Bestyrelsesmøde d. 22/10 2015 Tilstede: Friis, Fønns, Lykke, Rasmus, Carsten, Annika, Mattias Referent: Petur 1. Valg af referent til næste møde [5 min] a. Thomas 2. Opfølgning fra sidste møde [30 min] a. Rettigheder til bank [Hanne] i. Næste gang b. Plan for uddannelse [Anders] i. Plan er i gang (se status længere nede). c. Mulighed for visa [Hanne + kommentar fra Mathias] i. Hanne kigger på det. ii. Muligvis et andet system. d. Erfaringer fra andre klubber med klubmodul [Thomas] i. Thomas ikke til stede. e. Winkas muligheder [Hanne] i. Hanne ikke til stede. 3. Behandling af indkommende forslag a. Indkøb af nye sko til udlån [Mathias 10 min] i. Vi plejer at sende sko til resåling, men de er meget slidte. Der foreslås at købe nye i stedet. Vi undersøger mængderabbat. Forventer ca 300,- per par incl. moms. ii. Det bliver besluttet at vente med indkøb til næste år for at på posten på budgettet. iii. Der mangler også udstyr på instruktørvognen. Niels har lovet at få et overblik og sende forslag til indkøb til bestyrelsen. 1
iv. Vi regner med at købe til næste år. v. Vi har nogle sko stående I en pose, Annika smider de mest slidte ud og lægger resten til brug. b. Åbning af 24/7 adgang for junior holdet [Anders 5 min] i. Der findes allerede 'Barn 24/7' ii. Vi ser på at lave 'Barn+Voksen' iii. Andreas Møgelmose åbner 'automatisk' 24/7 for nye medlemmer. 4. Opfølgning på arbejdsdag [Petur 5 min] a. Det er gået godt. b. Vi har fået lavet det meste af det planlagte. c. Der viser sig at være problemer med el-installationen i den nye boulder. d. Vi finder ud af hvem har godkendt det. e. Friis kigger på det. 5. DWS regnskab [Carsten 5 min] a. Gik I nul. b. Minus på 777,- blev dækket af Aalborg Events. 6. Regnskabsstatus og plan for budget/kasserer [Hanne 20 min] a. Hanne ikke til stede. b. Vi mangler en ny kasser. c. Det er en god ide at begynde at finde en med det samme, så den nye kan sættes ind i det. d. Vi prøver at spørge rundt, og evt. spørge på Facebook også. 7. Status fra udvalg [20 min] a. Uddannelse [Anders] 2
i. Førstehjælp 1. Er arrangeret. Niels har hjulpet. 2. Første gang er I november. 3. Bliver offentliggjort snart. ii. Plan for instruktører 1. Vi uddanner en række nye instruktører. 2. I første omgang til børneholdet. Det hold er i gang. 3. Nyt hold starter snart med voksen instruktører. November/december. 4. De får sammen med I1, en 'ambassadør' uddannelse I klubben. 5. Der kommer et I2 kursus senere. 6. Nuværende instruktører bliver opgraderet til I3. iii. Skift fra S1/S2 til K1/K2/K3 1. Skift efter nytår. 2. Der er detaljer der skal på plads. iv. Udstyr til udlån 1. Sko er flyttet ud til afbenyttelse af alle. 2. Instruktørvognen er lukket af, og kun til brug under kurser. 3. Seler/bremser/sko og lignende bliver lagt frem til alle. 4. Der mangler bremser og karabiner til fri benyttelse. 5. Der mangler udstyr på vognen. 6. Niels laver en list af mangler. v. Træner 1. Vi leder I første omgang efter folk til at hjælpe med børneholdene. 3
2. Annika prøver at snakke med Silas, og indkalde til møde om nye trænere. 3. Derefter kan vi se på uddannelse af trænere. 4. Anders undersøger betaling af træneruddannelser. vi. Tutor koncept og håndtering af gæster 1. Der var et forslag til instruktørmødet om at lave en tutor uddannelse. Der forsøges først med ambassadør rollen igennem I1 2. Buddyordning til nye medlemmer? vii. Opdatering fra udvalg for nye faciliteter. 1. Carsten fra forbundet vil gerne hjælpe. 2. De holder møde på onsdag. 3. Der er positive meldinger på Street Mekka, men det er ikke sikkert endnu. viii. Kursustilmelding 1. Det er lavet om. 2. Der tilmeldes på email. Charlotte er ansvarlig. 3. En uge inden lukker tilmelding, liste sendes til instruktører. 4. Intromail sendes til kursister. b. Konkurrence [Carsten] i. Aalborg Open 1. Hvordan håndterer vi eftervirkningerne? Der skal ryddes op, og bygges nye ruter. 2. Vi kan få professionel rutebygger til at bygge og evt. undervise I bygning. 3. Hvis vi ikke får professionelle byggere, skal vi ikke pille alt ned. 4. Professionel koster 2500,- per dag. 5. Kan forbundet dække en del af rutebyggere? Carsten spørger Carsten. 4
6. Carsten er i gang med at finde folk til at hjælpe med Aalborg Open. 7. Carsten laver et infomøde. 8. Kan festudvalget hjælpe? Evt. med fest bagefter. Lykke prøver at finde ud af noget. 9. Det bliver noget roligt bagefter, fordi der er julefrokost ugen efter. Klubben giver evt kage. 10. Annika hjælper med at lave en plakat. ii. Løkken boulder udgifter 1. I forbindelse med konkurrencen er alle udgifter, som er kommet rettidigt, dækket af løkken kommune som en del af et kultursamarbejde. 2. Enkelte udgifter til mad nåede ikke at blive dækket af kommunen, disse bliver dækket af klatreklubben. c. Praktisk [Petur] i. Skift af port 1. Vi kan godt beholde porten. 2. Ellers vi vil gerne have noget der kan åbnes med vinduer. ii. Hoveddør. 1. Skift cylinder. Køb nyt. Petur hører Niels om han kan lave det. 2. Evt køb cylinder til en anden dør. [Petur] iii. Udskiftning af lys [Mathias] 1. Petur tager fat I Niels. Vi skifter dem til Aalborg Open iv. Problemer med at døren ikke åbner udefra. 1. Der skal skannes I toppen af læseren. d. Late night 5
i. Det var godt. ii. Bliver afholdt 2 gange årligt. e. Kultur sports messe i. Også success. ii. Gratis prøveklatring skal planlægges søndagen efter, det var en success. f. Skilte på vinduer i. Mangler feedback ii. Annika sender forslag ud. g. Klatrevæg udvalg i. Der er købt madras ii. Der bliver købt nye greb til Aalborg Open. iii. Der er bestilt bøger og træningsudstyr. iv. Der bliver ryddet op i bolte og evt. købt nye. h. Økonomi i. Der skal ske noget med det nye system, og nye medlemsskaber. ii. Rasmus og Thomas kigger på resourcer. Evt. andre kan hjælpe. iii. Evt. skriv til Winkas og hør om de kan dække vores krav, og få et tilbud. 8. Dato til næste møde igen [5 min] a. 14. December kl 19:00. 9. Evt. [10 min] a. Blæk til printer. [Petur] b. Hånd bog i. Annika laver et dokument til generelle regler 6
1. Vi dækker ikke transport 2. Guide bøger der ikke er godkendt på forhånd, kan blive købt af klubben. 7