Tilmeldingsformularen Følgende felter er obligatoriske: Fornavn(e), Efternavn, Adresse, Postnr., By. Ved tilmelding som ægtefællemedlem skal ægtefælles medlemsnr. også angives. Ved tilmelding til sejlerskole kræves medlemskab af klubben. Hvis man allerede er medlem, er det kun nødvendigt at oplyse sit medlemsnr. Kendes medlemsnummeret ikke af systemet, er det ikke muligt at tilmelde sig, før de obligatoriske felter er udfyldte.
Administrationen af nye medlemmer fungerer som tidligere, hvor der dagligt rundsendes en e-mail med en liste over nye tilmeldinger. I medlemskartoteket under fanebladet: Noter (se ovenstående fig.) ses hvilke kategorier, der er valgt ved indmeldelsen, proponenter, samt evt. kommentarer. Ved tilmelding til sejlerskolen af KDY medlemmer, sendes umiddelbart ved tilmeldingen en e-mail til clb@kdy.dk.
Tidsregistrering, Kørselsregistrering For at oprettet en registrering kræver det, at man er oprettet i databasen med sine stamdata, bank-informationer samt skatteoplysninger. Oprettelsen kan foretages af personen selv, og kræver ikke logon. Når man er oprettet, har man et selvvalgt kodeord, som man ved fremtidige registreringer anvender, og hermed undgår genindtastning af stamdata. Hvis man har glemt sit kodeord, er der mulighed for at få det tilsendt i en e-mail. Alle personer i databasen skal have registreret en ansvarlig person, som skal godkende deres registrering før den automatisk videresendes til regnskab. Det er muligt at registrere uden at der er angivet en ansvarlig person, men det skal så efterfølgende tilføjes for at registreringen videresendes til regnskab. Det er muligt for personer, som er logget ind i KDY (minimum redaktør-rettigheder), at foretage registreringer for andre personer. Fra registreringssiden har man oversigter over alle egne registreringer, samt opsumering af time/km. Der er mulighed for se hvilke registreringer, som mangler godkendelse, samt slette registreringer. Administrering af registreringer Under administration findes i midterspalten ovenstående menupunkter, som vedrørerer adminstration af registreringer. Nedestående forklares de enkelte punkter.
Rødt punkt nr. 1 Her er alle personer registreret med alle stamdata, bank- og skatteoplysninger. Som tidligere nævnt, kan personer oprette sig selv i databasen, men de kan ikke angive den ansvarlige person, det skal efterfølgende påføres af en administrativ person. Hvis der er personer, som mangler, at få påført en ansvarlig person angives det med rødt umiddelbart efter menu-punktet. I ovenstående eksempel er der 1 person, som mangler. Det er vigtigt hurtigt at få påført ansvarlige personer, da der ellers vil forekomme registreringer, som mangler ansvarlige personer. Rødt punkt nr. 2 Her er en liste over alle tidsregistreringer. Der er mulighed for at rette i og slette registreringer. Hvis der er en registrering, som mangler, at få påført en ansvarlig person angives det med rødt umiddelbart efter menu-punktet. Tallet i parentes angiver antallet af registreringer, som mangler ansvarlig person. Under dette punkt er det muligt at udskrive en rapport over tidsregistreringer i en bestemt periode. Rødt punkt nr. 3 Her er en liste over alle kørselsregistreringer. Der er mulighed for at rette i og slette registreringer. Hvis der er en registrering, som mangler, at få påført en ansvarlig person angives det med rødt umiddelbart efter menu-punktet. Tallet i parentes angiver antallet af registreringer, som mangler ansvarlig person. Under dette punkt er det muligt at udskrive en rapport over kørselsregistreringer i en bestemt periode. Rødt punkt nr. 4 & 6 I disse punkter er en liste over alle de registreringer, som mangler godkendelser. Det er muligt at godkende og slette registreringer.
Rødt punkt nr. 5 &7 I disse punkter er en liste over alle de registreringer, som du mangler at godkende. Det er muligt at godkende og slette registreringer.