Document id: Version 05 Title: Guideline - kontor Author: LSP Approved by: HB Date: 04-04-2019 Guideline - kontor Formål Fælles standarder. Denne guideline henvender sig til alle medarbejdere på kontoret, Ribovej 7, Ringkøbing. Alle er ansvarlige for, at der er ryddeligt på kontoret. Hovedpunkter Overtøj Overtøj hænges bag døren i kopirum. Stumtjener er forbeholdt til gæster. Private ejendele Private ejendele skal være i skabet. Låsning af PC HUSK at låse PC når du forlader din arbejdsplads til frokost, skal ud på lageret, køkkenet, toiletbesøg m.m. Ved arbejdstid ophør Skrivebord skal ryddes hver dag. Arbejdsmobil og PC låses inde i skabet (hvis muligt). Vinduer og terrassedøre skal lukkes. Radio og evt. arkitektlamper og stearinlys slukkes. Sidste mand / kvinde tjekker, at alle døre er lukket inkl. døre ind til mødelokaler og at loftslyset slukkes. Til info har alle døre indgangskontrol undtagen døre indtil mødelokalerne. Køkkenregler Man rydder op efter sig selv. Krus, glas og service skal sættes i opvaskemaskinen. Tømning af opvaskemaskine (piccolo / fælles opgave). Rengøring af kaffemaskine (piccolo) Private madvarer Skriv navn på medbragte madvarer. Skuffe med label privat bruges til opbevaring. 1
Mødelokale Mødeholder rydder op efter sig selv efter endt møde. HUSK at tørre bord af, sætte stole på plads og sluk lyset. Makulering Personfølsomme data må ikke smides i skraldespanden. Det skal arkiveres i de grønne makuleringscontainere. En er placeret i lokalet ved siden af HB s kontor (forbeholdt Finans). Den anden står på lageret. Info omkring gæster Send en fælles e-mail rundt, hvori der informeres om, hvem der kommer på besøg og tidspunkt og alle er informeret. Printere Guide til opsætning af printere findes på følgende link: Z:\05 IT (HB)\Printer MP C3003 (stor), arkivrum SP4510 DN, (forbeholdt Finans, lokale ved siden af HB s kontor) Som standard, opsæt printer(e) til at printe sort / hvid. Procedure: Tryk på Window icon nederst til venstre på værktøjslinje og tast printer Vælg printer (markeret med gult) Vælg Administrer 2
Vælg: Printeregenskaber Vælg: Faneblad Generelt Indstillinger OK 3
Vælg: Faneblad Detalj. Indstillinger Vælg: Farve/sort-hvid Anvend OK Booking af mødelokale Procedure Beskrevet i vedhæftede link. Det er vigtigt at udføre pkt. 9, som beskrevet i anvendelsesguiden, så man sikre, at andre ikke allerede har reserveret lokalet. https://support.office.com/da-dk/article/lokale-og-udstyrspostkasser-9f518a6d-1e2c-4d44-93f3- e19013a1552b#id0eabaaa=anvendelse Når I opretter et møde, så kan I under den global adresseliste finde alle 4 lokaler. 4
Skærme Vi har fået en ny skærm i mødelokale 2 samt fået monteret begge skærme på et transportabelt tv stander, så vi kan flytte dem efter behov. Skærmene hører som udgangspunkt til i mødelokale 1 og 2. Vi har desuden fået monteret Microsofts Wireless Display adapter i begge skærme, så de kan tilgås trådløs fra vores pc er. Dette gøres ved at; gå til indstillinger => system => Projicer til denne pc => ændre til tilgængelig alle steder og kun første gang som vist forneden. Derefter vælges skærm menuen under indstillinger, hvorefter i vælger opret forbindelse til trådløs skærm. Så vil enheden fremkomme i søge feltet. Vælg herefter enheden og den tilsluttes automatisk. Efterfølgende skal i blot tænde tv-skærmen, trykke på handling centeret og vælge opret forbindelse og derefter vælge MSDisplayAdapter_13 eller MSDisplayAdapter_FE. 5
Bestilling af forplejning (gæster) Udfyld bestillingsliste. Master findes på følgende sti: Z:\01 Administration (BDI)\Canteen\Dinas Køkken Husk at tage en kopi af masteren og gem dokumentet i samme folder som viste eksempel. Eks.: HB, 13.08.2018 (forplejningsdato). Bestillingen sendes på e-mail til: dinaskokken@gmail.com senest 2 dage før mødet skal afholdes. Snak med Dina, hvis det ikke kan nås. Postnord forsendelser Breve ind- og udland SKAL afleveres på posthuset. (leveringstiden for breve lagt i postkassen forlænges typisk med op til 3 dage) Admin. gruppen vil sørge for at poste breve, som skal sendes med Postnord. Postbakke mærket Postnord, vil som udgangspunkt stå på reolen hos ANI / LSP. Breve til udlandet, Færøerne og Grønland HUSK at påføre et blåt klistermærke Prioritaire. Mappe med prisoversigt, frimærker, klistermærker mrk. prioritaire samt brevvægt findes i kopirum, hvor den store kopimaskine står. Mappe + vægt står i reol ved siden af den lille kopimaskine. Tømning af postkasse Vento s postkasse tømmes af Finans. Modtagelse af mindre pakker, Ribovej 7 Mindre pakker skal leveres direkte på kontoret ved døren forenden af den lange gang. Døren er låst op ind til kontoret i åbningstiden. DHL - Afhentning af pakker / kuverter, Odinsvej 6, port 22 På lageret til venstre for porten står en reol, hvor én af hylderne er mærket DHL. Pakker, kuverter m.m., der skal sendes med kurer, afleveres i reol / gulv. Afhentningstidspunkt Mandag Torsdag: 12.00-15.00 Fredag: 12.00-13.30 6
Modtagelse af pakker (følgesedler) Procedure Varer ankommet til lageret. Følgesedlen tages af forsendelsen, udfyldes med dato og initialer og ligges i postbakken mrk. FØLGESEDLER på Prebens skrivebord på lageret. Preben har oprettet en mappe, hvori han løbende arkivere diverse følgesedler fra leverandører. Dette indføres for at gøre det mere overskueligt og alle kan se, om bestilte leverance er ankommet. Rengøring Der vil som hovedregel blive gjort rent: søndag og tirsdag ellers mandag / onsdag. Tirsdag eller onsdag tømmes skraldespande. Rengøring af toiletter er 3 dage om ugen mandag og onsdag eftermiddag / aften og i weekenden. 7