Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr. 33 96 35 56 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Professionshøjskolen Metropol Revisionsprotokollat af 18. november 2014 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Udført revision 268 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi 268 2. Forhold af væsentlig betydning 271 2.1 Udvikling i økonomisk stilling 271 2.2 Projekter og IDV 272 2.3 Opsummering af konklusioner fra revision i årets løb 272 3. Forvaltning af institutionens midler 274 3.1 Økonomistyring 274 3.1.1 Budgetprocedurer 274 3.2 Effektivitet 274 3.2.1 Resultatløn 275 3.3 Konklusion på udført forvaltningsrevision 277 4. Redegørelse for den udførte revision 277 4.1 opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv. 277 4.1.1 Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev 277 4.1.2 Opfølgning på revisions øvrige bemærkninger 278 4.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller 278 4.2.1 Elevindberetninger og debitorer 278 4.2.2 Varekøb og kreditorer 279 4.2.3 Lønninger og gager 280 4.2.4 Anlægsaktiver 281 4.2.5 Beholdningseftersyn 282 4.2.6 Særlige tilskud og projekter 282 4.2.7 Regnskabsinstruks 283 4.3 Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller 283 4.4 Indtægtsdækket virksomhed 283 5. Rådgivnings- og assistanceopgaver 284 6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 284
Deloitte 268 Revisionsprotokollat af 18. november 2014 1. Udført revision Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for 2014 for Professionshøjskolen Metropol. I den forbindelse ønsker vi at orientere bestyrelsen om vores planlagte revisionshandlinger og at redegøre for resultatet af vores revision til dato. Vores rapportering i revisionsprotokollatet indeholder en redegørelse for den udførte revision til bestyrelsen, herunder en række pligtmæssige redegørelser for den udførte revision til brug for Rigsrevisionens og Uddannelses og Forskningsministeriets (UFM) tilsyn med institutionen. De væsentligste kommentarer og konklusioner har vi samlet i afsnittet Forhold af væsentlig betydning. Vi gør opmærksom på, at revisionsarbejder i årets løb udføres som led i revisionen af årsregnskabet, og at revisionen først kan betragtes som afsluttet, når vi har afgivet revisionspåtegningen på årsregnskabet. 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen er udført i overensstemmelse med den gældende revisionsbekendtgørelse, herunder god offentlig revisionsskik, samt gældende internationale revisionsstandarder. Revisionen er planlagt og udført på grundlag af en systematisk risikovurdering, således at hovedvægten lægges på de poster i årsrapporten og de dele af institutionens regnskabs- og rapporteringssystemer samt øvrige forretningsgange, hvor risikoen for væsentlige fejl er størst. Revisionen sigter således ikke mod at opdage eller rette uvæsentlige fejl, som ikke ændrer helhedsvurderingen af årsrapporten.
Deloitte 269 Revisionen udføres efter følgende årsplan: Derudover foretages henholdsvis kvartalsvis revision af åben uddannelse og halvårlig revision af indberetning af ordinær aktivitet samt løbende revision af tilskudsprojekter. Årets revisionsstrategi er fastlagt ud fra en systematisk indsamling af informationer om institutionens interne og eksterne forhold, hvilket bl.a. har omfattet drøftelser med institutionens ledelse og medarbejdere om følgende forhold i institutionen: Aktiviteter og den anvendte regnskabspraksis Mål, strategier og tilhørende forretningsrisici Internt kontrolsystem og forvaltning. Revisionen omfatter alene de forretningsgange, der kan medføre væsentlige fejl i årsrapporten eller risiko for, at administrative regler eller retningslinjer ikke efterleves, samt de påkrævede specifikke handlinger, der er fremhævet i revisionsbekendtgørelsen. Herudover har institutionen en række forretningsgange, som har betydning for institutionens drift, men som ikke har væsentlig indvirkning på indsamlingen af data til årsrapporten. Institutionen har systemunderstøttede forretningsgange, og vi har i overvejende grad tilrettelagt en revisionsstrategi, der baserer sig på kontroller og forretningsgange på væsentlige områder såsom elevindberetninger og timeregistreringer. På andre områder udføres revision, der baserer sig på bl.a. kontrol af bilag og afstemninger.
