SØNDAG DEN 5. DECEMBER 2010 KONTOR & IT IPAD VS GALAXY For og imod Tabletcomputer KONTORHOTELLER PÅ VEJ FREM Flere og flere søger en fleksible kontorløsning Læs ErhvervKarriere Vend magasinet Business online Microsoft Lync er på vej ind på de danske kontorer
2 NOTER > Bemærkninger opfattes krænkende Kollegaers bemærkninger om ens blonde hår, specielle madvaner eller mørke hudfarve opfattes kun positivt af hver fjerde, viser en HK-rundspørge blandt godt 7.000 medlemmer ifølge hk.dk. Kommentarerne er måske ikke altid ment krænkende, men når de opfattes sådan, så er det et problem, mener Tine Ravn Holmegaard. Hun er arbejds- og organisationspsykolog i CRECEA, der rådgiver virksomheder om arbejdsmiljø.»ud fra en mobbedefinition så er det den, der bliver udsat for kommentarerne, som bestemmer, om de er krænkende. Hvis de opfatter det sådan, så må man rette sig efter det,«siger hun ifølge HKs hjemmeside. Kursus i konflikthåndtering Det er blevet hverdagskost for butiksansatte at blive overfuset, og derfor sender virksomheder i stigende grad deres ansatte på kursus i, hvordan de skal håndtere ophidsede kunder. Mens 100 var på kursus i konflikthåndtering i 2006, vil tallet i år nå op over 5.000. Det viser tal fra Undervisningsministeriet, skriver MetroXpress.»Det her er efterhånden så stort et problem, at medarbejderne er nødt til at lære, hvordan de taler kunderne ned,«siger Birte Haugaard, der er arbejdsmiljøkonsulent i HK, til avisen. Efteruddannelse halter Skønt efteruddannelse er brændstof og vitaminer, når vi taler faglig udvikling og vækst på lønsedlen, kommer mange af HK s medlemmer slet ikke af sted på den nødvendige efteruddannelse, skriver hk.dk. Kun lidt over halvdelen af medlemmerne i HK har lært nyt inden for det seneste år. En tredjedel har ikke været af sted de sidste par år, og hele 14 procent har aldrig taget nogen form for efteruddannelse, viser en undersøgelse blandt 6.200 HK medlemmer, som HK s Nyhedsmagasin har gennemført. Kontor & it Udgiver: Morgenavisen Jyllands-Posten Ansvarshavende chefredaktør: Jørn Mikkelsen Produktion: Datagraf Forsidefoto: Lars Bech Kontakt: specialmagasiner@jp.dk Annoncesalg: Henrik Rosenløwe 87 38 35 87 Stor efterspørgsel på kontorhoteller Flere og flere danske virksomheder søger mod den fleksible løsning på kontorhoteller, når de er på udkig efter nye lokaler. JULIE LØNDAHL PETERSEN Når man lejer sig ind på et kontorhotel, skal man ikke tænke på andet end det, man er bedst til. Nemlig sit arbejde. Rengøring, receptionist, lys, vand, varme og internet er alt sammen med i den månedlige leje. Det gør flere og flere funktionærer og virksomheder brug af.»vi har oplevet en klar stigning i efterspørgslen efter kontorhoteller. Folk i en økonomisk usikker verden vil ikke binde sig tre år i et traditionelt erhvervslejemål eller ansætte fx en receptionist. Så vil man hellere leje sig ind et sted, hvor der er en receptionist, og man kan binde sig i helt ned til tre måneder. Der er stor fleksibilitet, så man kan få et kontor efter behov,«siger Jakob Dalhoff, som er direktør for MatchOffice. MacthOffice står bag hjemmesiden kontorfællesskaber.dk, hvor 95 pct. af Danmarks kontorhoteller er repræsenteret. Fælles faciliteter Et kontorhotel er et kontorfællesskab, hvor man lejer sig ind i det antal kontorer, som man har brug for og deler reception, møde- og frokostlokaler og andre faciliteter med de andre lejere. Samtidig er kontorerne møblerede, så der er heller ingen udgifter i forbindelse med indflytning. Man tager blot sin bærbare med, og så er man i gang med at arbejde. Får man brug for at udvide, lejer man bare et kontor mere i bygningen, og hvis det er den anden vej, så kan et kontor nemt opsiges. Det er fleksibelt og nemt, til gengæld er der ikke megen mulighed for at sætte sit