Fase 2: Vejledning & Spørgeskema Vasketoiletter Parathedsmåling Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Parathedsmålingen er et redskab, der hjælper til at tydeliggøre konkrete udfordringer, således at man når de ønskede mål og kvalitative gevinster i arbejdet med vasketoiletter. Parathedsmålingen er et dialogbaseret redskab, som forudsætter, at målingen bygger på en fælles besvarelse foretaget af relevante og involverede medarbejdere, som alle er eller kommer til at være en del af implementeringsarbejdet og driften af vasketoiletter. Side 1 af 7
FORMÅL MED EN PARATHEDSMÅLING Parathedsmålingen er et redskab, der hjælper til at tydeliggøre konkrete udfordringer i arbejdet med vasketoiletter og knytter disse til eksisterende viden, værktøjer, vejledninger og erfaringer, som letter implementeringen af velfærdsteknologi. Ved at besvare en række spørgsmål bliver det muligt at få et overblik over, i hvor høj grad udvalgte elementer af jeres organisering er rustet til at implementere vasketoiletter, og på hvilke områder, der kan være behov for en prioriteret indsats. Besvarelse af spørgeskema Det anbefales, at der bookes et møde af to timers varighed, hvor de udvalgte medarbejdere inviteres til i samarbejde at besvare spørgsmålene, og herved udarbejde parathedsmålingen. Inden mødet skal projektlederen, der er ansvarlig for gennemførelse af målingen, udsende spørgeskemaet til alle mødets deltagere som PDF-fil samt andre relevante informationer. Mødedeltagerne har på denne måde mulighed for at forberede svar og evt. sparre med kollegaer. Spørgsmålene som skal besvares er inddelt i fire kategorier: 1) Fælles og konkrete mål med implementering 2) Organisering og ledelse af arbejdet 3) Medarbejdere 4) Borgere i målgruppen Der er i alt 26 spørgsmål fordelt på de fire kategorier, som skal besvares ud fra svarskalaen slet ikke, i mindre grad, i nogen grad eller i høj grad. Spørgsmålene spænder fra administrative forhold, såsom overordnede mål og succeskriterier i kommunen, til konkrete arbejdsgange hos frontmedarbejderne. Det er derfor vigtigt, at foretage en fælles besvarelse af relevante fagpersoner. Hvilke fagrepræsentanter, der inddrages, vil altid afhænge af, hvordan arbejdet med vasketoiletter tænkes/er organiseret i jeres kommune. Kig på spørgsmålene og på opbygningen af jeres organisation og beslut derudfra, hvem der skal inddrages i besvarelsen. Det forventes ikke, at alle udvalgte medarbejdere kan besvare samtlige spørgsmål, men det er vigtigt, at alle bliver gjort bekendt med, hvad der ligger til grund for hver enkelt besvarelse. Når I besvarer et spørgsmål med et andet svar end i høj grad, popper feltet opfølgende handling op, hvor en handling beskrives, ansvarlig medarbejder navngives og en deadline for opfølgning fastsættes. Er der spørgsmål, som I ikke kan besvare, afmærkes feltet slet ikke, og det er her vigtigt, at den opfølgende handling beskriver, hvad der skal til for, at spørgsmålet kan besvares i høj grad. Side 2 af 7
Nogle af spørgsmålene vedrør desuden konkrete tal og målsætninger, som man muligvis ikke har fastlagt endnu, hvis man eksempelvis befinder sig i starten af implementeringsprocessen. I dette tilfælde arbejdes der videre med bedst mulige estimat, og det kan her være en fordel at undersøge andre kommuners erfaringer med vasketoiletter for at kvalificere estimaterne. Statusrapport Når I har besvaret samtlige spørgsmål, bliver der automatisk genereret en statusrapport. Rapporten indeholder indledningsvist en kort introduktion samt en samlet grafisk oversigt over besvarelserne opdelt på de fire kategorier. Hver spørgsmålskategori er efterfølgende bygget op om tre dele: a) En grafisk præsentation af besvarelserne i den pågældende kategori b) En oversigt over indgåede aftaler c) Anbefalede værktøjer og vejledninger. Alt i alt giver rapporten en samlet status på en række organisatoriske forhold i kommunen, som er særligt vigtige at have for øje, når vasketoiletter skal implementeres og driftes i stor skala. At måle de organisatoriske forudsætninger forandrer dog ikke noget i sig selv. Statusmålingen kan printes og/eller distribueres til relevante medarbejdere og ledere i kommunen, hvor den kan bruges som en generel pejling i forhold til fokusområder og prioritering af indsatser. I er i målingen desuden blevet bedt om at udpege, hvem der har ansvaret for specifikke opfølgende handlinger og opgaver. Det er vigtigt at holde fast og følge op på disse opgaver og ansvarsområder, og det anbefales derfor, at deltagerne allerede på mødet fastlægger et opfølgende møde. Statusrapporten er alene kommunens egen. Hverken KL eller andre aktører har adgang til rapporten. Side 3 af 7
