Forside Dagsorden Mandag den 3. november 2014 kl. 12:00 MIA s mødelokale indgang ved siden af Nota-Bene Medlemmer Andreas Uldum (D), formand Uju Petersen (IA) Charlotte Pike (IA) Monica Dorph (S) Erling Madsen (A) Afbud Fravær Fra forvaltningen Søren Valbak, direktør Forvaltningen for Børn, Familie og Skole Marie Fleischer, direktør Fællesservice Kirsten Johnsen, sekretær
Side 287 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 288 2. Meddelelser... 288 02A Fra formanden... 288 02B Fra forvaltningen... 288 3. Orienteringer... 288 03A Udvidelse af skolepasning i Tasiilaq... 288 4. Forespørgsler... 289 04A Forespørgsel fra Kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph... 289 04B Forespørgsel fra Kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph... 289 5. Beslutninger... 290 05A Genbehandling af ansøgning om kommunalt driftstilskud til ny selvejende børnehave... 290 05B Ledelsen af svømmehallen Malik (FS)... 292 05C Evaluering af rejsen for Udvalget for Børn, Familie og Skole... 294 6. Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen... 295 06A Budgetopfølgning 3. kvartal for Udvalget for Børn, Familie og Skole... 295 06B Budgetopfølgning Sundhed, Forebyggelse og Fritid (FS)... 295 06C Fremtidige åbningstider og budget for svømmehallen (FS)... 295 06D Forslag til ferieplaner for skoleåret 2015/16 for skolerne i Kommuneqarfik Sermersooq... 295 06E Standardvedtægt for kommunale daginstitutioner... 296 06F AWG 2016: Biathlon bane ændres fra permanent til midlertidig (FS)... 296 06G Ændringsforslag til budget 2015... 296 7. Lukkede punkter... 296 8. Eventuelt... 296 9. Godkendelse af referat... 296
Side 288 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser 02A Fra formanden 02B Fra forvaltningen 3. Orienteringer 03A Udvidelse af skolepasning i Tasiilaq Pasningstilbud for 1. til 3. klasseelever i skoleåret 2014/2015 Til orientering J.nr.: 55.03 Forvaltningen for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé På grund af stigning af børnetal i Tasiilaq er der behov for en udvidelse af skolepasningsordningen fra 100 børn til 120 børn for 1. til 3. klasse elever. Med denne forøgelse vil der således være 12 ansatte inkl. leder i skolepasningen til skolestarten august 2014. Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn Familie og Skole: - at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling På grund af stigning af børnetal i Tasiilaq er der behov for en udvidelse af skolepasningsordningen fra 100 børn til 120 børn for 1. til 3. klasse. Med denne forøgelse vil der således være 12 ansatte inkl. leder i skolepasningen til skolestarten august 2014. I dag har vi i alt 10 ansatte, og med elevforøgelse skal der være i alt 12 ansatte. Løsningsforslag faglig vurdering Ved at udvide skolepasningen vil man kunne tilbyde alle børn fra 1. til 3. klasse i Tasiilaq. Samtidig kan forældrene arbejde indtil kl. 16:00 eller 17:00 uden at skulle være bekymret. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering På nuværende tidspunkt har konto 50 et større mindreforbrug og Forvaltningen for Børn, Familie og Skole forventer at mindreforbruget har effekt for hele budgetåret 2014. På baggrund heraf vil der være bevillinger til ansættelse af yderligere 2 medarbejdere, uden negativ konsekvens for budgetforbruget. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter
Side 289 Landstingsforordning nr. 10 af 21. maj 2002 vedr. Kultur og fritidsvirksomhed. Inatsisartutlov nr. 16. af 3. december 2012 om pædagogisk udviklende tilbud til børn i førskolealderen. Det videre forløb Ansættelsen af de to medarbejdere vil ske fra august 2014, ved starten af skoleåret, hvor forøgelsen af antallet af børn stiger i skolepasningen Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariatet, midlerne kan hentes fra egne konto. Andre bemærkninger Blandt andet på grund af kapacitetstilpasning for fritidshjems- og skolepasningspladser i Nuuk, arbejder afdelingen på de nuværende skolepasninger og fritidshjem afvikles og at der oprettes 5 nye samordnede pasningsordninger som vi kalder AKO (Atuareernerup Kingorna Ornittakkat) som skal tilknyttes til hver 5 skoler i Nuuk og hver have én daglig leder. Dette vil på senere tidspunkt også harmoniseres til resten af Kommuneqarfik Sermersooq. Bilag Ingen. 