Emne Bestyrelsesmøde Dato: 13. juli 2015 kl. 17:30 21.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Henrik Østerbye (HØ) Jesper Wedersøe (JW) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Michael Thorvaldsson (MT) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: JW og MØ Referent: MB Næste møder: Mandag den 10. august kl. 17.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen P-plads Golfbiler Vision/Mission Vedtægter 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) GIC Status 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Bane- og husudvalg Flagning Betalingsautomat i cafeen til kreditkort Tilbud på greenfee og smørrebrød. Ovn Café match lørdag den 29.08 Økonomi Udestående efter eftersyn Banepleje Redningskranse Pasning af blomsterne 8. Markedsføringsudvalg Opfølgning på Golfens Dag Fællestræning Annoncer Svenske og norske golfklubber 9. Sponsorudvalg Company Day Ny sponsor 10. IT udvalg Problemer med telefoner og internet 11. Sportsudvalg Åben DGU Klub Camp Landsdelsfinale i Short Game Regionsgolf 12. Klubberne i klubben Bridgeklub 13. Administration Fleksmedlemmer og betaling af greenfee Feriehjælp til kontoret Status på medlemmer pr. 08.07.2015: 14. Eventuelt 15. Næste møde 1. Sidste referat 2. Eventuelt Side 1
Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet MØ har sendt opfølgning på likviditet til banken. Regnskabet blev forelagt bestyrelsen og vi er desværre lidt bagefter på både greenfee og på kontingentsiden. Bestyrelsen opfordrer alle til at spare på udgifterne resten af året. 4. Bestyrelsen P-plads Brug af parkering ved mandskabs- og klubhuset er blevet rejst på debatten. De to parkeringspladser bliver desværre flittigt brugt af både udvalgsmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer uden mødeaktivitet og andre som åbenbart mener reglerne ikke gælder for dem. Det er problematisk at reglerne ikke bliver overholdt, idet vi risikerer at indkørslerne lukkes permanent. Alle skal benytte den ordinære parkeringsplads i forbindelse med golfspil, og det pointeres igen at af- og pålæsning ikke må tage over 3 minutter, og vanskeligt kan kombineres med indtagelse af mad/drikke i cafeen! Golfbiler Der er konstateret uregelmæssigt brug af klubbens golfbiler. Ingen, selv ikke bestyrelse/udvalgsformænd/medlemmer, har lov til at benytte vores golfbiler uden forudgående reservation via kontoret. Vision/Mission Der er afholdt opstartsmøde med DGUs konsulent Robert Enroth for implementering af visionen/missionen i Skovbo Golfklub. Bestyrelsen skal afholde møde med Robert Enroth for implementering af vision/mission. MT indkalder og der er mødepligt. Vedtægter Der afholdes ekstraordinær generalforsamling onsdag, d. 22. juli 2015 samt onsdag den 05. august, begge dage kl. 19.00 i Skovbo Golfklub. Bestyrelsen oplyser, at en revidering af vedtægterne er fuldstændig udramatisk, men at opfordringen på sidste generalforsamling om at få kigget de eksisterende vedtægter igennem førte til DGU s forslag om et sæt nye og tidsvarende vedtægter. De eksisterende vedtægters opløsningsbestemmelse om anvendelsen af et overskud ved klubbens opløsning kan være i strid med SKAT s regler, og uanset det kan virke ligegyldigt i den givne økonomiske situation, mener Side 2
bestyrelsen, at det er rettidig omhu at indkalde til ekstraordinær generalforsamling for at få bragt tingene i orden hurtigst muligt. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC) GIC Status Status på ny undersøgelse fra maj, samt løbende tilbagemeldinger fra gæsterne. MH formidler data videre til relevante personer for at få kommunikeret de gode historier. Bestyrelsen finder, at det er vigtigt at kommunikere, at vi generelt har bedre vurderinger end vores konkurrenter, at at mange medlemmer og gæster er rigtig godt tilfredse. I fremtiden vil tilbagemelding fra GiC have et fast punkt i nyhedsbrevene. 