Referat Kultur- og Fritidsudvalget Møde nr.: 2/2019 Dannet den: Onsdag den 20-02-2019 Mødedato: Tirsdag den 19-02-2019 Mødetidspunkt: 17:30-18:30 Mødested: Harhoff Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Sadik Topcu (hjsato) A Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø Fraværende Bemærkninger Mødet starter med besøg fra Museum Vestsjælland
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 19. februar 2019...2 2. Orientering fra formand og direktør februar 2019...3 3. Andreas Karlsen ønsker en sag på dagsordenen vedr. fejring af 800-året for Dannebrog...4 4. Nye arbejder vedr. etape 2 udbygning af Ringsted Sport Center...6 5. Valg af rumhøjde for Rambla (foyer) for etape 2, Ringsted Sport Center (genoptaget)...9 6. Overslag over etablering af kunstgræsbane i Benløse...16
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 19. februar 2019 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Godkendt.
Side 3 2. Orientering fra formand og direktør februar 2019 Åben sag Sagsid: 17/26456 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Intet.
Side 4 3. Andreas Karlsen ønsker en sag på dagsordenen vedr. fejring af 800-året for Dannebrog Åben sag Sagsid: 19/2763 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Forslag - drøftelse af fejring af 800- året for Dannebrog_.pdf (15736/19) Indledning Sagsgang: Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Andreas Karlsen har brugt initiativretten til at få et punkt på dagsordenen. Beskrivelse af sagen Af henvendelsen fremgår: Til sommer er det 800 år siden, at Dannebrog faldt ned fra himlen i Estland. Jeg ønsker at få oplyst og drøfte, hvordan Ringsted Kommune og dens aktører planlægger fejringen af Dannebrog her til sommer. Hvis der intet er på tegnebrættet fra administrationens side, ønsker jeg at få en drøftelse om, hvordan vi kommunalt kan fejre Dannebrog til sommer. Jeg ønsker, at sagen drøftes. Yderligere baggrund for sagen til udvalgets medlemmer fra forslagsstiller: Flere byer og kommuner landet over fejrer begivenheden til sommer. Sct. Bendts Kirke i Ringsted med Valdemar Sejr begravet har en helt essentiel rolle for vores flags historie, da det jo netop var Valdemar Sejr, som kæmpede i Estland, da flaget faldt ned fra himlen. Og Valdemarsdagen, som er navnet for vores årlige fejring af Dannebrog, er opkaldt efter ham. Jeg tænker, at der på en eller anden måde burde være en fejring her i Ringsted omkring kirken. Jeg er ligeledes bekendt med, at der inde i kirken ligger et Dannebrog, som blev kastet ud fra en flyver i 1918, da vores flags 700-års jubilæum blev fejret. Dannebrog er det ældst kendte national flag i verden. En kort video, der beskriver vores kirkes tilhørsforhold til Dannebrog - link x Indstilling Direktionen indstiller, at sagen drøftes
Side 5 Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Sagen drøftet.
