Det kommunale intranetlandskab 2016

Transkript

1 Det kommunale intranetlandskab 2016

2 Introduktion Vi har foretaget denne undersøgelse i et forsøg på at sætte intranettet på den kommunale dagsorden, samt at undersøge opfattelsen af intranettets funktion som vidensplatform og ramme for den digitale arbejdsplads i landets kommuner. De danske kommuner har gennemgået en forandring fra at være kendetegnet ved énvejskommunikation i et afgrænset tidsrum til nu i høj grad at være en servicefunktion, hvor medarbejdere og borgere hjælper hinanden i fællesskab. Et fællesskab, der er karakteriseret ved selvbetjeningsmuligheder døgnet rundt. Forandringen betyder, at det er altafgørende, at kommunerne skaber rammerne for god vidensdeling via digitale medier, hvortil både hjemmesiden, sociale medier og intranettet spiller en rigtig stor rolle og i nogle tilfælde smelter sammen. Hos Bleau har vi gennem de sidste mange år rådgivet de danske kommuner om digitale løsninger, samt hvordan kommunerne på bedst mulig måde kan skabe de nødvendige rammer for engagerende vidensdeling. De fleste kommuner har efterhånden rigtig gode hjemmesider, og der er også kommet styr på de sociale medier. Vores erfaring er dog, at rigtig mange kommuner har et konservativt syn på intranettet, hvorfor det ofte ender med at blive en filpubliceringskirkegård. Vi har taget kontakt til samtlige 98 kommuner, hvoraf undersøgelsen inkluderer svar fra 60. Vi har stillet alle kommuner de samme spørgsmål og kun inkluderet besvarelser fra de kommuner, der har gennemført hele undersøgelsen. Undersøgelsen er udført i løbet af foråret og den tidlige sommer 2016, og vi tager forbehold for, at en ny dialog med de deltagende kommuner vil kunne give et nyt resultat, da de kan have implementeret nye løsninger. Rigtig god læselyst.

3 Indhold Det kommunale intranetlandskab Udbredelse og alder 4 Mobil- og tabletvenlighed 5 Det kommunale intranet som socialt intranet 6 Vidensdeling 6 Konklusion 8 Anbefalinger 10 Om Bleau 12

4 Det kommunale intranetlandskab 2016 I den første del af undersøgelsen gennemgår vi en række af de mere grundlæggende fund, mens vi derefter går i dybden med mere specifikke områder som mobil- og tabletvenlighed, det sociale intranet og vidensdeling. Derefter følger en konklusion samt en række anbefalinger for, hvad vi hos Bleau mener, at de danske kommuner i fremtiden bør have fokus på i forhold til det kommunale intranet. Udbredelse og alder Det kommunale intranet er i 2016 udbredt i en sådan grad, at kun tre af de deltagende kommuner har tilkendegivet, at de ikke aktuelt har et intranet i kommunen. Det svarer til, at 95 % af de deltagende kommuner har et intranet. Undersøgelsen viser dog også, at selvom intranettets udbredelse blandt kommunerne er stor, er der ikke en udpræget tilfredshed med de nuværende kommunale intranet, som i gennemsnit bliver vurderet til tre på en skala fra et til fem. Hvor tilfreds er du generelt med jeres nuværende intranet? 3/5 Meget utilfreds Hverken eller Meget tilfreds Vores undersøgelse viser også, at størstedelen af de deltagende kommuners løsninger er mere end fire år gamle og at den mest udbredte platform er IntraNote. Hvor gammelt er jeres nuværende intranet? 37 % 17 % 12 % Mindre end 1 år 1-2 år 3-4 år 5-6 år 18 % 16 % 7 år eller mere IntraNote Hvilket system anvender I? 28 % 32 % Sitecore Oxygen Colibo 10 % 5 % 7 % 2 % 16 % Umbraco Sharepoint Andet 4

