Vejledninger omkring sygefravær fra kommunens infonet: Sygefravær Her finder du en række råd, vink og retningslinjer i forbindelse med sygdom. Har du brug for yderligere oplysninger, er du velkommen til at kontakte Personale & Uddannelse. Før sygdom 56 aftaler (tidligere 28) Under sygdommen - den sygemeldte Arbejdspladsen Lægeerklæringer Længerevarende sygdom Refusion Efter sygdom Før sygdom Enhver ansat kan naturligvis blive syg. Det er vigtigt, at den enkelte medarbejder ikke plages af dårlig samvittighed, hvis han/hun bliver syg, og det er vigtigt, at medarbejderen ved, hvad han/hun skal gøre i tilfælde af sygdom. Den enkelte arbejdsplads skal arbejde for et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, således at de ansatte ikke bliver syge som følge af arbejdsmiljøet. 56 aftaler (tidligere 28) En ansat, der har en kronisk eller langvarig lidelse, kan efter sygedagpengelovens 56 indgå en aftale med Fredericia Kommune, som sikrer, at arbejdspladsen får refusion for de første 2 ugers fravær pga. den pågældende lidelse. Aftalen er gældende for 2 år ad gangen og skal godkendes af socialforvaltningen i den ansattes bopælskommune. Her rekvireres også skema til ansøgning om aftalen. Skemaet kan også hentes på www.netborger.dk Under sygdommen - den sygemeldte
Bliver en ansat syg, skal han/hun meddele arbejdspladsen dette ved arbejdstids begyndelse på den første sygedag. Giver en ansat ikke besked til arbejdspladsen, betragtes det normalt som ulovlig udeblivelse. Er sygdommen af lidt længere varighed, er det nyttigt for begge parter, at kontakten holdes til arbejdspladsen. Såvel den sygemeldte som leder og kolleger har et ansvar for at bevare kontakten. Arbejdspladsen Lederen har ansvaret for, at sygefraværet bliver registreret på sygefraværsblanketten, som sendes til Personale & Uddannelse, senest 14 dage efter at den ansatte er blevet sygemeldt. På sygefraværsblanketten findes en rubrik, hvor det kan angives, om fraværet skyldes en lidelse, der er indgået 56-aftale om. Er sygefraværet af lidt længere varighed, anbefales det, at arbejdspladsen holder kontakt til den sygemeldte. Der er naturligvis ikke tale om kontrol, men det kan have stor psykologisk betydning for medarbejderen at vide, at han/hun er savnet på arbejdspladsen. Ved langvarig sygdom (over 14 dage) eller ved hyppigt sygefravær skal lederen sørge for, at der bliver afholdt sygefraværssamtale med den ansatte. Samtalen skal være med til at afdække, om medarbejderens sygdom skyldes forhold på arbejdspladsen. Det skal i den forbindelse afklares, hvad der skal til, for at medarbejderen igen kan varetage sit job, eller om der kan findes alternative løsninger. Se "Relaterede links" i menuen til højre for at læse mere om sygefraværssamtalen. I det hele taget er den løbende kontakt til den sygemeldte af største værdi. Kontakten skal være med til at sikre, at medarbejderen kommer tilbage til arbejdspladsen så hurtigt som muligt - eller at der findes alternative muligheder så tidligt som muligt. Lægeerklæringer Som udgangspunkt kræves der ikke en lægeerklæring fra den sygemeldte. Lederen bør kun i ganske særlige tilfælde (f.eks. ved meget hyppig og meget regelmæssig sygdom) bede om lægedokumentation for sygdommen. Ved fravær, der strækker sig ud over 14 dage, kan lederen, hvis han/hun skønner det nødvendigt, kræve at medarbejderens læge eller en af medarbejderen valgt specialist afgiver en udtalelse om uarbejdsdygtighedens forventede varighed. Af varighedserklæringen (Erklæring om udarbejdsdygtighed) fremgår det også hvilke funktioner medarbejderen bør undgå, hvis der er mulighed for delvis genoptagelse af arbejdet. Under "hent filer" kan du se, hvordan varighedserklæringen ser ud. Lægeerklæringer betales altid af arbejdspladsen. OBS! Vær opmærksom på, at praktiserende læger fremsender regninger på lægeerklæringer elektronisk, så medarbejderen skal medbringe arbejdspladsens EAN-nr. EAN-numrene
