Vejledning til KFUM-Spejdernes medlemssystem efter opdatering. Vi har fået opdateret vores medlemssystemet, og vi har fået flere nye muligheder, som vi vil prøve at beskrive i denne grundlæggende vejledning. Der findes også vejledninger til forskellige enkelt-funktioner, se http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Forslag og ønsker til forbedringer er ligesom fejlmeldinger noget, vi meget gerne modtager. Brug info@kfumspejderne.dk, hvis du finder noget, som ikke virker, eller hvis du har ideer til noget, som kunne være godt at have med. Administrationscentret --ooo-- Før I går i gang Brugernavn og adgangskode Inden I kan rette i medlemsdatabasen, skal I have et login til Spejdernet.dk, og alle personer, som er registreret i medlemssystemet får automatisk genereret et brugernavn og et internetnummer. Hvis der er oprettet en mail-adresse, bliver koden sendt til nye medlemmer ved oprettelsen i medlemssystemet. Brugernavn. Hvis du ikke har modtaget din kode, kan gruppeleder, gruppekasserer samt retteansvarlige i gruppen oplyse dit brugernavn. Det er vigtigt, at der i medlemssystemet er oprettet en mailadresse samt et mobiltelefonnummer, da det er disse to felter, som sammen med brugernavnet bliver tjekket for at sikre, at ikke andre får adgang til dit login. Det er endvidere vigtigt, at mobilnummer og mailadresse ikke er benyttet på flere personer i medlemssystemet. Adgangskode. Hvis du har et brugernavn men har glemt din adgangskode, kan du selv hente et nyt. Dette gøres fra www.spejdernet.dk/glemtpassword. Her skal du oplyse dit brugernavn eller mailadresse eller mobilnummer til oplysning af password. Systemet har brug for at kunne bekræfte dine data. Der findes en vejledning, http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Medlemssystemet Login på medlemssystemet sker på http://medlemssystem.spejdernet.dk Det er kun gruppeledere, gruppekasserer samt retteansvarlige, som kan se og rette alle data for gruppens medlemmer. Enhedsledere kan se og rette data for egen enhed. Medlemssystemet er oprettet i et hiraki, hvor medlemmet selv kan se og rette i eget stamkort samt kan se øvrige personer i egen gruppe. Enhedsledere kan rette personerne i egen enhed, Side 1
gruppens retteansvarlige kan se og rette i hele gruppen, og distriktsstaben kan se gruppernes data. Fra alle fanerne findes Hurtig menuen, som giver direkte adgang til: Oprette en ny enhed, Rediger roller samt Opret nyt medlem. Her er også link direkte til alle enheder, så dette er det oplagte sted, hvis der kan navigeres rundt i gruppen. For at rette flere medlemmer i gruppen i en arbejdsgang trykkes på Rediger i toppen eller i bunden af siden - - og i bunden får man vist disse muligheder for redigering. Se mere på http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Side 2
Fra samme side er der direkte adgang til personernes stamkort. Adgang hertil kan også ske ved at klikke på personens navn. Faner Som gruppe der nogle basisinformationer, der skal inddateres, og fanerne beskrives herunder. Der findes vejledninger på de forskellige funktioner herfra: http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Medlemmer Her er oversigten over alle personer, som er registreret i gruppen. Det er muligt at markere de enkelte medlemmer, så der benyttes samme funktion til dem alle fra bunden af siden: Opgrader årsstjerne for valgte medlemmer, Flyt valgte medlemmer Side 3
Det er muligt at hente adresse-informationer om valgte medlemmer ved at aktivere pilen før navnet. Personer, som er udmeldt findes kun fra Enheder Udmeldte, men er indeholdt i de listeudtræk, som kan hentes. Stamdata Her er angivet gruppens navn, nummer, kommune, startdato, og det er vigtigt, at gruppen vedligeholder rubrikken: Data til Bliv spejder, da det er disse informationer, som sammen med data fra fanen Lokalitet oplyser kontaktinformationer og mødelokaler for jeres gruppe for nye medlemmer på Spejdernet.dk. Enheder Her findes oversigten over gruppens enheder. Lokaliteter Her skal gruppen registrere mødelokaler samt eventuelle hytter. Der er mulighed for Mødehytte/lokaler, Hytte, Konferencecenter og Lejrplads. Data for mødehytte benyttes i Bliv spejder på Spejdernet.dk Funktioner Oversigt over alle lederfunktioner, som findes i gruppen. Lederfunktioner benyttes til at udsende informationer fra korpset. Medlemsopgørelse Benyttes én gang årligt til korpsets store medlemsoptælling. Benyttes typisk kun af gruppeleder, gruppekasserer samt administrationscentret. Kontingent Benyttes af gruppens kasserer til at registrere kontingent for gruppens medlemmer. Indbetalinger kan kun registreres fra gruppesiden, mens kontingentsatser registreres fra enhedernes side. Side 4