Side 6 4. Nye arbejder vedr. etape 2 udbygning af Ringsted Sport Center Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Helhedsplan etape 2, af 10. oktober 2017 (130894/17) 2 Bilag 2 Valgt plan, 13. november 2017.pdf (10257/19) 3 Bilag 3 2019-01-18 Notat fra Rubow Udearealer.pdf (10061/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at Byrådet kan tage stilling til nye arbejder i forbindelse med etape 2 Ringsted Sportscenter ift. sikkerhed, klima og parkering. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,5 mio. kr. i årene 2017-2019 til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sport Center indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Etape 2 vedrører foyerbygning der sammenbygger hallerne, kaldet Rambla, samt opførelse af en multihal mv. Byrådet har den 13. november 2017 valgt løsning til realisering (bilag 2). Ringsted Kommune har efter udbud indgået aftale med ny totalrådgiver på sagen. Den nye totalrådgivers opgave er at udarbejde et dispositionsforslag og materiale som grundlag for udbud af opførelsen af etape 2. Dispositionsforslaget er en præcisering af det oplæg, som Byrådet har besluttet for realiseringen af etape 2, og i arbejdet med dispositionsforslaget gennemgås projektet grundigt. Der foreligger nu et forslag til en ny lokalplan (lokalplan 301), ligesom der har været afholdt bygherremøde vedr. bl.a. brand og adgangsforhold. Det betyder, at Byrådet skal tage stilling til nye arbejder så som brandkrav vedr. fast belægning samt krav vedr. parkering og klimasikring. Arbejderne ligger således i forlængelse af vedtagelse af lokalplan 301, der pt. er i høring, og vil kun blive igangsat i forlængelse af vedtagelse af lokalplanen. Forslaget til ny lokalplan 301 indeholder et klimakrav om, at byggeriet under etape 2 på sportscentret skal medtage og bekoste forsinkelse af ekstraordinære mængder regn. Årsagen er at Vigersted bæk ikke har kapacitet til mere regnvand på én gang. Kravet var ikke kendt, da sagen sidst var til politisk behandling. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekom- X
Side 7 mes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en ekstra omkostning på ca. 0,855 mio. kr. Lokalplanforslaget stiller endvidere et krav om etablering p-pladser, 1 pr. 50 kvm. bygget areal. Det er p-pladser med fast belægning, afmærkede parkeringsfelter, beplantning, belysning og fortov. Byrådet besluttede i november 2017, at anlæggelse af p-pladser skulle indgå i projektet for etape 2 som en option, men ifølge lokalplanforslaget er kravet at p-pladser skal være etableret senest, når de nye bygninger tages i brug. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekommes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en omkostning på ca. 2,040 mio. kr. Dette er på niveau med, hvad der tidligere var beregnet ift. p-pladser som option. Der vil være muligt at reducere omkostningen til p-pladser, hvis der vælges en anden løsning. En anden mulighed er at anlægge fortov med kantsten mellem p-plads og sportscenter med henvisning til sikkerhed og tryghed samt at nedgrave striber med betonsten på den eksisterende grusplads til at markere parkeringsbåse. Denne minimalløsning vurderes at koste omkring 0,5 mio. kr. Endeligt er der et krav om fast belægning med skiltning og belysning for brand og redningskøretøjer langs den ny østfacade til de centralt placerede flugtveje på det udbyggede sportscenter. Kravet var ikke tidligere kendt og dermed ikke medtaget i hidtidigt budget for etape 2-udbygning. Totalrådgiver har vurderet, hvordan kravet kan imødekommes og lavet et overslag, (bilag 3). Foreslået løsning vil andrage en ekstra omkostning på ca. 0,580 mio. kr. Inddragelse og høring Der holdes tæt dialog med forpagter af cafeen. Der holdes faste møder med en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Folkeoplysningsrådet, Ringsted Sport Centers bestyrelse og Ringsted Idrætsunion. Økonomi Tilvælges alle de 3 nævnte projektforhold vil totaludgiften til etape 2 udbygningen stige med omkring 1,935 3,475 mio. kr. afhængig af p-plads-løsning. 1 Nuværende anlægsramme, etape 2 35,500 mio. kr. 2 Klimakrav 0,855 mio. kr. 3 Parkering 0,500-2,040 mio. kr. 4 Brandkrav 0,580 mio. kr. 5 Eventuel ny anlægsramme, etape 2 37,435-38,975 mio. kr. Det skal dog bemærkes, at den endelige pris for alle de nævnte projektforhold først kendes efter at der har været gennemført et udbud. Vurdering Administrationen vurderer, at forholdene vedr. klimasikring, parkering og brand er nødvendige for gennemførelsen af etape 2 Ringsted Sport Center, hvis lokalplan 301 for området skal følges. Begge p-pladsløsninger kan anvendes. Den første løsning vil efter administrationens vurdering være den mest gennemgående løsning, men set i lyset af projektet forventede økonomi, kan minimalløsningen også anvendes.
Side 8 Indstilling Direktionen indstiller, at arbejder vedr. klima, parkering og brandkrav til kr. 1,935 mio. kr. indgår i budgetforhandlingerne for 2020. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Taget til efterretning.
