Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 5. oktober 2017 klokken 19:00 på beboerkontoret Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. Beslutning: På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Til stede: CA, IMD, PK, AP, CRS, SBS, SK (kun under pkt. 6), MKP (kun under pkt. 6) Afbud fra: SK (bortset fra under pkt. 6), KDP, NBG, ACP, MKP (bortset fra under pkt. 6) Gæster: Torben (inspektøren), Phillip og to beboere Referat 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: CA. Referent: SBS. 2. Godkendelse af dagsorden Der rykkes lidt rundt på rækkefølgen i forhold til nogle af punkterne. Punkt 14 tages før punkt 7, så Torben (inspektøren) kan være med. Punkt 15 opretholdes, selvom ACP ikke er her. Henvendelsen vedr. beboerkontoret skal ikke være et lukket punkt. 3. Godkendelse af referat fra AB-mødet d. 7. september 2017 Godkendt. 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Revisor nyt siden sidst? Har kontorudvalget snakket med Den Våde Hønes regnskabsfører? Intet nyt. b. Tilbud på fræsning af haverne der skulle følges op på dette. Noget nyt? Det billigste tilbud er blevet valgt. Haveudvalget er i gang med at få styr på det. c. De blå mænds arbejde (overarbejde mm.) har nogen fået snakket med inspektøren (Torben) om det? Torben informerer om, at de blå mænd ikke har overarbejde. I forhold til Side 1 af 8
spørgsmålet om, hvorvidt de blå mænd bliver udlånt til andre kollegier meddelte Torben, at Tonny er blevet udlånt en enkelt gang. Dette er kun sket, fordi AUB selv har taget Tonny fra et andet sted, hvor de nu har fået en ny inspektør. Denne inspektør skulle på ferie, og de havde derfor brug for hjælp. Derfor valgte de helt ekstraordinært at hjælpe det er ikke noget de normalt gør. Torben informerede herudover om, at folk bare skal henvende sig til ham, hvis de har spørgsmål vedrørende de blå mænds arbejde der er ingen hemmeligheder, så spørg endelig. d. Nyt medlem til KNIU har AB fået indsendt en annonce til Fiset vedr. det? Annoncen er kommet i Fiset. e. Informationstavler Phillip står for denne opgave. Noget nyt siden sidst? Phillip har indsamlet info vedrørende nogle Samsung-tavler. Der er mulighed for, at vi kan købe dem over en 3-5 årig periode, eller at vi kan lease dem. Prisen er ca. 30.000-50.000 pr. tavle, afhængigt af, om det er til indendørs eller udendørs brug. AB beder Phillip om at få nogle konkrete tilbud på nogle forskellige løsninger, så vil AB tage en beslutning, når de har noget at sammenligne med. Der må meget gerne indhentes et tilbud med touchskærm også. f. Hvem lægger AUBs referater på hjemmesiden? CA vil gerne sørge for, at de referater, der er lavet indtil nu, bliver lagt op på hjemmesiden. Men vi skal finde ud af, hvem der gør det fremover. Enighed i AB om, at det er formandens ansvar. Formanden har dog muligheden for at uddelegere opgaven til en anden. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Torben har fået en sur mail fra en, der mener, at han har fået en for sen 3- Side 2 af 8
månedersvarsel i forhold til renoveringen herude. Det er korrekt, at den er kommet ca. en måned for sent. Men det har været muligt at se de pågældende informationer på hjemmesiden i meget lang tid. Derudover er det blot en ekstra service, at vi giver 3-månedersvarsler. Informationen om, at der skal ske byggeri i området er blevet varslet og meldt ud længe før. Torben har desuden været til møde med kommunen i dag. Kommunen vil gerne have, at de lukkede gange bliver gjort åbne. Derudover bliver der snart uddelt nogle papirer med informationer om, at der snart sættes gang i genetableringen af haverne. Vi regner med, at det bliver delt ud i løbet af næste uge. b. AUB Der har lige været afholdt repræsentantskabsmøde. Her blev der bl.a. snakket om de lukkede gange og åbne gange. Derudover blev det endeligt fastlagt, at AP er næstformand og CA er menigt medlem. c. Kassereren/Kontorudvalget Kontorudvalget har fået ansat en ny servicemedarbejder på beboerkontoret, Nanna. Hun kan snart begynde at arbejde selvstændigt. Der er fortsat problemer med at få adgang til banken. Det går lidt sløvt, men der arbejdes på det. PK melder sig til kontorudvalget, og er valgt. CA tager sig af betalingen af regningen fra motionsgruppen. d. Renoveringen Phillip melder, at der gang i at få sat de nye fibre op. Der har været lidt problemer med MT Højgaard grundet en metalskinne, som vi ikke kan få lov til at fjerne. Derudover har der lige været lidt ferie, men arbejdet skulle nu Side 3 af 8
