Administrationsgrundlag - Sociale klausuler Indhold Indledning... 2 Jura... 2 Udbudsformer... 4 Tærskelværdier og egnethedsvurdering... 5 Egnethed... 6 Kædeansvar i kontrakter... 7 Idekatalog over sociale klausuler... 8 Evaluering... 8
Indledning Administrationsgrundlaget er udarbejdet af en arbejdsgruppe sammensat af repræsentanter fra Servicecenter Hvalsø, Servicecenter Allerslev, Jobcenteret, Center for Veje og Trafik, Center for Ejendomme og Koncernsekretariatet og politisk vedtaget på Kommunalbestyrelsens møde den xxxx. Sociale klausuler er et redskab for offentlige myndigheder, som ønsker at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt og skal derfor ses i sammenhæng med kommunens Handicappolitik, Inklusionsvision og beskæftigelsespolitiske mål. En social klausul er et krav i en udbudskontrakt om, at den der vinder opgaven, skal påtage sig en nærmere beskrevet social forpligtelse. Administrationsgrundlaget har kun virkning for de kontrakter, der indgås fremadrettet. Jura Sociale klausuler er på Udbudsportalen defineret således: En social klausul er et krav i en udbudskontrakt. Kravet angiver en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven. En social klausul kan også være et krav i en intern kontrakt (dvs. kontraktstyring). En social klausul kan fx sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår, eller mod at formulere en etnisk ligestillingspolitik. Formålet med sociale klausuler er at gøre arbejdsmarkedet rummeligt. Sociale klausuler er derfor frivillige for udbydere og indgår i de mange overvejelser, der skal foretages i forbindelse med et udbud. I Lejre Kommune er det politisk besluttet, at man vil anvende sociale klausuler i kommunens udbud. Da brugen af sociale klausuler er frivilligt for udbyder, er der ikke nogen retlige rammer for hvornår de skal anvendes, på hvilken type opgaver eller ved hvilke beløbsstørrelser. Den vurdering overlades til udbyder. Hvis man som udbyder vælger at bruge sociale klausuler i udbud som er over EUtærskelværdierne, sætter EU-reglerne nogle rammer for, hvordan man må bruge de sociale klausuler og hvad de må indeholde. Kravene er: Målgruppen skal kunne afgrænses objektivt Der er en grænse for, hvor mange der må kræves ansat Side 2 af 9
Der må ikke konkurreres på sociale klausuler Der skal være proportionalitet i kravet Arbejdet må kun kunne udføres i Danmark Klausulerne skal fremgå af udbudsmaterialet Dispensation for nyansættelser Ledelsesretten skal respekteres Kravene betyder i praksis, at der ikke må stilles krav som kun danske arbejdstagere kan leve op til fx krav om, at ansætte fleksjobbere. Målgrupperne skal defineres og afgrænses ud fra de principper, der fremgår af lov om aktiv arbejdsmarkedspolitik og lov om aktiv socialpolitik. Der må heller ikke kræves flere ansat end der kræves til den udbudte opgave eller flere end det offentlige selv normalt ville anvende, og kravene der stilles kan kun relateres til selve opgaven. Dette er fx relevant i forhold til at kræve danske lønninger i den situation vil det kun være de arbejdere, der udfører arbejde på den udbudte opgave, som vil blive garanteret den danske lønning. Der skal også være proportionalitet i den forstand, at man ikke kan kræve at en arbejdsgiver afskediger mandskab for at kunne opfylde de krav, der står i den sociale klausul. Det vil være relevant, hvis der er stillet krav om at ansætte personer fra en bestemt målgruppe og virksomheden allerede har sådanne ansatte. I den situation skal der være mulighed for at dispensere, så virksomheden ikke må afskedige som følge af den sociale klausul. Selvom der ikke er