5 Mobil- og tabletvenlighed Mobil- og tabletvenlighed er et af tidens helt store fokuspunkter. Som nævnt i indledningen har der i mange år været fokus på mobil- og tabletvenlige kommunale hjemmesider og dét af god grund. I 2014 havde tre ud af fire danskere en smartphone, mens hver tredje havde sin egen tablet 1. Derfor mener vi, at det er naturligt, at en del af undersøgelsen har fokus på mobil- og tabletvenlighed. 44 % Er jeres intranet mobilog tabletvenligt? Ja Nej 56 % 7 % Har alle medarbejdere mulighed for at tilgå intranettet? Ja Nej 93 % Størstedelen af de adspurgte kommuners løsninger er ikke mobil- og tabletvenlige, mens en stor del af kommunerne med mobil- og tabletvenlige intranet har tilkendegivet, at deres løsning kun til nøds kan tilgås via smartphone. Vi kan tilgå intranettet på mobile devices, men det er meget lidt brugervenligt. Undersøgelsen viser også, at hele 93 % har åbnet intranettet for alle kommunens medarbejdere og at 32 % af de deltagende kommuner oplever problemer med at få medarbejderne til at bruge intranettet. 1 smartphone-alle-har-den-og-allebruger-den/ 5

6 Det kommunale intranet som socialt intranet Hele 75 % af de deltagende kommuner anerkender, at sociale elementer er en vigtig del af det kommunale intranet, mens kun 53 % har implementeret sociale elementer på deres nuværende løsning. 25 % Mener du, at sociale elementer er en vigtig del af et intranet? Ja Nej 75 % Undersøgelsen viser også, at de sociale elementer på de deltagende kommuners intranet tager mange former og omfatter alt fra køb og salg, opslagstavler til kantineopslag. Vidensdeling Viden udgør en væsentlig ressource i enhver type organisation, hvorfor rigtig mange har fokus på, hvordan organisationens viden kan udnyttes bedst muligt. Det grundlæggende omdrejningspunkt er at gøre viden tilgængelig for alle de brugere, der kan drage nytte af den. Samtidig handler det også om at gøre individuel, tavs viden til eksplicit viden, som hele kommunen kan udnytte 2. Dette fokus på vidensdeling kommer også til udtryk i undersøgelsen, hvor 79 % af de deltagende kommuner svarer, at det er et fokus fra ledelsens side at skabe effektivisering gennem vidensdeling på intranettet, mens vidensdeling også fremhæves som den faktor, der giver størst værdi på kommunernes nuværende intranet. Er det et fokus fra ledelsens side at skabe effektivisering gennem vidensdeling på intranettet? 21% Ja Nej 79 % Den største værdi er samarbejde på tværs og vidensdeling et samlingspunkt. 2 SECI-modellen 6

7 Det er dog stadig værd at bemærke, at en femtedel af de deltagende kommuner ikke har fokus på vidensdeling. Det er naturligvis en forudsætning for vidensdeling gennem det kommunale intranet, at brugerne gemmer filerne på intranettet og ikke lokalt, men undersøgelsen viser, at hovedparten af de deltagende kommuner oplever problemer med, at filer, der burde ligge på intranettet, gemmes lokalt. Har I oplevet, at medarbejderne gemmer filerne lokalt? 47 % 53 % Ja Nej Man skal ud og minde folk om, at filer skal være tilgængelige. En anden forudsætning for vidensdeling gennem det kommunale intranet er, at brugerne kan finde det, de leder efter. Undersøgelsen viser dog, at de kommunale intranet halter efter i forhold til søgefunktionen, der i gennemsnit vurderes til tre ud af fem, ligesom over halvdelen af de deltagende kommuner oplever, at der bliver dumpet en masse dokumenter på intranettet, som derfor ender som en filpubliceringskirkegård. Hvor tilfreds er du med søgetjenesten på jeres intranet? 3/5 Meget utilfreds Hverken eller Meget tilfreds Vi har erfaret, at mange mister overblikket på intranettet, hvor man dumper en masse filer. Kan du genkende det? 46% 54 % Ja Nej 7

