Skolebestyrelsesmøde 29. maj 2018 Indhold

Skolebestyrelsesmøde 29. maj 2018 Indhold 1. Godkendelse af dagsorden 3 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3 3. Orientering fra elevrådet 3 4. Orientering om Glostrup Ejendomme (GEjd) 4 5. Spisning 5 6. Glostrup Kommunes budget 2019-1. høringsrunde 6 7. Faste orienteringer 7 8. Evaluering og opfølgning på tilsynsmøde 8 9. Vedtagelse af mødekalender for skolebestyrelsen 2018-2019 8 10. Feriekalender Glostrup Skole 2019-2020 9 Konvertering af UU 9 11. Samarbejde med forældre 9 12. Kommunikation fra mødet 9 13. Punkter til kommende møder 9 14. Eventuelt 10 1

Dagsorden for skolebestyrelsesmøde på Glostrup skole Dato: Tirsdag den 29. maj 2018 kl. 17.00-20.30 Sted: Glostrup Fritidscenter, Christiansvej 2, 2600 Glostrup - Fælles sal 1 Mødedeltagere Til stede Fraværende Forældrerepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Allan Lubke Rasmussen Anders Lunddal Mehlsen Annette Normind Thomsen Emilie Sloth Kirstine Bjarnt Lise Mosegaard Signe Petersen Tine Antvorskov Thomas Bager Nielsen Lisbet Merlung Sanne Junget Thomas Højbjerg Thomas Jensen Elevrepræsentanter Berthil Pedersen (Vestervang) - deltog til 18.30 Noah Mortensen (Skovvang) Thomas Hegelund (Søndervang) - deltog til 19.45 Silas Kristian Lergard (Nordvang) Skoleledelsen Kommunalbestyrelsesmedlemmer Gæster Yasar Cakmak (skoleleder) Michael Ingelhardt (leder af mellemtrin og udskoling) Bine Baadsgaard (leder af indskoling, fritidsdel og specialområdet) Gitte Sonne (leder af økonomi og administration) Julie Myhre (ledelseskonsulent) Piet Papageorge Søren Enemark Tibbe Knudsen (Centerchef i Glostrup Ejendomme) Bitten Matthiesen (Servicechef, Glostrup Ejendomme) 2 af 10

Dagsorden Tid Beslutning/Referat 1. Godkendelse af dagsorden 17.00 (5 min.) Emilie orienterede om, at hun ønskede tilføjet et ekstra punkt omhandlende to ansøgninger om konvertering af UU. Det blev godkendt, at punktet tilføjes. Punktet tilføjes inden punkt 11 samarbejdet med forældre. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: 0201 - Referat fra skolebestyrelsesmøde d. 23.4.2018 3. Orientering fra elevrådet Elevernes oplevelse af toiletforholdene på Glostrup Skole 17.05 (5 min.) 17.10 (15 min.) Dagsordenen er godkendt. Ingen tilføjelser eller rettelser. Referatet er godkendt. Der bliver fortalt om, at unge fra Glostrup bruger skolens arealer i weekenderne, men undlader at rydde op efter deres fester, og at der nogle gange opstår uro og ballade. Bitten fortalte om problematikker på Skovvangskolens område i weekenderne i form af ballade. Der blev i fællesskab drøftet, at det er vigtigt ikke at jagte børnene, men at gå i dialog med dem. Yasar fortalte, at ledelsen vil drøfte problematikkerne med udskolingslærerne og eleverne, men forældrene skal også hjælpe til mht. kulturen, da det primært foregår i weekenderne. Der skal i øvrigt tænkes i samarbejde mellem skole, Varmeværk, SSP m.fl. Der kom forslag om en unge til unge kontakt, så det ikke kun er voksne, der står med en løftet pegefinger. Der bliver fulgt op på problematikken fra skolens side, heriblandt kontakt til SSP Jonas og Varmeværket. 3 af 10

