Regninger vil fremover sendes pr. mail til godkendelse, og det er muligt via brugernavn og password at få adgang til gårdens økonomi online.

Transkript

1 Referater Referat bestyrelsesmøde d. 10. februar 2009 Til stede: Frank, Karina, Grete, Jakob og Pia Information til Gården: Vi har skiftet administrator, det er fremover DATEA der er ansvarlig for administrationen af gården. Overgangen er gået smertefrit og der er oprettet kontakt til den nye kontaktperson. Regninger vil fremover sendes pr. mail til godkendelse, og det er muligt via brugernavn og password at få adgang til gårdens økonomi online. De løse ledninger er blevet ordnet, men regningen er endnu ikke modtaget på trods af rykkere af firmaet. Frank har ved gennemgang af gården opdaget at der mangler lys i 6 lamper, hvilket vil blive ordnet snarest muligt. Det nuværende gartnerfirma har fremsendt et meget rimeligt tilbud, som det er besluttet at tage i mod. Udover den almindelige vedligeholdelse har gartneren også fremsendt tilbud på en række projekter der bør gøres i gården. Det er besluttet at sige ja tak til to af disse projekter, da de er indenfor budgettet og er mere akutte end de andre. De andre projekter vil ske løbende og som der findes plads i budgettet og det accepteres under generalforsamlingen. Det er dog en forudsætning at der er plads i budgettet, hvorfor Frank har lovet at fremskaffe budgettet for 2009 til det kommende møde i bestyrelsen. Karina vil fortsat have kontakten til gartneren. Onsdag den 25. marts kl 20 i fælleslokalet. Referat bestyrelsesmøde d. 27. oktober 2008 Til stede: Frank, Karina, Grete, Jakob og Pia Fældning af træ Træet er fældet. Det er blevet gjort pænt. Fliserne på gangen er også ordnet pænt. Bestyrelsen vil se på fliserne i indre gård til foråret, når rødderne muligvis er sunket sammen. Regning på er godkendt af bestyrelsen. Information til Gården:

2 I forbindelse med genopretningen af beskadigede planter, træet og problemer med affald i portene og bygningsaffald blev det aftalt at skrive et informationsbrev til samtlige opgange omkring gården. Her vil forholdene omkring træet, genopretning af planter, portene, sandkasserne, affaldssortering og lignende blive omtalt. Karina har lovet at skrive, og vil få hjælp af resten af bestyrelsen til at hænge op i opgangene. I samme forbindelse blev det diskuteret om man burde overveje skiltningen og informationerne til storskrald. Det er som privatperson i orden at smide mindre mængder bygningsaffald ud. Men hvis det er professionelle skal afhentning af affald arrangeres, gårdens affaldssystem kan ikke anvendes. Borde og bænke ned mod Ingerslevsgade Borde og bænke i gården ud mod Ingerslevsgade skal i kælderen. Blev diskuteret om de kunne klare en sæson til, og om det derfor kunne betale sig at flytte dem. På sigt er det Bestyrelsens ønske at udskifte borde og bænke med nogle nye. Muligvis købe tre sæt borde/bænke i 2009 afhængig af budgettet. I forbindelse med renoveringen af Arkonagade 20 blev ledninger til gårdens lys beskadiget. Der er rettet op på skaden, men ledningen er ikke sat rigtig fast og hænger bare løst foran muren. Frank vil sørge for, at elektrikeren for fastgjort ledningen til muren, og i samme forbindelse hjemkøbes pærer til gårdens lamper. Bestyrelsen har været enig om at undersøge, hvorvidt den pris, vi betaler vores gartnerfirma er rimelig og har derfor fået 3 tilbud fra andre gartnere. Gartnernes tilbud er i overensstemmelse med hvad der er behov for i gården, og opgaverne er meget ens, men der er stor forskel på prisen. Det gik fra eks. moms til eks. moms. Det nuværende tilbud fra gartneren lyder på , og er derfor konkurrencedygtigt. Det nuværende firma leverer en tilfredsstillende indsats. Det er muligt at få en gartner der er mere grundig, men til en markant dyrere pris. Derudover bør gårdens anvendelse tages i betragtning, gården er en brugsgård og det bør tages med i overvejelserne. Tilbuddene blev diskuteret indgående, men der blev ikke truffet en endelig afgørelse. Karina og Jakob vil tage kontakt til det nuværende gartnerfirma for at få et nyt tilbud, hvorefter der vil blive truffet en beslutning. Administrator Frank vil kontakte administrator om budgettet for 2008, da vi ikke har en opdateret version. Det skal undersøges hvordan og hvem i Bestyrelsen der modtager telefonpenge. Julefrokost Det blev aftalt at se nærmere på muligheden for julefrokost i bestyrelsen, sandsynligvis i januar. Diskuteres til det kommende møde.