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Bane- og husudvalg Flagning Medlemmer har henvendt sig til personalet og påpeger manglende flagning på mærkedage, eksempelvis da Søren Kjeldsen vandt Irish Open på Royal County Down, eller på helligdage. I det sidste medlemsreferat efterlyste vi frivillige til at varetage opgaven. Der er desværre ingen frivillige der har meldt sig. HØ vil henvende sig til begynderklubben, for at høre om der var nogen der, der ville påtage sig opgaven med at tage flaget ned mandag aften. Hvis der stadigvæk ingen frivillige melder sig, vil vi tolke det som at flagningen ikke har så stor betydning for medlemmerne alligevel. Betalingsautomat i cafeen til kreditkort Cafeen har indkøbt en betalingsautomat, så udenlandske gæster kan betale med deres kreditkort. Tilbud på greenfee og smørrebrød. Klubben ønsker at tilbyde gæster en samlet pakke af greenfee og smørrebrød. HØ tager endnu en snak med cafeen. Ovn Cafeen har ønsket sig en ny ovn. Vi har modtaget et tilbud og Jan har sagt god for ovnen. Ovnen er nu bestilt og bliver leveret snarest muligt. Café match lørdag den 29.08 Sidste år blev det vedtaget, at Jette & Jan sammen med turneringsudvalget besluttede hvortil overskuddet fra turneringen skulle gå til. Sidste år gik det til juniorerne. I år går overskuet fra matchen til indkøb af køkkenudstyr til cafeen. Økonomi Side 3
Jan & Jette meddeler, at de er ca. 25% bagud på indtægterne, hvilket ikke er tilfredsstillende for cafeen, selvom de har fået tre måneders fri forpagtning. De mener, at det er grundet en sløj sæson sammenholdt med at klubben ikke har fået så mange fuldtidsmedlemmer, som har fået gavekort. HØ har endnu ikke set noget regnskab. Udestående efter eftersyn Jan & Jette har haft besøg af Fødevarestyrelsen, som påpegede nogle fejl og mangler. Jan afklarer udestående og tilkalder om nødvendigt eksperter. Banepleje Set i lyset af den seneste debat, udarbejder udvalget en klippeplan som bliver offentliggjort på hjemmesiden. Udvalget har bestilt ny rating af banen hos DGU. Klipning af roughen er bestilt hos en lokal bonde. Det tager ca. en uges tid for klipning og opsamling. Klipningen vil blive foretaget i juli måned. Redningskranse TRYG fonden har sponseret 7 redningskranse. Der er nu opsat kranse ved alle søerne. Pasning af blomsterne Der er desværre ingen frivillige der har meldt sig endnu. Vi efterlyser stadigvæk frivillige til at varetage opgaven, da vi synes at terrassen og vores indgangsparti også er vores ansigt udadtil. Interesserede kan stadigvæk henvende sig til HØ. 8. Markedsføringsudvalg Opfølgning på Golfens Dag MT sender invitationen ud til de alle der besøgte os på Golfens Dag og tilbyder en golfrunde på par-3 banen. Fællestræning Bestyrelsen ønsker at genoptage sidste års forsøg med fællestræning. For at deltage i fællestræningen forudsætter det, at du ikke modtager træning i forvejen. Vi er desværre lige i ferieperioden, hvorfor vi skriver ud om tilbuddet ultimo august. Vi har samlet op på de erfaringer vi fik fra sidste års forsøg, og vi kan løfte sløret for, at træningslektionerne vil blive oprettet i Golfbox, der vil være maksimum deltagelse pr. medlem og hvis medlemmet ikke møder op vil de blive faktureret er rimeligt udeblivelsesgebyr. Annoncer Vi har haft vores Greenfee kampagne i diverse medier. Derudover vil vi rekruttere efter nye medlemmer i medierne fra sep. til dec. Side 4
Klubben tilbyder alle Fleksmedlemmer rabat på greenfee fra 20/7 og resten af juli måned, så priser er: kr. 250,- hverdage/weekend. Svenske og norske golfklubber Vi har fået en henvendelse fra nogle svenske og norske golfklubber med henblik på et fremtidigt greenfee samarbejde. MT undersøger nærmere hvad samarbejdet indeholder og punktet tages op på næste møde. 9. Sponsorudvalg Company Day Vi har følgende Company Day: 21.08 Nicobelli 27.08 HM Rustfri Design (par-3 banen) og 18.09 Jyske Bank. Det er dog lidt problematisk at der bliver afholdt Company Day fredagen op til klubmesterskaberne. FS var ikke opmærksom på at dette ikke var en mulighed. HØ kontakter greenkeeperne for at få planlagt klipningen, så banen står optimalt til klubmesterskaberne. Ny sponsor Sponsorudvalget har modtaget et sponsorat fra Dagbladet Køge fonden. For at vi kunne få 50 nye stole, forhandlede udvalget sig frem til en sponsoraftale med Havemøbel Shoppen. De flotte nye stole står på terrassen. Der er flere nye sponsorer i pipelinen. 10. IT udvalg Problemer med telefoner og internet Vi har desværre haft en del udfald på både telefoner og internettet, hvor telefonerne har meldt optaget og der har ikke kunnet ringes ind eller ud. TDC har gravet op ved Ejby Skolen og fundet fejl på kablerne. Det er desværre ikke lige til at løse, så der vil nok gå ca. 1 måned før problemet er løst. 11. Sportsudvalg Åben DGU Klub Camp Afviklet i uge 27 med 16 deltagere (fra Skovbo, Ishøj, Holbæk, Skjoldenæsholm, Harekær og Midtsjælland) og med stor succes. Ungdomsudvalget overvejer at lave en Camp-Reunion i efteråret for deltagerne, så relationerne holdes. Ungdomsudvalget har modtaget et sponsorat fra Mads Johansen på kr. 3000,- og fra herreklubben på kr. 1000,-. Pengene går til ungdommens sommer camp. Side 5