Deloitte 270 Revisionsstrategien for Professionshøjskolen Metropol for 2014 kan opsummeres således: Revisionsområder Tilskud Særlige tilskud herunder projekter System SIS/ NAVI-S Kontrolbaseret revisionsstrategi (væsentlige transaktionskæder) Substansbaseret revisionsstrategi NAVI-S () Lønudbetalinger (SLS) SLS () Kreditorer NAVI-S () Tilgodehavender NAVI-S () Øvrige revisionsområder NAVI-S () Årsagen til, at vi delvist har valgt en substansbaseret revisionsstrategi for området lønudbetalinger, er, at det fremgår af Rigsrevisionens it-rapport af 1. oktober 2013, at systemopsætningen i SLS ikke fuldt ud understøtter den automatiske funktionsadskillelse, idet samme person kan tildeles flere personkoder og dermed både kan lønbehandle og godkende med to forskellige personkoder, samt at lønkørsler i SLS kan afvikles, uden at indrapporteringen er godkendt. Vi har også valgt en substansbaseret revisionsstrategi vedrørende Navision STAT, idet dette finanssystem ikke fuldt ud understøtter en programmeret funktionsadskillelse. Vi påser på udvalgte områder, at der i Navision STAT er etableret manuelle kontroller. På øvrige regnskabselementer og områder er risikoen for fejl i årsregnskabet vurderet som normal, og revisionens omfang har derfor været mindre. Vores kommentarer til den udførte revision vil blive gennemgået nedenfor. Vi har i lighed med tidligere anvendt følgende kvantificering af vores kommentarer: Risiko har væsentlig betydning for årsrapporten og kræver ledelsens bevågenhed Kræver ledelsens bevågenhed Ingen kritiske kommentarer Ikke gennemgået i forbindelse med løbende revision
Deloitte 271 2. Forhold af væsentlig betydning I forbindelse med den løbende revision har vi konstateret følgende forhold af væsentlig betydning for vurderingen af institutionens økonomi, årsregnskab og forvaltning: Metropol har i budgettet og i regnskaber for tidligere år indregnet F&U-midler i takt med, at de tilhørende aktiviteter er gennemført. Uddannelses og forskningsministeriet har i 2014 udsendt retningslinjer om, at tildelte F&U midler skal indtægtsføres i tildelingsåret, uanset om de er blevet forbrugt eller ej. Metropol implementerer denne retningslinje med virkning fra årsregnskabet 2014. Dette vil betyde, at Metropol i 2014 skal indtægtsføre F&U midler i størrelsesordenen 35-40 mio.kr. Dette kommer til at have væsentlig betydning i forhold til det tidligere budgetteret underskud for året, der med denne indtægtsførsel vil blive konverteret til et væsentligt overskud. Metropol har af sammenlignelighedsårsager valgt at fasholde det princip, der er anvendt ved budgetlægningen ved aflæggelsen af T2 regnskabet, og korrigere indregningsprincippet ved aflæggelsen af årsregnskabet. Vi er enige i denne fremgangsmåde. 2.1 Udvikling i økonomisk stilling Metropol har ved 2. trimester afslutning foretaget opfølgning på institutionens økonomi som udviser følgende hovedtal, jf. følgende uddrag af Metropols interne opfølgning: Metropols økonomi (i mio.) R2012 R2013 B2014 F2014-2 R2014-T2 Indtægter -736,9-797,3-790,8-810,0-512,1 Lønomkostninger 453,4 479,1 540,1 543,2 343,4 Øvrig drift 270,6 292,8 268,8 282,8 150,9 Driftsresultat inkl. investeringer -13-45,6 18,1 16,0-17,8 Det ses af ovenstående, at de forventede indtægter for 2014 efter 2. trimester er opjusteret marginalt i forhold til budgettet for 2014. Justeringen kan henføres til en positiv udvikling for Metropols efter- og videreuddannelser, herunder særligt i forhold til åben uddannelse, samt øget indtægt på enkelte grunduddannelser. Ej forbrugte globaliseringsmidler fra 2013 og tidligere er i forecast efter 2 tertial indregnet i henhold til de retningslinjer og forventninger, der blev fastlagt i 2013/14. Institutionens ledelse har oplyst, at det fortsat forventes at realisere et forbrug tæt på det forventede i 2014. Eventuelle uforbrugte midler vil blive indtægtsført i 3 tertial i henhold til institutionens retningslinjer.
