Dagsorden 1. Status, input og opdatering af årshjul.... 3 Ekstraordinær GF... 3 Sidste HB-møde... 3 Næste HB-møde... 4 ILTS... 4 2. Status på økonomi... 4 Budget, regnskab og IT... 4 Tidsplan:... 4 Kommentarer... 5 Lokalforeningerne og CISVDanmark - budget... 5 Kontorets træffetid... 5 DUF... 5 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte.... 5 4. Status på LF... 5 6. Bordet rundt og status på aktiviteter.... 6 7. Status på udvalgsarbejde.... 6 8. Nyt fra international... 6 9. Akutte problemer og andre beslutninger... 6 Ubivox til lokalforeningerne... 6 Ny kommunikationskonsulent... 6 Raptim vejledning... 6 Nye låse... 6 Betaling af deltagelse på RTF Estland i Seminar Camp Træning... 6 Step up delegation betaling for flytning af billetter... 6 Dato og sted til visionsweekend... 6 Mødekalender for efteråret 2013... 7 Unitas rejsekonto... 7 Internet... 7 Efterårets DL-møder... 7
Onsdag d. 10. april kl. 18.00-23:00 Tilstede DL: Jesper Lykking, Nanna Beiter, Claus Warmdahl, Mette Liebst-Olsen (kun til stede under pkt. 1), Natascha Wermuth Iermiin (via Skype). Kontor: Margit Lausten, Tore Bang Heerup, Anders Kristiansen. Referent: Line Bloch Kretzschmar. Den nye kasserer og den nye sekretær blev til start budt velkommen, og der blev forventningsafstemt.
1. Status, input og opdatering af årshjul. Ekstraordinær GF Det blev besluttet, at der indkaldes til den ekstraordinære GF på samme dag som HB-mødet d. 12. maj hos DUF, Scherfigsvej 5, 2100 Kbh. Ø. Ekstraordinær GL kommer til at foregå i forlængelse af HB-mødet, så HB-mødet varer fra 11.00-16.00 og den ekstraordinære generalforsamling fra 16.00-17.00. Ansvarsfordeling Indkøb af frimærker: Anders Tore opdaterer dagsorden fra ekstraordinært møde sidste år Tore skriver indkaldelse Claus står for at trække opdateret medlemsliste ud fra medlemssystemet og sender den til Tore Jesper beder Christian Lykking om at finde unge til at sætte frimærker på breve i næste uge (uge 16). Jesper henter nøgle hos DUF en uge i forvejen. Sidste HB-møde Sidste HB-møde blev diskuteret og følgende punkter blev besluttet: Tore sender forretningsorden fra sidste HB-møde til Nanna, som udformer et udkast og opretter et google.doc, der deles med HB. Proceduren for Best Practice på HB-møderne ændres, sådan at DL udpeger en/to/tre lokalforeninger, der kommer med input i fht. Best Practice. DL udarbejder en ansvarsfordeling over LF'erne, således at LF'erne får et HB-møde, hvor de skal komme med input. Det er LF'ernes eget ansvar at bytte internt, hvis det passer bedre. Denne fordeling sender Nanna ud med dagsordenen til næste HB-møde. Infofile skal opdateres. Sekretær skriver et udkast som sendes til kommentering hos Søren Løland og RM Margrethe. Der er enighed om, at der skal udarbejdes en procedure for, hvordan man skal tage action i fht. forsikringen Max Levig. Sekretær hører politiet om de kan garantere, at vi får besked, hvis der kommer forhold på en vi har indhentet børneattest på, efter vi har indhentet den. Hvis politiet ikke kan garantere dette, så skal der indhentes hvert tredje år, eller hvis et medlem har været udmeldt. Buddy-ordning for lokalforeninger På næste HB-møde skal der spørges til hvem der kan byde ind med en buddy / hvem der mangler en buddy. Sekretær tjekker op på hvilke mailinglister der er, og hvem der er på dem (i juni /efter sommerferie). Den årlige tivolidag ligger som vanligt 3. onsdag i juli. Tore hører Bitten ift. billetter, så der kan meldes ud i updaten om at man skal bestille, og hvad deadline for dette er. JB teamet er ansvarlig for arrangementet på Rådhuspladsen.
