Projektpræsentation, illustrationer og procesanalyse 8 mm i SLP Lars Peter Jensen Indhold: Projektpræsentation Brug af illustrationer Opgave om illustrationer i grupperum Opsamling på opgave Hvad skal der stå i procesanalysen Hvad er en god procesanalyse Projektpræsentation For projektdeltagere For bevillingshavere For beslutningstagere For kursister For eksaminator og censor? 1 2 Hvad siger erfaringerne (1) At der ikke er nogen rigtig måde at fremlægge på, hver sin præsentationsstil. Sørg for at have identificeret hovedbudskabet, og at få det frem. Sørg for at du er forberedt tilstrækkeligt: overvej om du brug for et fuldt manuskript, hvilke stikord du har behov for, om du har brug for at have noter med til fremlæggelsen og så er spejlet en god ven i nøden. Hvad siger erfaringerne (2) Tænk ikke alene på målgruppens forventninger til dig, men dine forventninger til målgruppen - og antag altid det bedste. Inspireret af Eisenberg, 1982 3 Inspireret af Eisenberg, 1982 4 Hvad siger erfaringerne (3) Kropssprog (1) Udnyt at du er i ansigt til ansigt interaktion: Hold øjenkontakt Overvej dit kropssprog Overvej din stemmeføring rytmen tempo højde Påvirk stemningen. Inspireret af Eisenberg, 1982 5 6 1
Kropssprog (2) Kropssprog (3) SLP-grupen, Aalborg Universitet 7 8 Hvad siger erfaringerne (4) Hvad siger erfaringerne (5) Find balancen i din præsentation: Brug evt. flere medier på en gang, ex. PP/Slides Tavle Overvej flowet i præsentationen Stoftrængsel Tynde perioder Brug flere koder: Billeder Grafer Tabeller Ord Historier Inspireret af Eisenberg, 1982 9 Herskin, 2001 10 Hvad siger erfaringerne (6) Hvad siger erfaringerne (7) Overvej om muligt de fysiske rammer omkring præsentationen: Hvordan er lys og lydforholdene Hvordan kan tilhørerne bedst arrangeres i forhold til centrum for præsentationen. Er der skabt det nødvendige rum for dialog. Er der de nødvendige remedier til stede, lige fra kridt og pegepind til mere teknologiske faciliteter. 7 guidelines fra kommunikationschefen på Grundfos: timing så budskabet ikke kommer for tidligt eller sent, at bryde budskabet ned så det bliver letforståeligt, at sikre sig at budskabet ikke efterlader ubesvarede spørgsmål, at være bevidst om samspillet imellem mediet og budskabet, at vurdere budskabets relevans, at sikre budskabets troværdighed, og at benytte visualisering til at lette forståelsen. Inspireret af Eisenberg, 1982 11 Holgaard, 2003 12 2
Illustration af kontrolrum Illustration af rapportstruktur 13 14 Illustration af forureningsudbredelse Vi mødes her igen 10.45 15 16 Opgave om illustration Lav en god illustration til jeres projektrapport Om: et svært forståeligt/forklarligt emne, visualisering af kombinerede data, et billede der giver overblik, struktur af rapport eller andet Brug: billeder, tegninger, grafer, og lignende Præsenter resultatet for os andre 10.45 P1 Procesanalysen Forventninger til P1 Beskriv først de forventninger I havde til P1. Hvordan forløb processen i P1? I skal beskrive jeres P1 projektproces så detaljeret som muligt. I må gerne komme ind på alle de aspekter I finder relevante. I skal komme ind på følgende områder: Samarbejdet i gruppen (herunder organisering, konfliktforebyggelse og konfliktløsning) Samarbejdet med vejlederne Projektplanlægning og projektstyring Læreprocessen (herunder problemorienteringens røde tråd) Det er vigtigt at I venter med at analysere jeres erfaringer til efter at I er færdige med at beskrive dem! 17 18 3