4. Orientering om Glostrup Ejendomme (GEjd) V. centerchef for Glostrup Ejendomme Tibbe Knudsen og Servicechef Bitten Matthiesen. Skolebestyrelsen har ønsket at få besøg fra Glostrup Ejendomme i forhold til at drøfte deres daglige opgaveløsninger på Glostrup Skole. Herunder især i forhold til: Toiletforhold Rengøring Plan for akutte istandsættelsesopgaver Plan for istandsættelse af Glostrup Skole over de næste 3-5 år. Endvidere ønskes der viden om GEjds organisering og bemanding på Glostrup Skole. Formålet er, at skolebestyrelsen får viden og indsigt i Glostrup Ejendommes arbejde på skolen. 17.25 (40 min.) Tibbe og Bitten præsenterede sig. Bitten fortalte, at toiletterne bliver gjort rent to gange om dagen på de fem matrikler samt SFO erne. De bliver gjort rent om morgenen, inden eleverne møder, og omkring frokosttid. Men toiletterne bliver hurtigt beskidte, og derfor påpegede Bitten vigtigheden i, at der også er en opgave fra skolens side i forhold til at skabe god toiletadfærd. Elevernes oplevelse af toiletforholdene: På Søndervang er der gode toiletforhold i udskolingen, men ikke lige så gode i de mindre klasser. På Vestervang har de arbejdet med en kampagne, og de har forbedret sig siden da, men der er stadigvæk plads til forbedring. Der blev fortalt om, at det er ærgerligt, at der hele tiden løber dette rygte, da det i høj grad har forbedret sig. Bitten fastslog, at de gerne vil være med, hvis der bliver opstartet kampagner omkring toiletterne eller andre kampagner. Områderne, hvor eleverne er, bliver rengjort inden kl. 8. Herefter bliver kontorer, SFO osv. rengjort efter 8. I forhold til rengøringen fortalte Bitten, at der bliver gjort rent 200 dage om året. Der bliver lukket ned 29/6, og først startet op igen den 13/8. Medarbejdere på Nordvang udtrykte utilfredshed med, hovedrengøring i sommerferien ikke længere finder sted - at klasselokalerne er beskidte, når de møder op efter sommerferien. Det sender et meget uheldigt signal overfor elever, forældre og medarbejdere. Det kan ud fra et sundhedsmæssigt perspektiv heller ikke være hensigtsmæssigt. Den løbende og tætte dialog med GEjd er vigtig. Hvis der er utilfredshed mht. rengøring, skal der tages kontakt til Bitten Matthiesen fra Glostrup Ejendomme. Hvis der er akutte sager, skal der sendes en mail til Glostrup Ejendomme. De daglige sager skal man 4 af 10

snakke med medarbejderne fra GEjd, som er på skolerne, om. Der vil blive ansat en servicekoordinator, som vil udarbejde en samarbejdsaftale mellem Glostrup Ejendomme og Glostrup Skole. Dette vil blive iværksat i efteråret. Skolebestyrelsen finder det vigtigt, at skolen og skolebestyrelsen deltager i arbejdet med at udforme samarbejdsaftalen, så der er enighed om forventninger. Prioriteringen af rengøringen og vedligeholdelsen vil blive drøftet parterne imellem. Der blev som et eksempel spurgt til huller i trappen på Nordvang. Tibbe forklarede, at der er et budget til bygningsvedligeholdelse. Der er ikke mulighed for at komme med en plan for løbende bygningsvedligeholdelse de næste 3-5 år, men det vil der være mulighed for i 2019. Der er to medarbejdere på hver skole fra Glostrup Ejendomme. På Ejby vil der nu også være en medarbejder fast i tre dage om ugen. Medarbejderne på de enkelte matrikler vil få ens arbejdsbeskrivelser, så der ikke er forskel mellem skolerne. Bitten fortalte om en forsøgsordning på Søndervang omkring aflåsning af skolen om eftermiddagen / aftenen for at spare tid på dette. Her låser de skolen af kl. 16, og herefter kommer vagterne ud kl. 22. Der skal være mere dialog mellem Glostrup Ejendomme og Glostrup Skole. Debatten afsluttes med, at det via samarbejdsaftalen sikres, at skolen bliver inddraget i prioriteringen af rengøring og vedligeholdelse. 5. Spisning 18.05 (20 min.) Skolebestyrelsen inviterer Glostrup Ejendomme med igen, når vi er nærmere en samarbejdsaftale. Der etableres årlige møder mellem GEjd og skolebestyrelsen. 5 af 10