fortsætte. Generelt er vi foran i forhold til tidsplanen. Torben melder, at det hele forløber rigtig godt, og at der ikke er de store problemer længere. Der er fortsat enkelte som ikke har ryddet ordentligt op, men ellers er der ikke noget. Desværre er der én, som har fået stjålet nogle småpenge fra sin lejlighed, men det kan være hvem/hvad som helst. e. Udvalg NBG er trådt ud af alle udvalg. 6. Post og meddelelser Orientering/Beslutning Siden sidste AB-møde har vi modtaget følgende henvendelser, som der skal svares på: Phillip har henvendt sig med spørgsmål om, hvorfor der var lukket på beboerkontoret uden yderligere information. Hvorfor var der ingen skiltning eller begrundelse for lukningen? Kontorudvalget havde åbenbart internt misforstået, hvem det var, der skulle sørge for det. Kontorudvalget er godt klar over, at det ikke er et særlig godt signal at sende til beboerne, og de vil forsøge at undgå dette til en anden gang. Lukket punkt Lukket punkt 7. Næstkommende fællesmøde Orientering Næste fællesmøde er den 19. oktober 2017. De forskellige arbejdsopgaver skalfordeles. CRS sørger for beboerkort. CA er ordstyrer. Sodavand og chips er der allerede fra sidste møde. Alle skal komme og hjælpe med at stille borde op, gerne en halv time før. IMD kommer først kl. 19.00. 8. Evaluering efter hvert fællesmøde Beslutning Til sidste AB-møde blev det foreslået, at AB fremover samles efter fællesmøderne for at evaluere det afholdte møde. Det blev tillige foreslået, at der skal træffes en beslutning i AB om, at evalueringen fremover skal være fast praksis efter hvert fællesmøde. Side 4 af 8
Afstemning: Enstemmigt vedtaget. 9. Mad til generalforsamlingen mm. Orientering/Beslutning Maden (og andre ting?) til den kommende GF i november skal planlægges. Hvis folk har specielle ønsker, skal de sørge for at meddele det. Det vil blive informeret ud i indkaldelsen, at folk skal meddele dette senest d. 3. november. Det foreslås, at der bestilles de samme sandwich, som der var til sidste repræsentantskabsmøde. Der skal købes ind til ca. 75 mennesker. 10. Økonomi i 2018 til ansøgning ved GF (AP) Orientering/Beslutning Alle grupperne (herunder AB) skal ansøge om penge til generalforsamlingen. På sidste møde blev det aftalt, at folk skulle tænke over det til mødet i dag. Nu skal der tages en endelig beslutning om, hvilke beløb AB vil søge om. Beløbene fra sidste år blev gennemgået, og det blev oplyst, hvor mange penge der indtil videre er blevet brugt. Der var enighed i AB om, at der søges om nogenlunde samme beløb som sidst, dog fjernes beløbet til vedligeholdelse af kortprinteren. 11. Lukket punkt Orientering 12. Lukket punkt Debat/Beslutning 13. Hvem, hvordan og hvorledes omkring lukkede punkter (AP) Orientering/Debat Selve pointen med punktet er, at blive enige om nogle retningslinjer for, hvilke punkter der skal være lukkede, og hvem der bestemmer dette. Hovedreglen er, at vedkommende der sender punktet ind samtidig skal meddele, om punktet skal være lukket eller åbent. På selve mødet kan AB under godkendelsen af dagsordenen ændrer punkter fra lukkede til åbne og omvendt, såfremt der skulle være behov for dette. Dette kan ligeledes gøres ved godkendelse af referat fra det tidligere møde. 14. Hvem skal dække manglerne efter renoveringen? Debat/Beslutning Til AB-mødet d. 3. august blev det ønsket, at dette punkt skulle sættes på (flyttet fra sidste møde den 7. september). Der blev bl.a. spurgt ind til, om der skal sættes en jurist på sagen i forhold til manglerne i MT Højgaards arbejde? Torben (inspektøren) meddeler, at der er sat penge af til at administrationen kan dække de mangler, der måtte opstå efter MT Højgaards arbejde. Administrationens Side 5 af 8