4. Forespørgsler 04A Forespørgsel fra Kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph Forespørgsel fra kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph om fremgangsmåden for indskrivning til dagtilbud i Sermersooq Kommune Forespørgsel J.nr.:44.00.01.12 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval 04B Forespørgsel fra Kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph Forespørgsel fra kommunalbestyrelsesmedlem Monica Dorph om skolernes kvalitetsrapport og skolernes indsatsområder Forespørgsel J.nr.:51.01.00 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval
Side 290 5. Beslutninger 05A Genbehandling af ansøgning om kommunalt driftstilskud til ny selvejende børnehave Efter Air Greenland har nedlagt firmaets selvejende daginstitution ønsker brugerne bevarelse J.nr.: 44.00.13 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL Sagsresumé Der er 3 selvejende daginstitutioner i Nuuk, hvoraf 2, integreret institution Mikisoq og børnehave Esther, få tildelt kommunalt driftstilskud efter årlig ansøgning. Det 3. er integreret daginstitution Sulunnguit, der ikke få tildelt kommunalt driftstilskud. Grunden til det er, at de indskrevne børn i institutionen udelukkende er børn af ansatte i Air Greenland. I foråret har ledelsen i Air Greenland ønsket at afholde møde med Daginstitutionsafdelingen med henblik på at drøfte det praktiske forhold i forbindelse med afvikling af institutionen. Ved mødet informerede Air Greenland, at firmaet har planer om at afvikle institutionen ved udgangen af december 2014. De ville høre, om der vil være plads i kommunens daginstitutioner i forbindelse med afviklingen. Indskrevne børn i selvejende daginstitutioner har de samme muligheder som børn i kommunale daginstitutioner i forhold til overgange til børnehave eller fritidshjem eller i dette forhold, overflytning til en kommunal daginstitution, hvor de ikke betragtes som børn på venteliste, men børn, der skal overflyttes i en ledig plads, før der indskrives børn fra ventelisten. Ved mødet informerer afdelingen, at der vil være pladser til alle børn fra Air Greenlands daginstitution såfremt overflytningerne sker i perioden april til august, hvor det er tidspunktet for interne overflytninger for indskrevne børn i vuggestuer til børnehaver og børnehaver til fritidshjem eller skolepasning. Først efter de interne overflytninger, indskrives børn fra venteliste. Daginstitutionsafdelingen kunne derfor ikke give pladsgaranti, såfremt børnene overflyttes i kommunens daginstitutioner senere end det der er rådgivet om, altså i perioden april til august. Informationen vil Air greenland bringe videre til forældrene i selvejende institution og til slut aftales, at Air Greenland meddeler forældrene om at kontakte Daginstitutionsafdelingen med henblik på at finde den rette plads. Kommunen har i mere end 10 år givet driftstilskud til Mikisoq og Esther. Følgende er kommunens principper ved tildeling af tilskud: Institutionens formål; forudsætningen må ikke være formue skabende, Indskrivning af børn; må ikke favorisere bestemte faggrupper, Forældrebetaling; Kommunalt driftstilskud, max 50% af godkendt driftsbudget. Indstilling Forvaltning for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - At afslå ansøgning om kommunalt driftstilskud på kr. 925.000 - Alternativt må udvalget (eller enkeltmedlemmer) indgive ønsket som ændringsforslag til budget 2015 mellem 1. og 2. behandling
