DAGSORDEN Politisk følgegruppe MØDETIDSPUNKT 22-09-2016 12:30 MØDESTED Psykiatrisk Center Sct. Hans, Boserupvej 2, 4000 Roskilde, Mødelokale nr. 143 1. sal Bygning 146 (Administrationsbygningen) MEDLEMMER Finn Rudaizky Medlem Deltog Ole Stark Medlem Deltog Marianne Frederik Medlem Deltog Susanne Due Kristensen Medlem Deltog Hanne Andersen Medlem Afbud Özkan Kocak Medlem Afbud Side 1 af 9
INDHOLDSLISTE 1. Forlæggelse af udkast til projektforslag for Ny Retspsykiatri Sct. Hans v/ Projektleder Elsebet Johansen 2. Status for projekt Ny Retspsykiatri Sct. Hans v/ Projektchef Kim Sander 3. Orientering om økonomi v/ Byggechef Ulrik Hammer Jørgensen 4. Kommende aktivitet i den politiske følgegruppe Side 2 af 9
1. FORLÆGGELSE AF UDKAST TIL PROJEKTFORSLAG FOR NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS V/ PROJEKTLEDER ELSEBET JOHANSEN SAGSFREMSTILLING Projektet gennemgår udkast til projektforslag for Ny Retspsykiatri Sct. Hans, som forelægges til godkendelse i Forretningsudvalget den 4. oktober 2016 og Regionsrådet den 11. oktober 2016. Processen omkring udarbejdelse af projektforslaget Projektet er, som redegjort for på tidligere politiske følgegruppemøder, udfordret af de planmæssige krav og rammer stillet af Roskilde Kommune. Disse krav omhandler blandt andet krav til de udvendige materialer, udformningen af murværk og facadefremspring. Der er i forvejen en række bygningsfysiske krav til et retspsykiatrisk hospital, som for eksempel krav til glas i perimeter og indvendige sikringslag, krav om mange brandsektioneringer, særlige krav til ventilation og køling som følge af, at vinduerne ikke kan åbnes, sluser, videoovervågning etc. Dertil kommer, at det ny retspsykiatriske hospital bygges på en stærkt skrående grund på Sct. Hans matriklen, og dette stiller krav til en mere omfattende håndtering af mange bygningsfremspring. Samlet set har det vist sig, at være en udfordring at forene de mange krav i projektet. Det har derfor igennem projektforslagsfasen været nødvendigt med en stram styring, for at opretholde det estimerede entrepriseomkostningsniveau, der lå til grund ved afslutningen af dispositionsforslagsfasen. I udarbejdelsen af projektforslaget har der således været et særligt fokus på optimeringsmuligheder og bygbarhed, så muligheden for senere at kunne aktivere emner på change request listen er forbedret. Projektet har derudover, i forbindelse med kommenteringen af projektforslaget, meddelt totalrådgiveren, at projektorganisationen ønsker at afvente resultatet af licitationerne, inden der investeres og arbejdes yderligere med kunstprojektet. Kunstprojektet er derfor på nuværende tidspunkt sat i bero. Projektet nuværende form jf. projektforslaget Overordnet er den godkendte disponering i dispositionsforslaget fastholdt, med et ankomsthus langs Lindgårdsparken, en stor fælles aktivitetshave som omkranses af fire sengeenheder, beliggende to og to, og som tilsammen danner hele den retspsykiatriske ydre perimeter. Projektet indeholder forsat 126 lukkede retspsykiatriske sengepladser i enestuer med eget bad og toilet, og med tilhørende aktivitets-, personale-, og servicefaciliteter. Følgende primære ændringer/justeringer er foretaget siden sidste politiske følgegruppemøde: Kælder under ankomsthus er reduceret til ca. halvdelen. De ønskede omklædningsfaciliteter er fastholdt. I hovedprojektet vil der ske en spejlvending af kælderarealet for yderligere optimering af projektet. Etablering af DAS anlæg er ikke indeholdt i projektet Der er etableret dobbeltkonstruktion under multisalen af hensyn til vandtryk Som følge af brugerinddragelse er der endvidere foretaget mindre ændringer/justeringer, hvilket beskrives i det følgende afsnit. Brugerinddragelse i projektforslagsfasen Der har i forbindelse med udarbejdelse af projektforslaget været gennemført en omfattende brugerproces, med fem gennemgående brugergrupper suppleret af mindre og mere specialiserede temagrupper. Fokus har været på indretning, arbejdsgange, inventar og teknisk bestykning samt materialer og overflader. Hver brugergruppe har været tværfaglig sammensat og repræsenteret ved en arbejdsmiljørepræsentant, driften, plejen, ledende klinikchef eller oversygeplejerske samt en ledelses og organisationskonsulent som gennemgående person og koordinator i forhold til Psykiatrisk Center Sct. Hans. Se emneopdeling i følgende: Side 3 af 9