Side 9 5. Valg af rumhøjde for Rambla (foyer) for etape 2, Ringsted Sport Center (genoptaget) Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Helhedsplan, etape 2, 10. oktober 2017.pdf (161943/18) 2 Bilag 2 Valgt plan, 13. november 2017.pdf (161945/18) 3 Bilag 3 Notat Rubow arkitekter, 26. oktober 2018.pdf (161948/18) 4 Bilag 4 Visualisering Rambla, 3 og 4m.pdf (161950/18) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at Byrådet kan tage stilling til bygningshøjde for Rambla (foyer) i etape 2 på Ringsted Sport Center. Beslutning om bygningshøjden nu, er nødvendig for den videre projektering samt som grundlag for udarbejdelsen af udbudsmateriale. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,5 mio. kr. i årene 2017-2019 til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sport Center indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Etape 2 vedrører foyerbygning der sammenbygger hallerne, kaldet Rambla, samt opførelse af en multihal mv. Byrådet har den 13. november 2017 valgt løsning til realisering (bilag 2). Ringsted Kommune har efter udbud indgået aftale med ny totalrådgiver på sagen. Den nye totalrådgivers opgave er at udarbejde et dispositionsforslag og materiale som grundlag for udbud af opførelsen af etape 2. Dispositionsforslaget er en præcisering af det oplæg, som Byrådet har besluttet for realiseringen af etape 2, og i arbejdet med dispositionsforslaget gennemgås projektet grundigt. I den løsning, som Byrådet har truffet beslutning om i november 2017, arbejdes der med en rumhøjde på ca. 3,2 m i den såkaldte Rambla, der er den kommende foyerbygning, der skal binde hallerne, svømmehallen og den kommende kantine/ multisalsbygning sammen. Dette er sket ud fra den dialog, der har været mellem administration og den daværende rådgiver. I forbindelse med udarbejdelsen af det mere uddybende og præciserede dispositionsforslag har administrationen rådført sig med kommunens nye totalrådgiver i forhold til rumhøjden og forespurgt, om den valgte højde var optimal i forhold til at skabe et attraktivt og stort rum som X
Side 10 Ramblaen (ca. 11-14 m bredt og 80 m langt), der bl.a. skal kunne tilbyde ophold, aktiviteter, fordeling af besøgende mv. Administrationen har konkret bedt totalrådgiver komme med en anbefaling på rumhøjden for Ramblaen ud fra følgende kriterier: Være et rum der er attraktivt og rart at opholde sig i, for både få og mange mennesker og være et rum der kan rumme aktiviteter, der kan udfordre børn og unge til leg og bevægelse. Kunne rumme aktiviteter som fx kan være bordtennis, aktivitetsvæg som hænge- og klatrefaciliteter, floorball, udstillinger, musik, mindre trampolin, opvisning i badminton, gymnastik og volleyball. Rummet skal også kunne rumme høje planter, hængende infoskilte eller skærme uden at man bare ved at strække armen op kan daske til det. Bygningen skal både ude- og indefra være markant i forhold til at skabe sammenhæng mellem de eksisterende bygninger og vise helhed i bygningsmassen. Der har været foretaget en dybere undersøgelse af lignende projekter om forholdet mellem rumstørrelse og højder, der har mundet ud i en anbefaling fra rådgiver (bilag 3). Vedlagt er vist to visualiseringer fra Ramblaen med henholdsvis 3 og 4 m rumhøjde (bilag 4). På den baggrund anbefaler totalrådgiver, at Ramblaen udføres med en generel rumhøjde på ca. 4,0 m med tilhørende store ovenlys. Ved at øge rumhøjden bliver vægoverflader, vinduer og søjler større, samt en række andre faktorer, herunder økonomien. Rådgivers overslag over økonomien viser en forhøjelse af totaludgiften med ca. 3,1 mio. kr. til i alt 38,6 mio. kr., altså et beløb på 3,1 mio. højere end det budgetterede. Det skal dog bemærkes, at den endelige pris først kendes efter at der har været gennemført et udbud. Der arbejdes mod et udbud i hovedentreprise til foråret 2019. Rammetidsplanen vil også blive udfordret, men vurderes at kunne holde. Tidsplan: Tidsplanen for det videre arbejde er: Vinter 2019: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse. Forår 2019: Udbud og forelæggelse for politisk behandling. Efterår 2019: 1. spadestik Efterår 2020: Indvielse Inddragelse og høring Der holdes tæt dialog med forpagter af cafeen. Der holdes faste møder med en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Folkeoplysningsrådet, Ringsted Sport Centers bestyrelse og Ringsted Idrætsunion. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Endelig pris forventes at kendes i foråret 2019, efter at der har været gennemført et udbud. Vurdering Administrationen vurderer, at en større rumhøjde vil bidrage til at Ramblaen i højere grad medvirker til at nå målsætningen for helhedsplanen for Ringsted Sport Center ift. at skabe et
Side 11 attraktivt sportscenter med samling af aktiviteter, nye aktivitetsmuligheder samt en bredere benyttelse af sportscenteret. Administrationen vurderer, at den rumhøjde i Ramblaen på ca. 4,0 m som anbefalet af rådgiver (bilag 3), vil være en god løsning for at løfte rummet fra en stor fordelingsgang til en inspirerende foyer, der indbyder til ophold og aktiviteter. Indstilling Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, at orientering om at øge rumhøjden i Rambla til ca. 4,0 m, tages til efterretning Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, at tiltræde ny rumhøjde på ca. 4,0 m for Ramblaen i etape 2, for Ringsted Sport Center. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 20-11-2018 Taget til efterretning efter afstemning. O Daniel Nørhave V Line Lynnerup V Mazlum Øz A Sadik Topcu B Torben Lollike C Andreas Karlsen For X X X X X X Imod x Undlod Ø Jan Jakobsen Andreas Karlsen stemte imod med den begrundelse, at han ønsker at fastholde rumhøjden i den oprindeligt valgte model af hensyn til økonomien. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 26-11-2018 Anbefales godkendt. Udvalget bemærker, at det er urealistisk at merudgifter kan afholdes inden for det finansierede budget. Derfor burde finansieringen af merudgiften fremgå af beslutningsgrundlaget. Udvalget udtrykker bekymring over den samlede projektøkonomi, og foreslår muligheden for omvendt licitation vurderet ud fra et samlet beløb på 38,6 mio.kr. samt evt. prisudvikling inden økonomiudvalgets behandling. Udvalget ønsker en gennemgang af fremtidige anlægsprojekter og deres vurderede projektøkonomi samt en principiel drøftelse af, hvordan de håndteres fremadrettet. Beslutning i Økonomiudvalget den 04-12-2018 Sagen sendes tilbage til begge fagudvalg med henblik på drøftelse af udbudsformer der giver mulighed for at overholde det oprindelige budget. Ej til stede: Per Flor Supplerende sagsfremstilling Økonomiudvalget besluttede den 4. december 2018 at sende sagen tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget samt Plan- og Boligudvalget med henblik på drøftelse af udbudsformer, som kunne give mulighed for at overholde det oprindelige budget. Udbudsformer Den tildelte økonomi til realiseringen af etape 2 ligger under EU's tærskelværdi for bygge- og anlægsarbejder (2019: 41,3 mio. kr.). Realiseringen af etape 2 vil derfor kunne gennemføres i henhold til Tilbudslovens regelsæt. Her kan man som ordregiver frit vælge sin udbudsform,