Side 291 Sagsfremstilling I forbindelse med afvikling af Air Greenlands daginstitution, har en forældregruppe rettet henvendelse i maj 2014 for at undersøge mulighed for om daginstitutionen kan fortsætte med kommunalt tilskud. I den forbindelse blev de rådgivet om processen og endvidere orienteret om kommunens økonomiske situation, om ventelisten og varslet om sandsynligheden for afslag. Forvaltningen har modtaget ansøgning af 15. august 2014 om kommunalt driftstilskud på kr. 925.000 for budget 2015 fra forældregruppen for Børnehave Sulunnguit s bevarelse. Supplerende sagsfremstilling efter udvalgsbehandling 6. oktober 2014: Udvalget for Børn, Familie og Skole har ved møde den 6. oktober 2014 besluttet at sende sagen retur til forvaltningen, med henblik på undersøge andre muligheder, og evt. give tilskud. Samtidig ønsker udvalget ansøgerens henvendelse medsendes som bilag. Kommunens gældende retningsiinjer for godkendelse af selvejende daginstitution indeholder 2 dele, 1) krav ifølge lovgivningen som giver mulighed for at kommunalbestyrelsen KAN indgår driftsoverenskomst og 2) kommunens principper/krav ved tildeling ved ansøgning om kommunalt driftstilskud. Retningslinjer er endnu ikke harmoniseret og tilpasset storkommunen og der foreligger et større opgave med at udvikle Retningslinier som forventes udført det første kvartal i 2015. På nuværende er det ikke muligt at finde andre muligheder, idet kommunalt driftstilskud kræver midler som forvaltningen ikke kan finde på nuværende på grund af kommunens økonomiske situation. Løsningsforslag faglig vurdering Efter en aktuel opgørelse, er der ingen venteliste for børnehavepladser. Det er derfor mulighed for at tilbyde plads til alle, der endnu er indskrevet i Air Greenlands daginstitution. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Forvaltningen for Børn, Familie og Skole har ikke afsat bevillinger til tilskud til nye oprettede private daginstitutioner for 2015 og overslagsårene. De bevillinger der er afsat er øremærket til de 2 private selvejende institutioner Esther og Mikisoq. Mindre forbrug i konto 50 for indeværende år skyldes, at daginstitutionslederne blev pålagt at bidrage til kommunens økonomiske situation og komme med forslag til besparelse for daglig drift, som de derefter blev pålagt om at holde. De forventede mindre forbrug er planlagt til brug for: konsulentbistand i forbindelse med udarbejdelse af Sektorplan for dagtilbud justering/tilpasning af lønmidler i skolepasninger samt justering/tilpasning af kapacitetstilpasning i hovedkonto 53-03 samt ombygning af tidligere skolepasning Miki til daginstitution. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 16 af 3. december 2012 om pædagogisk udviklende dagtilbud til børn i førskolealderen Det videre forløb Afdelingen har i uge 38 skriftligt kontaktet ledelsen i Air Greenland om at informere de forældre, som endnu ikke har kontaktet afdelingen, med henblik på at finde passende ledig plads til overflytning, såfremt forældregruppens ansøgning om driftstilskud ikke blev godkendt.
Side 292 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Ingen. Andre bemærkninger Ingen. Bilag 1. Ansøgning fra forældregruppe for Børnehaven Sulunnguit s bevarelse 2. Budgetopstilling 05B Ledelsen af svømmehallen Malik (FS) Stillingtagen til fremtidig styreform og ansvar J.nr.: 22.02.03 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Der er nogle uhensigtsmæssigheder i svømmehallens vedtægter der gør, at der i dag ikke er en klar ansvarsplacering i forhold til driften og den daglige ledelse af svømmehallen. Det indstilles, at Udvalget for Børn, Familie og Skole drøfter hvilken styreform udvalget ønsker af svømmehallen og indleder drøftelse med svømmehallens bestyrelse med henblik på en løsning. Indstilling Fælles Service indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole at: - Udvalget indleder en drøftelse med svømmehallens bestyrelse omkring fremtidig organisering af svømmehallens bestyrelse samt ansvaret heri Sagsfremstilling Fælles Service har driftsansvaret for en række kultur og fritidsinstitutioner i kommunen, hvor der er en klar ansvarsplacering i forhold til ledelsesinstruks og overholdelse af budgetter. Ledelsesinstruksen kommer ét sted fra, ligesom ansvaret for budgetoverskridelser havner et sted hen. Der foreligger i dag ikke en klar ansvarsplacering i forhold til driften af svømmehallen