Emne Bestyrelsesmøde Dato: 17. september 2018 kl. 16:30 21:00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Ruth Langlouis (RL) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Lehnert (FL) Flemming Skovlund (FS) Jesper Ulriksen (JU) Malene Kjærsgaard (MAK) Majbritt Brændeholm (MB) Referent: MB Fraværende: Næste møde: Mandag den 22. okt. kl. 16.30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter 4. Bestyrelsen Træning med vores pro Søren Telling. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel og etiketteudvalg De nye golfregler 2019. 7. Handicapudvalg 8. Baneudvalg Maskinpark Ny baneguide 9. Frivilligt udvalg Frivillige Tilskud fra Køge Kommune om markedsføring af Kommunen. 14. IT udvalg 15. Sportsudvalg Eliteformand 16. Begynderudvalget Breddeudvalget Begynderudvalget 17. Klubberne i klubben 18. Administration Skaf et medlem Status på medlemmer 30.04.2018: 19. Eventuelt 20. Næste møde: 10. Husudvalg 11. Udvalg for gæste- og baneservice Gæste- og baneservice 12. Markedsføringsudvalget Greenfee & medlemstyper 13. Sponsorudvalget Opsigelse af sponsorat Sponsormatch Nye sponsorer Indbetaling fra Spar Nord Tilskud fra Køge Kommune Landsbypulje Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: I sidste referat oplyste vi, at bestyrelsen havde modtaget en henvendelse fra KiGI om forlængelse af bopælsforhold i campingvogn ved greenkeeper gården. Dette er ikke mere aktuelt og KiGi er flyttet og campingvognen er fjernet. 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af økonomi Regnskabet blev gennemgået og vi må desværre konstatere at vi mangler noget på indtægtssiden, men vi klarer det på besparelser og forventer et tilfredsstillende driftsresultat svarende til budget. Likviditeten er fortsat presset men ikke katastrofal og vi trækker det samme på vores kassekredit som sidste år. Likviditeten overvåges nøje af MH. Bestyrelsen opfordrer alle vores medlemmer til at skaffe nye medlemmer til klubben, da det erfaringsmæssigt har vist sig, at det er den vej vi får vores medlemmer. 4. Bestyrelsen Træning med vores pro Søren Telling. Søren fik ved starten af 2018 øget sit timetal fra 420 til ialt 485. Disse timer blev fordelt på: Juniorerne (aldersrelateret, torsdagstræning, puslingetræning og vintertræning) ialt 185 timer. Eliten (sommertræning, vintertræning + spil) ialt 160 timer. Klubtræning (trin 1 og trin 2 + fuldtidsmedl. ) ialt 140 timer. Bestyrelsen undersøger om timerne er fordelt hensigtsmæssigt og om der er nok medlemmer der benytter sig af klubtræningen og om dagene/tiderne er lagt på de rigtige dage. Det er tiltænkt, at de timer der ikke bliver benyttet optimalt skal optimeres og evt. fordeles til andre områder og aktiviteter eksempelvis til Tag et golfkørekort på en weekend eller til træning af skolehold. FL & MK evaluerer timerne sammen med Søren og forelægger det for den øvrige bestyrelse. Sørens tildelte timer skal evalueres og fastlægges i november/december måned for 2019. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Side 2
6. Regel og etiketteudvalg De nye golfregler 2019. Tiden nærmer sig, hvor de nye golfregler træder i kraft i 2019. Formand for Regel- og etiketteudvalget Henrik Molter og formand for Baneudvalget udarbejder en tidsplan for indførelse af de nye regler i klubben inklusiv de ændringer der skal foretages på banen. Tidsplanen forelægges bestyrelsen inden 01.11.2018, og en orientering til vores medlemmer forventes ske i februar/marts 2019. 7. Handicapudvalg 8. Baneudvalg Maskinpark I øjeblikket tærer vi på vores maskinpark som ofte er ramt af nedbrud, så der bliver skruet og repareret en del på vores materiel. Ny baneguide Vores baneguide trænger til et nyt layout. Baneudvalget undersøger priser og vender tilbage med et oplæg. JU har fået bevilliget et budget over 3 år på kr. 50.000, men måske en sponsor vil sponsere nye baneguide. Bestyrelsen blev enige om, at vi både skal have en elektronisk baneguide og en på papir. 9. Frivilligt udvalg Frivillige Det fungerer rigtig godt med de nye frivillige, som mødes hver onsdag. Udvalget varetager de forskellige opgaver omkring klubhus og på banen. 10. Husudvalg 11. Udvalg for gæste- og baneservice Gæste- og baneservice Flemming forsøger at få besat de sidste weekender i september og oktober måned, men det er desværre de samme medlemmer der trækkes på hver sæson. Udvalget har hårdt brug for flere frivillige og interesserede kan henvende sig til Flemming L. Imens undersøger bestyrelsen om klubben har økonomi til at betale sig fra at få besat gæste- og baneservice i weekend/helligdage. 12. Markedsføringsudvalget Side 3
