Foreningen af kollegianer på Damager kollegiet. Bestyrelsesmøde. Referat Dato: Tidspunkt: Mødested: Fællesrummet

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Referat Dato: Tidspunkt: Mødested: Fællesrummet Møde indkaldt af Mødetype Mads Hauberg Ordinært bestyrelsesmøde Arrangør Referent Cæcilie Sander Tidtager Deltagere Mads Hauberg, Christian Witting, Tais Nissen, Anne Johnson, Rasmus Raundahl, Nicolai Schmidt, Cæcilie Sander Dagsorden 1. Registrering af fremmødte 2. Godkendelse af sidste mødereferat 3. Sidste nyt fra formanden, kasséren og barrepresentanten 4. Nye postkasser 5. Vurdering af tilskudsmodel til baren 6. Velkomstmøde 7. Opslå og beskrive stilling til oprydning ved storskrald 8. Koordineringsmøde med baren indhold og tidspunkt 9. Skilte om at dørene skal holdes lukkede 10. Træer i stedet for de store sten til at blokere for indkørsel af biler på græsset 11. Eventuelt 12. Næste møde og kageansvarlig 1 Registrering af fremmøde

2 Alle undtagen Henrik Bendtsen er fremmødt 2 Godkendelse af sidste mødereferat Sidste mødereferat er godkendt 3 Sidste nyt fra formanden, kasséren og barrepræssentanten Formanden 1. Varmemesteren siger at vi skal til at gøre mere ud af rengøring på gangene. Planen er at der bliver tjekket en gang i ugen og hvis det ikke er gjort ordentligt vil der blive tilkaldt professionelle til at gøre arbejdet på beboerens regning. Det vil koste kr at få gjort rent af professionelle Man kan også indføre et system hvor man får en advarsel hvis det ikke er blevet gjort ordentligt og så har man en chance for at gøre det ordentligt inden man skal betale sig fra det. Det diskuteres hvor vidt der er behov for en ny rengøringsmodel med mere kontrol Man kan også nøjes med at lave kontrol hver anden uge 2. Da der har været skade på tapetet i den blok g, stuen vestvendt fløj skal der vælges en farve til at male gangene til når også tapetet på de andre gange bliver slidt 3. Der er blevet sat en Blå Kors container op ved storskrald hvor beboerne kan smide brugt tøj i

3 4. Jens har foreslået at vi sætter små rør ned i jorden i volleyballbanen som man kan sætte pløkker ned i til opstribning af volleyballbanen. På denne måde vil volleybanen altid have faste mål og faste hjørner. Der kan bruges snor til at forbinde hjørnerne til opstribning af volleyballbanen. 5. Det er ikke muligt at jordvende volleybanen og gøre jorden mere luftig fordi jorden er forurenet 6. Jens vil finde ud af om det er muligt at sætte hylder i de store skabe i køkkenet i alle lejligheder så hylderne bliver fast inventar i lejlighederne 7. Varmemesteren er i tvivl om beboerne rent juridisk har ret til at smide klædeskabet ud som der hører til lejlighederne. Han har foreslået at man kan indføre skabe med hjul under som fast inventar I alle lejligheder i stedet for de stationære klædeskabe der er der nu. 1. Der skal gøres rent hver 14 dag i alle opgange. Vi vil høre varmemesteren om han kan acceptere at kontrollere 2 gange så man kan nå at få en advarsel før man bliver trukket for at få professionelle til at gøre rent. Der vil blive hængt en seddel op i alle gange hvor man kan krydse af om man har husket at gøre det eller ej 2. Vi har valgt at bruge den samme hvide farve som i lejlighederne til at male opgangeneda denne ikke kommer til at se for mørk eller umoderne ud Vi er i bestyrelsen positivt indstillet overfor dette forslag og vil undersøge hvordan det kan lade sig gøre Kasséren Da kasséren ikke er til stede kan vi ikke høre sidste nyt fra denne