findes på vores hjemmeside under Selvbetjening/E-faktura/EAN-numre i kommunen. Det skal understreges, at regelmæssig kontakt og samtaler med den sygemeldte har langt større værdi og kommer i første række i forhold til lægeerklæringer. Længerevarende sygdom Desværre er der ansatte, som rammes af sygdom, der medfører et mere kompliceret og måske langvarigt sygdomsforløb. Når et sygdomsforløb bliver af længere varighed, er det Fredericia Kommunes målsætning at forebygge, at sygefraværet fører til afskedigelse, og at den sygemeldte derved risikerer at miste tilknytningen til arbejdsmarkedet. Derfor skal det i den enkelte situation vurderes, hvorledes dette mål søges nået. I forløbet og vurderingerne indgår følgende elementer: Kontakt til den sygemeldte Det er den enkelte leders pligt at sikre, at arbejdspladsen holder løbende kontakt til den sygemeldte. Det skal understreges, at der ikke er tale om kontrol, men om en gensidig social kontakt. Det er også en forventning til den sygemeldte, at han/hun så vidt muligt også selv bidrager til denne kontakt. Sygefraværssamtaler Sygefraværssamtaler giver den enkelte leder og den sygemeldte mulighed for at drøfte, hvorledes og hvornår den sygemeldte forventes at kunne vende tilbage til arbejdspladsen. Drøftelsen skal efter behov også inddrage elementer som om sygdommen kan være arbejdsbetinget, om andre forhold på arbejdspladsen kan spille ind (herunder det psykiske arbejdsmiljø), om der periodisk skal tages hensyn til private forhold, under hvilke forudsætninger den sygemeldte kan vende tilbage til arbejdspladsen, og om der eventuelt skal tages andre initiativer. Mulighed for at genoptage arbejdet på deltid Ofte vil det være hensigtsmæssigt, at en langvarigt sygemeldt får mulighed for at starte langsomt op ved i den første tid at arbejde deltids. Såfremt den sygemeldtes sygdom muliggør deltidsarbejde med henblik på senere at kunne komme op på fuld tid, skal arbejdspladsen tilbyde denne mulighed. Omplacering eller genansættelse på arbejdspladsen eller andre steder i Fredericia Kommune Er der ikke umiddelbart udsigt til, at den sygemeldte kan vende tilbage til hidtidigt job, skal det vurderes og undersøges, hvorvidt den pågældende vil kunne være fuldt arbejdsdygtig i andre jobs inden for Fredericia Kommune. Er dette tilfældet, er det Fredericia Kommunes politik, at denne mulighed så vidt muligt skal kunne tilbydes. Det vil normalt være en forudsætning, at der er et ledigt job inden for området. Jobbank (information er under udarbejdelse) Mulighed for etablering af en seniorordning
Er der tale om en seniormedarbejder, skal det vurderes, hvorvidt overgang til en seniorordning kan være en relevant mulighed for den sygemeldte. Klik her for at læse mere om seniorordninger (afsnittet er under udarbejdelse) Samarbejde med bopælskommunens socialforvaltning Er der ikke umiddelbart udsigt til, at den sygemeldte uden videre kan vende tilbage til arbejdspladsen, kan det være hensigtsmæssigt, at arbejdsgiveren indgår i et samarbejde omkring den opfølgning, som bopælskommunens socialforvaltning iværksætter, når en person har været syg i mere end 8 uger. Det skal understreges, at den sygemeldte skal være indforstået med, at arbejdsgiveren inddrages. Ved at inddrage arbejdsgiveren kan det blive afklaret, om der skulle være mulighed for, at den sygemeldte kunne vende tilbage til arbejdspladsen, evt. på nye og/eller ændrede vilkår. Alternative ansættelsesformer Er der ikke udsigt til, at den sygemeldte kan blive fuldt arbejdsdygtig igen, men at der fortsat vil være en restarbejdsevne, skal det undersøges, hvorvidt der er mulighed for ansættelse i fleks- eller skånejobs. Sådanne muligheder skal afklares i samarbejde med den faglige organisation og bopælskommunens socialforvaltning. Personale & Uddannelse deltager ofte ved rundsbordssamtaler i den forbindelse. Afsked Det er klart, at der fortsat vil være situationer, hvor en sygemeldt ikke kan vende tilbage til Fredericia Kommune inden for en overskuelig tid. Det kan være fordi pågældende skal overgå