Side 12 herunder også gennemføre begrænsede licitationer uden forudgående prækvalifikation. I praksis vil man som ordregiver typisk gøre brug af én af følgende udbudsformer: Udbudsform Fordele Udfordringer Begrænset licitation uden prækvalifikation (med optioner) Omvendt licitation uden prækvalifikation Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Minimering af ressourceforbrug. Ordregiver kan styre udbudsgrundlaget (funktions- og kvalitetskrav). Ordregiver har mulighed for at forhandle. Mulighed for at lade både pris og kvalitet indgå i evalueringen af tilbud. Ordregiver kan gennem optioner få prissat ekstraarbejder, men er ikke forpligtet til at aftage disse ekstraarbejder. Optioner vil blive konkurrenceudsat. Begrænset antal tilbudsgivere. Hurtig udbudsproces. Ordregiver fastsætter økonomisk ramme for opgaven. Formuleres udbudsmaterialet korrekt, kan ordregiver drage nytte af tilbudsgivers prioriteringer, viden og løsningsforslag. Ordregiver har mulighed for at forhandle med indtil tre tilbudsgivere Ordregiver skal have et vist kendskab til markedet for at kunne udvælge et repræsentativt felt af tilbudsgivere. Pris fastsættes af tilbudsgiver. Risiko for, at tilbudt pris overskrider budget. Begrænset mulighed for at forhandle, da opgavens karakter ikke må ændres væsentligt. Ordregiver kan miste indflydelse på udførelsen af opgaven, da tilbudsgivers tilbud består af kvalitative elementer. Tilbudsafgivelse kan være ressourcetungt for tilbudsgiver. Den eneste til at betale regningen er ordregiver. Udbudsgrundlaget skal være meget grundigt ellers risikerer man som ordregiver, at tilbudsgiver finder huller eller tager forbehold. Det kan være nødvendigt at stille engangsvederlag i udsigt til de bydende, hvis ressourceforbruget ifm. at udfærdige tilbud er stort. Er der ikke proportionalitet mellem den efterspurgte opgave og den økonomiske ramme, risikerer or-
Side 13 dregiver at modtage tilbud, der ikke lever op til forventningerne. Ordregiver skal derfor evne at afstemme opgaveomfang og økonomi inden licitationsforretning igangsættes. Overskrider bygge- og anlægsprojektets kontraktsum tærskelværdien på 41,3 mio. kr., vil opgaven skulle udbydes i henhold til Udbudslovens regelsæt. Det vil medføre, at der ikke kan gennemføres en begrænset licitation uden forudgående prækvalifikation. Det vil også medføre, at der vil være begrænsede muligheder for forhandling i forbindelse med kontraktindgåelsen. Entrepriseformer Valg af udbudsform bør sættes i forhold til den entrepriseform man som ordregiver finder bedst egnet til at få opgaven udført bedst muligt. I relation til udførelsen af etape 2 vil følgende entrepriseformer skulle overvejes: Entrepriseform Fordele Udfordringer Totalentreprise Hovedentreprise Kun én aftalepart. Totalentreprenør har ansvar for alle bygge-, ingeniør- og arkitektarbejder, herunder projektering, myndighedsbehandling mv. Mulighed for fast pris. Totalentreprenør varetager alle koordinerings- og styringsopgaver i alle faser af projektet. Totalentreprenør bærer ansvaret for eventuelle huller mellem projektering og udførelse. Byggeledelse forestås af totalentreprenør. Ordregiver vil ikke have behov for en totalrådgiver, men derimod alene en bygherrerådgiver. Mere end én kontraktpart, da ordregiver som oftest vil tilknytte en bygherrerådgiver, som kan give faglig sparring gennem projektets faser. Projektering ligger hos ordregi- Projekteringsmæssig risikoallokering. Totalentreprenør vil påregne et risikotillæg, da totalentreprenør vil have ansvar for både projektering og realisering. Projektets detailudformning, styring og gennemførelse overlades i høj grad til totalentreprenør. Såfremt man som ordregiver ønsker en bestemt udformning af projektet, herunder et bestemt kvalitetsniveau, så kræver det en omfattende forberedelse af udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet skal klart og tydeligt definere mindstekrav. For at sikre kontrol med kvalitet, skal ordregiver udarbejde et gennemtænkt udbudsmateriale, der sikrer en hensigtsmæssigt proces for kvalitetsopfølgning. Styringsmæssig risikoallokering. Hovedentreprenør vil påregne et risikotillæg for styring og risiko. Ordregiver har begrænset indflydelse på valg af underentreprenører og den leverede kvalitet.