Brugergruppe 1, Sengeenhed, Ankomstbygning og personalefaciliteter Brugergruppe 2, Fællesaktiviteter Brugergruppe 3, Teknisk drift, el, vvs og svagstrøm Brugergruppe 4, Brand, sikring og sikkerhed Brugergruppe 5, Logistik, forsyninger, hygiejne og rengøring Temagruppe, Installationer Temagruppe, Belysning, sanitet og materialer Temagruppe, Madflow og logistik Temagruppe, Kunst Temagruppe, Studietur til reference projekter Som resultat af brugerinddragelsesprocessen er der på brugernes opfordring blevet foretaget mindre justeringer, og følgende ændringer er blandt andet blevet indarbejdet i projektforslaget: I alt 126 sengestuer fordelt som 116 standard sengestuer, 2 handicap sengestuer og 8 multifunktionsstuer indrettet for bariatriske patienter. Vagtstue/personalerum er i alle sengeafsnit åbnet op, og ligger nu som en del af et større fælles patientområde. Der arbejdes nu med begrebet Front Office og Back Office. Reception og indgang for personale i ankomsthuset er øget i areal for at håndtere myldretider. Besøgsfaciliteterne i ankomsthuset består nu af en mindre og en større besøgslejlighed samt tre besøgsrum, som er til kortere besøg og som også kan anvendes som møderum. Der er valgt løsning med dørkontrol som understøtter en nøglefri hverdag for personalet, og som højner personsikkerhedsniveauet. Der er udlagt decentralt affaldsrum for optimering af drift I forhold til bearbejdningen af projektet i projektforslagsfasen kan det endvidere bemærkes, at det inden for et uændret entrepriseomkostningsniveau er lykkedes, at indarbejde ændrede brugerønsker til køkkenfunktionalitet samt ændret placering af træningskøkkenerne, så løsningerne i endnu højere grad imødekommer brugernes ønsker i forhold til den fremtidige patientbehandling. Der har været afholdt dialogforum med patient- og pårørende i januar 2016. På mødet blev der blandt andet lagt vægt på muligheden for ophold og udlån af bøger i kulturhuset, den alsidige mulighed for motionering i aktivitetsområdet samt gode muligheder for ophold for børn i besøgslejlighederne i forbindelse med besøg. KONKLUSION Projektleder Elsebet Johansen præsenterede projektforslaget for følgegruppen, herunder hvilke ændringer der er foretaget i projektet siden dispositionsforslaget. Det er projektorganisationens vurdering, at der ikke er foretaget større ændringer i projektforslaget, som har mærkbar konskvens for hverken patienter eller personale. Det er vurderingen, at der fortsat er projekteret et bygbart projekt, hvor både de ydre og indre planforhold skaber velfungerende rammer for både patienter og personale. Følgegruppen drøftede vigtigheden af, at administrationen formidler og synliggøre ændringer i projektet og de afledte konsekvenser heraf. For eksempel hvorvidt en given arealreduktion har betydning for den tiltænkte funktion af arealet. Projektorganisationen responderede, at for eksempel arealreduktionen af ankomsthuset (ca. 400 m2) ikke ændrer på funktionen som blandt andet er omklædningsfaciliteter for personalet. Arealet er optimeret på en sådan måde, at selve funktionen kan bibeholdes, dog på et mindre areal. Af øvrige ændringer af byggeteknisk karakter kan nævnes beslutningen om at udføre dobbetlkonstruktion under multisal. Af mindre ændringer til gavn for patienterne kan nævnes, at køkkenerne i sengeenhederne er gjort mere tilgængelige for patienter, så disse i højere grad kan inddrages i madlavning, og derigennem være sociale med andre patienter og personale. Følgegruppen spurgte ind til, i hvilken grad de involverede brugergrupper har sagt god for ændringerne i projektet. Projektorganisationen responderede at brugergrupperne havde været inde over alle besluttede ændringer, og at der har været positiv feedback. Side 4 af 9
Følgegruppen havde efterfølgende spørgsmål til etablering af bederum på det nye hospital. Administrationen oplyste at der etableres et multireligiøst rum, hvor der i skabe opbevares religiøse genstande, som den enkelte selv kan anvende ved behov. Formanden for følgegruppen pointerede, at det vedlagte udkast til mødesag til forretningsudvalget den 4. oktober 2016 bør tilrettes, således at samtlige ændringer i projektet fra konkurrenceprogram til projektforslaget fremgår. Der var enighed om, at ændringer beskrives i et notat som vedlægges mødesagen. JOURNALNUMMER 16040029 BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1. Beskrivelse af projektforslag 30.08.2016 2. Bilag 2. Udkast til FU RR mødesag Godkendelse af projektforslag for Ny Retspsykiatri Sct. Hans Side 5 af 9