samme krav til udbud under tærskelværdierne, bør principperne anvendes ud fra et forsigtighedsprincip hver gang der anvendes sociale klausuler. Det betyder helt konkret, at principperne skal anvendes hver gang der bruges sociale klausuler. Kravene i de sociale klausuler skal være knyttet til den konkrete opgave. Der kan altså fx kun stilles krav om, at der ansættes 1 læring i det konkrete projekt. Kravet vil ikke være opfyldt, hvis lærlingen ikke er knyttet til projektet, men ansat andetsteds i virksomheden. Kontrol Når der anvendes sociale klausuler i en kontrakt, er det naturligvis også væsentligt, at der sker en kontrol af, om klausulerne overholdes. Alt efter typen af klausul, kan det være let eller svært at kontrollere overholdelsen. Eksempelvis er det nemt at kontrollere, om leverandøren har ansat et bestemt antal medarbejdere, som har været ledige i en længere periode. Til gengæld er det sværere at kontrollere om leverandøren har (og efterlever) en etnisk ligestillingspolitik. Det vil som udgangspunkt være leverandøren der leverer Side 3 af 9
dokumentation og tilbudsgiver der kontrollerer, at det ønskede materiale er modtaget. Lejre Kommune har udarbejdet eksempler på kontraktformuleringer, der kan anvendes. Der kan også tages afsæt i formuleringer udarbejdet af andre offentlige myndigheder. For at sikre ensartetheden, vil der være visse kontraktbestemmelser som skal anvendes ved alle udbud. Udbudsformer Lejre Kommune har mulighed for at anvende forskellige udbudsformer. Den relevante udbudsform vælges specifikt fra gang til gang. Indkøbsformerne ses herunder: Egne udbud anvendes hvor vi ønsker at skræddersy vores krav og behov. Fællesudbud med de øvrige kommuner i Indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland. Forpligtende fælles udbud kan effektivisere anvendelsen af indkøbsressourcer, give større volumen, og dermed bedre priser og kvalitet, end når kommunen selv udbyder en aftale Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) har efter udbud indgået en bred vifte af landsdækkende rammeaftaler, som Lejre Kommune kan benytte gennem direkte tildeling eller miniudbud. Desuden tilbyder SKI tilslutning til forpligtende rammeaftaler Samarbejde med øvrige kommuner vil også være en fremtidig samarbejdsform Kun ved gennemførelse af egne udbud kan Lejre Kommune stille de sociale og etiske hensyn som er relevant for den pågældende opgave. Når Lejre Kommune deltager i fælles udbud med enten FUS eller SKI vil det ikke altid være muligt, at få tilføjet specifikke sociale og etiske hensyn hvis det resulterer i meromkostninger for de øvrige kommuner. Nogle kommuner har meget fokus på de økonomiske gevinster, så det vil være en vurderingssag fra udbud til udbud om Lejre Kommunes sociale og etiske hensyn kan indgå i kontraktbestemmelserne. Lejre Kommune vil arbejde for at sociale klausuler bliver indarbejdet i alle FUSudbud. SKI anvender en CSR-politik for deres udbud af rammeaftaler og FUS arbejder med sociale og etiske krav i udbud. Side 4 af 9
Tærskelværdier og egnethedsvurdering I Lejre Kommune ønsker vi at arbejde aktivt med brugen af sociale klausuler for at bidrage til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt og for at sikre gode arbejdsvilkår for de leverandører, som leverer ydelser til kommunen. Generelle sociale klausuler (ILO-konventioner): Der er en række klausuler, som Lejre Kommune ønsker altid skal indgå i udbud, licitationer eller underhåndsbud af bygge-, anlægs- og tjenesteydelser. Alle kontraktindgåelser skal være omfattet af generelle sociale klausuler vedrørende overholdelse af menneskerettigheder og