Side 14 ver (og bygherrerådgiver), hvilket giver mulighed for at have større indflydelse på projektets udformning end ved totalentreprise. Tidsstyring og udførelse ligger hos hovedentreprenør. Mulighed for fast pris. Behov for løbende kvalitetssikring af de enkelte faser. Der kan opstå problemstillinger i forholdet mellem det projekterede (ordregivers/bygherrerådgivers ansvar) og det udførte hovedentreprenørs ansvar). Mulighed for at stille kvalitative krav i projekteringsmaterialet Revideret tidsplan Den supplerende sagsbehandling har været gennemført siden december 2018, og dermed er rammetidsplanen for projektet udfordret og forlænget med ca. tre måneder. Uanset fremgangsmåde er den reviderede rammetidsplan nu: Forår 2019: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse. Efterår 2019: Udbud og forelæggelse for politisk behandling. Vinter/forår 2020: 1. spadestik Vinter/forår 2021: Indvielse Vurdering Administrationen vurderer, at der fortsat bør arbejdes i retning af at udbyde udførelsen af etape 2 i en hovedentreprise. Kombinationen af hovedentreprise og totalrådgivning vil kunne understøtte, at ambitionerne for projektet tilpasses den økonomiske ramme. Bygge- og anlægsarbejder af større økonomisk omfang vil som oftest være forbundet med en vis økonomisk usikkerhed. Det er administrationens vurdering, at den økonomiske usikkerhed vil kunne begrænses, hvis en hovedentreprise udbydes i omvendt licitation. Projektets krav til kvalitet omfang bør i den forbindelse prioriteres gennemgået med kritiske og realistiske øjne, således at administrationens forventninger stemmer overens med tilbuddene fra markedet. Indstilling Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, at orientering om at øge rumhøjden i Rambla til ca. 4,0 m, tages til efterretning Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, at 1. tiltræde ny rumhøjde på ca. 4,0 m for Ramblaen i etape 2, for Ringsted Sport Center. 2. revideret rammetidsplan godkendes. 3. etape 2 udbydes som en hovedentreprise i omvendt licitation. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Taget til efterretning efter afstemning. O Daniel Nørhave V Line Lynnerup V Mazlum Øz A Sadik Topcu B Torben Lollike C Andreas Karlsen For X X X X X X Ø Jan Jakobsen
Side 15 Imod Undlod x Andreas Karlsen stemte imod med den begrundelse, at han ønsker at fastholde rumhøjden i den oprindeligt valgte model af hensyn til økonomien for projektet. Andreas Karlsen er nervøs for projektets økonomi med dette nye krav grundet tidligere erfaringer med overskredne anlægsprojekter i kommunen. Såfremt der skal bevilges flere penge til Ringsted Sportscenter mener Andreas Karlsen, at det skal være til bedre forhold for sportsudøverne ikke til prestigebyggeri.
Side 16 6. Overslag over etablering af kunstgræsbane i Benløse Åben sag Sagsid: 18/17597 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Anlægsoverslag kunstgræsbane Benløse.pdf (19215/19) Indledning Sagsgang: BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremstilles med henblik på, at Byrådet skal tage stilling til etableringen af en kunstgræsbane til Benløse Idrætsforening efter at etableringsomkostningerne er valideret af rådgiver Beskrivelse af sagen Byrådet vedtog med budget 2016 at afsætte 3,507 mio. kr. til etablering af en ny kunstgræsbane i Benløse. Budgettallet var baseret på overslagspriser fra en jordentreprenør samt en elektriker. Overslagspriserne tog ikke højde for bl.a.: Etablering af byggeplads Bortkørsel af jord Rådgivning I oktober 2018 blev der tilknyttet en rådgiver til projektet. Der er valgt at bruge ekstern rådgiver, da etablering af en kunstgræsbane kræver speciel viden, som kommunen ikke råder over. Rådgiveren har nu gennemgået projektet og er fremkommet med 2 løsninger. I budget 2019 har Byrådet besluttet en hensigtserklæring omkring microplast. Rådgiveren har derfor også vurderet på Byrådets beslutning omkring microplast. Benløse Idrætsforenings ønske er en ny kunstgræsbane, med tilhørende opvarmningsområde og en belysning på 150 lux men forberedt til at lysstyrken kan øges til 250 lux, da dette vil blive et krav fra DBU om få år. Løsning 1: Etablering af kunstgræsbane med traditionel opbygning. Løsning 2: Etablering af kunstgræsbane ved opbygning ovenpå eksisterende bane. Dette indebærer at banen bliver hævet ca. 60 cm over eksisterende terræn samt at der skal søges byggetilladelse for terrænregulering. Der er i løsningsforslagene også vurderet på følgende opgaver: 1. om der skal etableres et opvarmningsareal foran den nye kunstgræsbane