Greenfee & medlemstyper Har vi de rigtige medlemskategorier i klubben og har vi den rigtige prisstruktur på vores greenfee priser? FS forslår der nedsættes en arbejdsgruppe der skal undersøge forholdene. 13. Sponsorudvalget Opsigelse af sponsorat Ret&Råd har opsagt deres sponsorat 31.12.2018. Vi takker Ret&Råd for godt samarbejde gennem rigtig mange år. Sponsormatch I september måned blev der afholdt den årlige sponsormatch med mange deltagere. En sponsor fik ordet og opfordrede sponsorerne til at tænke i de baner at et sponsorat er for at støtte klubben og ikke så meget for at få en modydelse igen. Nye sponsorer Sponsorudvalget har flere nye sponsorer i pipelinen, som vi kan glæde os til kommer til næste sæson. Indbetaling fra Spar Nord Klubben har modtaget kr. 25.000 fra Spar Nord fonden. Pengene er øremærket til terrasseprojektet. Bestyrelsen arbejder på at etablere et udvalg der kan varetage opgaven som projektleder på terrasseprojektet. Bestyrelsen oplyser, at der på nuværende tidspunktet er kommet ca. kr. 60.000 ind til terrasseprojektet. Pengene er kommet fra ovennævnte Spar Nord Fonden, fra oprydningen på Roskilde Festival og fra frivillig indbetaling fra medlemmerne. Tilskud fra Køge Kommune Landsbypulje Vi kan nu søge om tilskud til projekter fra Køge Kommunes landsbypulje Det kan fx være til: Forskønnelse af gadekær, fællesarealer, legepladser, forsamlingshuse og lignende. Etablering af bålfaciliteter, legeplads, shelters, sportsfaciliteter m.v. Indkøb af fælles legeredskaber, kanoer, klatreudstyr m.v. Kulturelle og sociale arrangementer, fx foredrag, koncerter, teater, udstillinger Der er ikke fastsat særlige projektkriterier på forhånd. Klima- og Planudvalget vil tage konkret stilling til hver enkelt ansøgning. Landsbypuljens formål er at støtte projekter og aktiviteter, der kan fremme realiseringen af Køge Kommunes landdistriktspolitik primært i kommunens afgrænsede landsbyer. På nuværende tidspunkt er der kr. 166.000 tilbage i landsbypuljen. Puljen skal søges inden 10. oktober og støtten er gældende fra 01. juli Side 4
2019 og et år frem. Alle ansøgninger forelægges til godkendelse af udvælgelse i Klima- og Planudvalget på mødet den 06. december 2018 Det blev vedtaget, at det er sportsudvalget der udarbejder ansøgningen og at kontoret fremsende ansøgningen. RL sender informationen til Christian Andersen for udarbejdelse af ansøgningen og MK skal kontaktes for udarbejdelse af et oplæg til evt. beplantning af vores p-plads ved klubhuset. Tilskud fra Køge Kommune om markedsføring af Kommunen. Foreninger kan søge om tilskud, når de i idrætsmæssige henseender er med til at brande Kommunen. Ansøgning sendes inden 1. maj 2019. Sportsudvalget med Christian Andersen varetager denne opgave. Man skal især angive de fine sportsresultater, som Skovbo Golfklub hjemtager. RL har videresendt en information fra Køge Kommune til Christian Andersen. 14. IT udvalg 15. Sportsudvalg Eliteformand Lasse Jensen stopper som formand for eliten ved årets udgang. Bestyrelsen takker Lasse for et godt samarbejde. Til næste sæson mangler der derfor en formand for eliten, og er du interesseret bedes du henvende dig til JU. Opgaven kan fint deles mellem flere medlemmer. 16. Begynderudvalget Breddeudvalget Bestyrelsen har besluttet at breddeudvalget nedlægges for nuværende, idet at alle medlemmerne ikke ønsker at fortsættes til næste år. Bestyrelsen takker udvalget for samarbejdet. Begynderudvalget Da formanden for begynderudvalget ikke ønsker at fortsætte som frivillig til næste sæson og flere medlemmer også stopper, er der nedsat et nyt begynderudvalg med følgende medlemmer: Formand Per Dreibøl og udvalgsmedlemmer Susanne Reiff, Frank Bjørnholt, Johnny Hermansen og Claus Engkebølle. Bestyrelsen glæder sig til samarbejdet og takker formanden Søren Schwartzkopf og øvrige udvalgsmedlemmer for samarbejdet. FL er kontaktperson og hjælper med at få det nye udvalg godt i gang. En repræsentant fra DGU vil være behjælpelig med at organisere begynderudvalget og der er iværksat et møde, der finder sted den 15. oktober i klubben. Side 5
17. Klubberne i klubben 18. Administration Skaf et medlem Skaffer du et nyt medlem får du et gavekort på kr. 800. Når vi får nye medlemmer, som ikke er anbefalet af et af vores medlemmer, tilfalder gavekortet det nye medlem. Læs mere på vores hjemmeside. Side 6
Status på medlemmer 30.04.2018: År 2016 Medlems status 1 18 Fuldtidsmedlemmer 19-27 Fuldtids medlemmer 28 Fuldtidsmedlemmer 99 65 + Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Trin 1 medlemmer Trin 2 medlemmer Fleksmedlemmer nov. 01.01 2018 jan/feb. april ultimo april primo juni medio august medio sep. 53 32 39 36 38 42 42 44 23 15 17 18 18 18 19 20 549 472 483 493 497 500 502 507 40 39 41 41 41 41 42 42 14 9 9 9 9 9 9 9 41 8 9 20 23 31 37 38 22 24 24 24 24 27 26 132 62 62 60 60 60 59 59 Aktive i alt 852 659 684 701 710 725 737 745 Passive medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer 22 19 19 19 19 19 19 19 22 19 19 19 19 19 19 19 19. Eventuelt 20. Næste møde: Mandag den 22.10.2018 kl. 16.30 Side 7