eget præg på kontoret:»det er ikke ens eget, så du kan ikke signalere forskellige ting med f.eks. specielle farver eller særlige ting på væggene. Men det er meget forskelligt fra kontor til kontor. Nogle steder må du ingenting. Andre steder siger de»tag du bare dine oliemalerier med, bare du tager dem med dig igen, når du går«,«siger direktør for MatchOffice Jakob Dalhoff. Dog kan man de fleste steder få opsat sit firmaskilt i receptionen. Alle er med»kontorhoteller bruges af alle brancher. Der findes nogle kontorhoteller, hvor man har samlet en specifik branche. Det kan fx være kreative folk som grafikere og reklamefolk, der sidder sammen. Men ellers er det meget blandede virksomheder med typisk 2-10 medarbejdere, som gerne vil have outsourcet kontordelen, så de ikke skal ansætte en receptionist og tænke på rengøringen,«siger Jakob Dalhoff. Virtuelle kontorer Mange kontorhoteller tilbyder også et såkaldt virtuelt kontor. Det vil sige, at man ikke fysisk har et kontor der, men har mulighed for at modtage post eller fax der, have en receptionist, som kan stille opkald videre og man kan booke et mødelokale, når der er behov for det. Det er især brugbart for enmandsfirmaer, som har base på hjemmeadressen og udenlandske firmaer, som ikke har ansatte i Danmark, men har forretninger og kunder i landet. Læs case side 4 I Danmark er der cirka 165 kontorhoteller Foto: Shutterstock > Der er cirka 5.500 virksomheder, som benytter sig af kontorhotellerne > Cirka 25.000 personer har arbejdsplads i et kontorhotel i Danmark > Det koster typisk 3.000-6.000 kr. pr. måned pr. medarbejder at leje et kontor i et kontorhotel
4» I et større perspektiv handler det om at kunne fokusere på det, som jeg er ansat til, og ikke på alt det andet.«marianne Johansson COUNTRY MANAGER OTTO BOCK Foto: Otto Bock CASE: KONTORHOTEL ALT LEVERET PÅ ÉT BRÆT Marianne Johansson er godt tilfreds med at have skiftet sit erhvervslejemål ud med et kontorhotel. Der er mange fordele og ingen ulemper, selvom det måske er en lille smule dyrere. JØRGEN HØG Country manager Marianne Johansson arbejder for det tyske firma Otto Bock. Hun sælger komponenter som arme, ben og bandager til bandagister og sygeplejebutikker i Danmark. Efter 25 år i lejede kontorlokaler i Helsingør og 4 år i lejet kontor i Hvidovre har hun og hendes tre kolleger i Danmark og Sverige nu booket sig ind på kontorhotel på Tuborg Havn i Hellerup. På hotel! Kontorhotel. Før var Marianne Johansson udover at være sælger og ansvarlig for salget i Danmark også vvs-mand og vinduespudser, hun gik ud med skraldespanden, skovlede sne om vinteren og den slags.»vi fandt ud af, at det var alt for besværligt. Eftersom vi er så få, handler det om at outsource de opgaver, som ikke er så interessante for arbejdet. Det brugte jeg mindst to dage om måneden på, og den tid kunne jeg bruge på at sælge i stedet for. I et større perspektiv handler det om at kunne fokusere på det, som jeg er ansat til, og ikke på alt det andet,«siger Marianne Johansson.»Derfor valgte vi et kontorhotel, og jeg satte mig bare og googlede for et års tid siden. Jeg søgte efter kontorlokaler, jeg ville ind til byen, jeg ville have andre inputs, dvs. networking inputs. Det var det, jeg trængte til.«hun søgte bare tilfældig efter kontor og faldt over kontorhoteller og var nysgerrig efter at vide mere om det begreb. Hvad har hun så fået?»alt.