4 Barrepræssentanten 1. Tamara er ny midlertidig formand og der bliver valgt ny formand på generalforsamlingen d. 09/ Der er lavet plan for baraktiviteter for det næste halve år som skal godkendes. Udover fredagsbar hver fredag kl (fredag d. 12. September er undtaget) er der følgende arrangementer: 19. september Velkomstbar efter velkomstmøde 25. september Fællesspisning 4. oktober Oktoberfest 9. oktober Kagebord 18. oktober Tour de Chambre 31. oktober Halloweenbar 7. november J-dag 13. november Fællesspisning 25. november Juleklip 29. november Julefrokost 11. december julebanko 31. januar Nytårsfest 3. Hvis vi i bestyrelsen skal sørge for at få printet kalenderen for baraktiviteterne, vil vi prøve at gøre det billigere end der, hvor vi plejer at få printet. Eventuelt selv printe kalendrene 4. Vi skal høre Susanne om kreaklubben bliver en realitet så det evt kan komme med på kalenderen. 5. Der skal findes en dato for koordineringsmøde 6. Baren vil gerne have at der bliver ryddet op på lageret inden 22/08 da der star værktøj overalt på gulvet. 7. Til koordineringsmødet ser baren gerne at det bliver nemmere for den ordinære beboer at få adgang til ps3 spillene 8. Arbejdsdag skal på kalenderen over aktiviteter på kollegiet Planen for baraktivieter er blevet godkendt af afdelingsbestyrelsen 3. Anne vil undersøge hvilke muligheder der er for print af kalenderen. Det koster 194kr i papir selv at printe mens det ved den forhandler vi benyttede os af før kostede omkring 700 kr. Det er ved afstemning blevet vedtaget at vi selv vil printe kalenderen i stedet for at få folk udefra til at

5 gøre det da det er billigere selv at sørge for (Afstemning: 3 for at printe selv, 1 for at få professionelle til at gøre det, 4 neutrale) 4. Kreaklubben bliver en realitet men skal ikke med på kalenderen over aktiviteter på kollegiet, da den vil blive arrangeret fra gang til gang og ikke være fast. 5. Datoen for koordineringsmødet vil blive fundet ved næste bestyrelsesmøde da der er mange aktiviteter i de to bestyrelser der skal være overstået først 6. Værktøjet på gulvet på lageret vil blive ryddet op inden 22/08 7. Hvor vidt PS3 spillene skal være lettere tilgængelige for den ordinære beboer vil blive diskuteret med barbestyrelsen på koordineringsmødet 8. Arbejdsdag kommer til at ligge søndag d. 21/ Undersøge muligheder for at få prinet aktivitetskalenderen Spørge Susanne om Kreaklub-dagene skal med på aktivitetskalenderen Anne Anne 4 Nye postkasser Postkasserne der er knyttet til bygningerne c, d, e, f, g, h, k og l vil blive flyttet ud på cykelskurerne Vi er blevet enige om en model og en farve til postkasserne 5 Vurdering af tilskudsmodel til baren Vi har indtil videre diskuteret at fremlægge følgende forslag til baren: 1. Som udgangspunkt får baren et tilskud til afholdelse af fester o.l. på kr 2. Afdelingsbestyrelsen kan regulere dette beløb fra år til år, særligt hvis der i foregående regnskabsår har været indkøb/aktiviteter der ikke har kunnet afholdes