Deloitte 272 2.2 Projekter og IDV Vi har i forbindelse med den løbende revision blandt andet haft fokus på projektregnskaber, herunder globaliseringsmidler og FIVU midler samt IDV. Institutionen har siden afslutningen af 2013 arbejdet på at sikre en tydelig ansvars- og opgavefordeling med klare opgavebeskrivelser, resultatkrav, deadlines og opfølgning, med henblik på at forbedre den løbende styring af projekterne. Tre medarbejdere i økonomiafdelingen har arbejdet målrettet med TAog Globaliseringsprojekter i løbet af året, og gennemgangen af projekterne ved løbende revision udviser også en markant forbedret kvalitet. Implementeringen af Mtid er ved at være fuldt gennemført på de fleste projekter, og tidsregistrering og omkontering heraf forløber overordnet rigtig godt. Enkelte af projekterne havde endnu ikke haft et væsentligt forbrug i 2014, men det er blevet os oplyst, at disse projekter er i deres afslutningsfase, og at der i T3 er planlagt væsentlig aktivitet i forbindelse med afslutningen af projektet, hvorfor det fortsat forventes, at den fulde bevilling bliver forbrugt. Vi vil følge den fortsatte udvikling på området. 2.3 Opsummering af konklusioner fra revision i årets løb Vi har opsummeret vores konklusioner fra den løbende revision i følgende figur:
Deloitte 273 Ovenstående områder vil blive nærmere uddybet nedenfor.
Deloitte 274 3. Forvaltning af institutionens midler 3.1 Økonomistyring 3.1.1 Budgetprocedurer Ministeriet anvender institutionens regnskaber for de enkelte uddannelsesformål ved analyse og vurdering af taxametertilskud til de enkelte uddannelser, hvorfor vi vurderer, at det er hensigtsmæssigt, at økonomien på de enkelte uddannelsesformål m.fl. indgår som et element i institutionens økonomistyring for bedst muligt at kunne indgå i dialogen med ministeriet om størrelsen af de udmøntede tilskud. Institutionens økonomistyring tager sit udgangspunkt i en handlingsplan med tilhørende budget, der er udarbejdet forud for året. Handlingsplanen og budgettet udarbejdes på grundlag af en decentraliseret budgetprocedure, hvori samtlige af institutionens aktivitetsområder og -ansvarlige involveres. Budgettet udarbejdes således, at det er anvendeligt ved rapportering for hele året, ved kortperiodisk rapportering samt ved styring af og opfølgning på særlige indtægts- og forbrugskonti. Institutionens controllerenhed har implementeret processer og forretningsgange på budgetområdet, der sikrer en mere detaljeret gennemgang af institutternes budgetter, herunder sikring af rettidig budgetopfølgning. Institutterne er ansvarlige for budgetaflægning samt budgetopfølgning, mens controllerenheden fungerer som sparringspartnere mellem økonomiafdelingen og institutterne. Vi har i forbindelse med vores gennemgang af budgetter fået oplyst, at budgettet for 2015 bliver forelagt for bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 18. december 2014 og har stikprøvevis påset, at økonomiopfølgningen er behandlet på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2014. Vi vurderer samlet set, at institutionens økonomistyring er betryggende. 3.2 Effektivitet Begrebet forvaltningsrevision - effektivitet omfatter en stillingtagen til, om institutionen når sine mål- såvel strategiske, som kvalitative og andre mål - set i forhold til de ressourcer, der involveres. Revisionen forudsætter generelt, at institutionens mål er veldefinerede, og at institutionen har etableret måleinstrumenter til brug herfor. Vi har i denne forbindelse ved interview og gennemgang vurderet, om institutionen på udvalgte områder har opstillet mål for effektivitet i forhold til de ressourcer, der involveres. Institutionen har etableret måleinstrumenter, herunder bl.a. løbende elev-, virksomheds- og medarbejdertilfredshedsmålinger, der understøtter institutionens muligheder for at måle og belyse dens effektivitet. Undersøgelserne følges op af analyser og identificering af årsagsforklaringer for de resultater, der er fremkommet i forbindelse med undersøgelserne, og som understøtter udarbejdelsen af fremadrettede handlingsplaner.
