Kontrakt Skanderborg Kommune 2015
2
Kontrakt for Skanderborg Festivalklubs lån af en afgrænset del af Dyrehaven til afholdelse af en årlig festival omkring den 1. og 2. weekend i august. 3 Skanderborg den 24/6-2015
Kontraktparter Denne kontrakt indgås mellem Skanderborg Festivalklub og Skander borg Kommune. Søbadet Søbadet skal være tilgængeligt for offentligheden året rundt, bort set fra en periode på maks. 2,5 uge i og omkring festivalens afholdelse. Varighed Kontrakten er gældende for perioden 2016-2026. Skanderborg Festivalklub sikrer etablering af et offentligt tilgængeligt er statningsbad i den periode, hvor Søbadet ikke er tilgængeligt for offentligheden. Formål Formålet med kontrakten er dels at sikre, at Smukfest kan afholdes i en afgrænset del af Dyrehaven i den kommende 10-års periode, dels at fastlægge vilkårene for lånet af arealet. Tidsfrister Skanderborg Festivalklub kan anvende den del af Dyrehaven, der fremgår af kortbilaget, i en periode på 6 uger til forberedelse af festivalen. Dog kan der i den 7. uge inden festivalafviklingen, køres materiel til omladepladserne. Nedtagning af materiel skal være afsluttet senest 14 dage efter festivalen er afholdt. Afgrænsning af festival-området Området på det tilhørende kortbilag nr. 1, viser hvilket område Skanderborg Festival Klub låner af Skanderborg Kommune til afholdelsen af en årlig festival i en afgrænset del af Dyrehaven. 4 De detaljerede vilkår for Skanderborg Festival Klubs lån af arealer er beskrevet i vedlagte»aftale mellem Skanderborg Festival Klub og Skanderborg kommune om festivalens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål«inden for festivalområdet er der igangsat en skovforyngelse i 2011. Inden 2022 skal 29.000 m2 skovforynges. Dette er Festivalklubben blevet kompenseret for med et tilsvarende areal, der blev taget i brug i 2011. Hvilke områder der skal skovforynges i de enkelte år fastlægges i en overordnet foryngelsesplan, der udarbejdes i 2015 og som justeres på årlige møder mellem Skanderborg Kommune og Skanderborg Festivalklub. Disse områder vil ikke kunne anvendes til festivalformål. Generelle vilkår Festivalens deltagerantal (betalende og ikke-betalende deltagere, inklusiv frivillige hjælpere) må i kontraktperioden ikke overstige 55.000 deltagere pr. dag. Skanderborg Kommune giver tilladelse til, at festivalområdet er lukket for ikke-festivaldeltagere i maksimalt 15 dage, dog 2,5 uge fsva. Søbadet. Information Skanderborg Festivalklub informerer på skilte opsat ved ad gangsvejene til festivalområdet om offentlighedens adgang og begrænsninger i adgang til skoven i perioden før, under og efter festivalens afholdelse. Skanderborg Festivalklub informerer i god tid inden festivalens afholdelse Skanderborgs borgere om, hvilke aktiviteter der vil foregå i forbindelse med festivalens afholdelse, herunder beliggenheden af camping- og parkeringsarealer, og hvilke konsekvenser aktiviteterne vil have i form af adgangsbegrænsninger mv. Herudover informerer Skanderborg Festivalklub generelt festivalens naboer og indgår i dialog med naboerne om mulig afhjælpning af gener fra festivalen. Ansvar Det er festivalklubbens ansvar at stadeholdere, frivillige hjælpere, leverandører m. fl. er gjort bekendt med gældende regler for færdsel i Dyrehaven. Udbedring af eventuelle skader som følge af Festivalklubbens brug af Dyrehaven foretages for Festivalklubbens regning. På festivalområdet kan der afholdes festivalaktiviteter. Scener og andre synlige installationer, der bruges under festivalen, skal fjernes efter afholdelsen af festivalen. Enkeltinstallationer, som transformatorstationer skal indpasses i terræn og bevoksninger.
Kommunal myndigheds- og opgavevaretagelse Som en del af samarbejdet giver Skanderborg Festivalklub adgangsmulighed for kommunalt ansatte, der før, under og efter festivalens afvikling har behov for at gennemføre praktiske opga ver og/eller udøvelse af myndighed og tilsyn i.f.t. gældende lov givning. Adgangsmuligheden gives eksempelvis indenfor områ derne Brand & Redning, Vej & Park, forsyningsområderne el, vand, varme samt affald og planlægning, og aftales mellem Festivalklubben og det enkelte funktionsområde. Evalueringsmøder Skanderborg kommune indbyder årligt, ultimo august, til admi nistrativt evalueringsmøde mellem Skanderborg Kommune og Skanderborg Festivalklub,hvor forløbet af den netop overståede festival og eventuelle ændringer til det kommende års Smukfest drøftes. Resultatet af mødet offentliggøres på kommunens hjem meside. Desuden arrangeres årligt evalueringsmøde mellem medlemmer af Byrådet og medlemmer af bestyrelsen for Skanderborg Festivalklub. Indhentning af tilladelser til afholdelse af festivalen Festivalklubben fremsender senest l. april en ansøgning om lån af festivalarealet til Skanderborg Kommune. An søgningen skal ledsages af en tidsplan for igangsætningen og afslutningen at de enkelte aktiviteter, herunder forberedende akti viteter i skoven, aktiviteter omkring Søbadet og etablering af cam ping- og parkeringsarealer - se vedlagte»aftale mellem Skander borg Festivalklub og Skanderborg Kommune om festivalens lån og brug af et areal i Dyrehaven til festivalformål«. Beskyttelse af træer, installationer og inventar Skanderborg Festivalklub forpligter sig til at beskytte Dyrehavens træer, installationer og inventar mod skader under festivalens forberedelse, afholdelse og nedtagning. Udgifter til udbedring af eventuelle skader afholdes af Skanderborg Festival Klub. Opsigelse Denne kontrakt kan opsiges af begge parter med et års varsel med virkning fra den l. september. 5 For Skanderborg Festivalklub Dato / 2015 For Skanderborg Kommune Dato / 2015 Claus Visbye formand Jørgen Gaarde borgmester Peter Ib Hansen beredskabs- og logistikkoordinator Lisbeth Binderup kommunaldirektør
NOTER 6
7
8 H ELH EDSP L AN FOR DYR EHAVEN 2010