6. Glostrup Kommunes budget 2019-1. høringsrunde Glostrup Kommune ønsker at få inspiration og gode ideer til arbejdet med at fastlægge budgettet for 2019 og i den anledning sendes budgetoplægget i høring. Høringsmaterialet består af en orientering om høringsproceduren, et sammendrag af budgetoplægget 2019-2022 og baggrundsmaterialet En kommune der kan måle sig med de bedste Målsætninger for organisationen 2018 og frem. Dette er et strategidokument, som beskriver retningen og væsentlige pejlemærker for arbejdet med budgettet i Glostrup kommune fremadrettet. Det er kun sammendraget af budgetoplægget 2019-2022, der er i høring. Høringsperioden løber fra 8.- 28. maj kl. 12, men bestyrelsen har fået udsat frist for at afgive høringssvar, således at det skal afleveres senest kl. 10 den 30. maj. Derfor skal bestyrelsen nå til enighed om høringssvaret på mødet. Formål: at udarbejde høringssvar vedr. budget 2019. Der er udarbejdet forslag til høringssvar. Bilag: 0601 - Høringsbrev -1. høring af budgettet for 2019 0602 - Sammendrag af budgetoplæg 2019-2022 - til 1. høring i maj 0603 - En kommune der kan måle sig med de bedste - Målsætninger for organisationen 2018 og frem 0604 - Forslag til høringssvar 18.25 (20 min.) Der er udarbejdet udkast til høringssvar. Drøftelse af emner til høringssvar: Piet påpegede vigtigheden i at skrive det ned, som man ønsker sig mest, og så præcist som mulig meget gerne i prioritet rækkefølge. Klubområdet og specialområdet skal prioriteres højest, men ikke med en indbyrdes prioritering mellem de to områder. De resterende emner skal ikke prioriteres i høringssvaret jf. høringssvar. Se vedhæftet bilag. 6 af 10

7. Faste orienteringer Kommunalbestyrelsen Skoleledelse o Dannelse af de kommende 7. klasser Leder for SFO og Klub Medarbejdere Formand SB øvrige medlemmer 18.45 (30 min.) Kommunalbestyrelsen Piet fortalte, at der er et godt samarbejde i Børne og Skoleudvalget. Dialogforum: Her vil skolebestyrelsen også blive inddraget i højere grad som teamsamarbejde end som drift. Skoleledelsen Ansættelse af ledere Der har været afholdt ansættelsessamtaler med henblik på ansættelse af SFO-leder og afdelingsleder på Nordvang. SFO-leder Dorte Larsen er ansat og er tiltrådt. Der var behov for genopslag af afdelingslederstillingen. Lisa Skov er ansat og tiltræder 1. august. Kommende 7. klasser Der bliver oprettet 8 klasser. Eleverne har været ude på de kommende afdelinger, de skal starte på. Der har været fokus på at skabe harmoniske og velfungerende klasser, men samtidig indfri elevernes 1. eller 2. prioritet mht. linje. De enkelte matrikler har stadigvæk betydning for eleverne, men den betydning vil Glostrup Skole gerne bevæge sig væk fra. 8.klassefest 5-6 forældre har meldt sig til at hjælpe til. Der er 70 elever tilmeldt. Skoleårets planlægning Skoleårets planlægning i forhold til fagfordeling er langt. Det er ved at falde på plads på alle matrikler. Beredskab Der arbejdes med beredskabet på alle afdelinger mht. brandøvelser osv. Medarbejdere SFO NO nævner skuffelse over, at de ikke får et indskolingshus. Søren og Piet gjorde opmærksom på, at forligskredsen har indgået forlig om, at der skal indrettes til 10 undervisningslokaler. Det fremgår ikke af forliget, hvilke klasser lokalerne skal bruges til. Hvis dette skal laves om, så skal der laves 7 af 10