Projektplanlægning P1 Procesanalysen (2) Har alle i gruppen samme opfattelse af hvad projektplanlægning er? Find ud af det. Har I haft en projektleder i gruppen? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation? (F.eks. tidsplanlægning - ressourcefordeling - uddelegering af opgaver motivering kontakt udadtil - andet) Hvordan er de opgaver organiseret? Hvilke projektplaner har I anvendt og til hvad? Hvad er jeres erfaringer med projektplanerne? Hvilke eksperimenter har I gennemført mht. projektplanlægning og styring? Hvilke erfaringer har eksperimenterne givet jer? Hvad vil I foreslå til planlægning og styring af et P2 projekt? 19 Samarbejdet i gruppen P1 Procesanalysen (3) Efter hvilke kriterier fordeler I arbejdsopgaverne mellem jer? Har I en samarbejdsaftale (mundtlig / skriftlig )? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvor tit holder I møder? - Hvad hvis I kommer for sent/ikke kommer? Hvordan afvikles møderne? (mødeleder? - runde om bordet? - andet?) Har I talt om jeres forventninger til hinanden? (F.eks. om hvad der motiverer jer, ambitionsniveau, social deltagelse???) Hvordan er kommunikationen i jeres gruppe? Er der nogle der taler hele tiden? Er der nogen der aldrig siger noget? Bruger gruppen uforholdsvis lang tid på diskussionerne? Hvorfor? Hvilke erfaringer fik I fra "Ørkenspillet", Kommunikationsdiagrammer og andre observationer? Hvad har I gjort for at udvikle jeres samarbejde i en positiv retning? Hvilke eksperimenter har I gennemført i den forbindelse? Hvilke forventninger har I til samarbejdet i P2? Hvordan skal de blive opfyldt? 20 P1 Procesanalysen (4) Samarbejdet med vejlederne Hvordan forbereder I møder med jeres vejleder? Hvilken type respons ønsker I fra vejlederen? Har I en samarbejdsaftale med jeres vejleder? Hvilken type vejledning har I modtaget? Var det hvad I ønskede jer? Hvilke eksperimenter har I gennemført for at forbedre samarbejdet med jeres vejledere? Hvad er jeres erfaringer fra de eksperimenter? Hvilke forventninger vil I stille til jeres vejledere i P2? Læreprocesserne P1 Procesanalysen (5) Hvordan hjælper I hinanden med at løse opgaver i kurserne? Hvad gør I hvis I ikke forstår det der bliver sagt/eller står i bogen? Hvordan lærer du bedst? Hvordan har I brugt resultaterne af jeres individuelle læringstest? Hvordan hjælper/stimulerer vejlederen jeres læreprocesser? Hvilken læringsstrategi er bedst til kurser? Hvilken læringsstrategi er bedst til projektarbejde? 21 22 P1 Procesanalysen (6) Analysen Udfra jeres beskrivelse skal I fremhæve hvad I opfatter som henholdsvis gode og dårlige erfaringer. Gode erfaringer: 1. 2. 3. Osv Dårlige erfaringer: 1. 2. 3. Osv For hver af de dårlige erfaringer skal I komme med forslag til hvordan I vil håndtere dem anderledes i P2 sådan at de bliver til gode erfaringer. 23 P1 Procesanalysen (7) Strukturen i P1 procesanalysen. Når I skriver procesanalysen kan I vælge at strukturere teksten på flere måder. Her er et forslag: Projektplanlægning Til hvert punkt I tager op (F.eks. Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation?) Beskriv jeres forventninger til dette punkt (hvis I havde nogle) Redegør for jeres analyse Gode erfaringer Dårlige erfaringer Forslag til ændringer i forhold til de dårlige erfaringer. Samarbejdet i gruppen Samme struktur Samarbejdet med vejlederen Samme struktur En P1 procesanalyse fylder typisk fra 7-15 sider. 24 4
Belbin s teamroller Erfaringer fra ørkenspillet Tidsplaner Aktivitetsdiagram Projektplaner / Rige billeder Delmål Procesanalyse Samarbejdet i gruppen Organisering Kommunikation konflikthåndtering Vejledersamarbejdet Organisering Kommunikation Projektplanlægning og projektstyring Læreprocessen Eksperimenter med organisering, kommunikation, projektstyring, projektplaner Samarbejdsaftale Assertionstest Kommunikationsdiagram Vejlederaftaler Læringsstil Struktureret brainstorm 25 Den gode procesanalyse Gruppen dokumenterer gennem procesanalysen en sådan refleksion over sine samarbejdsprocesser, læreprocesser og projektstyringsprocesser at den er i stand til at opstille begrundede handlingsanvisninger for, hvordan den konkret kan gennemføre udvalgte delprocesser på en ny og bedre måde. At have gennemført en handlingsanvisning i P1-projektet indebærer at gruppen, på baggrund af P0-procesanalysen, har gennemført eksperimenter, som den har lært noget af på grund af sin særlige opmærksomhed om mål og metode. En bevidst læreproces