Deloitte 275 3.2.1 Resultatløn Institutionen arbejder i overensstemmelse med Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udstedte bemyndigelse af 23. maj 2012 med resultatlønskontrakter for institutionens ledelse. Der er for 2013 indgået og evalueret aftale med 58 ledere fordelt på direktion, uddannelsesledere, afdelingsledere og øvrige ledende medarbejdere. Resultatløn for 2013 i henhold til indgåede aftaler er udbetalt i regnskabsåret 2014. Resultatlønsperioden har omfattet 9 måneder, da institutionen har omlagt udmøntningsperioden, så den fremover følger kalenderåret. I henhold til retningslinjerne skal vi foretage en række kontroller vedrørende den udbetalte resultatløn. På overordnet niveau måles der på indsatsområder, som udspringer af institutionens fem strategimål og to yderligere mål om hhv. overholdelse af budget og organisatorisk udvikling. For hvert indsatsområde er der udarbejdet en konkret målsætning. Indsatsområderne i 2013 har været: 1. Flere undervisere, der forsker 2. Bedre integration af praksis i undervisningen 3. De studerende træner og øver sig mere og læser ikke kun til professionen 4. Stærkere studerende og højere krav 5. Adgang til viden 24/7 6. Overholdelse af budget 7. Organisatorisk udvikling. Institutionen har i resultatlønskontrakten for den enkelte leder indarbejdet de af ovennævnte indsatsområder, der er fundet relevante. Indsatsområderne er opdelt i relevante aktiviteter og mål, hvis opfyldelsesgrad skal vurderes. Vi har stikprøvevist gennemgået institutionens evaluerede resultatlønskontrakter for perioden 1. april 2013-31. december 2013, hvor der er udbetalt resultatløn til 58 medarbejdere i løbet af regnskabsåret 2014. De samlede opfyldelsesprocenter er opgjort af institutionen efter en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder ud fra indsatsområder og graden af målopfyldelse. Den gennemsnitlige udbetalingsprocent på enkelte områder fordelt på antal medarbejdere kan illustreres således:
Deloitte 276 Som det fremgår af ovenstående, er der en stor spredning i antallet af medarbejdere inden for de udbetalte procenter. Institutionen har med de nye procedurer, som omtales nedenfor, desuden arbejdet med processen for indgåelse og opfølgning på resultatlønskontrakter, hvor der i højere grad skal stiles mod en mere ensartet opfølgning på resultatlønskontrakterne. Den gennemsnitlige udbetalingsprocent på ledelsesniveau kan illustreres således:
Deloitte 277 Det vurderes, at institutionen har stor fokus på opstilling af målbare forventninger for hver enkelt medarbejder, og at der løbende - såvel som ved den årlige opgørelse af resultatløn - følges op på indsats og effekt heraf. Det vurderes tillige, at arbejdet med de opsatte resultatmål understøtter institutionens overordnede strategi. Rektors resultatlønskontrakt for perioden 1. januar - 31. december 2014 samt aflønning fremgår af http://www.phmetropol.dk/om+metropol/organisation/direktion. Vi har i forbindelse med 2013 revisionen påset, at resultatlønskontrakt for perioden 1. april - 31. december 2013 var at finde på hjemmesiden på daværende tidspunkt. Institutionen har i efteråret 2013 arbejdet med nye procedurer for indgåelse af resultatlønskontrakter, således at institutionen følger den af Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udstedte bemyndigelse. 3.3 Konklusion på udført forvaltningsrevision Vi er i forbindelse med revisionen af ovenstående områder ikke blevet bekendt med forhold som indikerer, at institutionens midler ikke er blevet forvaltet tilfredsstillende med hensyn til økonomistyring og effektivitet. 4. Redegørelse for den udførte revision 4.1 opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv. 4.1.1 Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev Institutionen har den 4. juli 2014 modtaget ministeriets tilsynsbrev. Heri var anført følgende punkter, hvor Metropol er anmodet om en status på følgende punkter: 1. Tilbagemelding på målrapporteringen for 2013 2. Institutionens økonomi 3. Opfølgning på revisionen - Dækningsgrad på IDV - Implementering af M-tid - Handlingsplan for opnåelse af 3,5% ansatte på sociale klausuler. Institutionen har foretaget følgende foranstaltninger til imødegåelse heraf: Ad. 1 Der henvises til afsnit 2.3 Projekter og IDV, hvor det fremgår, at institutionen har stor fokus herpå. Ad. 2 Punktet anses for lukket med ministeriets kommentar om, at Styrelsen noterer, at ledelsen vil have stor fokus på, at uddannelsen får økonomisk balance. Ad.3 Der følges op herpå i forbindelse med årsafslutningen.