egen maler kommer efter håndværkerne og ordner det sidste, man skal bare sende bud efter ham. Såfremt MT Højgaards håndværkere selv skulle udbedre disse mangler, ville det blive meget dyrere. Hvis folk oplever, at der ikke sker noget, selvom de har henvendt sig, så skal folk ikke tøve med at henvende sig igen. 15. Diskussion af proceduren ved mistillidsvotum (ACP) Debat/Beslutning På Den Våde Høne har der tidligere været episoder, hvor der er blevet stillet mistillidsvotum, selvom vedkommende ikke har været til stede. Formålet med dette punkt er at lave en fast procedure til mistillidsvotum for fremtiden. Folk blev på sidste møde bedt om at tænke over det til mødet i dag. Til selve mødet: Som det er nu, kan alle stille mistillidsvotum ved fællesmøder og generalforsamlinger, og således få stemt et bestyrelsesmedlem ud, selvom det ikke er fremgået af mødeindkaldelsen/dagsordenen. Fremover bør det dog altid være meldt ud som et punkt på dagsordenen. I den mellemliggende periode kan folk tage fat på AB, hvis der er noget, som der skal reageres hurtigt på. Derfor bør det også stå i vedtægterne, at AB skal sørge for at afholde et møde inden for nærmeste fremtid eller lignende, såfremt der meldes mistillidsvotum til AB. Afstemning: Enstemmigt vedtaget, at mistillidsvotum fremover skal på som punkter på dagsordenen. 16. Registrering af husdyr (KNIU) Debat/Beslutning En stor del af Morbærhavens beboere har ikke registreret deres husdyr, og vi har i KNIU diskuteret, om det rent faktisk er nødvendigt? Som det er lige nu, så har man faktisk flere fordele ved ikke at registrere sit kræ, frem for at man skal troppe op med vaccinationsattest m.m. Derfor spørger KNIU, om dette er nødvendigt? Er det relevant? Til selve mødet: Problemet er, at folk der ikke registrerer deres dyr blot kan sige, at det er en hund de passer. Vi har ikke nogen mulighed for at håndhæve reglerne overfor vedkommende i sådanne tilfælde. Der er dog en stor risiko for, at ingen vil vaccinere deres dyr eller registrere dem, hvis vi fjerner reglerne herom. Dette vil resultere i, at mange katte og hunde vil blive syge Side 6 af 8
herude. Det foreslås, at vi kunne beholde reglerne men samtidig indfører en form for stikprøvekontrol. Det foreslås, at der fremover skal være en fast artikel i Det Sædvanlige Fis, hvor der står, at folk skal huske at registrere deres dyr. Desuden kunne AB sørger for at uddele en løs seddel med de samme informationer. AB kunne fx lave en arbejdsdag med fokus på dette. Det foreslås, at AB laver en registrer dit dyr kampagne, og sørger for at dele nogle sedler ud i den forbindelse. Det kunne fx også være en idé, at give en belønning til dem der vaccinere deres dyr. Uanset hvad, bør beboerne i hvert fald informeres om, hvorfor det er vigtigt at vaccinere sit dyr, samt at det kan føre til udsmidning, hvis man ikke gør det. Om et år skal der så laves et opfølgningspunkt, hvor der bliver fulgt op på, hvordan denne kampagne har virket. Til næste AB-møde, skal der fremlægges noget i forhold til kampagnen. 17. Lukket punkt Orientering/Beslutning 18. Lukket punkt Orientering/Beslutning 19. Bagatelgrænsen (fra mødet d. 2. februar) Orientering/Beslutning På AB-mødet den 2. februar 2017 blev det besluttet, at budgettet i 2018 skulle afsætte penge til AB, til udbetaling af småbeløb til beboerne fra FM-puljen (bagatelgrænsen). Det gik i glemmebogen og er ikke kommet med på budgettet i 2018. Til selve mødet: Meningen med bagatelgrænsen er, at AB kan give penge til en gruppe mellem fællesmøderne, såfremt beløbet ligger under bagatelgrænsen. Det er dog utroligt vigtigt, at AB foretager en konkret vurdering hver gang. AB kan sagtens afvise ansøgningen om penge, hvorefter gruppen må ansøge om pengene til det næstkommende fællesmøde. Det er desuden vigtigt, at der er en grænse, så folk ved, at der skal søges til FM, såfremt beløbet overstiger den fastsatte grænse. Det foreslås, at maksbeløbet som AB kan dele ud hvert år er 2x SKAT s bagatelgrænse. Til hvert møde kan der ansøges om et beløb på op til 10% af SKAT s bagatelgrænse. Der var enighed i AB om denne fremgangsmåde. Side 7 af 8
20. Nyt fra afdelingsbestyrelsen i Det Sædvanlige Fis Orientering Hvad skal der skrives om i Fiset? Deadline for at indsende til fiset er d. 31. oktober, og vi afholder ikke flere møder inden da. Der skal stå noget om følgende: AB mangler to medlemmer + en kasserer. Den kommende generalforsamling + mad. Der startes snart på fræsning af haverne. AB starter snart en kampagne om vigtigheden af kæledyrsregistrering. Mulig åbning af de lukkede gange. CA sørger for at skrive det, og sende det ind til Fiset. 21. Næste møde Næste møde er den 2. november 2017 klokken 19:00. Deadline for punkter til mødet er 26. oktober 2017. 22. Eventuelt Intet. 23. Evaluering Fint møde. Side 8 af 8