Effektivitet i lederteam!

Transkript

1 Effektivitet i lederteam!

2 En tur til Norge

3 Norsk Forskningsprojekt Ledergruppen som fænomen i organisationen Aktiviteter Konkrete aktiviteter, handlinger og processer som ledergruppen bedriver i daglige gøremål Resulter Hvilke resultater man forsøger at skabe via de aktiviteter der igangsættes Model En struktur, der kan arbejdes ud fra Bang og Øverland 2009 sammenfattet i Effektive ledergrupper v/henning Bang og Thomas Midelfart 2012

4 Ledermødet konstruktiv arena eller tidstyv Fra et norsk studie. Topledere bruger ca. 10 til 12 timer pr måned på ledergruppemøder - og de mener at 40% af tiden er uproduktiv. De hyppigste kilder til afsporing (uproduktiv adfærd) er: 1. For mange afsporinger væk fra sagen, der bliver diskuteret 2. Uklare hensigter med sager, der bliver taget op på mødet 3. For meget irrelevant information, der bliver præsenteret på mødet 4. At medlemmerne primært arbejder for egen enheds interesser, i stedet for at tage et mere helhedsorienteret perspektiv 5. Mangel på konklusion i sager der drøftes Kilde Bang og Øverland

5 Ledergruppe aktiviteter Informerer hinanden Støtte og motiverer hinanden Diskutere sager Følge op og overvåge processer og beslutninger Tager beslutninger Fem aktiviteter der i mange tilfælde hænger sammen, så den ene aktivitet bliver forudsætningen for den anden. At ledergrupper gør bruge af flere aktiviteter i en og samme sag. Kilde: Bang og Øverland

6 Ledergruppers resultater Bedre ressourceud nyttelse Motivation, energi og selvtillid Udvikling af organisation en Mål og strategier Handlinger Koordinering mellem enheder Ejerskab og loyalitet Fælles billeder Råd og beslutnings grundlag

7 Effektivitet i ledergrupper Forudsætninger Klart formål Rigtige sager Balancerede sammensætning Størrelse Roller Kompetencer Mangfoldighed Støttende omgivelser Processer Klare indstillinger Fokuseret kommunikation Udnyttelse af mangfoldighed Gode beslutningsprocesser Aktive relationer til omverden Kontinuerlig gruppelæring Resultater Merværdi for organisationen Merværdi for ledergruppen Merværdi for den enkelte deltager

8 Øvelse 1. Lav en hurtig liste over interne og eksterne møder du deltager i. 1. Vælg et særligt vigtigt møde! 2. Er der ifm dette møde: Et klart formål! Er det de rigtige sager, der behandles? Er der klare indstillinger på sager? Er der en fokuseret kommunikation?

9 Mødeledelsen

10 Møde kategorier Informations- og instruktionsmøder Konsultationsmøder Tale Problemløsningsmøder Idéudviklingsmøder Lytte Mødelederfunktion

11 Hvorfor holde møder?(interne) Møder er et arbejdsrum, der skal samordne indsatsen på arbejdspladsen Sikre informationsniveauet Problemløsningsforum ide og udviklingsforum beslutningsforum Mødet er kultur-kit (Vi ser, hører hinanden, taler sammen ) Mødet understreger den enkeltes gruppe tilhørsforhold Mødet lægger op til involvering Deltagene kommer fra organisationen

12 Hvorfor holde møder? (eksternt) Deltageren er ambassadør på vegne af egen organisation. Møder er et arbejdsrum, der har til formål at Sikre informationsudveksling Problemløsningsforum Ide og udviklingsforum Beslutningsforum Deltagerne skal kunne skifte mellem myndighedsrolle og servicekultur. Man skal tune sig ind på deltageren og sammenhæng!