3 3. december kl. 20 hos Karina, Arkonagade 22, 3.th. Referat bestyrelsesmøde d. 8. september 2008 Til stede: Frank, Karina, Grete og Jakob Fældning af træ Træet er endnu ikke fældet, men fældningen af træet starter den 17. september. Frank har modtaget mail fra ejerforeningen bag ved træet, da rødderne har flyttet og skubbet til fliserne. Vi melder tilbage at træet fældes, og vil se på problemet igen når træet er fældet og rødderne forhåbentlig er sunket sammen. Genopretning af beskadigede planter I forbindelse med at KE lagde fjernvarme, beskadigede de en del af planterne i gården ud mod Ingerslevgade. Den sag er nu afsluttet, skaderne er udbedret. Affald i de store porte Fortsat problemer med affald i portene. Det er vigtigt at understrege portene ikke er til opbevaring. Bestyrelsen er enig om, at vi skal undersøge, hvorvidt den pris, vi betaler vores gartnerfirma, er rimelig. Jakob har kontakt til 3 firmaer der har set på gården og vil komme med tilbud. Alle tre firmaer synes gården er et spændende sted, og der er forslag til ændringer og oprettelse af småproblemer. Herunder skal bunddække genoprettes mange steder, der er mindre træer der muligvis bør fældes, og endelig synes de, at den manglende rensning og afbrænding af ukrudt omkring fliserne er problematisk. Når tilbuddene er kommet hjem, vil Jakob sammenligne dem og sende tilbuddene rundt. Den nuværende kontrakt stopper den 31/ , men en ny vil først igangsættes til foråret, hvorfor der er god tid til at se på de nye tilbud og sammenligne priser. Den nye gartner henvender sig normalt i februar/marts om nyt tilbud. Der er dog vinterbeskæring af gården i februar til omkring 8000 kr. Til foråret skal det også overvejes om der bør oprettes reelle stier i forbindelse med græsplænen, da der er dannet en sti ved gennemgang. Derudover skal der holdes øje med gården til Arkonagade 20, bambussen er gået ud og der er en del ukrudt. Afbrænding af planter mellem fliserne Det er ikke bestilt med det nuværende gartner tilbud, Frank og Lars vil prøve at se på det.

4 Sandkasserne Den nye sandkasse er bygget og skal nu sættes op. Sand skal derfor købes i næste uge. Rådne stolper i hegn Materiale indkøbt, Frank sørger for, at disse bliver skiftet, men det bliver først til foråret Fiberby Fiberby kontaktede Jakob med henblik på at få adgang til kældrene og gården for at installere deres Internet. Fiberby har haft kontakt til ejerforeningerne, og installationen er i gang i forskellige foreninger. I forbindelse med renoveringen af Arkonagade 20 blev ledninger til gårdens lys beskadiget. Der er rettet op på skaden, men ledningen er ikke sat rigtig fast og hænger bare løst foran muren. Frank vil sørge for, at elektrikeren for fastgjort ledningen til muren, og i samme forbindelse hjemkøbes pærer til gårdens lamper. Porten Arkonagade. Portbeslag er gået i stykker, Frank vil kigge på det. Administrator Frank vil kontakte administrator om budgettet for 2008, da vi ikke har en opdateret version. Men indtil nu er udgifterne begrænset, måske 5000 kr. til almindelig vedligeholdelse. Vil i samme forbindelse undersøge status på telefonpenge til bestyrelsens medlemmer. Julefrokost Det blev aftalt at se nærmere på muligheden for julefrokost i bestyrelsen, sandsynligvis i januar. Diskuteres til det kommende møde. 27. oktober kl 20. Referat bestyrelsesmøde d. 28. juli 2008 Til stede: Frank, Karina, Grete og Jakob Fældning af træ Fældningen af træet er samt i gang, og det finder sted senest september. Prisen bliver kr. Træet bliver skåret af lige under jordgrænsen, ny beplantning og fliserne lægges pænt på plads igen. (Sagsnummer er BK71) Tørrestativerne ud for Ingerslevgade/Arkonagade 22 samt cykelstativer

