Mappe- og fil-håndtering til husbehov. (Win. 7)

Mappe- og fil-håndtering til husbehov. (Win. 7) Senior IT Allerød Nærværende kortfattede noter er tænkt anvendt til støtte for kursisterne ved undervisningen i kurset: Mapper og filer og er næppe velegnet til selvstudium. Indhold: 1. Introduktion 2. Mappe-struktur / Sti / Navigation 3. Stifinder / Mappevisning 4. Mapper og filer, oprette / slette / kopiere / flytte / søge / gendan / Back-up 5. Gemme / åbne filer 6. Biblioteker 7. Filtyper/ Åbn med 8. Mail 9. Flytbare medier (Sikkerhedskopi) 10. Download-filer / Systemgendannelse 1. Introduktion: En væsentlig funktion i Pc en er at opbevare og holde styr på programmer og andre data af forskellig art, således også de brugerskabte. Pc en skal altså kunne gemme eller lægge på lager på en organiseret, helst brugervenlig, måde. Denne lagring sker på Pc ens såkaldte drev, som f.eks. kan være en Harddisk, et CD/DVDdrev eller en USB-nøgle. Det er væsentligt ved disse drev, at det lagrede her ikke berøres af, at Pc en slukkes, hvorimod indholdet i arbejdslageret, Pc ens hurtige elektroniske hukommelse (eng.: memory), slettes. Programmerne og de forskellige data lagres i såkaldte filer, hver med et entydigt fil-navn, således at de kan genfindes på Pc ens drev og gendannes i arbejdslageret (RAM) (Random Acces Memory). Filstørrelsen angives i byte (b), ofte kilo byte (kb) = 1000b eller mega Byte (Mb)= 1000kb, medens lagerkapacitet ofte angives i giga Byte(Gb) = 1000Mb, nu også tera Byte (Tb) = 1000Gb. (Een byte kan være eet bogstav eller eet talciffer) Da det typisk kommer til at dreje sig om lagring af tusindvis af filer, må der nødvendigvis ske en systematisk opdeling i grupper af samhørende filer. Man bruger betegnelsen, at filerne opdeles og lægges i forskellige mapper med hver sit mappe-navn. I praksis bliver der tale om måske hundredvis af sådanne mapper, som derfor igen må systematisk opdeles og lægges i andre mapper, som igen må opdeles.. osv man taler om, at mapperne ordnes i et mappe-hieraki eller i en mappe-struktur. Denne mappestruktur afspejles også i de entydige fuldstændige fil-navne, der, foruden selve filnavnet, angiver Stien (adressen) til de enkelte filers plads i mappe-strukturen. Mappestrukturen kan i Pc en vises grafisk v. hj a. visnings-programmet Stifinder (eng. Explorer), der er en del af Microsoft-Windows-styresystemet. Med dette program kan visningen tilpasses til stor overskuelighed af den ofte komplicerede mappestruktur, og der gives desuden mulighed for at ændre, tilpasse og udvide strukturen individuelt. De grundlæggende funktioner i Pc en varetages af Styresystemet, der hermed danner basis for de forskellige brugerprogrammer (f. eks Word. Excel, Mail, Internet, Spil o.s.v) Nærværende note er baseret på styresystemet Windows 7 fra Microsoft. NB: Bl.a. flg. Forkortelser anvendes: klik for venstre-, h.klik for højre-, d.klik for dobbelt- klik. 1

2. Mappe-struktur / Sti / Navigation. Mappestrukturen beskriver organiseringen af samhørende filer i mapper, der igen kan være organiseret samhørende grupper, lagt i tilsvarende mapper, der igen o.s.v.. PC en kan indeholde flere drev (f. eks hard-diske), der lagrer hver sine mapper og filer og Microsoft har lavet en overbygning, der samler disse drev i begrebet Computer. Vejen gennem mappestrukturen til en bestemt fil beskrives som stien til filen. Er filen markéret (se senere) ses stien øverst i Stifinder-programmet (se side 3) på den såkaldte Navigationslinie. For at finde den markérede fil skal man her lede i mappen Udklip (fra højre mod venstre): Mappen Udklip ligger i mappen Andet, der ligger i mappen Dokumenter, der findes på disken Data (F:) i Computer(en). Ved den grafiske afbildning af strukturen vises det overordnede øverst