6 3. Pengene skal bruges ansvarligt og på en måde der tilgodeser beboernes interesser 4. Tilskuddet til en enkelt fest kan ikke overstige 5000 kr 5. For hver fest skal barbestyrelsen dokumentere udgifter ved et regnskab og de brugte penge vil herefter blive udbetalt (som tidligere) 6. D. 31/6, dvs. en måned før udløb af regnskabsåret, skal alle regnskaber forelægge afdelingsbestyrelsen (så denne har mulighed for at bruge evt. resterende penge) 7. En forudsætning for tilskuddet er at baren har åbent regnskab herunder også kapitalbeholdning. Dette er en forudsætning for at både kollegiets beboere og afdelingsbestyrelsen kan vurdere rimeligheden i tilskuddet. 8. Barbestyrelsen skal acceptere at arbejde mod ikke at øge dennes kapitalbeholdning. Barbestyrelsen skal herunder fremlægge kapitalbeholdning ved indgåelse af aftale og ved fristen for forelæggelse af regnskaber. Barbestyrelsen kan vælge at anmode om færre penge i tilskud for at imødekomme dette punkt eller på anden måde balancere regnskabet. Det bliver foreslået at man hvert halve år giver tilskud til baren i stedet for en gang i året da det på den måde kan være nemmere at sørge for at hele budgettet for de 2 bestyrelser Det bliver foreslået at der kommer en bufferzone på 4000 kr hvert halve år således at hvis afdelingsbestyrelsen kommer i pengenød kan man trække på de penge der er øremærket til baren Vi fremlægger ovenstående tilskudsmodel overfor barbestyrelsen med den ene ændring: Der vil være en bufferzone på 4000 kr hvert år så hvis afdelingsbestyrelsen kommer i pengenød kan man trække på de penge der er øremærket til baren 6 - Velkomstmøde 16/09 kl vil der blive afholdt velkomstmøde Det plejer at foregå således at man hilser på hinanden, introducerer beboerne for barbestyrelsen og for afdelingsbestyrelsen, derefter en powepoint med praktiske informationer og til sidst frit spil og hygge indtil alle er taget hjem. Sådan vil det foregå igen d. 16. september

7 Snacks og forfriskninger Anne og Cæcilie Oprydning Nicolai og Henrik Lave og præsenterer powerpointpræsentation Mads Sørge for snacks og forfriskninger til velkomstmødet Oprydning efter velkomstmødet Lave og præsenterer powerpointpræsentation Anne og Cæcilie Nicolai og Henrik Mads 7 Opslå og beskrive stilling til oprydning ved storskrald I stedet for at betale professionelle til at rydde op på storskraldspladsen kan man få en beboer på kollegiet til at gøre det Det koster ca kr hver 14. dag at få professionelle til at rydde op Varmemesteren vil ansætte en beboer til at rydde op på storskrald

8 8 Koordinering med baren indhold og tidspunkt Alle de spørgsmål baren evt. kunne have til den nye tilskudsplan skal de komme med skriftligt til afdelingsbestyrelsen Til koordineringsmødet skal følgende emner diskuteres mellem de 2 bestyrelser: Arbejdsdagen - Vi ser gerne at hele barbestyrelsen kommer og hjælper til. Hvis barbestyrelsen har nogle ting de gerne vil have ordnet til arbejdsdagen skal de henvende sig til os inden arbejdsdagen da koordineringsmødet kommer til at foregå senere end arbejdsdagen PS3 Skal PS3 konsollen og spillene være lettere tilgængelige for de ordinære beboere på kollegiet Fællesskab - Hvad kan man gøre for at få flere af kollegiets beboere med i det sociale på kollegiet Tidspunktet for koordineringsmødet vil blive fastsat ved at vi foreslår et par datoer til barbestyrelsen og vi derefter bliver enige om en dato. De datoer vi vil foreslå barbestyrelsen vil vi finde til næste bestyrelsesmøde når barbestyrelsen har valgt ny formand 9 Skilte om at dørene skal holdes lukkede Vi har lavet 2 forslag til hvordan skiltene skal se ud men da vi ikke kunne nå til enighed om hvilket skilt der fungerede bedst vil vi vente lidt med at tage den endelige beslutning og evt. komme med flere forslag Vi venter med at tage den endelige beslutning om hvordan skiltene til dørene skal se ud.