for handlinger går nødvendigvis gennem bevidst planlagte eksperimenter. Men samtidig skal den lærende også være åben overfor de uventede lærings-muligheder, - vi kan jo ikke forudse og planlægge alt. 26 Følgende punkter karakteriserer den gode procesanalyse: Eksempel på horisontal refleksion 1. Procesanalysen er struktureret sådan at beskrivelsen af I vores projektplanlægning var det også planlagt, at nogle af vores processen er klart adskilt fra analysen. Beskrivelsen er møder skulle være deciderede statusmøder, hvor vi skulle fremlægge de udarbejdede arbejdsblade for hinanden for. dokumenteret med bilag fra mappe og logbog. Dermed kunne vi sikre os, at vi bibeholdte den røde tråd gennem 2. Analysen er klart adskilt fra vurderingen/konklusionen. projektet. Konklusionen opstiller et operationelt grundlag for I praksis lykkedes det dog ikke, at holde mere end et enkelt af disse gruppens tilgang til P2 s projektarbejde, dvs. formål og møder under vores problemløsningsfase. konkret handlingsanvisning for udvalgte delprocesser Dette skyldes, at tiden afsat til problemløsningsfasen kun var 14 dage. (gerne i form af gode råd). 14 dage, hvor folk havde travlt med at udarbejde deres eget, og stadig lavede research til deres emner. 3. Analysen er horisontalt reflekterende, idet egne erfaringer sættes i relation til egne gode råd fra P0- Dette betød, at de enkelte gruppemedlemmer havde problemer med at overskue hver deres emner, hvilket umuliggjorde et øget antal projektet, egne læringsmål for P1, egne statusmøder, da dette krævede at man skulle sætte sig ind i langt samarbejdsaftaler, arbejdsplaner og tidsplaner. mere stof. 4. Analysen er vertikalt reflekterende, idet egne erfaringer I den forbindelse var det godt, at vi havde brugt noget ekstra tid i sættes i relation til generelle begreber, testresultater starten til at snakke om projektemnernes indhold og dermed estimere os frem til formålet med de enkelte afsnit, samtidig eller modeller og metoder for samarbejde, læring og bevirkede det, at alle fik et bedre overblik over projektets samlede projektstyring, jvf. SLP-kursets indhold og opgaver. 27 retning. 28 Eksempel på horisontal refleksion - 2 Fordelingen af gruppemedlemmerne på de forskellige arbejdsopgaver foregik ikke udelukkende efter interesse, men der blev også set på hvordan de forskellige afsnit skulle prioriteres og hvor mange personer der skulle til for at skrive et afsnit. Desuden blev der også set lidt på den faglige viden omkring de emner der skulle skrives om. Her var det vigtigt at sammensætningen af de grupper der blev lavet, ikke udgjorde noget problem med hensyn til den skriftlige formulering, såsom at være ordblind, eller to personer af ikke dansk nationalitet bliver sat til at skrive dansk. Eksempel på vertikal refleksion Et problem var, at der nogle gange var nogle medlemmer der næsten ikke sagde noget, eller at nogle medlemmer snakkede om noget indbyrdes. Derfor har vi byttet pladser med hinanden forskellige gange, for at dirigere kommunikationen i den retning vi gerne ville have den (inspireret af SLP kurset). Dette betød, at de som snakkede mindst blev placeret ved midten af bordet, mens de mere aktive personer blev placeret i de modsatte ender af bordet. Dermed kunne de mindre aktive blive mere involveret, og det blev vanskeligere for de mere aktive kun at snakke indbyrdes om noget. 29 30 5
Eksempel på vertikal refleksion - 2 Tak for i dag Et andet tiltag vi havde besluttede os for, var at have en såkaldt tale-bamse. I tilfældet af at en diskussion blev for intens eller løb ud af kontrol, skulle kun den der havde bamsen have lov at snakke. Dermed skulle det forhindres at alle snakkede i munden på hinanden. Talebamsen blev dog ikke brugt altid, og kom kun meget sjældent til indsats. Grunden til dette er hovedsageligt, at der ikke blev taget initiativ til at bruge denne. 31 HUSK AT: Vi læser jeres procesanalyser og stiller skarpt på form og indhold 32 6