længst til venstre. I søjler herunder, små trin mod højre, vises de tilhørende underordnede elementer, og jo længere til højre og nedenunder, des længere ud i forgreningerne. Figuren til venstre er klippet ud af programmet Stifinder (herom side 3), der i sin venstre side viser Mappestrukturen. Her er kun medtaget den del, der viser Computer og dens 3 harddisk-drev, og for disken Data (F:) vises en del af mapperne. Hver linie viser en enhed med et ikon, der indikerer typen (drev, mappe o.a.) samt et navn. Her peges på et gult mappe-ikon ved mappen Dokumenter. En lille pil til venstre for ikonet indikerer et indehold, f. eks. drev eller mapper. Peger den lille pil lidt nedad (og udfyldt med sort) vises indholdet nedenunder, og lidt til højre ellers ikke. Pilen, og dermed visningen, ændres med et klik på pilen. Forstå figuren herover sådan: - Øverst, længst til venstre, vises Computer-en. Den sorte nedadvendte pil indikerer, at visning af indholdet er valgt (med klik på pilen). Indholdet vises umiddelbart under, lidt til højre. Her kun vist de tre harddiske: Win XP (C:), Win.7 (E:) og Data (F:). - Mapperne (i roden ) på den 3 harddisk (Data (F:)) vises tilsvarende umiddelbart under disken, yderligere lidt til højre, her kun vist to: 24f751eb8cbb7c5---- - og Dokumenter. Det er tillige valgt at vise indhold i Dokumenter (her vist fem mapper), hvoraf også den øverste, mappen Andet, indeholder mapper. Det er valgt at vise disse, der ses umiddelbart under, yderligere lidt til højre (Bordplaner og Udklip). Disse indeholder ikke andre mapper (ingen lille pil). De øvrige 4 mapper i Dokumenter er vist nederst (i samme lodrette søjle som mappen Andet). I tidligere udgaver af Microsoft s Styresystemer blev dette eksempels Sti (adressen) præsenteret således: F:\Dokumenter\Andet\Udklip\ Med Sti-en sat foran et filnavn dannes det fuldstændige entydige filnavn, som anvendes internt i PC-ens system, der ikke kender mappe-begrebet. Denne udtryksform for sti-en anvendes også visse steder i Windows 7, og kan vises ved et klik i Navigations-linien. (ændres tilbage med klik på et tomt sted under linien). For at strukturen skal kunne huskes og føles naturlig og logisk, er det vigtigt, at det er den enkelte PC-bruger, der selv har udtænkt og konstrueret den, nøjagtig som brugeren ville havde indrettet sit personlige kartoteks-skab med skuffer, hængemapper og charteks. (Om konstruktion af en mappestruktur, se side 6.) 2

3. Stifinder / Mappevisning. Stifinder er et Windows-program, der bl.a.egner sig til at studere og ændre computerens mappestruktur og fil-indhold, f.eks. ved udvidelser, sletning, kopiering, flytning og omdøbning. Stifinder åbnes lettest ved et h.klik på Start (nederste venstre hjørne) og valg (med klik) eller via et evt. genvejs-ikon i Hurtigstart-området på Proceslinien (nederst til venstre). I venstre side (der i Windows 7 kaldes Navigations-ruden ) vises system-mapper, drev og mapper, i den såkaldte Mappe-struktur. I venstre side vises aldrig filer, de vises kun i højre side (se nedenfor). En lille pil til venstre for en enhed indikerer et indhold, og et klik på pilen åbner/lukker visning af indholdet, lige nedenunder og lidt til højre. (Ved visning peger pilen nedad og er udfyldt) Elementerne Favoritter, Biblioteker, Hjemmegruppe, Computer og Netværk er oprettet af systemet. Der vises indhold i Favoritter og Computer. Biblioteker er ikke åbnet for visning i Navigatonssiden, men markéret (grå) med klik, og indholdet vises da i højre side (her special-mapper (biblioteker) for Billeder, Dokumenter, musik og videoer). Frem eller tilbage i handlinger (hvis blå) venstre side: Navigation/ Træ /Mapstruktur Navigation/Adresse/Sti Indhold af Biblioteker (markéret) højre side: Indhold af markéret mappe