Referat Deltagere: Jens Andersen (formand), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen, Gunhild Krogager Carlsson, Dorethe Bay Christiansen, Richard Faarup. Sekretariat: Karin Winther Side 1 af 15
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Godkendelse af referat... 4 3. Inspirationsdag for Område-MED om Tilbage Til Arbejdet (TTA)... 5 4. Orientering om undersøgelsen af langtidsfriske i regionen.... 7 5. Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber... 9 6. Implementeringen af politik om fuld tid... 12 7. Gensidig orientering... 14 8. Eventuelt... 15 Side 2 af 15
Sag nr.: 1 Journalnummer: 12-002880 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Side 3 af 15
Sag nr.: 2 Journalnummer: 12-002880 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 1. november 2013. Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt. Side 4 af 15
Sag nr.: 3 Journalnummer: 12-002880 3. Inspirationsdag for Område-MED om Tilbage Til Arbejdet (TTA) Resumé I regi af projekt Mening og Sundhed er fastholdelse og Tilbage Til Arbejdet (TTA) et særligt indsatsområde for initiativer i 2014. Forskning kan dokumentere, at en alsidig og bred TTA indsats på virksomhedsniveau er vigtigt for at skabe en effektiv, rettidig og hensigtsmæssig indsats overfor sygemeldte. Projekt Mening og Sundhed ønsker derfor at inspirere til, hvordan det lokale arbejde med TTA-processer kan håndteres. Sagsfremstilling/bilag Projekt Mening og Sundhed vil indgå et samarbejde med Ulrik Gensby fra RUC. Gensby har forsket i, hvordan en virksomhed sætter effektivt ind i forhold til den enkelte og fællesskabet, når en medarbejder er syg og skal tilbage til arbejdet. Mening og Sundhed ønsker at indarbejde og benytte denne viden ved at skabe rammerne for en dialog i regionens MED-udvalg. Målet er, at sætte fokus på betydningen af en bred og alsidigt indsats, så man kan realisere de nødvendige initiativer på regionens arbejdspladser. Konkret skal samarbejdet udmøntes i inspirationsdag om TTA for MEDudvalgene. Vi foreslår, at der afholdes en inspirationsdag, hvor MED- Hovedudvalget inviterer Område MED-udvalgene til at deltage. Fokus skal være på en styret dialog omkring udfoldelse og anvendelse af sygefraværspolitikken i en praktisk sammenhæng med en TTA-indsats. Intentionen med inspirationsdagen er at åbne op for en fælles diskussion af ansvar, roller og redskaber på tværs af regionens arbejdspladser for at synliggøre de enkelte virksomheders muligheder for at arbejde med TTA og deres erfaringer med TTA i praksis. Inspirationsdagen påtænkes afholdt i slutningen af april. Se nærmere om indhold i vedhæftede bilag 1. bilag 1: Uddybende om inspirationsdag om Tilbagevenden Til Arbejde (TTA) Side 5 af 15
Indstilling At at Personalepolitisk underudvalg drøfter forslaget Personalepolitisk underudvalg tilslutter sig forslaget om, at projekt Mening og Sundhed afholder en inspirationsdag for Område-MED om TTA. Personalepolitisk underudvalgs behandling Indledningsvis redegjorde ledelsen for, at formålet med inspirationsdagen er at involvere MED-organisationen i tilrettelæggelsen af indsatsen i forhold til Tilbage til Arbejdet (TTA). Medarbejdersiden tilsluttede sig forslaget om at inddrage MEDorganisationen i fastlæggelsen af indsatsen i forhold til TTA. Det blev anført, at initiativer i forhold til TTA skal ske med respekt for lovgivningen på området. Ledelsen svarede, at indsatsen vil være i overensstemmelse med lovgivningen på området ligesom den vil være loyal i forhold til den holdning, som Region Sjælland udtrykker i sygefraværspolitikken ( fra fravær til nærvær ). Idet inspirationsdagen om TTA og præsentationen af undersøgelsen af langtidsfriske i Region Sjælland begge involverer repræsentanter for område- MED blev der opfordret til, at de to aktiviteter afholdes på samme dag. Side 6 af 15