8. Evaluering og opfølgning på tilsynsmøde Formålet er at: 1. Evaluere den nye mødeform til tilsyn med henblik på at få erfaringer til fremtidige tilsyn 2. Konkludere på tilsynet herunder drøftelse af, hvordan skolen følger op på tilsynet. Bilag: 0801 - Tilsynsnotat 2018 9. Vedtagelse af mødekalender for skolebestyrelsen 2018-2019 Formål: at få besluttet skolebestyrelsens mødekalender for næste skoleår. Bilag: 0901 - Mødeplan for skolebestyrelsen 2018-2019 19.15 (40 min.) 19.55 (5 min.) en ny indstilling til BSU og så derfra videre til KB. Det er således ikke endeligt afgjort, hvilke klassetrin lokalerne skal bruges til endnu. Skolebestyrelse 2018-2022 Valg til skolebestyrelsen er afsluttet, og der har været positiv interesse for valget og skolebestyrelsesarbejdet. Der er syv suppleanter. Anbefalingerne stemmer godt overens med, hvad lederne udtrykte (elevplaner, kontaktforældre osv.) Det handler ikke om kontrol, men en måde at udvikle tingene på. Det blev besluttet, at Emilie indledningsvist skriver et afsnit om, hvordan tilsynet er gennemført. Ledelsens skriver, hvordan skal der arbejdes med anbefalingerne. Det er godt, at lederne bliver inddraget og også på samme tid fra alle matrikler, som gør, at de kunne lytte til hinanden og dermed udveksle erfaringer. Alle er enige om, at hele den lokale skoleledelse engang imellem skal være med til møderne, så de kan komme tættere på skolebestyrelsen og dens arbejde. Strukturen og opdelingen af ledelsen kan der altid arbejdes på. Generelt er alle enige om, at tilsynet har været mere lærerigt end tidligere. Mødeplanen blev godkendt. 8 af 10

10. Feriekalender Glostrup Skole 2019-2020 Ledelsen på Glostrup Skole har udarbejdet forslag til feriekalender for skoleåret 2019-2020. Formål: skolebestyrelsen skal godkende forslag til feriekalender 2019-2020. Bilag 1001 - Forslag til feriekalender Konvertering af UU (Punktet blev tilføjet på mødet) Skolebestyrelsen har modtaget to ansøgninger fra Søndervang vedr. forlængelse af konvertering af UU. Bevillges disse to ansøgninger vil der være 267.000 kr. tilbage i puljen til konvertering af UU. 11. Samarbejde med forældre Formål: At fastholde skolebestyrelsens fokus på samarbejdet med forældrene Forældrecafeer - erfaringer og ideer fra skolebestyrelsen til at øge antallet af forældre. 20.00 (10 min.) 20.10 (10 min.) Der skal ikke være forskel på, hvilke lukkedage for skolen, der står på Glostrup Kommunes hjemmeside og på Glostrup Skoles hjemmeside (herunder intra). Herudover skal der være klarhed mellem SFO erne, om hvilke dage de har lukket. Feriekalenderen blev godkendt. De to klasser har oplevet gode resultater med konverteringen, der er sket en positiv fremgang. Bestyrelsen var enige i skolelederens anbefaling til, at de to ansøgninger imødekommes. Skolebestyrelsen understregede, at det er vigtigt, at økonomien til konverteringen fremgår af ansøgningen. Det går ikke med forældrecaféerne som forventet. Yasar fortalte, at det skal evalueres i forhold til evt. at ændre formen. Der bliver brugt for mange timer i forhold til udbyttet, men tanken skal ikke slippes. Der bliver foreslået, at der hurtigst muligt fastsættes datoer for forældremøderne, der skal holdes i starten af næste skoleår - her især for 0. klasserne og 7. klasserne. 12. Kommunikation fra mødet Formål: At skabe enighed og målrette kommunikationen om skolebestyrelsesmødet. 13. Punkter til kommende møder SSP Jonas omkring forebyggende indsatser Fastsætte datoer for forældremøder, her især 0. og 7. klasserne - alle klasser 20.20 (5 min.) 20.25 (0 min.) Emner til kommunikation: Besøg af Glostrup Ejendomme Konvertering af UU Feriekal 9 af 10

14. Eventuelt 20.25 (5 min.) Faste bilag: Oversigt over arbejdsgrupper Oversigt over kommende opgaver/forhold der skal følges op på 10 af 10