«alt leveret på et bræt: telefonservice, post, indkøb af papirvarer, rengøring og mm jeg indgår nu i et stort fællesskab, nu går jeg bare op til skranken og beder om en rød og to lysegrønne tusser, før var jeg mere eller mindre tvunget til selv at købe den slags ting ind i Bog & Idé og sad bagefter og bogførte mange små kvitteringer fra diverse indkøb. Det er jeg helt fri for nu. Nu får jeg månedsfaktura med diverse papirindkøb samt husleje og restaurantregninger på samlet faktura fra Regus. Nu er det som at være i et stort firma, jeg har fået en masse kolleger fra mange andre virksomheder. Her sidder vi på én etage 30 firmaer, mindst. Vi har fælles café, fælles morgenmad en fredag hver måned,«siger Marianne Johansson. Hun har bl.a. haft brug for at ansætte en ny medarbejder og gjorde derfor brug af et rekrutteringsfirma næsten overfor i hendes korridor. Det henvendte hun sig til, og nu har de lavet en annonce, har fået 150 ansøgere på fem dage og sidder nu med otte til samtale.»jeg regner med at have en ny ansat senest den 15. december.«samme pris Prisen måtte ikke overstige de udgifter, som firmaet havde før på et almindeligt erhvervslejemål. Husleje, vand, varme, forsikringer, alarmer, reparation efter indbrud, nye vinduer og det er nogenlunde det samme. Det er måske en anelse dyrere at bo på hotel, men ikke noget at regne, set i det store perspektiv Hvis du skulle anbefale et kontorhotel til andre, hvad ville du så sige?»flyt ind med det samme hvis I er få ansatte.«umiddelbart kan det virke lidt dyrt pr. siddeplads, men jeg har siddet på den modsatte side, og i dag er jeg fri for en masse hovedbrud, det er supergodt, selvom jeg har noget mindre plads. Jeg kører glad til og fra arbejde hver dag, selvom jeg lige så godt kunne side hjemme. Jeg kan ikke undvære det. Det skyldes især alt det sociale. Man ved, at der er kolleger, man sidder ikke mutters alene, man får andre stimuli, og man får indsigt i en hel masse andres verdener som fx vind- og elenergi, IT-support, aktiehandel osv. Og de får indsigt i mine. Vi er de eneste, der har noget med produkter, der står synligt fremme. Det er en fornøjelse at tage gæster herud. Man er stolt af, at man er det her sted,«siger en tilfreds hotelgæst. Regus Foto: Otto Bock > Verdens største udbyder af innovative kontorløsninger og tilbyder alt lige fra fuldt udstyrede arbejdspladser til professionelle mødelokaler, business lounges samt videokonferencefaciliteter. > Regus tilbyder en ny måde at arbejde på det være sig hjemmefra eller fra kontoret. Virksomheder som Google, GlaxoSmithKline, Nokia og tusindvis af andre små og mellemstore virksomheder drager nytte af at outsource deres kontorer og arbejdspladser til Regus. > Flere end 800.000 kunder anvender dagligt Regus kontorløsning. Regus har 1.100 beliggenheder i 500 byer i 85 lande. Det gør det muligt for kunder og virksomheder at udføre forretninger hvornår og hvor, de ønsker det. For flere oplysninger, se www.regus.dk
6 BAGGRUND: LYNC DEN MODERNE KLARTONE Microsoft er klar med et nyt kommunikationssystem, der samler det hele i én løsning. Med Lync kan medarbejdere kommunikere på flere platforme samtidigt. Flere danske virksomheder er klar til at implementere systemet. JØRGEN HØG Jørgen Rahbek, produktchef, Unified Communications, Microsoft:»Lync kræver en kulturændring på arbejdspladsen.«foto Microsoft Fremtidens, om ikke nutidens, kontorpersonale, vil komme til at sende filer til hinanden, videokonferere og chatte, på den businessagtige måde. Begrebet Unified Communications er over os. Softwarevirksomheden Microsoft har netop lanceret kommunikationsværktøjet Lync, som afløser systemet Microsoft Communicator og er dermed version tre af det amerikanske system. Microsofts undersøgelser viser, at virksomhedernes personale i en travl, digitaliseret kommunikationstidsalder har et behov for effektiv person- og kompetencesøgning, at der er et behov for fleksibilitet i valg af kommunikationsform, for integrerede samarbejdsværktøjer, og at funktionærer har behov for at være uafhængige af tid og sted. Funktionærer verden over skal dermed være parat til at være online med kolleger og kunder, uanset, hvor de befinder sig. Systemet giver