Malik. Svømmehallen Malik er forankret under Fælles Service ved Sundhed, Forebyggelse og Fritid. Der står følgende i svømmehallens vedtægter: Bestyrelsen forestår den daglige ledelse. Til bistand for bestyrelsen, ansættes en Inspektør. Bestyrelsen udarbejder mål, visioner og handleplaner for perioden. Bestyrelsen beslutter fordeling af timer inden oktober for det efterfølgende år. Bestyrelsen beslutter priser for brug af hallerne. Priserne skal vurderes hvert år, senest i forbindelse med udarbejdelse af budget. Bestyrelsen indstiller til Børne- og Kulturudvalget og Økonomiudvalget ansættelse og afskedigelse af Inspektøren. Bestyrelsen nedsætter et udvalg til varetagelse og udarbejdelse af forslag til en vedligeholdelsesplan. Bestyrelsen udarbejder budget for svømmehallen og indstiller til Børne- og Kulturudvalget til godkendelse. Jævnfør svømmehallens vedtægter har svømmehallens bestyrelse den daglige ledelse. Herunder indstiller de til ansættelse og afskedigelse. Forvaltningen forstår nævnte sætning som, at
Side 293 svømmehalinspektøren refererer til bestyrelsen, der udøver ledelsen af svømmehalsinspektøren. Det konstateres dog, at det ikke er tilfældet. Der foreligger således ikke en klar ansvarsplacering i forhold til den daglige ledelse af svømmehallen. Der står videre i svømmehallens vedtægter, at bestyrelsen udarbejder budget for svømmehallen og indstiller til fagudvalg til godkendelse. En bestyrelse der både udarbejder budget og har den daglige ledelse af svømmehalsinspektøren læser forvaltningen som en bestyrelse der er ansvarlig for overholdelse af budgetter og driften generelt. Eftersom bestyrelsen ikke mener at have den daglige ledelse af svømmehalsinspektøren dags dato, er det ikke sandsynligt at bestyrelsen mener at have det budgetmæssige ansvar for driften af svømmehallen med dertilhørende bestyrelsesansvar. Bare tvivlen om hvor det budgetmæssige ansvar ligger fordrer, at ansvarsplaceringen skal tydeliggøres. Forvaltningen vurderer, at enten skal bestyrelsen have det fulde ansvar over personalet og driften som en selvejende institution, eller også skal bestyrelsen ændre rolle til en form for advisory board eller råd, hvor det fulde personaleansvar og budgetansvar tilfalder forvaltningen. Udfordringen i forhold til udøvelse af ledelsen i svømmehallen kan illustreres ved et teoretisk eksempel: Svømmehalsinspektøren udøver ikke hensigtsmæssig ledelse. Jævnfør vedtægter gør forvaltningen ikke noget. Svømmehallens bestyrelse gør heller ikke noget, da de mener at forvaltningen har ansvaret. Resultatet er, at ingen gør noget og inspektøren fortsætter en ikke hensigtsmæssig ledelse. Ledelsesrummet har et element i forhold til instruks. Hvis man ikke gør det hensigtsmæssigt skal man som leder få instruks fra sin ledelse hvorved man får mulighed for at rette op på sin ledelse. En anden teoretisk illustration omkring ansvaret for budgettet kan tegnes således: Under forudsætning af, at kommunalbestyrelsen budgetterer med et beløb svarende til det aftalte mellem bestyrelse i svømmehallen og Kommunalbestyrelsen, vedrører driften af svømmehallen ikke Kommunalbestyrelsen. Hvis og i så fald, at svømmehallen grundet kæmpe underskud lukker, så falder det økonomiske ansvar på forvaltningen og ikke til svømmehallens bestyrelse, selvom der i vedtægterne står, at de har den daglige ledelse af inspektøren og lægger budget til godkendelse i fagudvalg. Forvaltningen har således ikke beføjelserne til at sikre en forsvarlig drift af svømmehallen, eftersom beføjelsen ligger i bestyrelsen samtidig med, at det er forvaltningen der har ansvaret. Denne mellemløsning er ikke forsvarlig. Enten skal det være selvejende institution eller også, så skal bestyrelsen ændre karakter til et råd, hvorved hele budgetansvaret og ledelses retten over svømmehallen tilfalder forvaltningen. Løsningsforslag faglig vurdering Ansvarsplacering skal tydeliggøres. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Forslaget har som sådan ingen økonomiske konsekevnser bortset fra, at forslaget tydeliggører hvor ansvaret for driften af svømmehallen ligger. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Budget Det videre forløb