8 Konklusion De sidste par år har de fleste kommuner haft meget fokus på at gøres deres hjemmesider tidssvarende. Det har helt naturligt været med til at stille krav til mobilvenlighed, selvbetjening og vidensdeling. Vores undersøgelse har dog vist, at de kommunale intranet i høj grad er blevet nedprioriteret, og som en konsekvens heraf ikke lever op til brugerens krav i år Hos Bleau kan vi kun anbefale, at arbejdet med de kommunale intranet opprioriteres. Effektiv vidensdeling kan spille en central rolle for, at kommunens mange medarbejdere får de nødvendige og rette informationer både på rette tidspunkt og rette sted. Et velfungerende intranet medfører en lang række fordele lige fra besparelser, øget fællesskab til god vidensdeling og lettere hverdag for medarbejderne. En anden forudsætning for at medarbejderne får de nødvendige og rette informationer er naturligvis, at de kan tilgå intranettet også selvom de ikke har adgang til en computer. Den største værdi er, at alle har adgang uanset om de er på kontoret, i marken eller hjemme. Det er foruroligende, at størstedelen af de deltagende kommuner har et intranet, der ikke er tilgængeligt fra mobile enheder. Det betyder, at de mange kommunalt ansatte, som ikke har adgang til en computer i løbet af en arbejdsdag, ikke har mulighed for at deltage fællesskabet og den vidensdeling, et kommunalt intranet bør facilitere også selvom de fleste kommunale intranet i teorien er åbne for alle medarbejdere. Den manglende mobil- og tabletvenlighed kan hænge sammen med, at størstedelen af de deltagende kommuners intranet er mere end fire år gamle og baseret på forældet teknologi. Hos Bleau mener vi, at sociale elementer spiller en afgørende rolle på det kommunale intranet, hvilket undersøgelsen viser, at de deltagende kommuner er enige i. Der er dog kun 53 %, som rent faktisk har implementeret sociale elementer på deres nuværende løsning. Det betyder, at næsten halvdelen går glip af det sociale intranets potentiale til øget værdiskabelse og fællesskab blandt kommunens medarbejdere. Vi vil gerne flytte dialogen fra kaffemaskinen til intranettet. Sociale elementer har nemlig potentiale til at samle kommunens medarbejdere især hvis medarbejderne er spredt ud over større geografiske områder. Den uformelle kommunikation via sociale elementer kan føre til mere samarbejde og vidensdeling mellem kollegaerne. 8

9 Ved at anvende sociale elementer bliver beskeder nemlig til søgbart indhold, der kan reducere den tid en medarbejder bruger på at søge efter viden. Og ved at flytte dialogen fra kaffemaskinen til intranettet bliver vidensdelingen pludselig meget andet end udveksling af filer. Den bliver til søgbart indhold, der kan have relevans for mange andre end dem, der indgår direkte i dialogen. Sociale elementer kan lokke folk ind på intranettet. Og man kan roligt basere dialogen på sociale elementer. Tal fra Danmarks Statistik viser nemlig, at danskerne er meget vante til at færdes på sociale medier. 66 % af danskerne havde i 2014 en profil på mindst ét socialt netværk 3. Og disse tal er kun stigende. Vores undersøgelse viser, at vidensdeling anerkendes som en vigtig og værdiskabende faktor af de deltagende kommuner, og hos Bleau er vi ikke i tvivl om, at direktionen er afgørende i forhold til at fremme vidensdeling gennem det kommunale intranet. Direktionen bør kommunikere ud til medarbejderne og klarlægge betydningen af intranettet som vidensplatform. Og endnu vigtigere hvilken og hvor stor betydning det har, at medarbejderne vidensdeler gennem intranettet. Hos Bleau mener vi, at netop vidensdeling er ét af de allermest væsentlige aspekter ved det kommunale intranet, hvorfor det er for foruroligende, at størstedelen af de deltagende kommuner oplever, at filer gemmes lokalt frem for på intranettet. Hvordan sikrer man så, at man bruger den seneste udgave af dokumenter? Og værre endnu at man ikke udveksler forældede dokumenter og viden med hinanden? Undersøgelsen viser også, at det kommunale intranet grundlæggende halter efter med hensyn til søgningen. Hos Bleau mener vi, at en god, intuitiv søgefunktion er væsentlig. Det skyldes, at det store fokus på SEO og metadata i relation til ekstern søgning på internettet har gjort, at der i 2016 stilles store krav til, hvordan en søgefunktion på intranettet skal fungere. Disse krav tager afsæt i, at det forventes, at brugerne i første forsøg kan finde det, de efterspørger præcis som brugerne kender det fra Google. Valget af platform spiller selvfølgelig også en rolle for den generelle oplevelse på et kommunalt intranet. Hos Bleau mener vi, at det er afgørende, at det kommunale intranet er baseret på en dynamisk platform, der løbende kan udvikles. Sådan kan de danske kommuner spare ressourcer både i forhold til vedligeholdelse og løbende implementering af nye elementer. 3 DanmarksStatistik/danmarksstatistik-om-danskernes-brug-afsociale-medier 9

