkostninger, omlægning af installationer, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at afhjælpningstiltagene løbende vurderes og prioriteres for realistisk at kunne gennemføre projekterne i en snæver tidsramme, hvor projekternes indbyrdes afhængigheder har en tendens til løbende at udfordre en stram hovedtidsplan. 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Styregruppen for Generalplanen har endvidere ved et styregruppemøde fremsat et ønske om, at et mindre antal stuer i den ny sengebygning forberedes til at kunne håndtere intermidiære patienter på lignende driftsvilkår som intensiv-/intermediærafsnittene, hvor patienterne i dag kan placeres sammen to og to. Det udfordrer planlægningen i den ny sengebygning, som er udlagt som enkeltsengsstuemiljøer, der i så fald skal kunne sammenlægges parvist. Omfanget forventes at udgøre et omfang op til 2x5 stuer. Tiltag: Ønsket omkring muligheden for parvis drift i sengebygningen er blevet undersøgt. Der foreligger derfor en prissat løsning, som kan integreres på sigt såfremt styregruppen måtte give accept herpå. Økonomi: Brugerønsket ved inkluderingen af intermediære patienter i dobbeltstuer i ny sengebygning vurderes at ville påvirke projektets økonomi negativt. Risikoen vurderes efter indhentning af tilbud fortsat til 1,5 mio. kr. (300.000 kr. pr. dobbeltstue), hvilket er uforandret i forhold til sidste rapportering. Status: Afklaring af ønsket forventes endeligt afklaret november 2017. 11
3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly er gennemført ved kommende facaderenoveringer (bygning 02 sydvest) og renoveringer. Økonomi: Den økonomiske konsekvens for oprydningen vedr. facaderenoveringen og etableringen af nyt forsknings og ambulatorieafsnit er hhv. prissat og delvist gennemført. Økonomien for oprydningen er gennemført indenfor den hertil afsatte ramme. Status: Afdækningen af omfanget er nu gennemført for hhv. facaderenoveringen samt arealet, der rummer etableringen af forsknings og ambulatorieklyngen (242). Der resterer fortsat en undersøgelse af de øvrige indeliggende etager, men omfanget vurderes til at have et forureningsomfang, som modsvarer de arealer, som nu er undersøgt/renoveret. 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med Generalplanen. Endvidere vil beslutningen omkring fremrykning af projekter vedrørende medicotekniske anskaffelser, energioptimering, ud- og indvendig vedligeholdelse forøge den samlede risiko. Ovenstående vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdriften samt koordineringsrisici i forhold til Generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for Generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og Generalplanen. Facadeprojektet har endvidere valgt at tilkøbe selve byggeledelsen hos sygehusets projektafdeling for at sikre koordinationen ift. de øvrige projekter. Tilsynsopgaven fastholdes dog ved de eksterne rådgivere ligesom sikkerheds- og sundhedskoordinationsforpligtigelsen. Status: Deletape 4 er under udførelse og følger den samlede hovedtidsplan. Planlægning af deletape 5 er under forberedelse. Koordineringen heri sker i et tæt samarbejde mellem regionens bygningsafdeling og sygehusets driftsorganisation under koordination projektafdelingen. Den økonomiske konsekvens, hvis risici indtræffer for manglende koordination vurderes i forhold til foregående rapportering fortsat til samlet set at udgøre ca. 2 mio. kr. Omkostningerne vil primært skulle anvendes til interimsarbejder, afværgeforanstaltninger samt styring og koordinering. 12
3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer I forbindelse med indflytning i nye omgivelser i større projekter vil omfanget og introduktionen til de nye arbejdsgange kunne påvirke arbejdsmiljøet negativt. Tiltag: I samarbejde med sygehusdriften udføres en række pilotprojekter, der forventes at teste og afprøve især behandlerstuekonceptet (bedsidedokumentation), nyt bespisnings- og logistikkoncept samt overgangene mellem specialer og afdelinger. Det forventes, at testen gensidigt vil synliggøre konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet og deraf muliggøre tilpasninger, inden byggeriet er afsluttet. Endvidere skal testene give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede sygehuset til de nye driftsvilkår i perioden frem til 2019. Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand fra projektorganisationen. Den økonomiske konsekvens vurderes med afsæt i den tilfredstillende tilbagerapportering på hhv. bespisningskonceptet som behandlerstuekonceptet at kunne reduceres til kr. 3 mio. kr., såfremt risikoen indtræffer. Status: Testforløb vedrørende arbejdsgange på behandlerstuen samt bespisningskonceptet er nu afsluttet med et tilfredsstillende resultat, som er imødekommende overfor driftsforudsætningerne i den nye sengebygning. Testforløb på afdeling 272 vedrørende logistik indledes derfor nu i efteråret 2017. 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning Ved granskningen af hovedprojekteringsmaterialet er der konstateret en forskellighed i opfattelsen af kontrakten vedrørende krav til kvaliteten af indeklimaet i elevator- og trappetårnet for den nye sengebygning. Med afsæt i udbudsmaterialet vurderer projektafdelingen, at udformningen af trappeog elevatortårnet betinger, en bedre afskærmning overfor solens varmestråling, som afledt kan påvirke indeklimaet for patienter, pårørende og personale negativt. Tiltag: Projektafdelingen har i samarbejde med totalentrepenøren fået synliggjort mulighederne for at skærme bedre mod den udefra kommende varmestråling ved hjælp af indbygningspersienner. Herudover er der tilknyttet en ekstern jurist, som har vurderet, at udfaldet ved en retslig tvist med overvejende sandsynlighed vil falde ud til regionens fordel. Økonomi: Såfremt løsningen ender med at skulle betales af projektet, er merprisen for ovennævnte vurderet til 1,4 mio. kr. Status: Parterne har i samarbejde fået defineret uenigheden. Juridisk arbejdes der fortsat på at forberede sagen til en trediepartsafgørelse. 13