Menu Værktøj Indhold af Computer vises nedenfor denne, lidt til højre. Her tre disk-drev og en USB-nøgle, alle med drevbogstaver tildelt af PC en (C:, E:, F: og H:), og i dette tilfælde også navngivet for lettere identificering: Win XP, Win7, Data og NIS. I delfiguren til venstre er disken Data (F:) åbnet for visning af indhold, som ses nedenfor, i søjle lidt til højre. Her er på figuren medtaget to, hvoraf mappe Dokumenter ligeledes er åbnet for visning af indhold. Heraf har mappe Andet et indhold, nemlig to mapper. Nedenfor ses yderligere 4 mapper, som ligger i Andet. Mappen Udklip er markeret (grå), og dens indhold (filer og evt. mapper) vises nu i højre side (her 5 billed-filer). Visningen i højre side kan tilpasses fra menuen Vis eller med værktøjsknappen Skift visningen helt til højre. Pilen giver valgmuligheder. På Værktøjslinien her findes endvidere værktøjer for Eksempelruden, der viser dele af indholdet af markéret fil - - og helt til højre startes Hjælp (?). De øvrige tilbud på Værktøjslinien tilpasses efter det markérede. Stifinder optræder i Vinduet for valg af mappe, når der Åbnes eller Gemmes filer (se side 4). Vælges Computer i Startmenuen åbner Stifinder med fokus på Computer og PC ens drev. NB: De små pile i venstre side forsvinder midlertidigt, når cursoren er i højre side! (formål???) 3

4. Mapper og filer, oprette / slette / kopiere / flytte / søge / gendan / Back-up Åbn Stifinder! 1. Opret en mappe: Markér (klik) det drev eller den mappe i venstre side, hvori mappen skal oprettes. --- Højre side viser nu indholdet af det markérede, og det er altså her mappen oprettes. Brug så Værktøjsknappen Ny mappe (rød pil) - eller - h.klik på et tomt sted (i højre side) og peg på Ny------ og derefter vælg (klik) Mappe i det næste lille vindue. Navngiv den Ny mappe ved at skrive/overskrive i navnefeltet - og afslut med et klik uden for feltet. Se også den nye mappe i strukturen i venstre side. Handlingerne 2. til 5. (nedenfor) foregår således: H.klik først på mappen eller filen (i højre eller venstre side) og vælg på tilbuds -menuen. 2. Omdøb en mappe/fil. - Vælg Omdøb. Overskriv navnet og afslut med klik uden for navnefeltet. 3. Slet mappe/fil., evt. flere se nederst vedr. markéring af flere. - Vælg Slet og Ja til overføre til Papirkurv (eller markér og tast Delete). 4. Kopier mappe/fil., evt. flere - se nederst vedr. markéring af flere. - Vælg Kopier. H.klik derefter på den mappe hvor kopien skal indsættes og vælg Sæt ind. 5. Flyt (=Klip) mappe/fil., evt. flere - se nederst vedr. markéring af flere. - Vælg Klip (emnet blir fjernet). Derpå h.klik på mappen hvor der skal indsættes og vælg Sæt ind. 6. Søg mappe/fil. - Udfyld søgefeltet øverst, yderst til højre bedst muligt: (klik her) 7. Gendan slettet mappe/fil. - Åbn Papirkurven (Skrivebordet). Markér filen og vælg Gendan.., så flyttes filen tilbage på plads. Husk!!: Når Papirkurven tømmes slettes alt permanent, og intet kan herefter gendannes. 8. Back-up af mappe/fil. (se side 5.), - Hav altid en frisk sikkerhedskopi af dine mapper/filer, fordi Pc ens harddisk, hvorpå alt gemmes, er en mekanisk enhed der slides. Det er altså ikke et spørgsmål om disken bryder sammen, men kun et spørgsmål om hvornår.! - Nogle er heldige, men sats ikke!! - det fornuftige er: Hav altid en frisk BACK-UP!!! Kopier personlige dokumenter o.a. til et medie, der kan fjernes fra Pc en: CD/DVD, USB-nøgle, ekstern harddisk o.l. - og: Opbevar kopierne sikkert helst ikke ved Pc en! (tyveri o.a.) NB: I Stifinder s højre side kan flere filer/mapper markéres ved klik med Ctrl-tast holdt nede. En stribe kan markéres ved at markére den første (med klik) og dernæst at holde Shift-tast nede, når den sidste i striben markéres. 4

