Emne Bestyrelsesmøde Dato: 19. maj 2014 kl. 17:30 21.30 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Johnny Hansen (JH) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Michael Østerbye (MØ) Henrik Østerbye (HØ) Jesper Wedersøe (JW) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: HØ Referent: MB Næste møde: Torsdag den 26.06 kl. 17.30 Torsdag den 07.08 kl. 17.30 Afbud MB - HRL udarbejder referat Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen Nyt til pensionistmedlemmer Vision Udvidelse af bestyrelsen 5. Golfspilleren i Centrum 6. Regel- og etiketteudvalg 7. Husudvalget Indkøb 8. Baneudvalg Træningsområdet Banepleje Boldvasker Nye sponsorer Cross fit bane 10. IT udvalg 11. Sportsudvalg Begynderudvalget Hjælperbetaling Golfbox turneringsmodul 12. Klubberne i klubben 13. Nyhedsbrev 14. Administration Oprydning i mødelokalet Ny touchskærm Forespørgsel om venskabsaftale Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 15. Eventuelt 16. Næste møde 9. Markedsførings- og sponsorudvalg Åbent hus dag Fællestræning Hjemmesiden Side 1
1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Opfølgning likviditet Kassereren har udarbejdet et likviditetsbudget som blev gennemgået for den øvrige bestyrelse. Likviditetsbudgettet ser fornuftigt ud og sendes til banken. Der skal fortsat være fokus på besparelser og fastholdelse af indtægtsbudgetterne. 4. Bestyrelsen Nyt til pensionistmedlemmer Bestyrelsen har forhandlet sig frem til, at vores pensionistmedlemmer, som en del af deres kontingent, har frit spil på Ishøjs intermediate bane og de første 9 huller i Næstved. Bemærk: Det er KUN Ishøjs intermediate bane der kan spilles på. Bagni kan tilkøbes i Næstved til halv greenfee ligesom i Skovbo Golfklub. Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Udvidelse af bestyrelsen Bestyrelsen har besluttet at indkalde den ene suppleant: Jesper Wedersøe til bestyrelsen, der således udvides fra fem til seks medlemmer. Formanden bød Jesper velkommen i bestyrelsen. Jesper får særligt ansvar for implementering af golfspilleren i centrum. 5. Golfspilleren i Centrum Der er nu blevet udsendt en medlemsundersøgelse til 1/3 af vores medlemmer. Modtagerne er udtrukket tilfældigt fra det samlede antal medlemmer. For at blive betragtet som medlem skal man stå registreret i vort medlemsystem Golfbox, som enten fuldtids- eller fleksmedlem. Side 2
Det er tiltænkt, at alle medlemmer vil have modtaget et spørgeskema inden udgangen af året. 6. Regel- og etiketteudvalg Der har været kørt to dage med regelundervisning/banevandring for prøvemedlemmer og nye medlemmer. Tilbagemeldingerne har været positive. Udvalget kommet med et oplæg til, hvad nye medlemmer skal deltage i for at få banetilladelse. 7. Husudvalget Indkøb Efter at medlemmerne på generalforsamlingen stemte nej til en udvidelse af klubhuset er det aftalt, at indkøbe en pavillon til terrassen. Dette på grund af, at der ofte ikke er plads til alle gæster/medlemmer i vort klubhus. Udgiften til pavillonen bliver dækket af seniorklubben, herreklubben samt vores forpagter. Det er forpagter der forstår op- og nedtagningen. Der har været et ønske fra medlemmer om at få ophængt badeforhæng i brusekabinen. JH indkøber. 8. Baneudvalg Træningsområdet Baneudvalgsformanden har modtaget klager over, at der ikke bliver lagt tørv på plads på øveområdet. Bestyrelsen henstiller til at alle klubbens medlemmer lægger tørv på plads. JW forslog, at der blev etableret måtter på øveområdet. JH undersøger sammen med Mads. Banepleje Greenkeeperne er startet på at klippe roughen. Gravearbejdet med søen på hul 18 har ligget stille pga. alt regnvandet, samt maskinskade. Arbejdet bliver genoptaget snarest muligt. Boldvasker Der har været et ønske fra flere medlemmer/udvalg om at få etableret en boldvasker på drivingrange. Det har ikke været muligt for Mads at finde en boldvasker, der ikke skal have strøm og/eller tilslutning til vand. Side 3
Mads har foretaget en beregning på anlægsarbejdet med gravning, føring af vand/el samt materialer og det beløber sig til ca. kr. 300.000. Dette har bestyrelsen vurderet, at der ikke er penge til i klubben på nuværende tidspunkt. JW spurgte, om det kunne være en løsning, at der efter indsamling blev smidt et par spande vand over boldene så noget af det løse græs blev skyllet væk. JH taler med Mads mens TBJ undersøger ved en bekendt der er smed om en løsning på en manuel boldvasker, der ikke kræver hverken strøm eller vandtilslutning. 