dig fx mulighed for at skifte fra pc til mobil uden at afbryde samtalen. Lync-systemet indeholder en komplet IP-telefoniløsning og kan afvikle videoog webkonferencer, samt give mulighed for deling af programmer og pc-skærm med en kollega. Man kan blive helt it-forpustet af alle disse muligheder, kan man ikke det? spørger vi produktchef i Unified Communications, Microsoft Danmark, Jørgen Rahbek. Høj brugervenlighed»først og fremmest skal brugeroplevelsen være supergod,«siger Jørgen Rahbek. Microsoft lægger vægt på, at brugervenlighed er en forudsætning, og han er ikke bange for, at folk bliver it-forskrækkede over de mange muligheder, der ligger i systemet.»de unge er vant til at kommunikere via it. Direkte besparelser Telefoni og konference: Kommunikationssystemer: E-mail løsning, arkiv m.v.: Rejseomkostninger: 20-40 pct. 40-60 pct. 50-80 pct. 20-40 pct. MSN- og Skype-generationen tager det til sig øjeblikkeligt, ligesom over halvdelen af virksomhedernes medarbejdere typisk gør,«siger han. Produktchefen mener ikke, at virksomheder behøver frygte et større uddannelsesforløb for at få Unified Communications implementeret. Kulturændring»Uddannelse lyder så voldsomt, og det er der heller ikke tale om. En-to timers træning er det typiske behov. Til gengæld kræver det en ændring i kulturen på arbejdspladsen. Man skal fx lære at gå væk fra, at hele mødekulturen skal være fysisk til, at møderne foregår online. Der er en væsentlig ting angående funktionen presence, at folk forstår værdien i at kunne se, at deres kolleger er til stede og bruger tilgængelighedsinformationen aktivt. Både når de kontakter andre, men også sørger for, at deres egen presence i størst mulig omfang afspejler den reelle status. Har man en kultur i virksomheden, der siger, at jeg skal gemme mig, så man permanent stiller sit system på vil ikke forstyrres, så forsvinder værdien. Men hvis man stiller sig på tilgængelig og så alligevel ikke er det, forsvinder værdien også. Folk skal forstå værdien af presence-indstillingen for at få det bedste ud af systemet. Presence er den moderne klartone,«siger Jørgen Rahbek. Økonomisk motiv Der er naturligvis et økonomisk motiv forbundet med at investere i et moderne kommunikationssystem.»virksomhederne har behov for at forbedre deres økonomi og dermed øget effektivitet. Når vi er ude hos virksomheder for at sælge det her produkt, oplever vi tre ting: 1. Brugerne bliver begejstrede. 2. IT-afdelingerne bliver begejstrede. 3. Ledelsen ser på Return On Investment, eller på godt dansk: Hvad får jeg ud af det?«pointerer Jørgen Rahbek. Netop fokus på bundlinjen er essentiel, når produktet skal sælges. Analyser fra både Microsoft og analytikere i markedet viser, at virksomhederne kan spare masser af omkostninger ved at udnytte de mange fordele, der angiveligt ligger i Unified Communications-løsninger. Han nævner bl.a. rejseomkostninger, der ofte kan være en tung post for mange virksomheder. Chat Jørgen Høg 13:40 Hej Jørgen! Jeg er vant til at bruge Outlook. Hvad skal jeg bruge Lync til? Jorgen Rahbek 13:41 Lync giver mulighed for at supplere den»asynkrone«kommunikation i Outlook med»realtidskommunikation«som telefoni, chat, video- og webkonference m.v.. Jørgen Høg 13:42 Det lyder ret it-agtigt. Jeg er ikke særlig it-fixeret. Hvad er de allerstørste fordele med Lync? Jorgen Rahbek 13:42 Den største fordel er, at man her og nu kan finde, kommunikere og samarbejde med sine kolleger og samarbejdspartnere. Jørgen Høg 13:43 Hvordan gør jeg det? Jorgen Rahbek 13:43 Du kan se deres»presence«eller tilgængelighed og derefter skrive eller ringe direkte til dem. Du kan direkte i Lync-programmet se om folk er tilgængelige og med et enkelt klik skrive, ringe eller lave et møde med dem. Du kan altså sige, at den lille farvede»vingummi«er