5. Gemme / åbne filer (Microsoft Word) Når en fil gemmes på Pc en, f. eks et tekstdokument fra Word, sker det ved klik øverst til venstre i skærmbilledet, og afhængigt af Word-versionen skal der klikkes på: I Word-2003: Filer -menu, - i Word-2007 : Office-knap, i Word-2010: Filer -faneblad. Dernæst vælges Gem eller Gem som. (I Word-2007 skal herefter (for et nyt dokument) vælges format ). Derefter vises Gemme -vinduet. I de nye Word-versioner fremtræder Gemme -vinduet stort set som Stifinder og fungerer som sådan. I ældre Word-versioner (2003) ser vinduet lidt anderledes ud, idet mappe-strukturen er skjult i en drop-down-menu, der vises ved klik på lille pil til højre på øverste linie (den valgte mappe). (I figuren nedenfor er kun vist Gemme -vinduet for de nyere Word-versioner). Der skal altid tages stilling til: 1. Hvor skal filen gemmes? 2. Hvilket fil-navn? 3. Hvilken fil-type? Pkt. 1. Word 2003: Gemmemappen skal derfor først d. klik es i mappestrukturen i rulle-menuen (lille pil til højre i øverste linie) og mappens navn skal derpå stå i øverste linie. Nye Word: Gemme-mappen markéres venstre side. I øverste linie ses herefter Stien til den markérede mappe. Gemme-mappens indhold vises derefter i højre side, der hvor filen gemmes. Indhold af markéret mappe Pkt. 2. Herpå skal filnavn vælges. Det systemet foreslår kan ændres/overskrives. Pkt. 3. Endelig check/vælg Filtype, og valget bestemmer også hvilke filer, der vises i højre side. - Og først nu bør der Gemmes! Visning på højre side tilpasses ved valg på rulle menu, der fremkommer ved klik på lille pil. ---- For en eksisterende fil: Vælg altid Gem som (se øverst på siden) og få præsenteret Gemme som -vinduet med mulighed for nyvalg af gemmested, navn og type. (Vælg kun Gem, når man kender gemmestedet og accepterer at overskrive en evt. eksisterende ældre udgave af filen.) Vælg også Gem som (efter h.klik) hvis du vil gemme en vedhæftet mail-fil et kendt sted i PC en. Stort set alle fil- og mappe-manipulationer, kan udføres i dette vindue (ny mappe, slette, omdøbe, kopiere osv. se side 4). Fra Værktøjslinien (næst-øverst) kan f. eks. oprettes en Ny mappe i den markérede mappe. Når en fil skal åbnes, sker det tilsvarende ved klik på Office -knappen (se øverst på siden) og efterfølgende valg her. Åbn -vinduet er stort set det samme som ved Gemme som og med samme muligheder. 5

6. Biblioteker. Udover de fysiske drev med mapper og filer er der, især i Windows 7, indført nogle overordnede elementer med det formål at give overblik og lette navigationen. Her omtales kun Skrivebord og Biblioteker. Start med at åbne Stifinder og i venstre side her (Navigationssiden) klik på alle små sort-udfyldte, skråt nedadpegende pile, så al visning af indhold er fjernet. - Tilbage bliver to elementer: Favoritter og Skrivebord. Skrivebordet er en (system)-mappe, og hvis markéret ses indholdet på højre side. Mappen kan anvendes som en normal mappe og bruges typisk til midlertidigt gemme-sted, men også til mapper/filer, som man ønsker hurtig adgang til. Man taler om at gemme på Skrivebordet. Den lille lyse pil ved Skrivebordet viser, at der findes indhold her, og efter et klik på pilen (udfyldes (sort) og drejes skråt nedad), vises indholdet nedenfor, lidt til højre, nemlig det der findes på Skrivebordet (eller i nærmeste omgivelser): - Biblioteker indeholder en samling af (under)-biblioteker af forskellig kategori til organiseret opbevaring af mapper med filer. (kartoteksskabe?) - Hjemmegruppe indeholder deltagere i et evt. netværkssamarbejde. - En personlig mappe NIS. (efterladt på Skrivebordet) - Computer indeholder/viser PC ens drev. (og evt. tilsluttede drev) - Netværk viser tilgængelige netvækscomputere. (adgang til via Router ) - Kontrolpanelet med en mængde muligheder for ændring og tilpasning