Referat: DKC bestyrelsesmøde nr. 56 Dato 14. april 2019 kl. 12.00 Sted:: Hos Torben Lund, Svend Dyrings Vej 31, 7100 Vejle Til stede: Lasse F, Tina P, Torben L, Alice N, Torben N, Mads G. Afbud: Astrid T. 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde nr 55. Godkendt. 3. Opfølgning på generalforsamlingen og den efterfølgende konstituering; a. Status i bestyrelsen/ Fordeling af udvalgsposter jf. DKC Håndbog Alice bliver sekretær. Mads er trådt ind som 2. suppleant. Astrid: kontakt til aktivitetsudvalg. Torben N: omplaceringshunde, kontakt til besøgsfamilier og opdrættere, hanhundelisten. Torben L: kasserer (og måske shop) Tina: kontakt til udstillingsudvalget Lasse: kontakt til Rikke vedr. hjemmeside og facebook. Redaktørposten afventer beslutning vedr. Kooikernyt. b. Økonomi generalforsamlingen ønskede et forbedret budget for 2019 Vi skal stræbe efter et budget, der går i nul. Mulige besparelser: Foredrag sættes til 0 kr. Møder i bestyrelsen sættes til 10.000 kr. Udvalgsmøder fastholdes på 10.000 kr vi vil have gang i udvalgene. Kooikernyt sættes til 11.000. Vi ender med et budgetteret underskud på 5000,- kr i stedet for et underskud på 28.000. Vi skal være opmærksomme på om vi har penge nok til at drive og udvikle klubben. 4. Opfølgning på opgaveliste og punkter der er udskudt fra seneste bestyrelsesmøde Der ligger ikke noget presserende og venter. Torben Lund følger op vedr. mobile pay. Opgavelisten bliver opdateret til næste bestyrelsesmøde af Lasse. 5. Meddelelser fra formanden Møde med DKK vedr. overførsel af ikke FCI godkendt hund. DKC er i fortsat dialog med DKK om overførslen. Der er behov for udarbejdelse af en inventarliste.
6. Nyt fra sundhedsudvalget Spørgeskemaundersøgelse: pt. er der 30 mulige respondenter på listen; der mangler reaktioner fra nogle opdrættere. Indledningen til følgebrevet bør lige vendes, så udgangspunktet er positivt. Torben N sender oplæg til Torben L, som herefter genudsender brevet sammen med spørgerammen til opdrætterne, spørgerammen blot til orientering. Deadline udsættes til 31. maj 2019, så der er tid til at få indhentet mailadresser. På sigt vil udvalget gerne gå fra primært at lave driftsopgaver til udviklingsopgaver. Der er mulighed for at udvide udvalget til løsning af specifikke opgaver. Helene fortsætter med at sende oplysninger til Holland. Torben L. kontakter Helene om hun vil være med i sundhedsudvalget. Herefter kan Helene kobles på mailadressen til sundhedsudvalget. Lasse følger op på det, når Torben L. har givet besked. 7. Nyt fra aktivitetsudvalget Astrid er kontaktperson for udvalget og dækker Sjælland, Mads dækker Fyn og Torben N dækker Jylland, når der er behov for at udvalget deltager. a. Noseworkprøven: Der er kommet mail fra Inger Louise vedr. dette. Hun arbejder videre med det. Der skal tilrettes i håndbogen, at der for Nosework ikke er forskel i deltagerbetalingen, da der bliver trukket lod mellem de tilmeldte deltagere. b. Kooikertræf: Vi skal lave en god dag. Den 24. august 2019. DcH Svendborg er booket til dagen. Foredragsholder om ernæring er booket. Det bliver et en-dags arrangement. Fokus skal være på den sociale del. Ide til aktiviteter: poster med forskellige basisaktiviteter. Udvalget arbejder videre, og har mulighed for at bede webmaster om at få medlemmer til at komme med input. Vi kan spørge de deltagende om hvorfor de deltager på dagen? Der skal laves et spørgeskema til dette formål, så alle bliver spurgt om det samme. Bare en 3-5 spørgsmål i alt. Torben N erindrer at der en gang var en køreplan for kooikertræffet. Lasse kontakter Rikke. Hvis den er gået tabt, så vil det være en god ide at få den lavet igen. Forslag om at DKC kan lave en Nosework prøve-prøve her er det muligt at definere deltagerne. På sigt vil vi gerne etablere et landsdækkende hjælperkorps, som man kan trække på til afvikling af forskellige aktiviteter.