Sag nr.: 4 Journalnummer: 12-002880 4. Orientering om undersøgelsen af langtidsfriske i regionen. Resumé I løbet af efteråret og vinteren 2013 gennemfører Region Sjælland i samarbejde med Cabi en undersøgelse, der skal give viden om de faktorer og forhold, der er med til at højne trivslen og fremme nærværet på regionens arbejdspladser. Resultaterne fra undersøgelsen, der udkommer i en rapport i starten af 2014, skal bruges til at iværksætte målrettede nærværsfremmende initiativer til gavn for alle medarbejdere i regionen. Sagsfremstilling/bilag Status og kommende aktiviteter i undersøgelsen: Langtidsfrisk i Region Sjælland Et grundlag for læring. Undersøgelse og analyse af nærværsfaktorer blandt langtidsfriske. Om undersøgelsen - Undersøgelsen består af tre dele: 1. Spørgeskemaundersøgelsen blandt langtidsfriske medarbejdere (med og uden ledelsesansvar) Afsluttet med svarprocent på 77 2. Spørgeskemaundersøgelsen blandt ledere med personaleansvar Afsluttet med svarprocent på 74 3. Fokusgruppeinterviews med fire forskellige grupper Afholdes den 14. og 15. januar 2014 Fokusgrupper: 1. En afdeling med højst andel af langtidsfriske 2. Ledere med personaleansvar på tværs af regionens arbejdspladser 3. Langtidsfriske medarbejdere på tværs af regionens arbejdspladser 4. TR, AMIR på tværs af regionens arbejdspladser Der deltager 8-12 personer i hvert fokusgruppeinterview. Side 7 af 15
Deltagerne til fokusgruppeinterviewet med TR og AMR er udvalgt blandt repræsentanter fra Område-MED niveau. (Da der kun er plads til max 12 deltagere er repræsentanter fra de mindre Område- MED udeladt. Til gengæld er medarbejdere fra disse virksomhedsområder/centre prioriteret i de øvrige fokusgruppeinterview) Alle deltagere er udvalgt repræsentativt ift. virksomhedsområderne/centre. Præsentation af rapport: - Rapporten præsenteres i Regionshuset den 27. februar 2014 kl. 13.30-15.30 for direktionen, koncernlederne, MED-Hovedudvalget og repræsentanter for Område-MED. Kommunikation - Der vil blive udarbejdet en plan for kommunikation af rapportens resultater dels den interne komunikation og dels overvejelse om den eksterne kommunikation. Efterfølgende sker der udvikling af aktiviteter på baggrund af undersøgelsens resultater. Indstilling At Ledelsen orienterer om status og kommende aktiviteter i undersøgelsen. Personalepolitisk underudvalgs behandling Personalepolitisk underudvalg drøftede status og kommende aktiviteter på baggrund af undersøgelsen. Supplerende orienterede ledelsen om, at spørgsmål til fokusgruppeinterviewene udvikles på baggrund af resultater i rapporten, som ønskes uddybet. Opfordringen til at sammentænke afholdelsen af inspirationsdagen om TTA og præsentationen af undersøgelsen af langtidsfriske i Region Sjælland blev gentaget (se også referatet af punkt 3). I den sagsfremstilling, der skal drøftes på møde i MED-Hovedudvalget den 29. januar 2014, vil kommunikationen af undersøgelsens resultat blive uddybet. Side 8 af 15