af PC en. - Papirkurven, hvor slettede emner opbevares indtil tømning. (nok under Skrivebordet) Biblioteker: Biblioteker er en samling af under-biblioteker. Klikkes på den lyse pil vises standard-(under)-biblioteker for Billeder, Dokumenter, Musik og Videoer. I disse standard-biblioteker er der, fra start, normalt oprettet mapper, hvori brugeren kan oprette sin personlige mappestruktur til sine filer. Filer bør ikke gemmes direkte i et Bibliotek, men i relevante mapper der. Et eksempel: I mit Billeder-bibliotek var fra ny oprettet to mapper: Billeder og Delte Billeder. Senere har jeg medtaget mappen Mine billeder, beliggende på Drev F: (h.klik på mappen, vælg Medtag i bibliotek og dernæst vælg biblioteket.) Biblioteks-mapperne er som standard lagret på systemdisken (ses efter et h.klik og valg af Egenskaber). Denne standardplacering flyttes således: - Opret en mappe på det nye sted og medtag den i biblioteket. - Markér biblioteket (her Dokumenter) - Klik på - placeringer øverst i højre side - H.klik på den valgte ny standard-placering - Vælg Benyt denne placering til ny ------ Her er valgt en mappe Dokumenter på drev F:. En mappe fjernes fra biblioteket ved markéring og valg af Fjern. (det sletter ikke mappen) Der kan oprettes nye biblioteker fra tilbud på Værktøjslinien, når Biblioteker (hoved-bibliotek) er markerét. 6

7. Filtyper/ Åbn med Et d. klik på en fil åbner filen i et egnet program, som vil afhænge af filens type. Fil-typen angives ved den sidste del af det fuldstændige filnavn, som f. eks. kunne være: C:\Brugere\nis\Dokumenter\sange\Peter.doc Sidste del.doc benævnes fil-typen. (bemærk. (punktum) som skilletegn mellem navn og type). (Det foranstående kaldes stien, som jo fortæller, hvor i mappestrukturen filen findes.) Check først om PC en viser fil-type (i Stifinder), og det er ikke altid tilfældet, derfor: Åbn Stifinder. Markér en mappe med filer. Vælg Visning: Oversigt eller Detaljer (se side 3). Hvis ingen filtyper ses så: I menuen Funktioner, vælg Mappeindstillinger og på fanebladet Vis fjernes flueben ved Skjul filtypenavne for kendte filer. Derefter klik på Anvend og OK. Typebetegnelsen (normalt 3-4 bogstaver) angiver for Pc en, hvordan data er lagret i filen, og dermed også af hvilket program, de lagrede data kan tydes (filen åbnes ). Eksempler: - Word gemmer bogstaver, tegn, figurer, div. atributter, linieskift m.m på sin egen måde, og i princippet kan kun Word tyde filen og genskabe teksten. Word-type :.docx - Exel gemmer tal, oplysning om kolonner, rækker, formler osv. Exel-type :.xlsx - Kameraets billeddata skal tydes af egnet billedprogram. F.eks. Billed-type:.jpg Efter et d. klik på en fil, vælger Pc en selv det egnede program til at Åbne filen (tyde data ene). Valget bestemmes i en tabel i Windows, som brugeren kan ændre således: I Stifinder: H.klik på filen og vælg herefter: Åbn med. Øverste del i vinduet viser filnavnet og det program, PC en vælger. Efter et klik på den lille pil vises de programmer, der er installeret. Men før man vælger, skal man jo vide, om programmet kender filtypen ellers går det ikke. Nedenfor kan det vælges, om omvalget kun skal gælde denne fil, eller om det skal gælde alle af denne type. Et eksempel: Et d.klik på en billede-fil af type.jpg vil normalt åbnes af Windows Live Photo Gallery. Foretrækkes et andet program, f. eks. et bestemt billedbehandlingsprogram, kan man på denne måde få dette andet program til at åbne filen (og evt. alle filer af denne type). Et kendt problem, der vedrører fil-typer, er f. eks., at den nye udgave af Office-pakken (2007/2010) anvender et nyt format i bl.a. Word :.docx. (det gamle var :.doc) Den nye type skyldes selvfølgelig, at der er tilføjet funktioner i den nye version, som ikke kendes af de ældre versioner. Filer af den nye type kan ikke, og skal derfor heller ikke kunne åbnes af gamle Word-versioner - uden konvertering. (Program hertil kan gratis downloades fra Microsoft) Også de, i øvrigt udmærkede, gratisprogrammer i OpenOffice bruger normalt en speciel type, som dog kan omvælges. Dette skal man være sig bevidst, specielt ved udveksling af dokumenter med andre, der f. eks. bruger Microsoft Word. 7

