Herefordforeningen Referat af bestyrelsesmøde Tid: Torsdag den 19. marts 2015 kl. 18.30 Sted: Hotel Hedegaarden, Vejle Deltagere: Keld Balle, Carsten Møjbæk, Mikkel Christiansen, Ove Engberg, Jørn Bloch, Heine Slyk Søe, Per Windfeldt Kristensen, Aase Ingerslev og Jørgen Skov Nielsen Referent: Jørgen Skov Nielsen Dagsorden: 1. Meddelelser fra formanden a. Opsamling på generalforsamling b. Lodtrækning af bestyrelsesperiode c. Pressemeddelelse d. Referent til div. udvalg e. Aftale vedr. km-afregning f. Skypemøder g. Funktionsmails h. Bank i. Vedtægtsudvalg 2. Kompetencer 3. Opstart af udvalgene a. Avl: Orientering, fordeling af opgaver b. Økonomi: Orientering, fordeling af opgaver c. KU: Orientering, fordeling af opgaver: Hjemmeside, webmaster, redaktør, PR-materialer d. Afsætning: Orientering, fordeling af opgaver e. Klubber/Hereford-ungdom: Orientering, fordeling af opgaver f. Gennemgang af s. 2 i bladet med rettelser 4. Næste møde 5. Eventuelt Referat 1. Meddelelser fra formanden Keld Balle bød velkommen til bestyrelsesmødet. Keld gav udtryk for tilfredshed med, at der nu er syv medlemmer af bestyrelsen. Keld Balle fortsatte, at hensigten er, at bestyrelsesmødet slutter senest kl. 22.00. a. Opsamling på generalforsamling Alt i alt havde generalforsamlingen et positivt forløb. Lokalerne hos LMO, Horsens var udmærkede. Der er enighed om, at foreningens hjemsted er formandens adresse jf. vedtægterne. b. Lodtrækning af bestyrelsesperiode Der blev foretaget lodtrækning, som gav følgende resultat: Jørn Bloch, Per Windfeldt Kristensen og Carsten Møjbæk er valgt for et år. Resten er valgt for to år. 1
c. Pressemeddelelse Det blev besluttet, at udsende følgende pressemeddelelser med følgende emner: Generalforsamling, udvidelse af bestyrelsen fra 5-7, gerne med billede af den nye bestyrelse God opbakning til det nye avlsprogram Roost Hannibal, nye insemineringstyr Jørgen Skov følger op. d. Referent til div. udvalg Bestyrelsen: Aase Ingerslev Avlsudvalget: Jørgen Skov. Der blev aftalt samme betaling som sidste år. Bestyrelsen kan i øvrigt trække på Jørgen efter behov, det betales på timebasis. e. Aftale vedr. km-afregning Der udbetales kørselsgodtgørelse, statens lave takst. For udvalgs- og bestyrelsesmøder. Formanden får også kørepenge for deltagelse i klubmøder og andre relevante arrangementer. f. Skypemøder Det blev besluttet, at der kan holdes enkelte bestyrelsesmøder via Skype. g. Funktionsmails Det blev aftalt, at der skal oprettes automatiske mailgrupper til bestyrelsen (bestyrelse@hereford.dk) og avlsudvalget (avl@hereford.dk). Jørn følger op. h. Bank Keld har kontakt til Danske Bank. Der er endnu ingen endelig afklaring. i. Vedtægtsudvalg Bestyrelsen drøftede kort emner, som evt. kan indtræde i et vedtægtsudvalg. Der tages endelig beslutning på næste bestyrelsesmøde. På samme møde gennemgås vedtægterne. 2. Kompetencer Det blev besluttet, at enkelte bestyrelsesmedlemmer ikke kan købe eller stifte gælde på foreningens vegne, medmindre det er aftalt med formanden. Beløb, der er større end 500 kr. skal godkendes af den samlede bestyrelse. Forretningsordnen gennemgås og opdateres på næste bestyrelsesmøde. 3. Opstart af udvalgene a. Avl: Orientering, fordeling af opgaver Den nye avlsudvalgsformand, Ib Ravn, er godt i gang med arbejdet. Der er aftalt følgende opgavefordeling i udvalget: Heine Slyk Søe og Per Windfeldt Kristensen: Dyrskuekontakt og kontakt til bestyrelsen Kaj Jespersen: Dommerkontakt Vagn Hansen, Ålestrup Avlsstation og kødproduktion 2
Carsten Møjbæk efterlyste en turnus for dyrskuedommerne ved de jyske dyrskuer, det kører ikke helt optimalt lige nu. Jørn Bloch opfordrede dommerudvalget til forlods, at afsætte dommere til de dyrskuer, der normalt er Hereford dommere til. Det er nemmere, at aflyse end indkalde en dommer i sidste øjeblik. Der holdes dommerkursus til efterår. Det blev besluttet, at synliggøre dommerpanelet lidt mere på hjemmesiden, f.eks. med kontaktoplysninger og billede. Bestyrelsen drøftede lay-outet for brugsplanen på hjemmesiden. Hvis det er muligt ønskes det nuværende lay-out fastholdt. Jørgen undersøger om vi må offentliggøre insemineringsstatistikker m.m. på tyrene. Der er åbent hus på Ålestrup på lørdag. Alle