Sag nr.: 5 Journalnummer: 12-002880 5. Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber Resumé Sagsfremstilling/bilag Det er besluttet at anskaffe og implementere et Unified Communications værktøj i Region Sjælland. Formålet med implementeringen er at effektivisere kommunikation og møder internt i regionen samt kommunikation med eksterne samarbejdspartnere. Region Sjælland har på denne baggrund anskaffet samarbejdsværktøjet Cisco Jabber med henblik på at optimere samarbejdsprocesser og -relationer på tværs af regionen. Helt konkret giver Jabber f.eks. mulighed for at nedbringe transportiden ved at erstatte fysiske møder med møder via computeren, samt mulighed for direkte at kontakte en kollega via Jabber, når man kan se, at vedkommende er tilgængelig. Målet er at gøre det hurtigere og lettere at tale sammen direkte, når der er brug for det, og derved reducere antallet af e- mails, transporttid og lange møder. Som ved mange andre IT-systemer kræver en succesfuld implementering af Jabber, at medarbejdere i Region Sjælland tager de nye muligheder i brug, hvor det er relevant, og hvor det betaler sig i det daglige arbejde. Effektivisering af kommunikationen er en afvejning af særligt to faktorer: Kvaliteten af kommunikationen og tidsforbruget ved kommunikationen. Analyser af kommunikationen i Region Sjælland viser, at mange kommunikationsaktiviteter i forbindelse med både driftsmæssige og udviklingsmæssige opgaver kan effektiviseres betragteligt ved brug af Cisco Jabber, hvilket i sidste ende vil resultere i bedre ydelser til borgerne i Region Sjælland. I forbindelse med implementeringen af Jabber har projektet udarbejdet en vejledning for anvendelse af Jabber, som projektet ønsker, at Personalepolitisk underudvalg drøfter. Personalepolitisk underudvalgets behandling vil indgå i formuleringen af den endelige version af vejledningen. Bilag 2 Vejledning vedr. brug af Cisco Jabber Side 9 af 15
Indstilling At Personalepolitiske underudvalg drøfter vejledning vedr. brug af Cisco Jabber. Personalepolitisk underudvalgs behandling Der var følgende bemærkninger til indholdet i vejledning vedr. brug af Cisco Jabber: For mange medarbejderne i Region Sjælland vil det være vanskeligt at honorere kravet om at benytte kalender og logge sig på Jabber. Jabber vurderes først og fremmest at være et værktøj for kontorarbejdspladser i Region Sjælland. Der var betænkelighed til muligheden for at illustrere Tilgængelighed ved at sætte Jabber i rød, gul eller grøn, idet dette også vil kunne benyttes til kontrol i forhold til medarbejdernes tilgængelighed. Systemet er koblet op på kalenderen i Outlook, og der er pligt til at holde kalenderen ajourført med, hvornår medarbejderen inden for normale arbejdstider, er tilgængelig for kontakt. Jabber vil kunne supplere kalenderen i Outlook ved at kunne beskytte medarbejderen mod forstyrrelser, når systemet sættes i rødt. Også her blev det gjort gældende, at ikke alle medarbejdere anvender outlook i en udstrækning der gør det muligt, at afgøre tilgængelighed. F.eks. er vagtplansystemet det sted, hvor det kliniske personale registrerer tilstedeværelse. Det kan være en udfordring at benytte Jabber til arbejdsopgaver med fortroligt indhold. Især for medarbejdere, der arbejder i storrum. Indførelsen af Jabber ændrer ikke på nødvendigheden af, at medarbejdere må gå i enrum, hvis der arbejdes på opgaver med fortroligt indhold. Generelt må det fremgå, hvilke overvågnings-, registrerings- og kontrolfunktioner, som Jabber indeholder. Personalepolitisk underudvalg forslog en gennemskrivning af vejledningen, inden den drøftes i MED-Hovedudvalget, idet nogle af formuleringerne i vejledningen kan virke firkantede. Personalepolitisk underudvalg foreslog samtidig, at afsnittet om den lokale retningslinje for brug af Jabber udbygges, så der lægges op til lokale overvejelser om hvilke medarbejdergrupper, der hensigtsmæssigt benytter Jabber og til hvilke arbejdsopgaver. Side 10 af 15