3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny Sengebygning Totalentreprenøren har i seneste tidsplansredegørelse meddelt, at byggeriet af Ny Sengebygning er væsentligt forsinket. Dette vil betyde, at sygehusets indflytning i nye effektive rammer rummende gode opdaterede forhold for såvel patienter, pårørende og personale må udskydes. Konsekvenserne herved vurderes foreløbig til ikke at omfatte anlægsøkonomi og kvalitet, men udelukkende at være tidsmæssige. Det vil kunne komme på tale at lave midlertidige kompenserende tiltag for at afbøde effekten af udskydelsen fsva. arbejdsmiljø og patient-/pårørendekvalitet. Endvidere vil effekten af mere optimerede arbejdsgange blive udskudt tilsvarende. Tiltag: Varsel af dagbod iht. kontrakt. Status: Dialog er indledt med entreprenørens ledelsesansvarlige. Dette for at sikre et tilstrækkeligt beslutningsniveau, som kan beslutte optimeringsmuligheder internt hos entreprenøren, som strækker sig ud over det ledelsesmandat, som ligger forankret lokalt i projektet. Heri eksempelvis at tilstrækkelig tilknytning af ressourcer og kompetencer, som kan være fremmende for at tidsplanen atter kommer tilbage på sporet, rettidig afdækkes og prioriteres. Der har kunnet konstateres positive ændringer i tilgangen til tidsplanen efter tilknytningen af entreprenørens ledelsesansvarlige. Opgaven for parterne er nu at fastholde fokus og få indhentet den tabte tid. Risici afklaret siden sidste rapportering Ingen 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 28. november 2016. 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1 Den fælles akutmodtagelse, FAM, er udført med 63 enkeltstuemiljøer med direkte adgang til bad og toilet. Stuerne er indrettet som behandlerstuer, som muliggør, at det meste af patientens behandling kan gennemføres på stuen uden unødvendig flytning af den enkelte patient udover radiologiske undersøgelser. Regionsrådets beslutning omkring fastholdelse af intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og placering, og i stedet konvertere det nuværende sengeafsnit 242 til etablering af ambulatorier i umiddelbar sammenhæng med et forsknings- og læringsmiljø i nærheden af den fælles akutmodtagelse, forventes at muliggøre et smidigere, men mere accelereret patientforløb for især akutambulante patienter. 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, opføres i mock up versioner i det nuværende driftsområde 272. Derved muliggøres test og afprøvning af de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik-, bespisnings-, behandlerstuekoncepter, som imødekommer muligheden for den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøfor- 14
hold. Sygehusets ledelse får samtidigt sammen med personalet en mulighed for at træne og uddanne sig til en ny hverdag, når den nye sengebygning er færdig. I forhold til bespisningskonceptet er det lykkedes, at udvikle konceptet således at man fremadrettet kan tilbyde bespisning, som tager et udvidet hensyn til de småt spisende, der vil kunne bidrage positivt til patientforløbet for de patienter, som har et længerevarende forløb. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning. Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne forventes derfor bedre at kunne følge med i, hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der eksempelvis er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Endvidere er bad- og toiletforholdene, som udføres for hver stue/patient, indrettet således dette fremmer graden af selvhjulpenhed for patienterne, men stadig muliggør gode arbejdsforhold for personalet. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Dette stiller indledningsvist højere krav til basisindretningen. Gevinsten i fleksibiliteten vurderes dog som værende væsentlig for at sikre optimeret sygehusdrift. Forberedelsesarbejderne for etableringen af en helikopterankomstmulighed pågår. Forberedende anlægsarbejder udføres for at minimere omkostningerne for på sigt at etablere en helipad på sygehuset. I forbindelse med bygherretilsynets gennemgang af MT Højgaards tilsynsplaner og materialer er der konstateret mangler. Manglerne har været af en sådan kvalitet og omfang, at bygherretilsynet har øget og skærpet kontrollen med entreprenøren. 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3 Fase 3 forventes fortsat opført med det forudsatte areal og kvalitet. Bedre og mere effektive forhold for administrationen er etableret. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Byggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 15
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse 0 Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Ambulatorie & Forskningsklynge Diverse renoveringer og ombygninger Overdragelse til SVS drift 16
Bilag 2: Scoring af risici Vurdering af konsekvens 0 1 2 3 4 Økonomi i %-sats af den samlede byggesum eks. afsluttede projekter/faser Tid %-sats af byggeperiode 0% 0,10% 0,40% 0,70% 0,70% Der er ingen ekstra udgift under 400.000 kr. under 1,4 mio kr. under 2,5 mio. kr. over 2,5 mio. kr. 0% 3% 7% 12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Vurdering af sandsynlighed Under 5% Under 15% Under 25% Under 50% 50% - 100% 17