Deloitte 278 4.1.2 Opfølgning på revisions øvrige bemærkninger I vores revisionsprotokollat om revisionen af årsrapporten for 2013 omtalte vi følgende forhold af væsentlig betydning for vurderingen af årsrapporten, som vi har fulgt op på: Periodiserede ej forbrugte globaliseringsmidler Den budgetteret anvendelse af globaliseringsmidler for 2014, blev i forbindelse med revisionen af 2013 regnskabet fastlagt til 28,3 mio.kr. Pr. 31. august 2014 kunne det bogførte forbrug af globaliseringsmidler opgøres til 11,9 mio.kr. Vi er blevet orienteret om, at der forventes et øget forbrug i tredje trimester, og at evt. budgetteret men ej forbrugte midler for 2014, forventes at kunne indeholdes i øgede projektaktivitet i 2015. Endvidere henvises til afsnit 2.1, Udvikling i økonomisk stilling. 4.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller På baggrund af ovennævnte revisionsstrategi, drøftelser med institutionens ledelse og vores kendskab til institutionens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen identificeret de områder, hvor der vurderes at være størst risiko for uhensigtsmæssig forvaltning og væsentlige fejl og usikkerheder i årsrapporten. Revisionen vil som følge heraf primært være koncentreret om væsentlige regnskabsposter og områder, der bl.a. indeholder elementer af skøn ved indregning og måling i årsrapporten, eller som er underkastet særlig kontrol i revisionsbekendtgørelsen. For øvrige regnskabsposter og -områder er risikoen for fejl i årsrapporten vurderet som normal, og revisionens omfang har som følge heraf været mindre. Vi vil i det følgende redegøre for udført arbejde vedrørende de enkelte regnskabsområder. 4.2.1 Elevindberetninger og debitorer Regnskabsområde Taxameterindtægter og øvrige indtægter Regnskabsposter Indtægter Debitorer Forretningsgange og interne kontroller Elevindberetninger Indtægtsdækket virksomhed Fakturering og tilgodehavender Forretningsgange og interne kontroller ved indberetning af ordinær aktivitet samt Åben uddannelse er gennemgået ved stikprøvekontrol og interview, og det er påset, at der foreligger nedskrevne forretningsgange, som er tilrettelagt med henblik på at sikre korrekt og rettidig registrering de udskrevne kontrollister gennemgås og arkiveres. Revisionen har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger.
Deloitte 279 Ved revision af debitorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at: der er etableret procedurer for løbende opfølgning på faktiske indtægter mod forventede indtægter jf. budget/estimat, der er funktionsadskillelse mellem den person, der udarbejder fakturaer, og den person der modtager betalinger herfor, og der er etableret procedurer for opfølgning og rykning af forfaldne debitorer. I de udvalgte stikprøver har de interne kontroller efter vores opfattelse fungeret tilfredsstillende og i overensstemmelse med den gældende regnskabsinstruks, hvorfor det er vores opfattelse, at administrationen af fakturering og debitorer er betryggende. 4.2.2 Varekøb og kreditorer Regnskabsområde Omkostninger Regnskabsposter Resultatopgørelsen i øvrigt Varekreditorer Forretningsgange og interne kontroller Varekøb og varekreditorer Momskompensationsordningen Ved revisionen af kreditorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at institutionens disponerings- og frigivelsesregler følges, institutionens procedurer for rettidige betalinger følges, der er procedurer, som sikrer korrekt periodisering af omkostninger, der er funktionsadskillelse mellem registrerings-, frigivelses- og systemadministratorfunktionen stamdata kontrolleres. Under vores revision har vi konstateret, at de systemer, der er stillet til rådighed for institutionen, åbner mulighed for, at den samme medarbejder kan rette i kreditorernes stamdata og enten udarbejde eller godkende betalingsforslag i Navision. Institutionen kontrollerer ved gennemgang af betalingsforslag, at der ikke er foretaget ændringer i stamdata. I de udvalgte stikprøver har de interne kontroller efter vores opfattelse fungeret tilfredsstillende og i overensstemmelse med den gældende regnskabsinstruks, hvorfor det er vores opfattelse, at administrationen af varekøb og kreditorer er betryggende.