Justeret vejledning vedr. brug af Cisco Jabber drøftes på næste møde i Personalepolitisk underudvalg. Side 11 af 15
Sag nr.: 6 Journalnummer: 12-002880 6. Implementeringen af politik om fuld tid Resumé På møde i MED-Hovedudvalget den 10. oktober 2013 orienterede ledelsen om, at Danske Regioner har vedtaget en politik om fuld tid, som implementeres fra 1. januar 2014. Sagsfremstilling/bilag Medarbejdersiden har ønsket virksomhedsområdernes implementering af politik om fuld tid drøftet. Til brug for drøftelsen vedlægges notat om politik om fuld tid. Bilag 3: Notat om politik om fuld tid Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter implementeringen af politik om fuld tid Personalepolitisk underudvalgs behandling Medarbejdersiden redegjorde indledningsvis for behovet for drøftelsen. Herunder blev det gentaget, at der for nogle medarbejderes vedkommende kan være tale om en begrænsning i muligheden for at arbejde på del tid på grund af et belastet arbejdsmiljø. Det er opfattelsen, at politik om fuld tid er kommunikeret meget kategorisk i forhold til at opslå stillinger og ansætte medarbejdere på fuld tid. Den lokale udmøntning af politik om fuld tid kan således komme til at udfordre indholdet i Region Sjællands politikker blandt andet livsfasepolitikken og sygefraværspolitikken fra fravær til nærvær. Det er endvidere en bekymring, at der vil blive ansat mindre kvalificerede medarbejdere for at imødekomme kravet om, at stillinger besættes på fuld tid. Side 12 af 15
Ledelsen bekræfter, at politik om fuld tid indebærer, at alle ledige stillinger som udgangspunkt opslås som fuldtidsstillinger, hvis der ikke er forhold, der begrunder afvigelse herfra (jfr. notatet). Ledelsen vurderede således ikke, at det er relevant at formulere, hvordan opslag på fuld tid kan undgås. Ledelsen er enig med medarbejdersiden i, at politik om fuld tid ikke tilsidesætter intentionerne i Region Sjællands personalepolitikker. Personalepolitisk underudvalg aftalte, at foretage en konkretisering af udmøntningen af politikken i forhold til Region Sjællands personalepolitikker, og det aftales at supplerende vejledning drøftes på møde i MED- Hovedudvalget den 29. november 2014. Side 13 af 15
Sag nr.: 7 Journalnummer: 12-002880 7. Gensidig orientering Møde i MED-Hovedudvalget i 2014 Planen for møder i MED-Hovedudvalget blev fremlagt på møde i MED- Hovedudvalget den 10. oktober 2013 med det forbehold, at der endnu ikke var truffet beslutning om tidspunkterne for møderne i Forretningsudvalget i juni og december 2014, hvor MED- Hovedudvalget har møde med den politiske ledelse i samme forbindelse. Mødeplanen for Forretningsudvalget er nu godkendt og indebærer ingen ændringer i den fremlagte mødeplan for MED-Hovedudvalget i 2014. Mødeplanen ser således fortsat ud som følger: Den 29. januar 2014 kl. 12.00 15.00 Den 2. april 2014 kl. 13.00-16.00 Den 23. juni 2014 kl. 13.00 16.00 - inklusiv møde med Forretningsudvalget Den 18. august 2014 kl. 13.00 16.00 Den 7. oktober 2014 kl. 13.00 16.00 Den 15. december 2014 kl. 13.00 16.00 - inklusiv møde med Forretningsudvalget Personalepolitisk underudvalgs gensidige orientering Intet yderligere under gensidig orientering. Side 14 af 15
Mandag den 1. november 2013, kl. 10.00 12.00 Mødelokale 14, Regionshuset, Alleen 15, 4180 Sorø Sag nr.: 8 Journalnummer: 12-002880 8. Eventuelt Intet under eventuelt. Side 15 af 15