8. Mail E-mail (elektronisk post) forudsætter internetforbindelse og et abonnement hos en udbyder (gratis eller mod betaling). Hos udbyderen, på en eller flere store computere, såkaldte servere, tildeles brugeren et område til post (indgående og udgående post) og serveren sørger for at modtage og afsende mail en fra brugerens tildelte område via det globale internet. Brugerens postområde (e-postkasse) på serveren er personlig og sikret med et brugernavn og password. For at få adgang til sin e-postkasse skal man kende serverens internetadresse(r), evt. hvordan posten kodes, sit brugernavn (ofte mailadressen) og sin adgangskode. Det er oplysninger, som brugeren modtager/fastlægger ved oprettelsen af abonnementet. E-postkassens størrelse er fastlagt af udbyderen, men kan i nogle tilfælde udvides (mod betaling). Der er principielt to måder at kontakte sin e-postkasse på: 1. Via et mail-program på egen PC, f. eks. Outlook Express, Windows Live Mail, Thunderbird. I mail-programmet oprettes en konto med de nødvendige oplysninger (serveradresse(r), brugernavn, password m.m.). Med disse oplysninger kan mailprogrammet nu udføre det nødvendige for dels at hente mail fra serveren til egen PC, dels for at afsende mail fra PC en via serveren til modtageren. Det er derfor kun mailprogrammet på egen PC med konto-oplysningerne, der kan anvendes. Indbakke, Sendt mail, Adressekartotek m.m. gemmes i dette tilfælde også på egen PC, og normalt slettes modtaget post på serveren ved afhentningen. (kan dog ofte ændres) Har man flere mailadresser/udbydere, kan flere konti oprettes, så mail-programmet henter fra flere steder. 2. Direkte via internettet, med brug af serverens internetadresse, brugernavn (ofte mailadressen) og adgangskode. Denne metode kræver, at udbyderen understøtter Web-mail. Det gør bl.a. TDC, Googles gmail eller Windows Live Hotmail (sidste to gratis). Efter log-in på en sådan Web-mail-server åbnes her et mail-program, som bl.a. muliggør læsning af modtagne mails og skrivning/afsendelse af egne mails. Både Indbakke, Sendt mail, Adressekartotek m.m. ligger i dette tilfælde på serveren, og størrelsen er begrænset af den tildelte kvote. Mailfunktionerne kan her nås fra en vilkårlig PC. Vedhæftede filer: En nyttig mulighed er at vedhæfte filer til mails, f. eks dokumenter, billeder, film og musik. Værktøjet hertil er ofte illustreret med en clips i den nye mail, og man præsenteres dette valg for et Åbn -vindue lig Stifinder i reduceret form. Her markéres den aktuelle fil og der vælges Åbn. Filen anbringes derved i feltet for vedhæftede filer i den nye mail og medsendes. Når man modtager en vedhæftet fil kan fil-indholdet umiddelbart ses ved et d.klik på filen. En kopi af filen kan gemmes på et udvalgt sted i PC en ved valg af Gem som efter et h.klik. Tænk på, om modtageren kan læse den fil-type, der er anvendt for det vedhæftede!! Sikkerhedskopiering: Mail-programmet på PC en gemmer mails (sendt/modtaget) og adressekartotek på eget sted i mappestrukturen i et specielt format, som kun mail-programmet (eller specielle programmer) kan tyde. Stedet findes ved at starte i Indstillinger og så, efter flere valg, finde Lagringsmapper, f. eks: I OutlookExpress under: Funktioner > Indstillinger > I-mail > Vedligeholdelse. I LiveMail under: Lille pil øverst t.v. Indstill. > Avanceret >Vedligehold. Mailprogrammer tilbyder en export/import-mulighed, altså mulighed for at eksporter informationen til en fil i et egnet format, med det formål senere at kunne importere indholdet i et nyt mailprogram, som forstår det valget format. Denne mulighed gælder både mails, adressekartotek og konti. I OutlookExpress findes værktøjerne under Filer-menuen, I LiveMail under blå pil øverst t.v. I visse tilfælde kan flytning ske ved simpel kopiering, hvis man har styr på placeringer og format. Her skal man holde ørene stive!! 8