SÅDAN GØR I: Book et møde af to timers varighed med de medarbejdere, der skal deltage i besvarelsen. I god tid inden mødet sender den ansvarlige person information til mødedeltagerne om formålet med parathedsmålingen sammen med anden relevant information om, hvorfor der er behov for et fokus på vasketoiletter. Indeværende beskrivelse af konceptet for parathedsmålingen, samt spørgsmålene fra spørgeskemaet kan hentes som PDF via dette link. Ved udsendelse af materiale er det vigtigt at understrege, at medarbejderne på forhånd formentlig ikke kan besvarelse samtlige spørgsmål. Mødet har netop det formål, at mødedeltagerne under drøftelserne skal få indsigt i årsagerne til hinandens besvarelser. De enkelte spørgsmål drøftes og besvares på mødet. Det er en god idé at anvende en projektor, så alle kan følge med. Husk at følge op på de aftaler, der er indgået på mødet. Book derfor et opfølgende møde, når I har besvaret spørgeskemaet. Såfremt I har spørgsmål eller input til spørgeskemaet eller andet, er I altid velkomne til at kontakte Center for Velfærdsteknologi Det forventes ikke, at alle udvalgte medarbejdere kan besvare samtlige spørgsmål, men det er vigtigt, at alle bliver gjort bekendt med, hvad der ligger til grund for hver enkelt besvarelse. Side 4 af 7
SPØRGSMÅL Besvares med enten slet ikke, i mindre grad, i nogen grad eller i høj grad 1. Konkrete mål med implementering af vasketoiletter Hvilken forandring skal vasketoiletter medføre: a) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af vasketoiletter i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? b) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af vasketoiletter i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? c) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af vasketoiletter i forhold til reduceret tidsforbrug på hjælp til toiletbesøg? d) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af vasketoiletter i forhold til antal borgere, som kan blive helt eller delvist selvhjulpne med toiletbesøg? e) Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster, hvor bl.a. investeringer, implementering og drift er inddraget (Business case)? Kommunikation om forandringen: f) Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til borgere og pårørende? g) Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til medarbejdere? h) Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til frontledere? i) Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: j) Er der udarbejdet en liste over de forskellige risici for udfordringer, der er forbundet til implementeringen og driften af vasketoiletter, samt en plan for hvem der har ansvaret for at gennemføre korrigerende handlinger, hvis der er behov for det (Risikoanalyse)? Side 5 af 7
k) Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med vasketoiletter, med angivelse af handlinger og tidspunkter, samt navne på ansvarlige medarbejdere i processen? 2. Organisering og ledelse af arbejdet med vasketoiletter l) Er der for hver opgave, forbundet til driften af vasketoiletter, placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom, fravær, ophør eller lign? m) Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde, dels i det overordnede forløb, og især i deres respektive ansvarsområde? n) At gennemføre en fast forandring og ikke blot en ændring i en given projektperiode, forudsætter en række ressourcer. Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter, involveret i arbejdet med vasketoiletter, fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen, bl.a. i form af et konkret timetal? o) Er der beskrevet en tværgående organisering, der hvor opgaven kræver et tværgående samarbejde mellem medarbejdergrupper, og navngivet kontaktpersoner for hver enkelt opgavetype? 3. Medarbejdere p) Er alle involverede frontmedarbejdere oplært til at betjene vasketoilettet, og derudover klædt på til at lade den nye arbejdsgang indgå som en naturlig del af sin øvrige opgaveløsning? q) Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger i arbejdet, når vasketoilettet svigter eller tvivlsspørgsmål opstår? r) Kender alle involverede frontmedarbejdere navn, telefonnummer og mail på de superbrugere, de er tilknyttet? Og er supportopgaven fordelt hensigtsmæssigt mellem superbrugerne, således at det altid er muligt for medarbejderen at få hjælp? Side 6 af 7
s) Er der udpeget personer med ansvar for reparation og generel vedligeholdelse af vasketoiletterne? Og er oversigten over de ansvarlige personer tilgængelige for medarbejdere, borgere og ledere i organisationen? t) Er det aftalt, hvem der har ansvar for og hvem der skal betale for reparation og vedligeholdelse? 4. Borgere i målgruppen u) Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin fra identifikation af borgeren til bevilling og ibrugtagning af vasketoilettet og er det tydeligt beskrevet hvem der udfører de enkelte trin med tilknytning af ansvarlige faggrupper på hvert enkelt trin? v) Har de involverede medarbejdere kompetencer til og/eller kender de til og kan anvende vejledninger/værktøjer til identifikation af borgere i målgruppen for vasketoiletter? w) Er medarbejderne bekendt med de nye arbejdsgange, hos de målgrupper af borgere, som bliver henholdsvis helt eller delvist selvhjulpne? x) Er medarbejderne bekendt med hvorfor der er behov for en tidsbesparelse ved brug af vasketoiletter? y) Er der udarbejdet en generel plan for, hvordan borgere trænes og gøres trygge ved anvendelsen af vasketoiletter? Og er medarbejderne bekendt med, hvor de kan udveksle erfaringer om, hvordan man gør borgerne fortrolige og trygge med toilettet? z) Udarbejdes der individuelt tilpassede planer for hver enkelt borger, i samarbejde mellem borger, frontmedarbejder og terapeut/visitator? Side 7 af 7