den moderne klartone, som ikke kun viser, at man kan ringe, men også om modtageren er klar til at kommunikere. Jørgen Høg 13:47 Hvad er den vigtigste årsag til, at virksomheder investerer i Unified Communication, og i det her tilfælde Lync? Jorgen Rahbek 13:48 Jeg tror vi skal fremhæve to og ikke kun een ting: 1. Ønsket om at spare nogle penge på f.eks. rejser, it-budgettet, telefoni m.v.. 2. Ønsket om at gøre medarbejdere og organisation mere produktiv og adræt. Man kan hurtigere reagere og give kunderne en bedre service. Jørgen Høg 13:49 Hvilke brancher er typiske kunder, eller er Lync en oplagt kommunikationsmulighed uanset branche? Jorgen Rahbek 13:50 Vi ser ikke branche, men»organisatorisk kompleksitet«som den vigtigste faktor. Har man medarbejdere spredt over flere lokationer og/eller datterselskaber og samarbejdspartnere, kan Lync give mange fordele. Jørgen Høg 13:57 Ligger der ikke en fare i, at medarbejdere kan føle sig effektive nok i forvejen, og de kan føle, at et system som Lync kan stresse dem endnu mere? Jorgen Rahbek 13:58 Det er en risiko, men netop»presence«visningen tror jeg vil virke modsat. Man får (efter min mening) mest stress af de ting, man IKKE får gjort og med presence er du sikker på, at du ikke spilder tid på at ringe og skrive til folk, som ikke kan træffes. På din side kan du aktivere»vil ikke forstyrres«hvis du skal bruge al din opmærksomhed på en bestemt opgave. Så vil du ikke modtage telefonopkald og chat-beskeder. De ryger direkte ind i indbakken i Outlook. Jørgen Høg 13:59 OK. tak for chatten. Jorgen Rahbek 13:59 Selv tak.
8 CASE: LYNC Bare klik og snak For malingvirksomheden Hempel i Lyngby ved København har Unified Communications betydet bedre økonomi og bedre samarbejde. Med 3.800 ansatte er besparelsen og kommunikationen til at tage og føle på. Bare klik og snak, siger en begejstret it project manager. JØRGEN HØG Hvor længe har Hempel haft Lync?»Vi har benyttet Microsoft Unified Communications produkter siden 2007. Vi begyndte med Office Communicator server i 2007, og opgraderede til 2007 R2 sidste år. Lige nu er vi midt i at opgadere til Lync 2010,«siger Hempels it project manager Mark Sutton. Hvad var ledelsens hensigt med systemet?»vedtagelsen af denne nye teknologi blev en trinvis tilgang. Vi havde brug for at opbygge tillid til systemet og at kunne analysere fordelene. De tre business cases, som vi skabte, havde følgende mål. Hver enkelt bygget på succesen af den foregående.«business Case 1: Communications Server 2007 - Sæt nogle enkle lavrisiko mål. Udskift vores Lotus Sametime infrastruktur med OCS. Reducer rejseomkostninger ved at gennemføre videokonferencer. Målbart at øge niveauet af samarbejde globalt Erstat forskellige telefonbogapplikationer i de forskellige regioner. Business Case 2: Communications Server R2 Lad os se, hvor langt denne teknologi kan bringe os. Udskift PBX telefonsystemer i DK, Polen, Kina og USA. Gennemføre voicemail, fax og callcenterfunktioner. Reducer langdistanceomkostninger. Mål, hvor langt teknologien kan bringe os. Business Case 3: Lync 2010 - Nu, hvor det er en del af vores forretning, så bring det til næste niveau. Gennemføre et nyt niveau af redundans og failover Virtualisere alle komponenter i systemet Udskift telefonsystemer i Tyrkiet, Kuwait og Argentina. Hvordan har medarbejderne reageret på systemet?»det har været et af vores mest succesfulde interne projekter. Det målelige niveau af samarbejde er hamret i vejret og fortsætter med at klatre hver dag. Vi har 120.000-130.000 forekomster af samarbejde om måneden på verdensplan. De gamle traditionelle kommunikationsbarrierer er væk. Vores globale teams er i forbindelse med hinanden hver dag, og de skal kun være opmærksomme på de forskellige tidszoner.vi har opdaget andre uventede fordele. Fx var det svært i mange lande i Asien og Mellemøsten at foretage langdistanceopkald uden tilstrækkelig godkendelse på grund af omkostningerne. Nu samarbejder vi frit overalt, da opkaldet enten er gratis eller koster et lokalt opkald, og barrierer som fx landekoder osv. er væk. Bare klik og snak! Vi har forbedret vores forhold til vores internationale kolleger og i den proces skabt målbart øget samarbejde, og nu synes verden bare meget mindre.