13 Mødets grundelementer Samspil/proces Igangsætning Indhold/tema Resultat Procedure/forløb

14 Grundelementer - uddybning Samspil/proces Igangsætning Indhold/tema Resultat Procedure/forløb A. Indhold/tema. Det er mødelederens opgave at - holde fast i emnet - få informationer frem, eksempler, meninger, løsninger... - opstille kriterier for løsninger

15 Grundelementer - uddybning Samspil/proces Igangsætning Indhold/tema Resultat Procedure/forløb B. Samspil/proces Det er mødelederens opgave at: - stimulere samarbejdet (synergieffekten: > 2) - aktivere de enkelte mødedeltagere - stimulere til åben, ansvarlig kommunikation - sikre, at alle forstår og accepterer

16 Ingredienserne til det gode møde Mening (fælles forståelse af formålet) Rammer (der fremmer processen, fx tid og sted) En plan (en god dagsorden) Mennesker (der kender og tager deres roller) Materiale (gode oplæg) Velvalgte metoder

17 Livgivende rammer Sørg for at alle kan se hinanden mest muligt forfra Variation (byt plads, ændre bordopstilling, stående møder ) Lys, ilt Hjerneforplejning Husk pause gerne med lidt bevægelse!

18 Om dagsorden First things first hvordan prioriteres dagsordenpunkterne? Vær skarp på hvad der skal komme ud af behandlingen af hvert punkt Sær start- og sluttidspunkt på og overhold det. Gør orienteringspunktet kort, præcist og relevant Vælg en egnet metode til det enkelte punkt Evt. kan være udmærket, men overvej alternativer

19 Den gode dagsorden Tydelig(t) overskrift/emne/ spørgsmål. Orientering (O), drøftelse (D), idegenerering (I) beslutning (B) Metode Tid afsat (estime -ret) Oplæg/ ansvarlig Konklusion el. beslutning. Hvad besluttes? Hvem gør hvad? Opfølgning? Husk: Opfølgning på beslutninger Husk møde-evaluering

20 Den enkelte i helheden Selvdiciplin ( tænk tast tal og slip så knappen!) Fatter sig i korthed Undgår kæphesteridníng og tangentudflugter Lytter til hvad der foregår Bidrager med det der giver mødet fremdrift og værdi Husker sig selv på det øverste formål: Hvorfor er det nu vi sidder her? Time out kortet

21 Måder at afslutte mødet på: Her er én model (classic): Bygning 7 A, indgangsparti 12. Accelerator 13. Evt. Her er en anden (to og to): Hvad fungerede godt på dette møde? Hvad tager du og jeg mig med fra mødet? Hvad gjorde mødeleder/facilitator godt? Hvordan bidrog jeg selv til det gode møde? Hvad kunne vi gøre anderledes næste gang?

22 Mødeevaluering Mødedeltagernes selvvurdering 1. Mødte jeg velforberedt? 2. Påtog jeg mig nødvendige roller/opgaver 3. Mødte jeg til tiden? 4. Var jeg åben og ærlig? 5. Stillede jeg gode spørgsmål? 6. Bidrog jeg til at skabet et godt møde? 7. Var jeg aktiv og ansvarlig? 8. Fik jeg sagt det, jeg ville? 9. Holdt jeg mig til sagen? 10. Var jeg godt til at lytte? 11. Fulgte jeg spillereglerne? 12. Undlod jeg at tromle andre? 13. Støttede jeg mødelederen? Bedøm dig selv fra 1 5, hvor 1 er minimum og 5 er maksimum.

23 Mødeevaluering Vurdering af mødelederens/facilitatorens indsats (eller mødelederens selvvurdering) 1. Var ML s planlægning i orden? 2. Var formålet for mødet klart? 3. Nåede vi mødets mål? 4. Virkede dagsordenen efter hensigten? 5. Blev tidsplanen overholdt? 6. Lavede ML gode opsamlinger og konklusioner? 7. Blev handlinger aftalt? 8. Stillede ML gode spørgsmål? 9. Var der en god variation i mødeformerne? 10. Var ML opmærksom (fx på folk, der gerne ville sige noget?) 11. Fik ML en udbytterig dialog i gang? 12. Blev der truffet klare beslutninger? 13. Blev der skabt en god stemning? Bedøm ML/dig selv fra 1 5, hvor 1 er minimum og 5 er maksimum.