Emne Bestyrelsesmøde Dato: 10. september 2012 kl. 17.30 21.00 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: TBJ Referent: MB Næste møde: Mandag den 22. oktober kl.: 17:30 Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: 4. Bestyrelsen Vision 5. Husudvalget Golfcafe Skovbo Rengøring Beplantning 6. Baneudvalg Sø på hul 18 7. Markedsføringsudvalg Tilbud til nye medlemmer 8. Sponsorudvalg Lynhytte Ny sponsortavle 9. IT-udvalg Scorekortprinter 10. Sportsudvalg Klubmesterskab Turneringsudvalget 11. Klubberne i klubben 12. Administration Golf ved Køge (GVK) Busstoppested ved Skovbo Golfklub Udstilling i klubhuset Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Mandag den 22. oktober kl. 17.30 Side 1
1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Ingen bemærkninger. 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab: Regnskabet hovedtal blev gennemgået og sammenholdt med budgettet, og kasserer svarede på spørgsmål fra den øvrige bestyrelse. Alt i alt ser vores regnskab fornuftigt ud, og vi forventer et årsresultat svarende til budget. Vi har fået solgt vores kontorpavillon, hvor køber står for transporten. Pavillonen bliver fjernet indenfor den nærmeste fremtid. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. 5. Husudvalget Golfcafe Skovbo Vores forpagter Christian Schultz har opsagt forpagtningsaftalen med Skovbo Golfklub, med udgangen af september måned 2012. Bestyrelsen har flere potentielle emner, som der bliver arbejdet videre med. Ny forpagter vil være på plads fra sæsonstart 2013. Side 2
Resten af 2012 bliver fortæringen klaret mere lavpraktisk, og håndteres fra arrangement til arrangement. Nærmere information vil fremgå af vores hjemmeside. Rengøring Vi har indgået aftale om rengøring af klubhuset med Køge s Rengøring, som tager sig af den daglige rengøring, opfyldning af forbrugsmateriale på toiletterne m.v. Beplantning Som oplyst i tidligere medlemsreferatet, er det vedtaget, at skråningerne omkring klubhuset bliver beplantet til efteråret. Skråningen foran bagladerne er blevet tilsået med græs samt en vildblomst blanding. 6. Baneudvalg Sø på hul 18 Vi har fra Miljøministeriet, naturstyrelsen modtaget tilladelse til nygravning af en sø i fredskoven på hul 18. Vi afventer kommunens tilladelse samt medlemmerne stillingtagen til masterplanen for banens udvikling. Der indkaldes til medlemsmøde om masterplanen i efteråret. 7. Markedsføringsudvalg Tilbud til nye medlemmer Tilbud 1 - til alle nye fuldtidsmedlemmer efter 01.07. Tilbuddet løber 3 måneder. Kontingent gradueres forholdsmæssigt. Det nuværende medlem der skaffer et fuldtidsmedlem vil i den 3 måneders periode modtage en voucher på kr. 1.000,-. Tilbud 2 - alternativt tilbud til etablerede golfspillere med dgu-kort: Hvis du har mod på at binde dig indtil udgangen af 2013, så bliv medlem fra nu til udgangen af 2013 for 1 års kontingent + 1. afdrag på obligationen. Spil resten af sæson 2012 (i Skovbo) + hele 2013 (i Skovbo, Næstved og Sorø) ved at betale et aconto-kontingent på kr. 2.000 ved indmeldelse. Første afdrag på obligationen betales i starten af 2013 og de acontoindbetalte kr. 2.000 fratrækkes kontingentet for 2013, der så ender på kr. Side 3
4.100. Dette tilbud kan ikke kombineres med eventuelle andre kampagner i 2013. 8. Sponsorudvalg Lynhytte HØ er i dialog med potentielle sponsorer, som er interesseret i at sponserer lynhytter. Planen er, at lynhytterne skal opsættes ved hul 7/17, ved green på hul 7 samt efter green på hul 14 i denne prioriterede rækkefølge afhængig af, hvor mange vi kan indgå aftaler om. Ny sponsortavle Vores sponsorer har sendt deres nyeste logo til os. Logoerne er sendt til vores trykker og vi forventer ophængning af den ny sponsortavle ultimo september måned. 9. IT-udvalg Scorekortprinter Så har vi købt og fået installeret en scorekortprinter. Scorekortprinter kan kun skrive scorekort ud på 18-hullers banen. Spillere kan både skrive scorekort ud når tidsbestillingen bekræftes på touchskærmen, men der kan også skrives scorekort ud, hvis en spiller tager en boldrendetid. 10. Sportsudvalg Klubmesterskab Der er desværre sket en beklagelig fejl, da klubmesterskabet i 2012 skulle have været lagt på samme dag som DGU anbefaler. Dette resulterede i konflikt med andre sportslige arrangementer. Klubmesterskabet vil i 2013 blive afviklet på samme dag som DGU anbefaler. Sportsudvalget koordinerer i øvrigt årsplanen fremover for at begrænse den slags fejl. Turneringsudvalget Side 4