sociale og etiske hensyn. De generelle sociale klausuler tager udgangspunkt i de såkaldte ILO-konventioner. (se bilag) Den internationale arbejdsorganisation (ILO) er FN s faglige organ for arbejdsmarkedsspørgsmål. ILO har som grundlæggende mål at bekæmpe fattigdom og fremme social retfærdighed. Opgaverne ligger i at fremme beskæftigelse, forbedre arbejdsvilkår i hele verden, samt værne om faglige frihed og rettigheder. ILO har vedtaget 188 konventioner vedrørende arbejdsmarkedsforhold. Blandt disse findes otte grundlæggende arbejdstagerrettigheder. Danmark har ratificeret alle de grundlæggende arbejdstagerrettigheder. Herudover vil der skulle indarbejdes yderligere sociale klausuler i udbud som er over nedenstående tærskelværdier (og som vurderes egnede) Tærskelværdierne tager udgangspunkt i tærskelværdien for tjenesteydelser 1.489.820 kr. (2013 værdi). Tærskelværdierne justeres efter de til enhver tid gældende værdier for tjenesteydelser. Følgende tærskelværdier er som udgangspunkt gældende for, hvornår der skal indarbejdes øvrige sociale klausuler i udbud og kontrakt: Bygge- og anlægskontrakter 1. Krav om ILO-konventioner 2. Krav om sociale klausuler 3. Krav om uddannelses- eller praktikaftaler og/eller ansættelse på særlige vilkår > 0,5 mio. kr. > 3 mio. kr. > 10 mio. kr. ex. moms og/eller 4 mio. kr. i lønsum og en periode på over 6 mdr. Side 5 af 9
Tjenesteydelseskontrakter 1. Krav om ILO-konventioner 2. Krav om sociale klausuler 3. Krav om uddannelses- eller praktikaftaler og/eller ansættelse på særlige vilkår > 0,5 mio. kr. > 1,49 mio. kr. > 10 mio. kr. ex. moms og/eller 4 mio. kr. i lønsum og en periode på over 6 mdr. Der er i ovenstående tale om tærskelværdier for enkeltstående udbud. Sociale klausuler må gerne anvendes i udbud under ovennævnte tærskelværdier, hvis de ud fra en konkret vurdering anses som egnede. I forbindelse med formulering af krav i udbudsmaterialet tages kontakt til Jobcentret, der kan bidrage med sparring og viden om særlige forhold således at kravene i udbudsmaterialet er hensigtsmæssige og underbygger arbejdsmarkedspolitiske målsætninger. Erhvervslivet skal også inddrages i en dialog inden fastsættelsen af de sociale klausuler. Det kan fx være i form af kontakt til leverandørerne på markedet eller til relevant brancheforening. Erhvervslivet vil sammen med kommunens Jobcenter kunne give vejledning i, hvor stor en del af fx en anlægsopgave der typisk består af henholdsvis lønsum og materialeudgift/maskinleje. På samme måde vil leverandørerne ofte have en god viden om arbejdsløsheden i branchen, specialiseringsgraden forbundet med den type af opgave og lignende. Egnethed Ikke alle opgaver er egnede til at indeholde sociale klausuler på trods af, at opgavestørrelsen ligger indenfor tærskelværdierne. Der er flere elementer der er afgørende for, om en opgave er egnet til at indeholde sociale klausuler. Nedenfor er nævnt nogle af de forhold, der indvirker på egnetheden. Forholdene skal vurderes individuelt fra udbud til udbud. - Volumen Opgaven skal have en vis volumen af medarbejdere tilknyttet opgaven således, at der er et fornuftigt forhold mellem medarbejdere på almindelige vilkår og medarbejdere på særlige vilkår. Som tommelfingerregel er et aktiveringskrav på 5-10 pct. af de medarbejdere, der medgår til at opfylde kontrakten, at anse som proportionalt. Side 6 af 9