«hvilket system havde I før?»vi har tidligere brugt Lotus Sametime.«Hvad er de vigtigste fordele ved Microsoft Lync?»Omkostningsbesparelser. Skyldes primært reduktion af langdistanceopkald. Mere samarbejde på tværs i en stor international organisation.«hempel > Hempel Gruppen er førende inden for produktion og salg af malingsløsninger til markedssegmenterne Marine, Container, Yacht, Decorative og Industri. Hempel har 20 fabrikker, 49 salgskontorer, 2 globale og 6 regionale forsknings- og udviklingscentre, samt mere end 150 lagre strategisk placeret i hele verden. > Grundlagt i 1915 > 3.800 ansatte verden over. > Hempel er repræsenteret I flere end 80 lande, med egen production, salg og distribution i 47 af dem.
KONTOR & IT 9 Foto: Shutterstock Er du tilfreds?»absolut.«hvis du skulle anbefale systemet til andre kontorer, hvad ville du så sige?»vi kan tilskrive vores succes to ting.«for det første, denne teknologi skal køres ind via den øverste ledelse. Det er den primære årsag til vores succes. Vores topledelse anførte fra begyndelsen, at hvis du ønsker at tale med nogen derfra, så skal du gøre det i Communicator. For det andet, sørg for, at din it-infrastruktur er i orden. Det er et komplekst system. Brugerne kan langt mindre tolerere, at telefonen er i uorden, end at netværket er det. Mark Sutton, it project manager, Hempel. Foto: Lars Bech, Das Büro
10 CASE: LYNC HUSK DET GRUNDIGE FORARBEJDE Advokatvirksomheden Horten ønskede en lettere vidensdeling blandt medarbejderne. Horten anbefaler at forberede sig grundigt, før man vælger sin UC-løsning. JØRGEN HØG Advokatfirmaet Horten i København har også fået installeret Lync. Spørger man en af cheferne, Hans Abildstrøm, om han er tilfreds, svarer han kort og godt ja, men han uddyber også gerne. Hvis han skulle anbefale systemet til andre kontorer, ville han sige:»planlægningsfasen er afgørende. Jo bedre og grundigere forarbejde, jo bedre resultat og brugertilfredshed. Vi valgte at rulle hele systemet ud på én gang, hvilket viste sig at være en rigtig beslutning, da det sikrede en bred anvendelse af systemet. Desuden valgte vi meget få valgmuligheder af hardware, hvilket har lettet support og indkøb. Vi valgte hardware, der var certificeret af Microsoft for at undgå diskussioner om placering af ansvaret for eventuelle fejl i brugen af hardwaren sammen med systemet.«hans Abildstrøm er partner i advokatfirmaet Horten og certificeret IT-advokat. Virksomheden med 220 medarbejdere har haft
KONTOR & IT 11 Hans Abildstrøm, partner i advokatfirmaet Horten:»Det grundige forarbejde, undervisningen og opfølgningen har betydet, at alle medarbejdere har taget systemet til sig.«foto Horten en Unified Communications-løsning siden november 2009, da virksomheden flyttede til nyt domicil. Lync-systemet erstattede da en traditionel telefonløsning. Ledelsens intentioner»i forbindelse med planlægningen af vores nye domicil var det et gennemgående mål at lette og sikre vidensdelingen i virksomheden. Det har ligget til grund for grundtegningerne, for materialevalg og også for valget af Unified Communications. Valget blev foretaget, da løsningen muliggør en høj grad af fleksibilitet i kommunikationen i hele virksomheden. UC tager udgangspunkt i behovet for kommunikation mellem medarbejderne og gør det muligt at kommunikere på flere måder, eksempelvis