9. Flytbare medier. (Sikkerhedskopi) Filer på PC en kan kopieres til et flytbart medium ved at udnytte et indbygget CD/DVD drev eller at tilslutte eksterne lagringsenheder via USB-portene. USB-systemet vil normalt kunne identificere en tilsluttet enhed, og er det første gang, vil systemet forsøge at finde og installere en egnet driver, så styresystemet kan anvende enheden. Til nogle enheder kan der medfølge speciel software (driver) på CD. a). Kopiere data til CD/DVD: (den beskrevne metode benævnes hos Microsoft for Mastered ) CD/DVD- brænding kræver, at data ene leveres til brænderen i en uafbrudt strøm, passende til CD/DVD ens omløbstal således, at der ikke opstår huller i datastrømmen. Dette kan f. eks. ske, hvis der skal ledes længe på harddisken for at finde (sammenstykke) filerne, der skal brændes. Derfor består brændingen af to faser: Først kopieres filerne til et midlertidigt sted på harddisken, hvor der er plads til at skrive filerne ufragmenteret ( i halen på hinanden uden mellemrum). Derefter starter selve brændingen fra dette midlertidige sted, der til slut automatisk slettes. Til sidst afsluttes CD/DVD en ved, at der brændes et reserveret område med oplysninger om indhold, størrelser m.m.. Dette område benyttes ved afspilning og er nødvendigt for at kunne afspille på forskellige afspillere. Efter afslutning kan der ikke brændes yderligere data på CD/DVD en. CD (Compact Disk) kan lagre ca. 700 Mb og findes som: CD/ROM: Read Only Memory = fabriksfremstillede skiver, som kun kan læses. CD/R: Read= læse, men kun brænde én gang. CD/RW: Read/Write= læse, men skrive flere gange, altså sletbar og genskrivelig. DVD (Digital Versatile Disk) kan lagre 4,7 Gb (eller mere) og findes som: DVD/ROM/Film: Fabriksfremstillede, som kan rumme mere end nedenstående brændbare. DVD+R og DVD-R er forskellige rent fysisk - brænde én gang, derefter kun læse. (4,7Mb.) DVD+RW og DVD-RW sletbar og genskrivelige, ± valg afhængigt af brænder/læser. (4,7Mb.) DVD±RW DL: som ovenfor, men dual layer og lagrer ca. 8,5Gb. DVD Blue ray : Rummer ca. 23 Gb, altså mere end en DVD/Film. Anvendes typisk ved HD-film. Fra Windows Stifinder er der 2 måder for brænding : (se i Hjælp og support for andre måder) I Stifinder markéres filerne og der vælges Brænd på øverste linie. Her anvendes CD-brænderen. Så starter kopieringen til det midlertidige sted og der afsluttes med en boble nederst til højre med tilbud om at se filerne. Klik her og se filerne i et nyt vindue, hvor der vælges Brænd på disk. Bemærk: Dette vindue kan skjule sig bag det oprindelige!! Eller h.klik på de markérede filer og vælg Send til. Her kan evt. også vælges en DVD-brænder. b). USB-nøgler (Universal Serial Bus) er genskrivelig en hukommelse og findes som USB1, USB2, og USB3, alt efter skrive/læse-hastighed, som naturligvis skal modsvares af PC ens muligheder. NB!. USB3 findes kun i nyere PC ere med et specielt stik. PS: Check altid pladsforholdene på USB-nøglen inden der kopieres til den. USB-hastigheder (b/s=bit pr. sekund): USB1: 12Mb/s, USB2: 480Mb/s, USB3: 5Gb/s c). En ekstern harddisk, tilsluttet via en USB-port, giver stor lagerplads, typisk mere end 500Gb. Undertegnede foretrækker almindelig kopiering - og ikke brug af specielle back-up -programmer. Endnu engang: Opbevar altid dine personlige data to steder!! (Programmer kan jo geninstalleres) Gem på f.eks.: PC, ekstern harddisk, CD/DVD er, USB-nøgle eller i Space man ved jo aldrig!!. Nedbrud/ Uheld sker oftere end man forestiller sig, og altid, når man mindst venter det!! I Windows 7 er det muligt at danne en speciel Systemafbildning, hvorfra hele PC en kan gendannes efter sammenbrud. Se herom i Hjælp og support (i Start-menu en) og søg efter Systemafbildning. Metoden er ret kompliceret, men er nyttig og behandles i en forventet senere note. 9