10 Anbefalinger Vi mener, at de danske kommuner står over for en god mulighed for at være med til at præge den udvikling, som vores undersøgelse viser, at der er efterspørgsel efter. Vi er sikre på, at vi i fremtiden vil se endnu flere danske kommuner med tidssvarende intranet. Men hvordan skal de nye intranet se ud? Hvilke krav stilles der til fremtidens intranet? Her er vores syv anbefalinger til fremtidens kommunale intranet. 1. Vælg en responsiv løsning Smartphones og tablets blive mere og mere udbredte, hvilket vil føre til, at folk simpelthen forventer at kunne tilgå et kommunalt intranet via mobile enheder. Med en responsiv løsning har kommunerne mulighed for at samle hele kommunen gennem tilgængelig kommunikation og vidensdeling. 2. Tag udgangspunkt i det sociale intranet Vidensdeling er mere en udveksling af filer. Og med et socialt intranet bliver selv uformel kommunikation mellem medarbejdere til søgbart indhold, som alle kommunens medarbejdere kan få glæde af. s er en lukket kommunikationsform, der kun involverer afsender og modtagere. Med et socialt intranet er hele kommunen modtagere af al kommunikation selvfølgelig begrænset af intranettets governance-struktur. 3. Anvend en intuitiv søgetjeneste, der indekserer indholdet Brugerne har vænnet sig til at kunne finde det, de leder efter, når de søger på Google. Hvorfor ikke også give kommunens medarbejdere den følelse på intranettet? En måde at skabe den følelse, er ved at basere intranettet på Microsoft Office 365 og dermed drage nytte af Microsofts arbejde med at skabe en god, intuitiv søgefunktion. Hvis intranettets søgefunktion baseres på de søgesystemer, Microsoft anvender i sin Office 365-pakke, muliggøres søgning på alle typer indhold ned til ordniveau. Sådan opnås simpel, intuitiv søgning på det kommunale intranet. 4. Basér løsningen på en dynamisk platform Udvikling, implementering og oplæring er tre meget ressourcekrævende processer. Derfor anbefaler vi, at det kommunale intranet baseres på en dynamisk platform, der kan formes efter fremtidens krav. På den måde vil kommunerne spare penge både på den korte og den lange bane. Det gælder naturligvis også i forhold til integration til kommunens øvrige fagsystemer. 5. Udnyt de systemer, medarbejderne allerede bruger En forandring føles meget mere smertefri, hvis den tager afsæt i medarbejdernes nuværende rutiner. Derfor anbefaler vi, at det kommunale intranet baseres på de systemer, medarbejderne allerede i forvejen benytter sig af. 10

11 Det kan fx være Microsoft Office 365, der giver mulighed for at holde styr på filer med SharePoint, samarbejde om dokumenter i Word og interagere med kollagerne via Yammer alt sammen gennem de systemer, medarbejderne allerede kender. 6. Personalisér indholdet Hvis intranettet skal være relevant for kommunens medarbejder, er det vigtigt, at indholdet personaliseres og jævnligt måles på, så personaliseringen tager afsæt i evidens og data. Personalisering er især vigtigt på et kommunalt intranet, hvor der typisk er mange brugere. 7. Gør intranettet tilgængeligt for alle medarbejdere Hvis de danske kommuner skal udnytte det fulde potentiale i vidensdeling, kræver det, at intranettet er tilgængeligt for alle kommunens medarbejdere. Sådan bliver det kommunale intranet en tilgængelig vidensplatform selv den enkelte brugeres kalender bliver dermed baseret på vidensdeling. 11

12 Om Bleau A/S Hos Bleau A/S arbejder vi med digitalisering, selvbetjeningsplatforme og vidensdeling med et specifikt fokus på den almene boligsektor og landets kommuner. Vores primære kommunale produkter er: Bleau Borger moliri Vi beskæftiger os yderligere med digital forretningsoptimering herunder med design af webløsninger. Vores produkter er udviklet i tæt samarbejde med vores kunder, med vidensdeling om faktuelle forhold gennem vores kommunale ERFA-netværk. Processen giver os en uvurderligt indsigt i, hvor brugernes reelle behov ligger. Kunne du lide rapporten? Så tjek bleau.dk eller følg os på Twitter og LinkedIn så har du meget mere lignende indhold i vente! 12