til pension, til et egentligt revalideringsforløb eller af andre årsager. I disse situationer vil en afsked med sædvanligt varsel være eneste mulighed. Når det står klart, at en tilbagevenden ikke er mulig, eller såfremt situationen efter 6-8 ugers sygemelding peger i samme retning, vil Fredericia Kommune indlede en afskedssag. Afskediges medarbejderen, og bliver den pågældende fuldt ud raskmeldt i opsigelsesvarslet, vil opsigelsen blive annulleret, såfremt dette er aftalt i forbindelse med afskedigelsen. Reglen om afsked i den beskrevne situation skal afviges i situationer, hvor der er tale om meget alvorlig livstruende sygdom. Hvorledes disse situationer håndteres, vurderes i det enkelte tilfælde. Se under "Relaterede links" i menuen til højre for at læse mere om afsked. I alle de beskrevne forløb vil det ofte være hensigtsmæssigt at inddrage tillidsrepræsentanten eller sikkerhedsrepræsentanten. Den sygemeldte skal selvfølgelig være indforstået.
Sygefraværssamtalen Her finder du gode råd til sygefraværssamtalen. Har du brug for yderligere vejledning, er du naturligvis velkommen til at kontakte Kirsten Lindberg eller Dorthe Bach Hansen, Løn & Personale. Generelt Indkaldelse til sygefraværssamtalen Hvem deltager i samtalen? Rammer for samtalen - uforstyrret samtale Samtalens forløb Referat og opfølgning på samtalen Vejledende spørgsmål Generelt Formålet med sygefraværssamtalen er at få afdækket årsagen til fraværet. Ud over sygemeldinger pga. alvorlig sygdom og infektioner, vil der være en række tilfælde, hvor fraværet skyldes: personlige problemer, f.eks. misbrug samarbejdsproblemer på arbejdspladsen fysiske forhold på arbejdsstedet indholdet af arbejdsopgaverne På disse områder er det meget vigtigt, at ledelsen i samarbejde med personalet iværksætter initiativer. Indkaldelse til sygefraværssamtalen Medarbejderen skal have en skriftlig indkaldelse til sygefraværssamtalen. Det kan ofte være vanskeligt at formulere denne indkaldelse, så den ikke støder medarbejderen.
Indkaldelsen skal naturligvis være tilpasset den konkrete situation. Brevet kan formuleres mere eller mindre personligt, alt efter hvor god din kontakt til den sygemeldte er, men det væsentligste er, at tonen i brevet er pæn og ordentlig også selv om der er tale om en medarbejder, du har mistet tilliden til. Som inspiration til indkaldelsen har vi udarbejdet et forslag, du kan tage udgangspunkt i, hvis du skal indkalde en medarbejder til sygefraværssamtale. De punkter, der skal drøftes i samtalen, skal selvfølgelig også tilpasses den konkrete situation der kan være punkter, vi har med, som er overflødige og andre punkter, som skal tilføjes. Er du i tvivl, er du meget velkommen til at kontakte Kirsten Lindberg eller Dorthe Bach Hansen, Løn & Personale. Se i "Hent filer" i menuen til højre for at finde forslag til indkaldelse til fraværssamtale ved hhv. 14 dages fravær og fravær over 5 perioder. Hvem deltager i samtalen? Det er vigtigt, at der skabes klarhed over, hvilke ledere der har ansvaret for gennemførelse af samtalerne. Det anbefales, at medarbejderens nærmeste leder deltager i/gennemfører samtalen, for at sikre et godt kendskab til såvel medarbejderen som arbejdsforholdene. Medarbejderen opfordres til at tage en bisidder med til samtalen. Nogle medarbejdere vil opleve samtalen som yderst ubehagelig, grænsende til forfølgelse, afhængig af årsagen til fraværet. Det er derfor vigtigt at gøre medarbejderen opmærksom på muligheden for at inddrage ovennævnte. Rammer for samtalen - uforstyrret samtale Samtalen skal foregå uforstyrret! Telefonen kan stilles om, så samtaleparterne fredes og ikke forstyrres. Lad samtalen foregå i et lokale, hvor alle føler sig godt tilpas, og server evt. kaffe for at understrege en god stemning. Vær opmærksom på kropssproget, der udgør 80% af kommunikationen. Sørg for: øjenkontakt afslappet og åben kropsholdning at sidde i samme højde at undgå fumlerier med papirer og lign. Se i øvrigt "vejledende spørgsmål" nedenfor.