Side 17 2. om der skal ske en opgradering af belysningen fra traditionel belysning til energivenlig belysning 3. om der skal bruges traditionel infill SBR-gummi (gamle bildæk), om man skal vælge en gummi infill, der er produceret specielt til kunstgræsbaner (TPE) eller om man skal vælge den økologiske infill (kork) Efter rådgiverens estimat ser økonomien ud som følger. Løsningsforslag 1: generation 3 græsbane (SBR) 5.900.000 Løsningsforslag 2: generation 3 græsbane (SBR) 5.000.000 Optionspriser Generation 3 græsbane (SBR) ændres til TPE 880.000 Generation 3 græsbane (SBR) ændret til kork 600.000 Opvarmningsareal generation 3 græsbane (SBR) 490.000 Opvarmningsareal generation 3 (SBR) ændres til TPE 125.000 Opvarmningsareal generation 3 (SBR) ændres til kork 85.000 125 lux metalhalogen ændres til 250 lux metalhalogen 90.000 125 lux metalhalogen ændres til 125 lux LED 200.000 125 lux metalhalogen ændres til 250 lux LED 400.000 Inddragelse og høring Benløse Idrætsforening er blevet orienteret vedr. at sagen tages tilbage til Byrådet Benløse Idrætsforening ønsker at der etableres en jordvold langs den ene side af kunstgræsbanen, som kan bruges som siddepladser. Administrationen kan ikke anbefale at der laves en jordvold langs den nye kunstgræsbane, dette begrundes i, at den vil være tidskrævende at holde ved lige, samt at med de ekstrem regnvejr skybrud der er en gang i mellem, så risikerer man at volden skyller væk, med store retableringsomkostninger til følge. Økonomi Der er de bevilliget 3,507 mio. kr. til etableringen af kunstgræsbanen i Benløse ikke økonomi til at etablere kunstgræsbanen, hvorfor byrådet skal tage stilling til det videre forløb. Vælges løsningsforslag 1 med minimumsbelysning og traditionel infill (SBR) mangler der en økonomi på 2.393.000 kr. Vælges løsning 2 med minimumsbelysning og traditionel infill (SBR) mangler der en økonomi på 1.493.000 kr. Vælges der en løsning, hvor der bliver etableret et opvarmningsområde, vil denne løsning koste 6.480.000 kr. I denne løsning vil der mangle 2.973.000 kr. til projektet. Administrationen kan ikke anvise anlæg, hvor restbeløbet kan finansieres. Vurdering Administrationen anbefaler at en ny kunstgræsbane opføres som traditionel kunstgræsbane, men med kork infill, som er den mest økologiske infill der er på markedet samt, at belysningen udføres med 250 lux så den er fremtidssikret.
Side 18 Indstilling Direktionen indstiller 1. at byrådet tager stilling til om der skal tilføres nye midler til gennemførelse af en kunstgræsbane i Benløse i 2019 2. at byrådet tager stilling til om anlægget skal tilføres nye midler i budget 2020 3. at Byrådet tager stilling til om kunstgræsbanen i Benløse skal etableres Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 18-02-2019 Indstillingerne taget til efterretning med bemærkning om, at udvalget anbefaler banen anlægges som planlagt i indeværende år, samt at banen ikke etableres ovenpå den eksisterende bane, således at der er adgang for brugere med funktionsnedsættelser. Det anbefales, at banen etableres under hensyntagen til miljøet. Det anbefales desuden at administrationen anviser den fornødne finansiering. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 19-02-2019 Indstillingerne taget til efterretning med bemærkning om, at udvalget anbefaler banen anlægges som planlagt i indeværende år, samt at banen ikke etableres ovenpå den eksisterende bane, således at der er adgang for brugere med funktionsnedsættelser. Det anbefales, at banen etableres under hensyntagen til miljøet. Det anbefales at det undersøges, om der kan etableres en jordvold med en eventuel driftsaftale indgået med Benløse IF. Det anbefales desuden at administrationen anviser den fornødne finansiering.
Side 19 Underskriftsside Daniel Nørhave (hjdan) O Torben Lollike (tlo) B Line Lynnerup (lily) V Andreas Karlsen (akar) C Mazlum Øz (maoz) V Jan Jakobsen (jja) Ø Sadik Topcu (hjsato) A