DIGITAL SIGNATUR I BESTYRELSESPORTALEN TRINVIS LYNVEJLEDNING DENNE VEJLEDNING ER OPDATERET TIL WEBVERSION 4.5 OG IOS APP-VERSION 4.5 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDSTILLINGER DIGITAL SIGNATUR 3 1.1 OPSÆTNING AF AVANCERET SIGNATUR 3 1.2 OPSÆTNING AF BEGRÆNSET SIGNATUR 4 2. OPRETTELSE AF UNDERSKRIFTSANMODNING 4 2.1 VÆLG BRUGERE OG BETINGELSER 4 3. ADMINISTRATION AF UNDERSKRIFTSANMODNINGER 6 3.1 UNDERSKRIVNING AF ET DOKUMENT 7 FULDEND BESTYRELSESARBEJDET MED ADMINCONTROL 7 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M
3 1. INDSTILLINGER DIGITAL SIGNATUR Under indstillingerne finder du i dine personlige indstillinger valgmuligheden Adgangskode og elektronisk ID. Ved Avanceret digital signatur understøtter Admincontrol BankID og Bank ID mobil (Norge og Sverige), NemID (Danmark) og TUPAS (Finland). Begrænset digital signatur er baseret på brugerens navn og telefonnummer, der er registreret i Admincontrol, og verificering ved hjælp af en systemgenereret SMS-kode. For at kunne underskrive dokumenter i en portal, skal brugeren først opsætte sin digitale signatur i indstillingerne. Hvis der ikke er valgt en digital signatur, før en underskriftsanmodning modtages, vil brugeren blive bedt om at opsætte en digital signatur, før vedkommende får mulighed for at underskrive dokumentet. Under afsnittet om digital signatur kan brugeren vælge den digitale signatur, der som standard skal bruges til at underskrive dokumenter på brugerens portaler. Der er to tilgængelige niveauer for digital signatur; Avanceret digital signatur og Begrænset digital signatur. 1.1 OPSÆTNING AF AVANCERET SIGNATUR Når brugeren opsætter en avanceret digital signatur, skal vedkommende angive sit bruger-id (CPR-nummer) med verificering af den tilhørende applikation, sikkerhedstokengenerator eller pinkoder.
4 1.2 OPSÆTNING AF BEGRÆNSET SIGNATUR Når brugeren opsætter Begrænset digital signatur, skal vedkommende verificere sit navn og telefonnummer, der er registreret i Admincontrol-tjenesten med verificering, ved at indtaste en systemgenereret SMS-kode. 2. OPRETTELSE AF UNDERSKRIFTSANMODNING Når du vil oprette en underskriftsanmodning, skal du gå til den mappe, der indeholder det dokument, der skal underskrives. Vælg dokumentet i feltet i venstre side, og klik på Flere handlinger og derefter på Underskriftsanmodning. 2.1 VÆLG BRUGERE OG BETINGELSER Vælg underskriverne på listen over brugere. Du kan vælge at underrette brugerne via e-mail, SMS eller pushmeddelelse. Når brugerne er valgt, kan du angive betingelserne for underskriftsanmodningen. Som standard er deadline 30 dage, og du kan angive en ekstra påmindelse om, at der er udestående underskrifter. Standardindstillingen for påmindelsen er tre dage før deadline, men du kan vælge en hvilken som helst dato, du ønsker. Standardniveauet er sat til Avanceret digital signatur. Bemærk, at en bruger med Begrænset digital signatur ikke vil kunne underskrive dokumentet med standardniveauet, medmindre brugeren ændrer sine indstillinger for digital signatur (om muligt) ellers skal niveauet ændres til Begrænset digital signatur. Når signaturniveauet er sat til Begrænset digital signatur, vil alle brugere kunne underskrive dokumentet (med Avanceret digital signatur og Begrænset digital signatur).
5 Du kan forlænge deadline for en anmodning, hvis der mangler underskrifter, når deadline nærmer sig. Du kan også vælge at underrette de brugere, der endnu ikke har underskrevet. Forlængelsen kan udføres én gang pr. underskriftsanmodning og i maksimalt 10 dage. Bemærk, at du skal foretage disse ændringer, før den oprindelige deadline er overskredet. Den sidste side viser et resume. Klik på Send anmodning for at afslutte processen. Du kan tilføje flere brugere på anmodningen, efter den er oprettet og inden deadline. Det gør du ved at benytte samme procedure som forklaret ovenfor eller ved at bruge genvejen fra ikonet Indstillinger på oversigten Underskriftsanmodninger.
6 3. ADMINISTRATION AF UNDERSKRIFTSANMODNINGER Når en underskriftsanmodning er oprettet, kan anmodningen administreres under Underskrifter i det samme brugsområde, som dokumentet er placeret i. Denne oversigt kan bestå af ét eller to afsnit. For de brugere, der er blevet anmodet om at underskrive, vil der være et afsnit med overskriften Dokumenter, der skal underskrives, der viser en oversigt over udestående og gennemførte underskriftsanmodninger. Bemærk, at hvis en anmodning er udløbet uden alle de nødvendige underskrifter, vil anmodningen blive ugyldig og skal udsendes til alle underskriverne igen. For administratoren vil der være et andet afsnit med overskriften Anmodninger om underskrift. I dette afsnit kan administratoren administrere og følge status for underskriftsanmodningerne. Hvis du klikker på den aktuelle status for underskriftsanmodningen, kan du kontrollere detaljer eller foretage ændringer af anmodningen. Hvis du klikker på ikonet Indstillinger, finder du også genveje til forlængelse af deadline og til tilføjelse af brugere.
7 3.1 UNDERSKRIVNING AF ET DOKUMENT Når du vil underskrive et dokument, klikker du på Underskriv. Derefter åbnes dokumentet på skærmen, så du kan læse og underskrive det. En bruger kan også vælge at afvise at underskrive dokumentet. I så fald vises der et vindue, hvor brugeren kan angive årsagen til afvisningen. Bemærk, at hvis en bruger afviser at underskrive dokumentet, vil underskriftsanmodningen blive ugyldig, hvilket betyder, at der skal oprettes og udsendes en ny underskriftsanmodning til alle underskrivere. FULDEND BESTYRELSESARBEJDET MED ADMINCONTROL Vores vision er at levere effektiv support, fra start til slut, i hele bestyrelsesprocessen. Vores bestyrelsesportal understøtter arbejdet i ledelsen, blandt de administrative medarbejdere og i bestyrelsen, lige fra planlægning til gennemførelse af møderne og hele vejen frem til arkivering. På den måde leverer vi en sikker og specialudviklet løsning til udveksling af oplysninger samt til samarbejdet i bestyrelsen og bestyrelsesmedlemmerne imellem.
KONTAKT OS, HVIS DU HAR BRUG FOR YDERLIGERE HJÆLP ELLER ASSISTANCE. +47 22 83 61 00 support@admincontrol.com W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M