8. Nyt fra udstillingsudvalget Pokaludstillingen 25. maj 2019: dommer er på plads, ringsekretær er på plads, hotel er på plads. Vi mangler en steward. Vi mangler gaver og sponsorater til det amerikanske lotteri alt kan bruges. Alle i bestyrelsen skal i gang. Tina har kontakt til Anita, som gerne vil hjælpe med at skaffe præmier. Lasse kan tage dem med til udstillingen. Lasse kontakter Rikke for et opslag vedr. på Facebook vedr. sponsorpræmier. DKK udstilling på Bornholm den 17+18. august vil vi have en specialklubudstilling? Prisen er 16 kr. per anmeldt hund. Vi takker pænt nej denne gang. Det er et super koncept, som vi skal holde øje med og benytte. Der er kun én tovholder per udstilling nu i resten af 2019. Dette bliver indarbejdet i håndbogen med ikrafttræden fra 2020. a. Mail fra Inger Louise og Charlotte De skal have en tilbagemelding fra bestyrelsen. Vi vil gerne takke ja til deres hjælp. I og med at udvalget først skal i gang fra 2020, så skal vi have lavet nogle klare og ordentlige rammer for udvalget. Udvalgets opgave bliver at finde dato, sted og dommer samt anmelde udstilling til DKK til 1 pokaludstilling og en dobbeltudstilling. Der skal være en tovholder per udstilling tovholder er så vidt muligt den, der bor tættest på. Hjælpere til opstilling på dagen findes efterfølgende. Udvalget skal lave et udstillingsbudget, og udvalget arbejder inden for rammerne af budgettet. Inden dato for udstilling meldes ud, skal budgettet godkendes. Udstillingerne skal hvile i sig selv og må gerne give et overskud. Tovholderen får dækket kørsel. Vi skal have øje for klubbens økonomi. Vi har fuld tillid til udvalget. Der skal sættes klare rammer for udvalget, så de bliver selvkørende inden for rammen. Vedr. Årets Udstillingskooiker: Anette Christensen vil gerne fortsætte med at registrere resultaterne. Beslutning: Årets Udstillingskooiker bliver en klubtitel, så derfor bliver det kun pokal- og dobbeltudstillingen, der tæller med. Gældende fra 2020. Kuldavlskåringsdag/afkomskue: godt tilbud, som vi gerne vil gå videre med på den lange bane. Sundhedsudvalget, opdrættermødet og aktivitetsudvalget skal involveres. Dette kan være første skridt til at arbejde videre med diversitet og opdræt af kooikere. 9. KooikerNyt Hvilket behov er der for Kooikernyt? Bladet udgør en stor post i budgettet, og der skal skæres ned. Bestyrelsen vurderer at et nummer i foråret inden generalforsamlingen og en gang mere hen på efteråret er passende i dette kalenderår. Deadline for næste nummers udsendelse sættes til ultimo september.
Torben L snakker med Ole Pind vedr. trykkeri. Kan vi få annoncer i Kooikernyt Lasse undersøger hos DKK. Vi mangler en redaktør pt. VI besluttede at lave en kommunikationsstrategi før vi lægger kræfter i at finde en redaktør. Torben L og Lasse vil gerne arbejde videre med en kommunikationsstrategi. 10. Hjemmeside Rikke er ansvarlig. Skal indgå i den kommende kommunikationsstrategi. Kan der laves en app, så vores medlemmer får en reminder? Lasse vender den med Rikke.. 11. Facebook Rikke er ansvarlig. Skal indgå i den kommende kommunikationsstrategi. 12. Økonomi Lasse kontakter DKK vedr. muligheden for at søge økonomisk tilskud fra DKK til DKC. Dirigenten fra årets generalforsamling nævnte det kort efter generalforsamlingen, at dette var en mulighed. Vi skal have lavet en budgetskabelon, som de forskellige udvalg skal bruge. Torben L. har fået overdraget materialer mm. fra den tidligere kasserer, og der arbejdes videre på at få det formelle på plads. 13. Dato for møder resten af året Søndag den 11. august 2019 hos Tina, Æblehaven 5, 7323 Give. Kl. 10-14 Søndag den 13. oktober 2019 hos Torben Lund, Svend Dyhrings Vej 31, Vejle, kl. 10-14. 14. Ting vi gerne vil arbejde med: a. Besøgsfamilier: der er brug for et udviklingsarbejde ift. besøgsfamilierne etiske retningslinjer, forventninger til og viden tilgængelige for dem. Tina og Torben N kigger på det. b. Shoppen: skal den nedlægges eller skal den udvikles? Kassereren undersøger omsætningen inden der træffes beslutning. Tages op på næste bestyrelsesmøde. c. Arrangementer: fremadrettet skal der laves budget til de forskellige aktiviteter. Udarbejdelse af budgetskabelon til diverse arrangementer skal være tilgængelig på hjemmesiden. d. Fremtidig kommunikationsstrategi med medlemmer: Kooikernyt, hjemmeside, Facebook samt et nyhedsbrev. Drøftelse af hvilke kanaler vi skal bruge hvor. Torben L. laver et oplæg til næste bestyrelsesmøde. e. Undersøgelse af hvad de menige medlemmer gerne vil have af aktiviteter i klubben. Herunder også en undersøgelse af hvad et Kooikertræf kan indeholde.
Kunne dette høre under aktivitetsudvalget?? 15. Eventuel Følgende punkter blev vendt på dagens møde, som emner, vi finder meget vigtige at få arbejdet med fremadrettet: a. Synlighed og fællesskab Hvordan får vi synliggjort klubben noget mere generelt set? Hvordan får vi skabt fællesskab i klubben? Få input fra vores medlemmer til at lave forskellige aktiviteter i klubben via Facebook for eksempel. Bestyrelsesmedlemmerne kan også deltage i forskellige aktiviteter og være aktivt opsøgende b. Opfølgning på generalforsamlingen og diversitet i avlen samt et kommende opdrættermøde. Det skal være tydeligt at den nye bestyrelsen ikke ønsker at stramme op vedr. avl. Bestyrelsen har øje for dette og vil inddrage opdrætterne, når vi skal i gang med at lave en ny RAS. c. I håndbogen mangler vi at få præciseret at bestyrelsesrepræsentanten i de enkelte udvalg er kontakten udadtil og står for kommunikation med eksterne partnere. d. Husk at opdatere håndbogen. Referent: AN/14.04.2019. Rettet og godkendt af bestyrelsen til offentliggørelse på hjemmesiden den 16. april 2019.