Indhold Notifikation om der er et vedhæftet dokument på ansøgningen... 2 Ved oprettelse af forlængelse tages der højde for arbejdsfridage godkendt i bevillingen... 3 Voksenlærling ansøgning kan stadigvæk forhåndsgodkendes selvom der er uploadet dokumenter... 4 Besked hvis der laves virksomhedssupport i flere faner på samme tid... 5 Ændret styling af underskriftmuligheder for medarbejderrepræsentant... 6 Der vælges automatisk team når en bruger sættes ansvarlig på en sag... 7 Visning af korrekte måneder i forholdstabellen... 7 1
1 Notifikation om der er et vedhæftet dokument på ansøgningen Med den nye Vedhæft dokument til ansøgning funktion (beskrevet i versionsnoten pr. 6. september), er det nu muligt at se om der er tilføjet dokumenter til en ansøgning og derudover antallet af dokumenter, som er vedhæftet. Så snart der er tilføjet et dokument vil det fremgå med en rød notifikation anmærkning på Vedhæft et dokument - funktionaliteten. Antallet af dokumenter vedhæftet vil fremgå i notifikationen. Ved tryk på knappen vises en liste af alle de dokumenter, som er uploadet. Bemærk at det ikke er muligt at slette dokumenter efter en ansøgning er blevet godkendt. Ligeledes kan virksomheden ikke slette de dokumenter som jobcenteret har uploadet til sagen. Jobcenteret har dog mulighed for at slette dokumenter, som er blevet uploadet af virksomheden. På den måde fremgår det tydeligt hvis en sag har et tilføjet dokument. Funktionaliteten er ens for den virksomhedsrettede del og jobcentermodulet. 2
2 Ved oprettelse af forlængelse tages der højde for arbejdsfridage godkendt i bevillingen Ved oprettelse af en forlængelse tager systemet automatisk højde for de arbejdsfrie dage, der er sat på bevillingen. Såfremt der er tale om arbejdsfrie dage noteret i bevillingen, indregnes disse automatisk i perioden, så forlængelsen må være antallet af angivet arbejdsfrie dage længere. Bemærk at de angivne fridage i bevillingen allerede er indregnet i den samlede periode, og at bevillingens mulige slutdato allerede tager højde for de angivne fridage. Det er stadigvæk muligt manuelt at angive antallet af arbejdsfrie dage på forlængelsen. Vælges dette, vil VITAS informere om antallet af allerede registrerede feriedage i bevillingen. 3
3 Voksenlærling ansøgning kan stadigvæk forhåndsgodkendes selvom der er uploadet dokumenter Det er muligt for sagsbehandleren at forhåndsgodkende et voksenlærlinge forløb, selvom der er registreret et dokument på ansøgningen. Såfremt der er registreret et dokument på ansøgningen vil forhåndsgodkendelses-funktionaliteten blive bibeholdt. På den måde kan sagsbehandleren vælge at blot forhåndsgodkende, hvis de uploadede filer, der ikke opfylder kravene til en korrekt udfyldt uddannelsesplan, i stedet for at måtte afvise ansøgningen. I forbindelse med at der er åbnet op for at man kan forhåndsgodkende en ansøgningen, selvom der er uploadet et dokument, er de tre handlemuligheder blevet samlet nederst på ansøgningen, så man kan vælge mellem at forhåndsgodkende, godkende og afvise ansøgningen. Såfremt ansøgningen ikke har nogle dokumenter uploadet, vil det ikke være muligt at forhåndsgodkende og fanen med forhåndsgodkendelse vil derfor ikke blive vist på ansøgningen. 4
4 Besked hvis der laves virksomhedssupport i flere faner på samme tid Brugerne af VITAS vil fremover opleve at man ikke kan starte en ny virksomhedssupport, hvis man allerede har en virksomhedssupport i gang i en anden fane. Systemet giver nu en advarsel, såfremt man forsøger at åbne en ny virksomhedssupport, hvis man allerede har en igangværende åben i en anden fane, der fortæller brugeren at den eksisterende virksomhedssupport skal afsluttes, før en ny kan påbegyndes. På den måde undgår brugeren at få en uventet fejlbesked under supporten, men vil i stedet fra start få blokeret tilladelsen til at påbegynde en ny support, mens man har en igangværende åben. Det er endvidere vigtigt at understrege, at bruger ikke kan arbejde i jobcentermodulet, dvs. hoppe i mellem listerne eller godkende en sag, så længe virksomhedssupporten er åben i samme browser. Hvis man arbejder i jobcentermodulet samtidig med at virksomhedssupporten er åben, vil man opleve at siderne fejler, hvorefter man er tvunget til at lukke browseren ned og slette al VITAS-historik. 5
5 Ændret styling af underskriftmuligheder for medarbejderrepræsentant Når en ansøgning sendes til høring hos medarbejderrepræsentanten vil medarbejderrepræsentanten fremover opleve at alle muligheder for at underskrive høringen findes helt nederst på siden i hver deres knap. Der er tale om med Pen, med NemID og via Fil upload. Såfremt der trykkes på en af knapperne åbnes muligheden for underskrift med den valgte underskriftsmetode. Ved valg af Pen, åbnes dialogvindue, hvor medarbejderrepræsentanten kan sætte sin underskrift. Ved valg af NemID, skal medarbejderen bruge sit NemID til at underskrive. Vælges Upload fil, vil muligheden for at uploade fil blive vist på skærmen. Der vises desuden vejledende tekst til underskrift over de tre knapper. 6
6 Der vælges automatisk team når en bruger sættes ansvarlig på en sag Såfremt man sætter en bruger ansvarlig på en sag, vil brugerens pågældende team automatisk blive tilknyttet ansøgningen. Såfremt brugeren ikke har et team, sættes der intet team på. Hvis et team er valgt vil det kun være de brugere, som er tilknyttet det valgte team, der vises på listen over mulige brugere. 7 Visning af korrekte måneder i forholdstabellen I forbindelse med angivelse af forholdstal (kun relevant for løntilskud og virksomhedspraktik) vil systemet nu automatisk tilrette måneder, såfremt en ansøgningskladde forløber over en periode, hvor de seneste tre måneder ændrer sig i forhold til tidspunktet for udfyldelse af kladden. Dette betyder også at de indtastede oplysninger automatisk vil blive slettet, så det er nødvendigt at angive disse på ny. På den måde vil det altid være de sidste tre måneder brugeren bliver præsenteret for ved udfyldelse af en ansøgning. 7