Referat af ordinært bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Hørsholm Gårdhuse den 30. maj 2013 Til stede: Afbud: Dagsorden: Jens Chr. Sørensen Formand Niels Chr. B. Nyborg Kasserer og næstformand Niels Matthiesen Web-redaktør, kabel-tv Torry Lindstrøm Grønne områder Jimmy Jensen Sekretær 1. Godkendelse af dagsorden 2. Status på opkrævningen af kontingent 2013 3. Økonomiopfølgning på budgettet 4. Forløbet af forårets havedag 5. Status på bøgehækkeprojektet 6. Kommende grønne opgaver 7. Sandkassen ved fællesarealets pileskov 8. Lille bålplads på fællesarealet bag nr. 154 9. Hullerne i vejene 10. Gennemførelsen af undersøgelse på kabeltv-området 11. Gennemførelsen af projekt Nabohjælp 12. Gennemførelsen af de generelle vilkår for solcelleanlæg 13. Gennemførelsen af projekt hvide gavle 14. Henvendelser vedr. plankeværk i nr. 13 15. Velkomstbrev til nye ejere 16. Foreningens hjemmeside og web-mail 17. Eventuelt Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ad. 2. Status på opkrævningen af kontingent 2013 Status for indbetaling af kontingent pr. den 30. maj 2013 lyder, at 83 huse har indbetalt rettidigt. 7 huse er fortsat i restance. Den normale rykkerprocedure iværksættes følgende inklusiv opkrævning af rykkergebyr.
Ad. 3. Økonomiopfølgning på budgettet Kasseren meddelte, at resultatopgørelsen pr. 30. maj 2013 viser, at økonomien er som budgetteret. Ad. 4. Forløbet af forårets havedag Afviklingen af forårets havedag var billigere end budgetteret, hvilket skyldes, at særligt afhentningen af affald kostede mindre end forventet. Grundejerforeningen har endvidere reduceret omkostningerne ved selv at foretage vedligeholdelsen af området ved fællesarealerne ved legepladsen. Havedagen forløb godt til trods for en lidt mindre deltagertilslutning end normalt. Ad. 5. Status på bøgehækkeprojektet Flere af de nyplantede bøgeplanter i hækken ud mod Højmosen er fortsat ikke kommet sig og skal derfor udskiftes. Bestyrelsen sikrer, at der indkøbes og plantes et tilsvarende antal i november. Ad. 6. Kommende grønne opgaver Bestyrelsen drøftede en række mulige kommende opgaver i relation til vedligeholdelse af de grønne områder. Herunder eventuel beplantning af bøgehæk langs Kokkedalsvej, professionel trimning af kirsebærtræerne med henblik på almindelige vedligeholdelse og forlængelse af træernes levetid, samt beskæring af platantræerne på hjørnet ved øvre stikvej. Ovennævnte mulige projekter afventer bl.a. et overslag fra gartneren. Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra nr. 124 vedrørende mulig etablering af ens hæk ved række 12. Bestyrelsen er enig i, at det vil være godt at få skabt en ensartet klipning af hækkene, og at højden kommer til at fremstå mere "strømlinet". I den forbindelse må det overvejes at øge den nuværende højde på visse dele af hækken. Der vil blive udarbejdet et forslag hertil i samråd med vores gartner. Dette forslag vil blive sendt til høring hos alle 7 grundejere i række 12. Bestyrelsen regner med at kunne tage stilling til den fremtidige klipning inden sommerferien. Med hensyn til en løsningsmodel vedrørende en fuldstændig nyplantning af hækken, jf. forslaget på generalforsamlingen i 2007, så mener bestyrelsen, at et sådan projekt er for ressourcekrævende i forhold til andre vedligeholdelsesbehov i bebyggelsen.
Generelt ønskes en ensartethed i udseende og type af hække på de enkelte veje i bebyggelsen. Bestyrelsen ser derfor positivt på at, at der sikres en ens beplantning for så vidt angår hækkene. Ad. 7. Sandkassen ved fællesarealets pileskov Sandkassen er blevet repareret af bestyrelsen. Det må dog forventes, at sandkassen skal udskiftes i løbet af et par år. Ad. 8. Lille bålplads på fællesarealet bag nr. 154 Bestyrelsen har modtaget en henvendelse vedrørende etablering af en lille bålplads på fællesarealet bag nr. 154. Naboerne til nr. 154 er positive over for forslaget. Bestyrelsen siger følgende god for forslaget. Det er dog en forudsætning, at der kun anvendes grillkål og anvendeligt brænde. Bålpladsen skal desuden etableres som en jernskål eller tilsvarende. Endelig skal alle i grundejerforeningen kunne anvende bålpladsen. Ad. 9. Hullerne i vejene Som beskrevet på hjemmesiden, kan alle borgere i kommunen henvende sig til Borgerservice vedrørende udbedring af huller i vejen. Kommunen har allerede udbedret de værste huller på øvre stamvej. Bestyrelsen opfordrer fortsat til, at man henvender sig Borgerservice, hvis der er huller i vejen. Følgende link kan anvendes: <http://www.horsholm.dk/borgerservice/veje-gronne-omraader/giv-os-et-tip-paakort> Ad. 10. Gennemførelsen af undersøgelse på kabeltv-området Bestyrelsen har bl.a. rettet henvendelse til YouSee med henblik på alternative løsninger til den nuværende kabel-tv ordningen. YouSee anbefaler, at grundejerforeningen overgår fra sløjeanlæg til stikledninger. Bestyrelsen har planlagt møde med YouSee med henblik på at høre nærmere om YouSee s løsningsmodeller.