9 10 Træer i stedet for de store sten til at blokere for indkørsel af biler på græsset Der er store sten ved kanten af græsset der forhindrer folk i at køre op på græsset. Dog overvejer vi at plante træer til at erstatte stenene da det vil se pænere ud. Nicolai foreslår at man kan plante træer for hver anden sten og derved sikre adgang for større maskiner der kan komme for at vedligeholde kollegiets faciliteter. Et argument mod at plante træer kan være at det vil afskærme kollegiet og dele det op i mindre dele men dette problem bliver løst hvis der kun kommer træer for hver anden sten Rasmus foreslår at man kan plante træer ud mod hovedvejen udenfor kollegiet ved c, d, e og f-blokken. Dette vil også kunne blokere for lyd idet der er meget støj fra Viby Ringvej. Man kan også have træer ud mod vejen ved m og n blokken for at afskærne kollegiet fra vejen der Varmemesteren må komme med forslag til hvilke typer af træer man kan plante og herefter vil vi i afdelingsbestyrelsen tage stilling til og beslutte hvilken type træ der skal plantes. Vi vil plante træer i stedet for hver anden sten på kollegiets grund for at undgå at folk kører ind på kollegiets græsarealer, for at skabe pænere omgivelser på kollegiet, for at skabe mere skygge og natur på kollegiet og for stadig at kunne tillade større maskiner at komme ind på græsarealerne. Vi vil foreslå varmemesteren at der også kan blive plantet træer ud mod Viby Ringvej ved c, d, e og f bygningen og ved n og m bygningen for at skabe mere ro på kollegiet. Gøre udsigten for beboerne skønnere og for at afskærme kollegiet en smule mere fra omverdenen. Varmemesteren må komme med forslag til hvilke typer af træer man kan plante og herefter vil vi i afdelingsbestyrelsen tage stilling til og beslutte hvilken type træ der skal plantes.

10 11 - Eventuelt 1. Cyklerne med tape på i a-blokkens cykelskur er ikke blevet fjernet 2. Til velkomstfesten d. 22/08 vil vi købe sodavand i føtex eller fakta i stedet for at købe dem af baren da det er dyrere at købe af baren 3. Det bliver foreslået at vi invisterer i et beerpong bord eller selv laver en plade man kan putte ovenpå et bord. Dette kan laves meget billigt selv til arbejdsdag og vi er positivt stemt overfor det 4. Baren vil gerne have nogle nye højtalere da kvaliteten på de højtalere der er nu ikke er i top 5. Det bliver foreslået at det bliver muligt at slutte sin telefon eller pc til barens anlæg med minijackstik. Lige nu er det kun muligt at få afspillet sin egen musik med USB-stik. 6. Det bliver foreslået at man laver en manual til hvordan man bruger PS3 en og projektoren i fællesrummet så de beboere der ikke ved det stadig kan benytte faciliteterne uden at skulle have hjælp fra andre. 7. Sætte HDMI-kabel i forstærkeren da det er et problem at folk selv roder med kablerne bag elektronikskabet. 8. Bør man lave begrænsning for hvad der må komme op på facebook-forummet? Det kan være kritisk hvis folk slår for meget irellevant stof op på væggen. 1. Vi vil sørge for at de cykler i a-blokkens skur der stadig har tape på vil blive fjernet da de har stået over en måned. 2. Henrik og Nicolai vil sørge for at købe sodavand inden velkomstfesten 3. Vi vil til arbejdsdagen selv fremstille en beerpong plade til at lægge ovenpå bordene i baren så man kan spille der. 4. Vi vil høre barbestyrelsen om hvad der er sket med de gode højtalere de havde engang inden vi vil overveje om vi skal købe nye højtalere til baren 5. Christian vil finde ud af om det er muligt at slutte et mini-jackstik til anlægget i baren 6. Christian vil lave en manual til hvordan man bruger PS3 en og projektoren. 7. Der er blevet købt et HDMI-kabel til fællesrummet. Det skal blot sluttes til 8. Vi vil prøve at formulere en formaning/regelsæt til vores facebookside der skal forebygge at folk slår irellevante opslag op på væggen Undersøge om det er muligt at tilslutte minijackstik til barens anlæg Lave manual til hvordan man bruger PS3 en og resten af udstyret i fællesrummet Christian Christian

11 12 Næste møde og kageansvarlig Næste møde er d. 15/ Kageansvarlig er Henrik