Deloitte 280 4.2.3 Lønninger og gager Regnskabsområde Personaleomkostninger Regnskabsposter Personaleomkostninger Anden gæld (lønrelaterede poster) Forretningsgange og interne kontroller Lønudbetalinger Vi har revideret løn og gager, som institutionen har udbetalt til og med 31. august 2014. Vores revision af området er opdelt i: Generel revision af løn og gager Revision af timeregistrering efter gældende arbejdstidsaftale. Generel revision af lønninger og gager Revisionen har omfattet en undersøgelse af forretningsgangene på området samt stikprøvevis kontrol af 10 enkeltsager. Revisionen har taget sit udgangspunkt i den foreliggende beskrivelse af forretningsgangene i løn- og personaleafdelingen. Revisionen er tilrettelagt ved stikprøver, således at alle væsentlige lønkategorier er repræsenteret. Vi har på grundlag heraf undersøgt, hvorvidt der er foretaget kontrol af, 1. om ansættelsesbetingelserne, herunder indplacering, for institutionens personale formelt set er i orden, herunder om der foreligger ansættelsesbreve og - såfremt det er påkrævet - godkendelse fra ministeriet 2. om variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser mv. er opgjort korrekt og dokumenteret ved specificering af præstationerne samt attesteret af dertil bemyndigede personer 3. om institutionens indbetaling af medarbejdernes pension er korrekt 4. om kildeskattelovens bestemmelser om indberetning af A- og B-indkomst er fulgt 5. om institutionens inddatabehandling og uddatakontrol har fungeret korrekt. Vi har igen i år udført vores revision med udgangspunkt i institutionens interne kontrolprocedurer. Revisionen gav ikke anledning til bemærkninger. Til vurdering af, hvorvidt institutionen har ansat for rigeligt og for overkvalificeret personale, har vi ved interview samt gennemgang af udvalgte personalesager, stikprøvevist kontrolleret om der er sam-
Deloitte 281 menhæng mellem medarbejderens kvalifikationer og det arbejde, som personen er ansat til at udføre. Vi har herunder undersøgt sammenhængen mellem stillingsbeskrivelsen og lønindplaceringen. Vedrørende resultatløn henviser vi til afsnit 3.3.1 Resultatløn Det er vores opfattelse, at lønninger og gager overordnet set administreres forsvarligt på institutionen. 4.2.4 Anlægsaktiver Regnskabsområde Anlægsaktiver Regnskabsposter Materielle anlægsaktiver Afskrivninger Forretningsgange og interne kontroller Varekøb og varekreditorer Anlægsaktiver Vi har ved revisionen gennemgået forretningsgangene og regnskabsprincipperne for anlægsaktiver. Vi har ved stikprøvevis kontrol og mundtlig forespørgsel påset, at den disponering, der er foretaget ved skrotning/omkostningsførsel af diverse aktiver i året, er korrekt der er foretaget entydig identificering af anlægsaktiverne institutionens regnskabsprincipper for aktivering følges institutionens bygninger mv. er afskrevet i overensstemmelse med reglerne i ØAV-vejledningen. I de udvalgte stikprøver har de interne kontroller efter vores opfattelse fungeret tilfredsstillende og i overensstemmelse med den gældende regnskabsinstruks, hvorfor det er vores opfattelse, at administrationen af anlægsaktiver er betryggende. Desuden er det ved revisionen påset, at institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af institutionens aktiver institutionen har etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger til sikring af korrekt registrering af alle indtægter og udgifter institutionens anlægskartotek er ajourført, og at den bogførte værdi af de aktiverede aktiver er i overensstemmelse med finansbogholderiet som foreskrevet i reglerne herom. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.