10. Download-filer / Systemgendannelse. Vær altid opmærksom på risikoen for virus-eller lignende angreb, når der hentes filer/programmer fra Internettet!! (download) Download helst kun fra kendte steder, og vær opdateret, ikke mindst m.h.t. antivirus-programmet. Installerede programmer består oftest flere filer, anbragt i mapper forskellige steder i PCén. Selve programfilen er af typen.exe, de øvrige er hjælpefiler, som bruges under kørslen. NB: Skadelige virus-programmer er også typisk af typen.exe!!! Til allerede installerede programmer tilbydes ofte automatisk opdateringer, og anvendes dette, downloades og installeres opdaterings-filerne af sig selv. Opdateringer har til formål at ajourføre, videreudvikle og forbedre programmet. Den automatiske opdatering kan fravælges. Læs grundigt hvad der tilbydes ved opdatering/download (små flueben o.l.) og vælg, så der ikke installeres andet end det ønskede. Til nye programmer findes download-filerne oftest i en komprimeret (pakket, zip -komprimeret) udgave, for fylde mindre og derved lette overførslen. På den aktuelle Hjemmeside klikkes på Download, og Windows svarer med et pop-up - vindue med tilbud om Gem eller Kør (eng. Save eller Run ). 1. Vælges Gem overføres de komprimerede filer til et undervejs udpeget sted på PC en, og kan derfor bevares (gemmes). Udpakning og selve installationen må herefter udføres manuelt således: Består det downloadede materiale af en enkelt.zip-type fil, må udpakning først udføres ved et d.klik på filen, som vil starte et program (un-zip) på PC en, der udpakker til flere filer. Installationen foretages derefter ved at starte (d.klik) et medfølgende (nu udpakket) installationsprogram benævnt Setup.exe (eller lign.). 2. Vælges Kør overføres filerne (ofte komprimerede) til et midlertidigt (ukendt) sted på PC en, og udpakningen og installationen igangsættes automatisk. Efter installationen slettes de download ede filer automatisk. Ofte kommer der undervejs advarsler fra Styresystemet om risikoen, således man får mulighed for at fortryde eller godkende installationen. Systemgendannelse: Systemgendannelse kan gendanne computerens systemfiler (Windows) til en tidligere tilstand. Herved kan systemændringer fortrydes uden at berøre personlige filer (mails, dokumenter og fotos). F. eks. kan installation af et program eller en driver medføre uønskede ændringer i PC ens funktion. Kan problemet ikke løses ved at fjerne programmet eller driveren, kan en Systemgendannelse forsøges. Denne kan gendanne computerens system til en tidligere tilstand, hvor alt fungerede. Windows Systembeskyttelse opretter selv gendannelses-punkter i forbindelse med væsentlige opdateringer, og man kan selv oprette disse. Herved gemmes nødvendige data for en gendannelse. I Kontrolpanelet vælges System, derefter Systembeskyttelse, læs teksten og klik Opret. Brug af et System-gendannelses-punkt : I Kontrolpanelet vælges Genoprettelse og her klik es på Åbn Systemgendannelse. Læs teksten og klik Næste. Vælg et tidspunkt (sæt evt. flueben i Vis flere ) og klik Næste. Check alt er som ønsket og klik Udfør og vent!! (man kan fortryde ved at vælge det oprindelige tidspunkt). 10 Lynge, april 2011 /Hans Peter Nissen