via voice uafhængigt af valg af telefon, via video eller Instant Messaging,«siger Hans Abildstrøm om ledelsens intention med systemet. Desuden var systemets presence-funktion et vigtigt element. Funktionen har betydet, at man hurtigt kan se, om den kollega, man ønsker at drøfte en opgave med, er til stede. Det vil sige, at man sjældent går eller ringer forgæves internt. Hans Abildstrøm kan endnu ikke vurdere, om systemet har medført besparelser, men alt andet lige bør systemet medføre besparelser, da samtaleudgifterne på en lang række kald reduceres væsentligt, mener han.»vi valgte desuden en løsning, som betyder, at alle opkald foretages direkte fra den enkelte medarbejders pc, hvilket har betydet en besparelse på dedikerede IP-telefoner. Lydkilden er i stedet headset, der kobles til pc en.«inden valget af Unified Communications nedsatte Horten en brugergruppe bestående af de medarbejdergrupper, som skulle anvende systemet dagligt. Brugergruppen deltog i en række præsentationer fra leverandører og tilpassede i processen de krav, som systemet skulle opfylde. Grundigt forarbejde Inden implementeringen af systemet blev der foretaget flere demonstrationer af systemet for medarbejderne med henblik på at undersøge, om der var yderligere ønsker til systemet. Systemet blev implementeret ved flytningen til det nye domicil i november 2009 og var klar til brug på samtlige arbejdspladser den første arbejdsdag. Medarbejderne fik en kort skriftlig introduktion til systemet, suppleret med undervisning, og der har efterfølgende været gennemført samtaler med samtlige medarbejdere på deres arbejdsplads for at tilpasse systemet til den enkeltes ønsker.»det grundige forarbejde, undervisningen og opfølgningen har betydet, at alle medarbejdere har taget systemet til sig,«siger Hans Abildstrøm. Efter hans mening er de væsentligste fordele systemets fleksibilitet og integrationen med Outlook. Overordnet medfører det en lettere og hurtigere kommunikation både mellem medarbejderne og eksternt. IM (Instant Messaging) har vist sig at få en væsentligt større anvendelse end jeg havde forventet. Den anvendes typisk til kortere intern kommunikation.»jeg har selv anvendt videofunktionen, som er enkel og med en overraskende god kvalitet sammenlignet med væsentligt dyrere systemer. Senest har jeg brugt videofunktionen i forbindelse med en afhøring under en retssag af et vidne, der sad i sit hjem i England. Systemet kræver blot, at personen i den anden ende har webkamera og mikrofon. Det er min forventning, at videofunktionen vil få øget udbredelse i den kommende periode.«foto: Olaf Eskil Runstedt
12 Kamera kommer hele vejen rundt Polycom CX5000 Unified Conference Station giver mulighed for samarbejde via telefon- og videomøder for grupper. Der sendes en 360-graders panoramisk visning af hele rummet til alle fjerndeltagere, så der er fuldt udsyn til alle i mødelokalet. Derudover sendes der et andet videosignal af den aktive taler vha. avanceret teknologi, som automatisk fokuserer på taleren og følger samtalen, så den aktive taler altid kan identificeres. Begge disse videovisninger samt delt content vises på den samme skærm for fjerndeltagere, der er tilsluttet den samme Live Meeting 2007-session. Størrelse (L x B x H): 350 x 350 x 360 mm Vægt: 3,15 kg Kameraopløsning: 3700 x 600 pixel 360-graders panoramisk videoopløsning: 1056 x 144 pixel