Menupunkter i bjælken Helt i toppen af siden findes også funktioner, som her kort beskrives. Der findes vejledninger på http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Søg Der er mulighed for søgninger på mange forskellige måder ved at trykke på Søg, personnavne, gruppenavne, telefonnumre, fødselsdatoer m.v. Kontaktmodul Personer, som har fået rollen kontaktmodul kan anvende dette til udsendelse af SMS eller mail. Stamdata Her er der visninger af flere specielle emner; Interessegrupper, Tilladelser, Årsstjerner, Mærker samt Certificeringer. Alle disse emner kan ses som visninger på personernes stamkort. Listeudtræk Fra oversigtssiderne findes mulighed for forskellige listeudtræk fra denne bjælke. Der findes vejledninger på http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Excel (det grønne kryds) Her kan du hente et regneark med personer i den pågældende enhed eller gruppe, som du står i. Side 5
Printer Her kan du printe en liste med personerne i den pågældende enhed. Tønden (den grå cylinder) Her er der mulighed for at hente forskellige lister, afhængig af, i hvilken enhed du står. Personers stamkort Hurtig menu Fra stamkortet findes en hurtig menu, som giver adgang til: Inaktiver medlem og Tilføj kontaktperson. Hver person i medlemssystemet har et stamkort og nogle tilhørende faner, som her beskrives. Ikke alle faner kan ses af alle. Der findes vejledninger til de enkelte funktioner: http://spejdernet.dk/ledere/gruppen/emo/vejledninger.aspx Side 6
Stamdata På personernes stamkort er oplyst navn, adresse, kontaktinformationer m.v. Du har mulighed for at lukke for nogle af informationerne, hvis du for eksempel kun skal benytte personens adresseinformationer. Side 7
Gruppekassereren har mulighed for altid at have åbent for feltet Kassererinformationer, som måske ikke er så relevant for enhedslederen. Der kan åbnes og lukkes efter behov. Der findes nu et felt for Historiske medlemskaber, men ingen data er trukket over, og historien starter først nu. Der kan IKKE redigeres i feltet, men alle oprykninger, flytninger mellem grupper m.v. vil fremover blive gemt her. Side 8
Kontaktpersoner Man kan oprette kontaktpersoner herfra, men også fra Hurtig menuen. Personer, som er oprettet som kontaktpersoner hentes også, når man fra enheden henter listeudtræk: Enhed: E-mail liste og Enhed: Kontaktpersoner, så hvis man kommunikerer via e-mail, vil det være lettere, hvis kontaktpersonerne er opdateret. Der er også mulighed for at sende mails og SMSer fra Kontaktmodulet til kontaktpersoner. Kommentarer Her kan noteres, hvis der er særlige forhold, f.eks. allergier. Kommentarfeltet kommer med, når man henter regneark. Fanen er kun synlig for retteansvarlige. Tilknytninger Her vises eventuelle interessegrupper (f.eks. loppemarked, støtteforening), Tilladelser (f.eks. foto, kørsel, bade), Certificering (f.eks. lederbrev, gilwell), Mærker (f.eks. natur, kirke, vandrerskjold), Årsstjerner og Børneattest. Funktioner Her vises de funktioner/roller, personen har i gruppen, distriktet eller korpset. Betalinger Her vises de indbetalingsdata, som kassereren kan lægge ind via gruppesiden. Årsstjerner Fra gruppesiden, som findes ved at trykke i top-bjælken på Min gruppe Side 9
Når der trykkes på Redigér, åbnes der to muligheder for opdateringer i bunden af siden; Opgradér årsstjerner for valgte medlemmer eller Flyt valgte medlemmer samt til hvilken enhed, de skal flyttes. Det er også muligt at sætte en markering i feltet før personnavnet. Årsstjerner kan endvidere rettes fra gruppesiden, ved at sætte markøren foran stjernen. Når der trykkes på + tildeles en stjerne. Hvis man kommer til at registrere for mange år, kan det rettes fra personens stamkort under Tilknytninger. Her dobbelt-klikkes i den højre spalte. Side 10