avlsudvalgsmedlemmer forventes, at deltage i arrangementet. Samme dag er der åbent hus hos Anni Søndergård. b. Økonomi: Orientering, fordeling af opgaver Carsten Møjbæk har talt med Finn og Åse Svendsen om de evt. vil varetage bogholder- / regnskabsførerfunktionen. De vil have et overblik over opgavens omfang inden de giver endeligt tilsagn. Finn og Åse har spurgt om de kan få en computer stillet til rådighed til opgaven, desuden har de spurgt om de kan få adgang til at bruge det program, som revisionsfirmaet Jørgen Larsen anvender. Ove Engberg forhandler videre med Finn og Åse Svendsen. Bestyrelsen er indstillet på at stille computer og program til rådighed. c. KU: Orientering, fordeling af opgaver: Hjemmeside, webmaster, redaktør, PR-materialer Udvalgsformand: Ove Engberg. Desuden sidder Jørn Bloch i udvalget fra bestyrelsen. Hjemmesiden: Jørn Bloch er ansvarlig, Anni Søndergård er webmaster. Bestyrelsen kan sende rettelser m.m. til Anni Søndergård, med CC til Jørn Bloch. Jørn Bloch oplyste, at hjemmesiden er hacket, så der popper uvedkommende reklamer op. Det blev besluttet, at lade Bettina Kallehauge nulstille og genstarte hjemmesiden. Når hjemmesiden er kørende igen bliver der sendt oplysninger om nyt logon til medlemmerne. Det blev besluttet, at den lille folder med medlemslisten skal genoptrykkes. Inden genoptrykningen skal der sendes nyhedsmail med opfordring til medlemmer om, at sikre at de oplysninger som vi har registeret er korrekte. Medlemslisten skal lægges på hjemmesiden, under logon. Foreningens Facebook-profil trænger til en opdatering. Jørn Bloch undersøger, hvad det vil koste at få professionel instruktion, så vi kan komme videre. Redaktør: Ove Engberg. Ansvarlig for PR-materialer: Jytte Have. d. Afsætning: Orientering, fordeling af opgaver Udvalgsformand: Mikkel Christiansen. 3
Desuden indtræder Heine Slyk Søe i udvalget. e. Klubber/Hereford-ungdom: Orientering, fordeling af opgaver Koordinator for kontakt til klubberne: Mikkel Christiansen. Der er afsat 2.500 kr. til hver klub, som kan udbetales til klubberne efter bilag og aftale med bestyrelsens klubkontakt. Mikkel Christiansen sender et brev til klubformændene med orientering. Klub Vest er i øjeblikket nedlagt. Det blev besluttet, at indbyde alle medlemmer i Klub Vest området til et møde om situationen. Keld Balle aftaler nærmere med Vagn Hoffmann. Jørn Bloch og Per Windfeldt Kristensen kan deltage i mødet. Såfremt der ikke er opbakning til at fortsætte med Klub Vest bliver medlemmerne fordelt til nabo-regionerne. Ansvarlig for kontakt til Hereford-ungdom: Per Windfeldt Kristensen og Mikkel Christiansen. Bestyrelsen er enig om, at der skal arbejdes på at skabe en god dialog med Hereford-ungdom. f. Gennemgang af s. 2 i bladet med rettelser. Oplysningerne i kolofonen blev grundigt gennemgået og rettet. Keld Balle følger op. Dansk Kødkvægs repræsentantskab Foreningens repræsentant: Jørn Bloch 4. Næste møde Næste bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, når der er en aftale klar med bank m.m. 5. Eventuelt Det blev aftalt, at alle bestyrelsesmedlemmer skal sende en kortfattet præsentation af sig selv til redaktøren senest torsdag den 26. marts. Gerne vedhæftet et billede. Avls- og kommunikationsudvalget præsenteres i næste nummer af bladet. Det blev besluttet, at Jørn Bloch tager kontakt til Gert Petz og Jens Michael Jensen vedr. samarbejde om planlægning af studieturen til Holland midt i september. Der planlægges en 3-4 dages tur. WHC holdes næste år i Uruguay. Vi skal have besluttet, hvem der skal repræsentere foreningen. Hereford Update, på foreningens hjemmeside, trænger til en opdatering. Anders Mortensen har givet tilsagn om at hjælpe med at opdatere siden. Det er besluttet, at vi skal have en hollandsk dommer ved Landsskuet. Heine Slyk Søe deltager i VikingGenetics avlsseminar den 28. marts. Foreningen dækker deltagelse i mødet og transport til og fra mødet. Jørn Bloch undersøger, inden næste møde, hvad vi kan få ud af at være medlem af foreningen Smagen på Landsskabet. Ove Engberg sørger for at budgettet for 2015 lægges på hjemmesiden. 4
Jørn Bloch opfordrede bestyrelsen til at indsende arrangementer til arrangementskalenderen på hjemmesiden. 5