Ad. 11. Gennemførelsen af projekt Nabohjælp Der er opsæt to skilte ved indgangen til de to stikveje med påskriften Nabohjælp. Herudover er der indkøbt og opsat to nye Pas på mig! skilte. Ad. 12. Gennemførelsen af de generelle vilkår for solcelleanlæg Bestyrelsen har afholdt møde med kommunens Center for Byg i relation til at opstille nogle generelle vilkår for etablering af bl.a. solcelleanlæg i bebyggelsen. Som resultat heraf har kommunen lovet en skriftlig tilbagemelding vedrørende støjgrænser og genskinsproblemer Kommunens umiddelbare vurdering i relation til grænseværdier el.lign. for genskin er uklar. Kommunen tog udgangspunkt i, at leverandørens produkt skal være "antirefleksbehandlet", Bestyrelsen har taget kontakt til en beboer i bebyggelsen, som har fagligt kendskab til de pågældende områder. Herfra oplyses følgende: For så vidt angår støj gælder Miljøstyrelsens Vejledning nr 5/1984 om ekstern støj fra virksomheder. Der henvises især til tabel I om grænseværdier udendørs (max 35 db) og tabel III om grænseværdier indendørs (max 25 db) For så vidt angår genskin har det ikke umiddelbart været mulig at finde en vejledning eller officielle grænseværdier. Der arbejdes dog med glanstal, som for glaserede teglsten. Kommunerne, inklusiv Hørsholm, er så småt ved at få greb om det, ligesom Teknologisk Institut og Dansk Standard. Bestyrelsen vil arbejde videre med etablering af de generelle vilkår under hensyntagen til bl.a. miljøstyrelsen vejleding samt kommunens forventede tilbagemelding. Ad. 13. Gennemførelsen af projekt hvide gavle Bestyrelsen har sendt en skrivelse ud til ejerne af bebyggelsens 30 endegavle vedrørende vedligeholdelse. Skrivelsen giver bl.a. råd og vejledning til, hvorledes gavlene kan renses og males. Ad. 14. Henvendelser vedr. plankeværk i nr. 13 Bestyrelsen har modtaget en række henvendelser vedrørende plankeværket i nr. 13, som bestyrelsen følgende har reageret på. Bestyrelsen har haft en positiv dialog med ejerne af nr. 13. Herunder en tilkendegivelse af, at plankeværket forventes fjernet i relation til deklarationen om, at der ikke må laves ændringer på husenes udseende.
Bestyrelsen vil sikre, at ejendomsmæglerne fremadrettede vil få en generel orientering om grundejerforeningens deklarationer på dette punkt, som nye beboere følgende orienteres om. Det skal i denne sammenhæng understreges, at hækkene og beplantningen i bebyggelsen generelt skal beskæres, så de ikke rager ud over fortovene. Dette følger forpligtelsen overfor kommunen, og vil også blive indskrevet i ejendomsmægleroplysningerne. Ad. 15. Velkomstbrev til nye ejere Der er i eksisterende velkomstbrev til nye ejere indføjet et afsnit vedrørende deklarationen, som bl.a. omhandler ejendommenes ydre forhold. Herunder at bygningernes udseende ikke må ændres uden de påtaleberettigedes samtykke. Oplysningerne vil også indgå i ejendomsmægleroplysningerne. Ad. 16. Foreningens hjemmeside og web-mail Bestyrelsens nye web-redaktør er blevet introduceret til systemet og har fuldt ud overtaget funktionen. Intro til øvrige bestyrelsesmedlemmer vil blive arrangeret til efteråret. Ad. 17. Eventuelt Det kunne oplyses, at grundejerforeningen har fået nye ejere i nr. 137. Herudover var der ingen bemærkninger til dette punkt. Næste møde Den 3. oktober 2013 (nr. 104) Den 21. november 2013 (nr. 81) Den 9. januar 2014 (nr. 41) 20. februar 2014 (121) Generalforsamlingen forventes afholdt den 13. marts 2014