5 Det blev taget op på generalforsamlingen i foreningen, men der er ingen umiddelbare planer om at ændre noget. Afventer situationen. Genopretning af beskadigede planter I forbindelse med at KE lagde fjernvarme, beskadigede de en del af planterne i gården ud mod Ingerslevgade. De har allerede rettet en række ting, men det store bed er ikke genoprettet. Karina følger op på sagen. Affald i de store porte Affaldet i portene er væk, ikke flere problemer på nuværende tidspunkt. Mursten og byggeaffald i storskraldscontainerne Murstenene og byggeaffaldet er nu væk, blev i alt kr. Regningen blev godkendt. Buske rundt om boldbanen Efter planen skal buskene rundt om boldbanen se tilfældige ud, så alt er i orden. Afbrænding af planter mellem fliserne Gartneren mener nu også, at det ser slemt ud. Det vil koste kr. med den nuværende gartner. Det vil ikke blive gjort af gartneren i efteråret, Frank og Jakob vil prøve at se på det, og Frank vil se nærmere på vedbend. Ellers bliver der ikke gjort noget før foråret. Bestyrelsen er enig om, at vi skal undersøge, hvorvidt den pris, vi betaler vores gartnerfirma, er rimelig. Dette vil ske ved at indhente tilbud andre steder fra. Jakob vil stå for dette. Sandkasserne Materiale til sandkasser er indkøbt, bliver fremstillet i nærmeste fremtid. Frank melder til Karina når der skal bestilles sand. Rådne stolper i hegn Materiale indkøbt, Frank sørger for, at disse bliver skiftet. Elmåler fra konkurs-ejendom Der er ikke noget nyt om status på Arkonagade 20 / Nordic Gruppen. Der er sat hængelås på skabet, men vi har fortsat ingen adgang til rummet, det bliver dog først et reelt problem når vi skal aflæse måleren. El-måleren kan ikke bare flyttes til porten som det blev diskuteret til generalforsamlingen, så der må findes en løsning når situationen er afklaret i ejendommen. Fiberby

6 Fiberby kontaktede Jakob med henblik på at få adgang til kældrene og gården for at installere deres Internet. Fiberby må ringe til administrator for at få liste over de nødvendige ejendomme, ellers må de henvende sig igen. I forbindelse med renoveringen af Arkonagade 20 blev ledninger til gårdens lys beskadiget. Der er rettet op på skaden, men ledningen er ikke sat rigtig fast og hænger bare løst foran muren. Frank vil sørge for, at elektrikeren for fastgjort ledningen til muren. 8. september kl Referat bestyrelsesmøde d. 19. maj 2008 Til stede: Frank, Karina, Pia, Grete og Jakob Konstituering af den nye bestyrelse Formand: Frank Vælum, Kasserer, kontakt til gårdmand, affaldsservice, elektriker og administrator Medlemmer: Karina Mia Johansen, Kontakt til gartner, KE og lign. Grethe Bøgh-Sørensen Jakob Bjerre, Ansvar for indhentning af nye gartner-tilbud Suppleanter: Lars Mortensen Pia Glerup Hansen Fældning af træ Som behandlet på generalforsamlingen i år, er et af gårdens træer ikke længere sundt, og det generer de beboere, som har vindue ud til det. Karina har undersøgt, hvem vi skal kontakte for at få lov at fælde det og plante et nyt, og med bestyrelsens godkendelse går hun nu videre med sagen. Bestyrelsen talte om, at vi skal sørge for at det hele fjernes, også rødderne, som løfter fliserne rundt om træet. Disse fliser skal desuden lægges pænt på plads igen. (Vores sagsnummer er BK71) Tørrestativerne ud for Ingerslevgade/Arkonagade 22 samt cykelstativer På generalforsamlingen i år blev det foreslået, at de gamle tørrestativer udskiftes til nogle nye og mindre stativer. Det vil blive kønnere, og der vil blive mere plads til borde og bænke. Karina vil tage emnet op på den pågældende ejerforenings generalforsamling og høre, hvad foreningen har af ønsker for denne del af gården. I samme omgang skal det diskuteres, hvordan vi kan løse problemet med manglende plads til parkerede cykler. Lige nu står de i vejen for skraldemændene, og det skal der laves om på. Men hvor skal beboerne så have mulighed for at parkere cyklerne? Måske man kunne inddrage noget af pladsen fra de ovennævnte cykelstativer.