Side 294 Efter drøftelse i fagudvalget, kan der eventuelt afholdes et møde mellem MIA udvalg og svømmehallens bestyrelse, med henblik på en ansvarsplacering. Jævnfør vedtægt for svømmehallen er det bestyrelsen der kan ændre vedtægterne. Afhængig af valg af styreform, skal der tages kontakt til svømmehallens bestyrelse med henblik på en ændring af svømmehallens vedtægter. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Organiseringen af svømmehallen Malik bør ændres. I dag er svømmehallen forsøgt organiseret som en selvejende institution uden at være det, hvilket drifts- og ledelsesmæssigt giver problemer. Økonomisk sekretariat anbefaler at svømmehallen organisatorisk ændres, således at den sidestilles med en kommunal ejet idrætshal og således at fagforvaltning i lighed med en kommunal instutition får og har både den økonomiske- og ledelsesmæssige beføjelse. Andre bemærkninger Bilag Vedtægter for svømmehallen 05C Evaluering af rejsen for Udvalget for Børn, Familie og Skole Til drøftelse og beslutning J.nr.:01.02.04 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak - sval Sagsresumé Evaluering af rejsen for Udvalget for Børn, Familie og Skole. Indstilling Forvaltningen for Børn, Familie og Skole indstiller overfor Udvalget for Børn, Familie og Skole: - at udvalgsrejsen evalueres og drøftes - at udvalget beslutter det videre drøftelser af udvalgte temaer Sagsfremstilling Udvalget for Børn, Familie og Skole har været på udvalgsrejse til Norge og Danmark. De holdt blandt andet møde med Tromsø Kommune i Norge, hvor der blandt andet drøftedes administreringen af bygdeskoler. Der blev orienteret om organisering og ledelsesudvikling med temaer som øget decentralisering af ledelse, lokal bestemmelse samt oprettelse af fælles institutioner I København holdt Udvalget møde med Grønlands repræsentant, hvor de gennemgik procedurer, statistik og samarbejdsmuligheder omkring anbragte grønlandske børn. Løsningsforslag faglig vurdering Der var forskellige temaer som blev drøftet i Norge og Danmark og som kan være relevant for Forvaltningens arbejde med hensyn til anbringelser indenfor myndighedsområdet og undervisningen på skolerne ved brug af I-pads. Hvordan kan vi bruge deres erfaringer inden for de nævnte områder og overføre ideerne til os?
Side 295 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Ingen. Det videre forløb Forvaltningen for Børn, Familie og Skole vil arbejde videre med de temaer som Udvalget for Børn, Familie og Skole vælger under mødet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Der er ikke indhentet bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat, da sagen på nuværende tidspunkt ingen økonomiske konsekvenser har. Bilag 1. Programmet for turen. 6. Sager til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 06A Budgetopfølgning 3. kvartal for Udvalget for Børn, Familie og Skole J.nr.:06.01.06 Forvaltning for Børn, Familie og Skole Direktør Søren Valbak - sval 06B Budgetopfølgning Sundhed, Forebyggelse og Fritid (FS) J.nr.: 48.02.03 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE 06C Fremtidige åbningstider og budget for svømmehallen (FS) Budget for Svømmehallen Malik J.nr.: 22.02.03 Fælles Service direktør Marie Fleischer /MFLE 06D Forslag til ferieplaner for skoleåret 2015/16 for skolerne i Kommuneqarfik Sermersooq Alle by- og bygdeskoler. J.nr.: 51.08.02
Side 296 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / sval 06E Standardvedtægt for kommunale daginstitutioner J.nr.: 40.00.07.29 Forvaltning for Børn, Familie og Skole direktør Søren Valbak / SVAL 06F AWG 2016: Biathlon bane ændres fra permanent til midlertidig (FS) J.nr.: 06.01.02 Forvaltningen for Fæller Service Direktør Marie Fleischer / MFLE 06G Ændringsforslag til budget 2015 AWG og Sisorarfiit J.nr.: 06.01.02 Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE 7. Lukkede punkter 8. Eventuelt 9. Godkendelse af referat