- Specialiseringsgrad Enkelte opgaver kan være så specialiserede, at det ikke kan forsvares at kræve opfyldelse af sociale klausuler. Dette kan være både håndværkseller rådgiverspecialiseret. Der findes også områder, hvor der ikke findes personer med de fornødne kvalifikationer, der falder inden for de sociale klausuler, og hvor kravet således ikke kan opfyldes. - Tid Opgaven skal løbe over en tidsperiode der gør det meningsgivende at ansætte medarbejdere på særlige vilkår. Som udgangspunkt anvendes der ikke sociale klausuler, som medfører ansættelse af medarbejdere eller anvendelse af praktikanter/uddannelsesaftaler for opgaver, der løber under 6 måneder. - Kontinuitet Nogle kontrakter indgås over en lang tid (ex. vedligeholdelse af veje eller opgaver med sæsonudsving ), hvor ydelsen fra entreprenøren leveres drypvis i kortere perioder, men den samlede sum i løbetiden overstiger tærskelværdien for sociale klausuler. Alle disse forhold er indvirkende på hvilke klausuler der må anses som egnede i forhold til det konkrete udbud. Lejre Kommunes Jobcenter kan kontaktes for at få råd og vejledning i, hvordan de enkelte brancher ser ud i forhold til arbejdsløshed og unge, der mangler praktik- eller uddannelsespladser. Det er den relevante centerchef Der kan i helt særlige tilfælde afviges fra de vejledende retningslinjer for anvendelse af sociale klausuler. Det kan være i situationer, hvor effekten af at følge de vejledende retningslinjer vil være negativ for forhold, der har helt særlig betydning og vægt. Ved afvigelse fra de vejledende retningslinjer skal begrundelse for afvigelsen være argumenteret og gennemsigtig. Afvigelser skal godkendes på centerchef-niveau og journaliseres på udbudssagen. Kædeansvar i kontrakter Det skal sikres, at der kontraktretligt er et kædeansvar, sådan at også underleverandører forpligtes til at efterleve kravene. Der kan ved formuleringen af kravet, tages afsæt i de eksempler på kontraktformuleringer der er vedlagt som bilag. Side 7 af 9
Ved kontraktindgåelse skriver leverandøren under på, at de sociale klausul-krav er/bliver opfyldt, samt at leverandøren har pligt til at fremsende relevant dokumentation på dette (fx kopi af elev/lærling kontrakt, ansættelseskontrakt, arbejdsmiljøpolitik). På den måde har Lejre Kommune mulighed for at kontrollere at kravet er opfyldt. Sker der ændringer undervejs i kontraktperioden, der har betydning for opfyldelsen af klausulerne, skal dette godkendes af den relevante centerchef. Idekatalog over sociale klausuler Sociale klausuler kan opdeles i to kategorier de klausuler der har til formål at få folk ind på/tilbage på arbejdsmarkedet og de klausuler, der har til formål, at fastholde folk på arbejdsmarkedet. Førstnævnte type vil typisk være klausuler som stiller krav om ansættelse af personer på særlige vilkår eller etablering af praktik- og uddannelsespladser. Den sidstnævnte type af klausuler har til formål at hindre nedslidning eller udstødning fra arbejdsmarkedet af andre årsager. Et inspirationskatalog er vedlagt som bilag. Det skal sikres at relevante politikker, strategier mv. i Lejre Kommune inddrages i valget af krav til leverandører. Evaluering Anvendelsen af sociale klausuler evalueres første gang 1. oktober 2014 og forelægges Kommunalbestyrelsen. Efterfølgende år evalueres årligt som et orienteringspunkt, med mindre der er væsentlige ændringer. I første omgang vil en undersøgelse af omfanget være med til at definere, hvorvidt yderligere evaluering anbefales. På årsbasis indsamles: Hvor mange sager blev udbudt med sociale klausuler? Hvilke sociale klausuler kom i anvendelse? Har der været nogen umiddelbar, uopfordret feedback fra bydende på anvendelse af sociale klausuler? Side 8 af 9
Som bilag til dette administrationsgrundlag er knyttet: 1. Inspirationskatalog over sociale klausuler 2. Forslag til kontraktformuleringer Side 9 af 9