Deloitte 282 4.2.5 Beholdningseftersyn Regnskabsområde Regnskabsposter Likvide beholdninger Likvide beholdninger Afstemninger Forretningsgange og interne kontroller Betalingssystemer Uanmeldt beholdningseftersyn Den 22. august 2014 foretog vi et uanmeldt beholdningseftersyn, der omfattede en afstemning af alle likvide beholdninger. Det er kontrolleret, at de tilrettelagte forretningsgange for personadskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktionerne på kasseområdet har fungeret på betryggende vis. Vi har i forbindelse med vores revision gennemgået institutionens elektroniske betalingssystemer. Vores revision har været tilrettelagt med henblik på at vurdere følgende områder: 1. Den indbyggede funktionsadskillelse, bl.a. kontrol af, om der foreligger enefuldmagter 2. Systemernes adgangsbegrænsning 3. Den logiske sikkerhed knyttet til systemer. Vi har ved interview fået oplyst, at der ikke er sket ændringer i fuldmagtsforholdene i 2014. Vi modtager engagementsoversigter inkl. fuldmagtsforhold i forbindelse med revisionen af institutionens årsregnskab og vil i den forbindelse følge op på fuldmagtsforholdene. Vores revision på området har ikke givet anledning til bemærkninger. 4.2.6 Særlige tilskud og projekter Regnskabsområde Særlige tilskud Regnskabsposter Øvrige indtægter Andre tilgodehavender Anden gæld Forretningsgange og interne kontroller Projekter Forvaltning Igangværende projekter for 2014 er gennemgået stikprøvevist og ved interview. Vi har påset, at der er fastlagt procedurer, som sikrer, at igangværende projekter periodiseres korrekt, og at alle indtægter og omkostninger ved de pågældende projekter registreres løbende og er adskilt fra institutionens øvrige virksomhed.
Deloitte 283 Udover de ovenfor nævnte udvalgte stikprøver, har vi i løbet af året indtil videre påtegnet 4 projektregnskaber. Disse har ikke givet anledning til supplerende oplysninger, udover begrænsning i anmeldelse af erklæringen. Det er vores opfattelse, at igangværende projekter i al væsentlighed administreres tilfredsstillende af institutionen. 4.2.7 Regnskabsinstruks Regnskabsområde Øvrige forhold Regnskabsposter Forretningsgange og interne kontroller Regnskabsinstruks Ifølge revisionsbekendtgørelsen skal vi gennem vores revision kontrollere, om institutionen følger retningslinjerne i dens regnskabsinstruks. Institutionens regnskabsinstruks er senest opdateret i 2013. Vi har i forbindelse med revisionen påset, at instruksen følges på alle væsentlige områder. 4.3 Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller Det er vores vurdering, at de administrative forretningsgange og interne kontroller overordnet set fungerer tilfredsstillende, idet de førnævnte forhold dog skal iagttages, og samtidig udgør et tilstrækkeligt grundlag til at sikre en fuldstændig, gyldig, nøjagtig og rettidig registrering og bogføring af institutionens transaktioner på de ovennævnte områder, som har været omfattet af vores gennemgang. 4.4 Indtægtsdækket virksomhed Vi har i 2014 foretaget en gennemgang af institutionens administration og gennemførelse af indtægtsdækket virksomhed (IDV) inden for følgende områder/transaktionskæder: Organisering af IDV-aktiviteten Kvalitativ godkendelse af en IDV-aktivitet Kvantitativ vurdering af en IDV-aktivitet. Aktiviteten er fordelt på mange mindre aktiviteter, og i forbindelse med statusrevision gennemgås nogle projekter stikprøvevist for at sikre, at ovenstående retningslinjer er fulgt. Vi henviser til vores omtale i afsnit 2.3 Projekter og IDV.
Deloitte 284 5. Rådgivnings- og assistanceopgaver Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 24. marts 2014 har vi efter anmodning fra institutionens ledelse udført følgende opgaver: Revisorerklæringer til Undervisningsministeriet vedrørende: - Ordinær aktivitet - Åben uddannelse Revision og afgivelse af erklæringer på forskellige tilskudsregnskaber. Assistance vedrørende diverse regnskabsmæssige forhold Assistance vedrørende diverse momsmæssige forhold Sparring vedrørende nyt sagsmodul til TA projekter. 6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores tiltrædelsesprotokollat af 1. februar 2008, side 1-9, er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil. København, den 18. november 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Søren Jensen statsautoriseret revisor Lars Hillebrand statsautoriseret revisor
Deloitte 285 Fremlagt på bestyrelsesmødet den 18. december 2014 Bestyrelse René van Laer Vibeke Schaltz Henrik Busch formand næstformand Mette Abildgaard Eik Dahl Bidstrup Charlotte Rønhof Ole Cordsen Henning Bach Christensen Janne Elsborg Larsen Henriette Christiansen Jens Elmelund Irene Nørlund Lars Bo Wiese-Hansen Lars Utzon Melanie Clivaz-Nielsen 6940-2020 T:\AFD6331\147359\147359rp1402.docx