Ungdomsudvalget har desuden større aktivitet i ranglisteturneringer end tidligere, og havde lidt uvant succes for en U14-debutant i Søllerød Junior Cup Nu kender de så også til Skovbo GK i Søllerød. Landsdelsfinale i Short Game Fredag den 07. august står ungdommen som arrangør for landsdelsfinalen i Short Game. På nuværende tidspunkt fører Skovbo Golfklub igen i år i DGU s Order of Merit. Regionsgolf JW har aftalt med Marinus at der afholdes møde (i starten af september) med holdkaptajner for 2015 samt evt. interesserede i 2016. Samler op på erfaringerne for 2015, og som noget nyt meldes der først hold til når der er spillere nok til at repræsentere holdene. Bemærk, at sidste frist for tilmelding af hold er 1. december. 12. Klubberne i klubben Bridgeklub FS orienterede om, at 22 indtil videre har meldt sig som interesserede i opstart af en bridgeklub. Betalingsfristen er 01.08. Bridgeklubben opstartes ved minimum 16 betalende. 13. Administration Fleksmedlemmer og betaling af greenfee Nogle af vores egne medlemmer har luftet deres utilfredshed med greenfee priserne for klubbens fleksmedlemmer. Medlemmerne synes ikke det er rimeligt, at gæster (fuldtidsmedlemmer), kan spille til billigere greenfee end klubbens egne fleksmedlemmer. Det skal i øvrigt lige præciseres, at fleksmedlemmer fra andre klubber også skal betale fuld greenfee. Bestyrelsens ønsker ikke at give rabat og fordele til fleksmedlemmer der i forvejen betaler mindre i kontingent. Vi har så god en bane, og hvis vi tilbyder samme rabat/fordele til fleksmedlemmer, hvad skal så være incitament til at forblive fuldtidsmedlem? DGU s princip for fleks er, at målgruppen er de, der spiller op til 10 gange pr. sæson, og som ikke får udbytte af et normalt fuldtidskontingent, samt at der ikke gives rabatter til fleksmedlemmer. Vi skal gøre opmærksom på, at Skovbo Golfklub er en forening, men er samtidig også en forretning som skal kunne løbe rundt uden tilskud, som normalt gives til idrætsforeninger. Når det så er sagt, så vil vi tilbyde Fleksmedlemmer og medlemmer af udenlandske golfklubber, at de i perioden fra mandag, d. 20. juli til og med søndag, d. 2. august kan spille i Skovbo Golfklub til kr. 250. Normalpris for dem er kr. 300 på hverdage og kr. 400 i weekender. Prisen er gældende alle dage, ved spil hele dagen. Tilbuddet sættes på hjemmesiden og der sendes en mail ud til klubbens fleksmedlemmer. Klubbens Side 6
pensionistmedlemmer kan i samme periode spille bag-9 for kr. 125,-. Golfbox betragter udenlandske spillere (specielt de svenske) som fleksmedlemmer. Bestyrelsen besluttede, at fleksmedlemmer både fra Skovbo og fra andre klubber + medlemmer af udenlandske klubber er meget velkomne i Skovbo Golfklub, men de skal altid betale FULD greenfee. (Dog bortset fra ovennævnte tilbud i juli måned 15) Feriehjælp til kontoret I forbindelse med feriesæsonen, holder kontoret lukket torsdag den 23.07, 30.07 og 06.08. Torsdag den 20 og fredag den 21.08, tager Erik Kaaber og Karin Christiansen en frisk arbejdsdag på kontoret. Der vil blive besvaret telefoner og der vil være hjælp med greenfee betalingerne. Om torsdagen er det seniordag og det er aftalt med seniorklubben, at Sydsjællands Golfklubs torsdagsveteraner har fået lov til at spille i seniorens fortrinsret. De kommer ca. 20 spillere. Fredag er banen lukket frem til 12.30 da der er sponsor arrangement, så det burde give nogle stille dage på kontoret. Status på medlemmer pr. 08.07.2015: År 2015 Medlemsstatus Antal Antal pr. juli mdr. jan. til juni mdr. 1 18 Fuldtidsmedlemmer 53 52 19-27 Fuldtidsmedlemmer 14 15 28 99 Fuldtidsmedlemmer 601 606 65 + Pensionistmedlemmer 50 52 Hverdagsmedlemmer 6 6 Fleksmedlemmer 162 153 Aktive i alt 886 884 Passive medlemmer 26 26 Prøvemedlemmer 27 29 Senior + medlemmer 1 1 I alt - ikke DGU medlemmer 54 56 Trods det, at vi udsendte en mail i november til medlemmerne om at de skulle huske at melde sig ud, har vi i år måttet ekskludere 8 medlemmer. 14. Eventuelt 15. Næste møde Mandag den 10. august kl. 17.30 afbud MB og HØ, referent HRL. Side 7