Den nuværende formand for udvalget Arne Møllgaard stopper med udgangen af sæsonen. Flere turneringsledere udtræder ligeledes af udvalget. Vi har fået tilsagn fra en anden, der vil varetage formandsposten i den forstand, at der tages ansvar for turneringernes oprettelse i Golfbox og koordinering af udvalgets aktiviteter, herunder bemanding af turneringsleder på de enkelte turneringer. For at klubben kan tilbyde medlemmerne et varieret udbud af turneringer er der behov for, at turneringsudvalget er godt bemandet af personer, der har den relevante uddannelse i turneringsafvikling gennem DGU. I den forbindelse udarbejder sportsudvalget en arbejdsbeskrivelse, så nye turneringsledere kender til arbejdets omfang. Derefter skal der annonceres efter nye udvalgsmedlemmer. Interesserede kan allerede nu henvende sig til kontoret hvis de er interesseret i at være turneringsleder/hjælper fra næste sæson. DGU afholder kursus for nye turneringsledere til november 2012. Det er bestyrelsens holdning, at vi ikke udbyder flere turneringer end der er turneringsledere til og opfordrer derfor medlemmerne til at melde sig som turneringsledere og hjælpere for en eller to turneringsdage pr. sæson. Vi takker Arne og de øvrige turneringsledere for deres store arbejdsindsats i 2012. 11. Klubberne i klubben Dameklubben har henvendt sig og kunne godt tænke sig at benytte turneringsmodulet til nogle af dameklubbens turneringer. Det er aftalt, at Eva kigger forbi på kontoret og får en kort introduktion i brugen af GolfBox. 12. Administration Golf ved Køge (GVK) Omsætningen i GVK er noget mindre end sidste år. Dette på grund af, at der ikke er så mange medlemmer, der har ønsket at være en del af GVK ordningen. Det ser dog ud til, at Skovbo Golfklub får en fornuftig andel af den samlede omsætning. Busstoppested ved Skovbo Golfklub Side 5
Teknik- og Miljøforvaltningen i Køge Kommune har igen vurderet vores henvendelse om at få etableret et busstoppested ved Skovbo Golfklub. Kommunen vurderer, at hvis vi ønsker en udvidelse af vejen med en buslomme, så er det urealistisk at finde midler til anlægget. Men et mindre projekt, hvor der opsættes stoppestedsstandere og anlægges en smal række fliser til at stå ud på, bør være realistisk forudsat at golfklubben er villig til at sørge for gangsti hen til stoppestedet. Teknik- og Miljøforvaltningen har kontaktet Movia, som har været ude og besigtige mulighederne, og de er vendt tilbage med to forskellige mulige placeringer. Bestyrelsen har vurderet placeringerne, og valget blev ud for Alléen op til Dalbyvej 57 (ved vores drivingrange). Dette på grund af, at der bedst udsyn både for bilister fra Nr. Dalby og fra Ejby, samt at passagerer til Skovbo Golfklub nemt kan krydse Dalbyvej og komme ind på Skovbo Golfklubs matrikel og i sikkerhed, da der allerede er etableret et stisystem. Udstilling i klubhuset Vores medlem Helle Storm har udstillet sine flotte billeder/malerier, som gennem sæson 2012 har pyntet op i vores klubhus med flotte motiver og farver. Helle tager sine billeder ned ultimo oktober. Stor tak til Helle, som også har stået for indkøb og ophængning af galleriskinnerne. Kontoret har en venteliste til dem som har henvendt sig og som ønsker at udstille deres billeder/malerier i klubhuset. Vi har indgået en aftale med kunstner Jeanne Anthonisen, som udstiller fra medio marts 2013 og ca. to til tre måneder frem. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 1-18 år 64 fuldtidsmedlemmer 19 26 år 11 fuldtidsmedlemmer 26 99 år 669 fuldtidsmedlemmer 65+ 43 pensionistmedlemmer 92 fleksmedlemmer 879 aktive i alt. Ekskluderede 8 medlemmer. (1 ungdom, 1 fleks og 6 fuldtidsmedlemmer). Derudover har vi følgende 118 ikke DGU medlemmer, som er fordelt således: Side 6
48 passive medlemmer 12 prøvemedlemmer 53 par-3 medlemmer 5 senior plus medlemmer 13. Klubblad & hjemmeside Nyhedsbrev/klubblad 14. Eventuelt 15. Næste møde: Mandag den 22. oktober kl. 17.30 Side 7