14 DEN FEDE FLADE COMPUTER Den er flad, den er hurtig, og den kan alt det, du har brug for på farten. Men foreløbig er der kun to modeller, der dur. JULIE LØNDAHL PETERSEN Tablet-computere giver dig mulighederne fra den bærbare computer til at kommunikere og arbejde på farten, på kontoret og i hjemmet i et let og handy apparat. Tjek din mail, læs en PDF og se billederne fra ferien med ganske få klik og et strøg med fingeren. Samtidig kan du spille alle spillene og bruge alle programmerne, som du kender fra din smartphone. Bare større. Vælg efter behov Når man vil ud og købe en tablet computer, skal man først gøre sig klart, hvilke behov man har.»i øjeblikket er der kun to produkter, hvis man vil have en seriøs tablet, nemlig Apple ipad og Samsung Galaxy Tab,«mener chefredaktør på mobilsiden.dk, John G. Pedersen. Han mener, at skræmsstørrelsen afgør ens valg af tablet.»jeg synes, at man skal se efter skærmstørrelse. ipad en egner sig rigtig godt til sofabrug, og Galaxy en er i en størrelse, hvor den passer i en inderlomme og derved er nem at tage med. Hvis man ser ipad en og Galaxy en ved siden af hinanden, er ipad en faktisk lidt kluntet at se på og lægger ikke på samme måde op til at blive taget med, som Galaxy en gør. Men hvis man kun sidder hjemme i sofaen eller på kontoret, er ipaden det rigtige. Hvis man er mere på farten, skal man kigge på Galaxy. Den har også et kamera, som f.eks. kan bruges til et foredrag, hvis man lige skal have et billede af en powerpointslide eller andet, så kan man lige tage et billede og vedhæfte en note eller dokument. Hvis man altså har det behov,«siger John G. Pedersen. Man skal se sig for Den første begejstring er ved at falde i forhold til tablets. Apples ipad har været på gaden i et lille års tid, og den er ikke længere det samme prestigesymbol, som den har været.»de fleste har set ipad en nu, så den er ikke så imponerende mere. Man skal ikke købe den for at være smart, men fordi man har et behov for den,«siger John G. Pedersen.»Vi kommer til at se mange flere i alle mulige forskellige størrelser i fremtiden, men man skal holde sig fra de helt billige. Der er virkelig stor forskel i brugeroplevelsen fra topprodukterne til de billige. Jeg har flere gange siddet med en af de billige, og det er virkelig noget skrammel. Hvis en billig tablet bliver din første tabletoplevelse, kan jeg garantere, at du aldrig køber sådan en igen,«siger han. Apple ipad Højde: 242,8 mm Bredde: 189,7 mm Dybde: 13,4 mm Vægt: 0,68 kg Skærm: 9,7 Pris: fra 3.795 kr. Fås i 16, 32 eller 64 Gb Styresystem: MAC OS Fås i både med WIFI og WIFI + 3g udgaver
KONTOR & IT 15 Tablets på vej Blackberry Playbook: Højde: 130 mm Bredde: 194 mm Dybde: 10 mm Vægt: 0,400 kg Skærm: 7 Pris: fra 5.200 kr. Kamera front: 3 MP Kamera rear: 5 MP Leveres i: 16, 32 og 64 Gb Styresystem: BlackBerry Tablet OS, WIFI og bluetooth Pris:? På markedet: Begyndelsen af 2011 Samsung Galaxy Højde: 190,09 mm Bredde: 120,45 mm Dybde: 11,98 mm Vægt: 0,385 kg Skærm: 7 Pris: fra 5.200 kr. Fås i 16 og 32 Gb med mulighed for udvidelse med SD hukommelseskort. Styresystem: Android Forbindelser: WIFI og 3G og bluetooth Camera (Front) 1.3MP Camera (Rear) 3MP Auto Focus Cisco Cius Højde: 225 mm Bredde: 140 mm Dybde: 15 mm Vægt: 0,520 kg Skærm: 7 Styresystem: Android Forbindelse: Wi-Fi, 3G/4G data og Bluetooth 3.0 HD video Kamera: 5 Mp Pris:? På markedet:?
16 STATEN SPARER PÅ PLADSEN Din arbejdsplads bliver mindre og mindre. Staten er nemlig i gang med at gøre kontorlokalerne mere tidssvarende, og det betyder færre kvadratmeter til hver medarbejder. For 10 år siden var der 35 kvadratmeter for hver statslig medarbejder, der arbejder på kontor. I dag er pladsen skrumpet ind til mindre end 30 kvadratmeter. Og udviklingen går i retning af 25 kvadratmeter på sigt. Det viser en ny analyse fra Slots- og Ejendomsstyrelsen, der administrerer den million kvadratmeter kontorlokaler, som staten ejer. Hertil kommer op mod en million lejede kvadratmeter. De nye beregninger dækker ikke alene den plads, hver medarbejder har til skrivebord, kontorstol og papirkurv. Antallet af kvadratmeter dækker også køkken, gangareal og mødelokale, som medarbejderne benytter. Kilde: HK Stat