9. Markedsførings- og sponsorudvalg Åbent hus dag Vi har modtaget tilbud fra DGU til at holde MADE IN DENMARK - ÅBENT HUS-DAG 23 og 24. august 2014. Dansk Golf Union vil i samarbejde med alle tilmeldte klubber markedsføre de to åbent hus dage med kampagnetilbuddet - Spil golf resten af året for 500 kr. Bestyrelsen vedtog at vi godt kan holde åbent hus og tilbyde fri træning og et par-3 medlemskab resten af året til kr. 500,-. Markedsføringsudvalget har ansvaret for arrangementet. MB spurgte, om det var en ide, at tage kontakt til virksomheder med over ca. 15 ansatte og tilbyde deres ansatte prøve- og fuldtidsmedlemskaber. HØ bedes overveje forslaget i markedsføringsudvalget. Fællestræning Vi har, forsøgsvis, tilbudt fællestræning for bredden af vores medlemmer. Tilmeldingen og ikke mindst hastigheden på tilmeldingen har været helt overvældende, hvilket vi er rigtig glade for. Dejligt, at medlemmerne har taget så godt imod det nye tiltag. Kontoret har modtaget ris/roser med hensyn til formatet og ikke mindst tilmelding. Vi evaluerer forsøget og vil efter sommerferien tilbyde mere fællestræning. Hjemmesiden Markedsføringsudvalget er i gang med nyt layout til vores hjemmeside. Oplægget er færdigt og en testside vil være til rådighed den 23.05. Udvalget håber at lancere den nye hjemmeside straks derefter. Det er vigtigt at slå fast, at der kun er tale om en opdatering af sites visuelle fremtræden hele motoren bag er den samme. En ændring heraf kræver en økonomisk ramme, der ikke pt. er til rådighed. Side 4
Nye sponsorer Sponsorudvalget arbejder målrettet og har allerede nået 2013 niveauet. Der er stadigvæk nye sponsorer i pipelinen. Cross fit bane Der arbejdes på en Cross Fit bane. Banen skal bruges til den fysiske træning for ungdommen. Sponsorudvalget søger midler til at anlægge området i skoven. 10. IT udvalg Se under Markedsføringsudvalget punktet hjemmesiden. 11. Sportsudvalg Der har været afholdt møde i sportsudvalget. En modstander til et af vores herrehold har trukket sig i Danmarksturneringen. Heine Birk har forespurgt Greves damehold om de kunne flytte kampen ca. en time frem, så vi kunne åbne banen for medlemmer lidt tidligere. Det ønsker Greves damehold ikke. Det giver os et ledigt slot i primetime som ikke kan udnyttes, da DGU kræver at banen er lukket før danmarksturneringskampe, og det er ikke tilfredsstillende at Greve s damehold ikke udviser lidt fleksibilitet. Vi forfølger sagen gennem DGU. Begynderudvalget Der har været et ønske fra udvalget om at begynderne får lov til een gang om året at spille bag-9. TBJ kontakter begynderudvalget, som aftaler nærmere med kontoret. Hjælperbetaling Bestyrelsen har tidligere besluttet ikke mere at tilbyde betalingsfrihed til turneringer for hjælpere der yder en speciel indsats i SGK, da mange andre også yder frivilligt arbejde, uden nogen form for kompensation. Formanden nævnte, at de frivillige får tilbud om at deltage i hjælperturneringen. På mødet i sportsudvalget er der stadigvæk et ønske om at tilbyde nogle hjælpere en form for kompensation. Det er tidligere besluttet at en sådan kompensation skal tages fra udvalgets eget budget og at udvalget selv forestår det administrative i håndteringen. Side 5
Golfbox turneringsmodul Det nye turneringsmodul i Golfbox kan desværre ikke håndtere Pensionist -medlemmer som Fleks medlemmer ved tilmelding til turnering. Dette betyder, at greenfeebeløbet bliver forkert for Pensionist - medlemmerne, som jo kun skal betale ½ greenfee. Pensionist medlemmer skal derfor tilmeldes manuelt til turneringslederen (quicktilmelding) og betale kontant på turneringsdagen. 12. Klubberne i klubben 13. Nyhedsbrev Erling Elberg har efterlyst hjælpere til udarbejdelse af klubbens nyhedsbreve. Dette på grund af, at Eva Sellberg og Bodil Sørensen ønsker at stoppe i udvalget. Vi takker både Eva og Bodil for deres arbejde med nyhedsbrevene. Erling byder Merete Skovlund velkommen i udvalget og glæder sig til samarbejdet. 14. Administration Oprydning i mødelokalet Mødelokalet bliver brugt af rigtig mange medlemmer. Bestyrelsen opfordrer til, at man rydder op efter sig og at scorekort, pap, papir og lign. smides i pap containere. Ny touchskærm Vores gode gamle touchstander er desværre gået i stykker. Det kan ikke betale sig at få den repareret, hvorfor vi har indhentet tilbud på en ny, som bliver bestilt og leveret hurtigt muligt. Forespørgsel om venskabsaftale Midtsjællands Golfklub har kontaktet os og spurgt om vi ville være venskabsklub med dem. Bestyrelsen besluttet at takke nej tak, da vi påtænker en ny prisstruktur til næste år, og så vil det være omsonst at indgå en aftale for resten af 2014. MB svarer Midtsjællands Golfklub. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: År Medlemsstatus Antal jan. mdr. Antal pr. 05. marts Antal pr. 07. april Antal pr. 19. maj Side 6
1 18 Fuldtidsmedlemmer 48 46 48 47 19-26 Fuldtidsmedlemmer 18 17 17 17 26 99 Fuldtidsmedlemmer 646 649 662 663 65 + Pensionistmedlemmer 48 47 48 49 Fleksmedlemmer 109 111 108 110 Aktive i alt 869 870 883 886 Passive medlemmer 36 37 37 37 Prøvemedlemmer 3 6 13 28 Par-3 medlemmer 69 64 62 64 Senior + medlemmer 1 1 1 1 I alt - ikke DGU medlemmer 109 108 113 130 15. Eventuelt 16. Næste møde Torsdag den 26.06 kl. 17.30 Torsdag den 07.08 kl. 17.30 Afbud MB - HRL udarbejder referat Side 7