Næste HB-møde Sekretær kom med dagsordensudkast. Foreløbigt udkast til dagsorden for næste HB-møde blev gennemgået, og det endelige udkast vendes over mail. ILTS Nanna har været til ILTS (6-dages kampagneleder-træning hos MS). Efter orientering besluttes at ledelsestræning er et godt tilbud til de frivillige, men at det skal høre under NUDD. Nanna går videre med idéen om eksterne udd. kurser til Helene. DL skal fortsat være inde over ansøgninger og økonomi, hvilket Nanna skriver i et dokument, hun sender til NUDD. 2. Status på økonomi Budget, regnskab og IT Budgettet blev kritiseret for ikke at være struktureret nok, regnskabssystemet skal opdateres og ITsystemet skal udvikles, så det passer til CISV Danmarks behov. Følgende er besluttet: Efter anbefaling fra revisor og i samråd mellem landskasserer og bogholder ændrer kontoplan pr. 1/1 2013 for at budget og regnskab bliver mere sammenligneligt, og for at få bedre mulighed for regnskabs- og budgetopfølgning. Der skal ske en etablering af regnskabssystemet C5 go live (i skyen), da C5 skal kunne bruges hjemmefra og fra lokalforeninger. Desuden opnår vi samtidigt større grad af datasikkerhed. C5 skal derfor re -implementeres med bogføring fra 1/1 2013 og automatisk budget-opfølgning fremover. Der skal udarbejdes en ny og bedre kontoplan. Claus laver udkast til ny kontoplan og drøfter den med bogholder før de i samarbejde implementerer den. Visionen er, at der produceres en balance fra økonomisystemet hvert kvartal. Udvalg oprettes som dimension i kontoplan. Lokalforeninger får regnskab i C5 i 2014. Klar adskillelse mellem medlemssystem og C5s funktioner. Klar adskillelse mellem bank-konti. Der skal oprettes en virtuel server. De centrale systemer skal ligge på serveren, så de kan tilgås af flere medlemmer og fra flere adresser. Da der er rigeligt at se til med implementering af C5 udskydes beslutningen om hvorvidt vi skal implementere en national udgave af SharePoint, der vil kunne optimere arbejdsgangene, til efteråret. Tidsplan: Overgangen til det nye C5 kan risikere at give problemer i starten. Det vægtes at vi kommer så hurtigt i gang som muligt. Udarbejdelse af ny kontoplan (april) Udarbejdelse af budget regneark (maj) Etablering af miljø (april/maj) C5 go live (april, med regnskab per 1/1 2013) SharePoint go live (besluttes til efteråret)
Budgetter for 2014 i C5 (november) Lokalforeninger på C5 (1. januar 2014) Kommentarer Der efterspørges et journaliseringssystem. Der bliver rejst et forslag til, at en del af infofilen skal omhandle budget og regnskab. Det besluttes, at CISV Danmark for fremtiden skal budgettere med uforudsete udgifter. Lokalforeningerne og CISVDanmark - budget Vi har flere camp-programmer end vi plejer i år, så vi får formentlig et underskud i CISV Danmark, men måske også en økonomisk udligning i lokalforeningerne, der har mere aktivitet. Vi skal se økonomien overordnet. Kontorets træffetid Ifm. at der er ansat nye medarbejdere på kontoret klargøres det, at de selv kan sættes åbningstider for kontoret, så længe disse er fordelt på 2 dage om ugen, og at kontoret har åbent i 6 timer om ugen. Desuden er det hensigtsmæssigt at træffetider ikke ændres for tit. DUF DUF har en regel om, at man ikke kan lave en opsparing/grundfond ud fra de penge man får i tilskud det er derfor ikke muligt at oprette reel opsparing, til trods for at et mindre beløb stadig kan sættes af til uforudsete hændelser. Cash flow -mæssigt skal man gå efter at gå i 0 efter DUFs regler. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. Claus og Bitten står for oplæring i det nye medlemssystem. 4. Status på LF Fyns LF Forsøger at sammensætte en YM delegation til Thailand til sommer, og de regner med at afholde ÅJBT i samarbejde med Århus til efteråret. De vil også se på muligheden for at afholde et Youth Meeting i påsken 2014. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. DL drøftede fordele og ulemper ved det indhentede tilbud på at få butikken udliciteret. Tore undersøger om vi kan benytte siden uden login, samt om de resterende Doris Allen t-shirts kan være med i aftalen. Tore følger op på de to ting, og hvis begge ting kan fungere, er det besluttet, at det udliciteres. Tore spørger leverandør om han arbejder i sommerferien.
6. Bordet rundt og status på aktiviteter. 7. Status på udvalgsarbejde. 8. Nyt fra international 9. Akutte problemer og andre beslutninger Ubivox til lokalforeningerne Lokalforeninger og udvalg tilbydes adgang til at bruge nyhedsbrevssystemet Ubivox, Informationsmedarbejder orienterer via updaten. Ny kommunikationskonsulent Tore sender stillingsbeskrivelse ud tirsdag med ansøgningsfrist 1. maj og samtaler løbende. Opstart hurtigst muligt - efter aftale. Ansøgninger sendes til sekretær, der deler det på dropbox, hvor Nanna og Jesper inviteres. Ansættelsesudvalget består af sekretær, Jesper og Nanna. Til samtaler deltager sekretær og Jesper samt Nanna hvis muligt. Raptim vejledning Udskydes til næste møde. Nye låse Claus har indhentet et godt tilbud, der vedtages. Depositum skal opkræves af sekretær - der skal indbetales 200,- og skrives under før der udleveres ny nøgle. Sekretær formidler til Tore hvornår lås skiftes, og Tore står for videreformidlingen. Betaling af deltagelse på RTF Estland i Seminar Camp Træning CISV Danmark betaler for udgifterne for både SC-stabene til Nykøbing og Amager, fordi det er procedure-fejl. Fremover skal proceduren forsøges overholdt. Nanna svarer SC-stab på RTFansøgning. Step up delegation betaling for flytning af billetter Der har været ekstra omkostninger ift. billetter til en step up delegation, der har købt billetter gennem Unitas rejser. De ekstra omkostninger skyldes en datoændring, og det dækkes derfor af CISV Danmark, jf. Force Majeure-reglerne for rejser med CISV. Nanna svarer Step Up-udvalget. Dato og sted til visionsweekend Natascha laver en doodle med datoer der ligger efter 1. september.
Mødekalender for efteråret 2013 HB arbejder videre med forslag til stemmeprocedure i efteråret 12. maj er næste DL-møde DL-møder i efteråret: Sekretær laver doodle for mødekalender med månedligt interval - tirsdag/onsdag med start september. Unitas rejsekonto Vi har fået tilbudt en aftale om rejsekonto med tilhørende kreditkort fra Unitas Rejser. Da dette kan være en fordel, både ift. udlæg ifm. bestilling af rejser, og ifm. at kunne optjene bonuspoint, går Jesper videre med at få aftalen sat i stand. Internet Internettet fungerer ikke optimalt, da forbindelsen ikke er stabil. Sekretær kontakter Telia snarest. Efterårets DL-møder Mødekalenderen er ikke lagt konstruktivt. Sekretær laver et udkast til efterårets DL-møder i næste uge (uge 16)