2. STATUS FOR PROJEKT NY RETSPSYKIATRI SCT. HANS V/ PROJEKTCHEF KIM SANDER SAGSFREMSTILLING Der gives en generel status for projektet, herunder projektering og det videre forløb med hovedprojektet, aktuel status for genhusning og nedrivning samt samarbejde med Roskilde Kommune. Projektering og det videre forløb Efter regionrådets godkendelse af projektforslaget, fortsætter arbejdet med udarbejdelse af hovedprojektet frem til februar 2017. I hovedprojektet udarbejdes projektdokumentation med henblik på at opnå myndighedsgodkendelse, gennemføre udbud og endelig udførelse. Brugergrupperne vil blive indkaldt til ad hoc projektafklaringsmøder og ellers primært til orienterende møder. I forhold til den oprindelige tidsplan fra 2012, vil projektet forsat have en forsinkelse på ca. tre år, som relaterer sig til 2,5 års forsinkelse grundet langstrakte forhandlinger med Roskilde Kommune vedrørende lokalplanforhold, ca. tre måneder som relaterer sig til afrundingen af dispositionsforslag og supplerende lovgivningskrav til projektmaterialet som grundlag for prækvalifikation, og endeligt ca. tre måneders nødvendig justering i forhold til hensigtsmæssig opstart af udførelsen. Tidsplanen ser derfor ud som følgende: Hovedprojekt, maj 2016 - april 2017 Udbudsperiode, november 2016 - december 2017 Udførelse, primo 2018 - ultimo 2020 Ibrugtagning af ny bygning, ultimo 2020 Genhusning og nedrivning Genhusningen af Sol- og Enghus i Platanhuset pågår som planlagt i januar-februar 2017, hvorefter bygningerne vil blive nedrevet i perioden marts-september 2017. Samarbejde med Roskilde Kommune I forbindelse med udarbejdelse af projektforslaget har der været en forsat dialog mellem projektet og Roskilde Kommune, idet Roskilde Kommunen har haft yderligere supplerende myndighedskrav til den arkitektoniske ramme og udtryk, hvilket igen har medført ændringer af projektet. I denne del af forløbet har Roskilde Kommune blandt andet stillet krav til følgende punkter: Krav om facadefremspring i murværket Krav til belægning omkring ankomsthus Krav til omfang af servicevej vest om bebyggelsen Krav til ændring af visualiseringerne i miljøvurderingen Krav til omfang af belysning og overvågning I december 2015 blev der enighed om et udkast til en lokalplan. Lokalplanen har efterfølgende været i teknisk høring, og der er holdt offentlig høring i perioden 6. maj til 1. juli 2016 med dertilhørende borgermøde den 30. maj 2016. Projektorganisationen har løbende afholdt opfølgende dialogmøder med Roskilde Kommune hvor eventuelle tilretninger til lokalplanen er blevet aftalt. Det forventes at lokalplanen godkendes på Byrådet den 28. september 2016. Projektet har, af Roskilde Kommune, fået tilladelse til at fremsende byggeandragendet inden den 1. juli 2016 således, at projektet kan myndighedsbehandles efter BR10. Projektet kan dog først få en byggetilladelse når der foreligger en endelig godkendt lokalplan ultimo september 2016. KONKLUSION Projektleder Elsebet Johansen gav en kort status over projektets nuværende stade. Projektorganisationen arbejder videre med hovedprojektet og myndighedsbehandling. Projektet forventer at der foreligger en Side 6 af 9
byggetilladelse ultimo 2016. I den fremadrettede proces har projektorganisationen fokus på fortsat at sikre bygbarhed i projektet, at sikre balancerede aftaleforhold, en gennemarbejdet udfærdigelsestidsplan, at fremme interesse for projektet fra entreprisebranchen ved orienteringsmøder og anden information og at sikre en god logistik på og omkring byggepladsen. Der arbejdes videre med udbudsstrategien, som lægger op til at anvende fagentrepriser. I den forbindelse forventer projektorganisationen at gennemføre prækvalifikation i foråret 2017. JOURNALNUMMER 16040029 BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 3. Overordnet Tidsplan 31.08.16 Side 7 af 9
3. FORTROLIG PUNKT UDTAGET Side 8 af 9
4. KOMMENDE AKTIVITET I DEN POLITISKE FØLGEGRUPPE SAGSFREMSTILLING Næstkommende møde i den politiske følgegruppe er endnu ikke planlagt. Efter godkendelse af projektforslaget i henholdsvis FU og RR oktober 2016, arbejder projektet videre med fase 5, som er myndighedsbehandling og hovedprojektet. I begyndelsen af 2017 vil det blive vurderet hvornår der er behov for næste møde i den politiske følgegruppe. KONKLUSION Der er ingen planlagte møder i den politiske følgegruppe, da projektet efter et politisk godkendt projektforslag arbejder videre med hovedprojektet og myndighedsbehandling. Når resultatet af licitationen foreligger i 2. halvår 2017 vil følgegruppen blive indkaldt til et møde, hvor licitationsresultatet præsenteres. JOURNALNUMMER 16040029 Side 9 af 9