Samtalens forløb Det er en god idé at begynde med samtalens formål. Lad medarbejderen se dokumentationen for fraværet. Det sikrer, at parterne er enige om grundlaget for samtalen. Samtalen skal ikke kun være en række spørgsmål om sygdom, behandling, og hvornår medarbejderen venter at være helt rask. Vis interesse for hele medarbejderens liv og trivsel. Vær aktivt lyttende. Varier spørgeformen fra de snævre ja/nej-spørgsmål til åbne hvspørgsmål (hvem, hvad, hvorfor mm.) De udtalelser, medarbejderen kommer med, er medarbejderens oplevelser af virkeligheden, uanset hvor utroligt det umiddelbart lyder. Kommentarer som "Kan det virkelig være rigtigt?" eller "Det er da ikke noget problem" vil af medarbejderen ofte blive opfattet som en affærdigelse. Referat og opfølgning på samtalen I forbindelse med samtalen skal der udarbejdes et referat, som du og medarbejderen skriver under på. Medarbejderen behøver ikke at være enig i alt, der føres til referat, men skriver under på, at han/hun har modtaget referatet. Af referatet skal fremgå, hvad der er drøftet og hvilke aftaler, der er indgået. Er der givet anledning til ændringer i de fysiske forhold? Er der problemer, som skal drøftes på et personalemøde? Skal der ske ændringer i medarbejderens arbejdsforhold i øvrigt? Konklusionerne skal være så konkrete, at de kan omsættes i praktiske handlinger, hvor det er nødvendigt. Du kan her finde en skabelon til et referat fra samtalen. Vær opmærksom på, at referatet naturligvis skal tilpasses den konkrete situation, og der kan derfor være punkter, der ikke er relevante, og der kan være forhold, som skal tilføjes. Vejledende spørgsmål Spørgsmål kan uddybes med hv-spørgsmål - de kan også besvares med forskellige grader, f.eks. meget tilfreds...meget utilfreds ofte...sjældent Helbred: Giver dit arbejde dig anledning til smerter og ubehag fysisk? Hvordan? Giver dit arbejde dig anledning til sygefravær eller smerter pga. psykiske belastninger? Hvordan? Hvordan er din helbredstilstand fysisk??... psykisk?
Gør du selv noget for at bevare din fysiske sundhed? Trivsel: Er du glad for dit arbejde? Har du overskud til hjem og fritid? Tager du problemer med hjem? Hvilke? Er du udsat for tidspres? Hvordan? Er der uoverskuelige dage på jobbet? Hvordan? Hvornår? Arbejdsforhold: Har du fået instruktion i brug af evt. hjælpemidler? Bruger du hjælpemidlerne? Har du tid nok til arbejdet? Hvad når du ikke? Er der problemer med afvikling af ferie? Fridage? Afspadsering? Hvorfor? Hvordan? Har du mulighed for at få fri til dine børns nødvendige f.eks. lægebesøg? Har du indflydelse på din arbejdssituation? Samarbejde: Har du mulighed for at diskutere dine problemer med dine kolleger?... leder? Har du opbakning fra dine kolleger?...leder? Hvordan synes du samarbejdet med kolleger og leder fungerer? Hvordan synes du, information fungerer mellem kollegerne?