7 Genopretning af beskadigede planter I forbindelse med at KE lagde fjernvarme, beskadigede de en del af planterne i gården ud mod Ingerslevgade. Der er indgået aftale om, at gårdens faste gartner søger for at rette op på skaderne på KE's regning. Karina tjekker op på status. I denne forbindelse blev der også talt om de fliser, som KE har haft fjernet og genplaceret. De er ikke lagt ordentligt, så Karina vil kontakte KE for at bede om, at der bliver rettet op på det. Også lampen ud for skraldecontainerne er mærket efter KE's arbejde i gården, så denne vil KE også blive bedt om at tilslutte til strømmen, som den var før. Affald i de store porte Vi har et problem med, at beboere efterlader stort affald ved portene. I de tilfælde hvor vi kender personen, vil vi bede om at få affaldet flyttet. Hvis det ikke sker, vil det blive fjernet på personens regning. Mursten og byggeaffald i storskraldscontainerne I forbindelse med køkken- og badeværelsesrenoveringer i nogle ejendomme bliver flere af vores storskraldscontainere fyldt op med mursten, faldstammer og lignende bygningsaffald, sikkert af de håndværkere, der udfører det pågældende arbejde. Det er strengt forbudt og skraldemændene tager det ikke. Vi må derfor bede vores gårdmand om at fjerne det, selvom det koster gårdlavet penge. Det bør være bestyrelsen i den ejendom, hvor renoveringen foretages, der pålægger håndværkerne selv at fjerne deres affald. Buske rundt om boldbanen Buskene rundt om boldbanen trænger til at blive beskåret, så det ikke ser så tilfældigt ud. Karina vil tage kontakt til gartneren for at høre, hvad status er på beskæring af disse. De skulle være beskåret i forbindelse med den store forårsbeskæring. Afbrænding af planter mellem fliserne For at få gartnerens kontrakt for 2008 ned i pris valgte den forrige bestyrelse at fratage gatneren denne opgave. I stedet var hensigten, at det skulle foretages på arbejdsdage i gården. Da der ikke arbejdes videre med denne ide i den nye bestyrelse, vil behovet for afbrændingen stadig være der. Frank vil undersøge, hvorvidt gårdmanden kan overtage denne opgave til en bedre pris end gartneren. Bestyrelsen er enig om, at vi skal undersøge, hvorvidt den pris, vi betaler vores gartnerfirma, er rimelig. Dette vil ske ved at indhente tilbud andre steder fra. Jakob vil stå for dette. Lamper ud for Arkonagade 6-8 Ejerforeningen har uden at få det godkendt frakoblet og afmonteret gårdlamperne på muren ud mod gården. Lamperne er gårdens ejendom, og Frank vil undersøge, hvorfor dette er gjort, og hvad planen er for lyset ud for denne ejerforening. Sandkasserne

8 Bestyrelsen kan konstatere, at sandkasserne specielt den ene er i meget dårlig stand. Frank vil stå for at bygge nye sandkasser. Karina henter tilbud fra vores gartnerfirma på at få nyt sand i de nye sandkasser. Rådne stolper i hegn Ud for Arkonagade er et par af det hvide hegns stolper rådnet. Frank vil sørge for, at disse bliver skiftet. Gårdens elmåler Gårdens elmåler har været misbrugt af Arkonagade 20 / Nordic Gruppen. For at undgå dette i fremtiden har vores elektriker sat en hængelås på og frakoblet Arkonagade 20, så de ikke længere tager strøm på gårdens regning. På årets generalforsamling blev det foreslået, at måleren flyttes til porten ud for Arkonagade 22 og 20, da gårdlauget ikke har nøgle til kælderen under nr. 20, men dette skal først undersøges nærmere, da der er tvivl om, hvorvidt måleren kan tåle den fugt, som den vil udsættes for, hvis den sidder i porten. Frank har kontakt med elektrikeren ang. dette. På nuværende tidspunkt kan vi ikke kræve kompensation for den strøm de har brugt under renovering, da ejendommen er gået konkurs. I forbindelse med renoveringen af Arkonagade 20 blev ledninger til gårdens lys beskadiget. Der er rettet op på skaden, men ledningen er ikke sat rigtig fast og hænger bare løst foran muren. Frank vil sørge for, at elektrikeren for fastgjort ledningen til muren. Installationer til handicapkøretøjer i porten I porten ud til Asger Rygs Gade findes to el-udtag (inde i de hvide postkasser), som for flere år siden blev installeret med henblik på opladning af to handicapkøretøjer. Da ejerne af disse køretøjer ikke længere bor i gårdens ejendomme, bliver installationerne ikke længere brugt. Det blev på mødet diskuteret, hvorvidt disse installationer skal fjernes, og bestyrelsen medlemmer er enige om at bevare installationerne, hvis behovet skulle opstå på et senere tidspunkt. Vi sørger dog for, at strømmen bliver afkoblet fra måler og eltavle. 28. juli kl september kl