Referat Afdelingsmøde afdeling 48 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 48 Sted: Fælleshuset i Skovbrynet, Rønnen 2 Dato: Den 30. maj 2013, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Indledning: 44 beboere Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Søren Ahle Hansen, direktør Jane Clausen, projektleder Egon Høyem, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden byggeriets ibrugtagelse pr. 1. februar 2012 og de planlagte tiltag 3. Forelæggelse af afdelingens budget med forbehold for byggeregnskabets godkendelse. 4. Indkomne forslag 4a. Stillingtagen til omorganisering af parkeringspladsen v/michael W Laursen, Skrænten 141 4b. Godkendelse af afdelingens ordensreglement 4c. Godkendelse af afdelingens vedligeholdelsesreglement 5. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen. 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. Det ene bestyrelsesmedlem samt de 2 suppleanter vælges for 1 år. 7. Eventuelt. Karin Mortensen bød velkommen, og fortalte kort om ØsterBOs historie. Søren Ahle Hansen fortalte om Juulsbjergparkens historie. Derefter orienterede han omkring afholdelse af et afdelingsmøde, og om regler for indkaldelse og afholdelse af mødet. Søren beskrev opbygningen i en almen boligorganisation: Repræsentantskabet Øverste myndighed i boligorganisation Organisationsbestyrelsen - Overordnede ledelse og ansvar for driften af organisationen Afdelingsmødet - Øverste myndighed for boligafdelingen Afdelingsbestyrelsen - Ansvarlig for gennemførelsen af afdelingsmødets beslutninger Søren fortalte om hans egen rolle på aftenens møde, han fungerede i rollen som afdelingens bestyrelse. Der blev snakket om samarbejde og barrieren imellem den eksisterende afdeling 35, Skovbrynet, og den nye afdeling 48, Juulsbjergparken. Der er to overordnede 1
problemstillinger. Den ene er hundeluftning, og den anden er parkeringsforhold. I Skovbrynet må beboerne ikke holde husdyr. Det er et emne, der bliver diskuteret meget på hvert eneste afdelingsmøde, og det er derfor et meget følsomt punkt. I Skovbrynet har man erfaret, at der bliver luftet mange hunde i deres område, og der bliver desværre ikke altid samlet op efter besøgene. Da det som sagt er en meget følsom sag, har det også givet en masse røre, og det har resulteret i opsætning af skiltene om adgang forbudt for hunde. Der har været nogle problemer med parkering beboere, der parkerer i den modsatte afdeling. Ovenstående problemer skulle gerne være passé, og der var en positiv stemning og indikationer om et godt samarbejde fremadrettet. Der vil i Juulsbjergparken blive opsat nogle stativer med hundeposer. For at komme rigtigt i gang med afdelingsmødet, fortalte Søren om dagsordnen. Vi kører efter en helt fast skabelon i forhold til udformning og udsendelse. Søren foreslog Karin Mortensen som dirigent. Pkt. 1: Karin Mortensen blev valgt som dirigent. Karin takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Søren Ahle Hansen fremlagde beretning. Normalt udarbejder bestyrelsen beretningen. Det er en god ide at lave den på forhånd og sende ud sammen med dagsordnen. En beretning fortæller om ting, der er sket i årets løb. Juulsbjergparken går nu fra at være en byggeplads til at være et boligområde. Juulsbjergparken er ikke helt som ØsterBOs øvrige afdelinger. I Juulsbjergparken er der lagt flere opgaver ud til beboerne, for eksempel renholdelse af stier og trapper omkring lejemålene. ØsterBO har en dialog i gang med arkitekten og Vejle kommune om opsætning af nogle rammer til læsejl omkring terrasserne. Hvor lange udsigter? Skal først endeligt godkendes hos kommunen. Økonomi? Det er endnu ikke vedtaget, men en mulighed kunne være, at afdelingen betaler for rammerne og beboerne for læsejlene. Der var primært stemning for, at læsejlene bliver ensfarvede, og gerne hvide. Gælder også tagterrasser. Der er megen blæst, så tag hensyn til naboerne og opbevar ikke lettere genstande på terrasser og altaner. For at få læ og lidt beskyttelse omkring nogle af yderdørene, kunne der måske blive lavet nogle forsøg med afskærmning omkring nogle hoveddøre. 2
Færdiggørelse af det udvendige De grønne områder er endnu ikke afleveret, men de er ved at blive færdiggjort. Det samme er gældende for facaderne. Blandt andet derfor er byggeregnskabet heller ikke endeligt afsluttet. Der har været nogle problemer med membranen i regnvandsbassinet, men nu er Vejle Spildevand klar til at sætte gelænder op omkring ind- og udløbshullerne i bassinet. Der må ikke sættes hegn om bassinet. Det er Vejle Spildevands beslutning. Molokløsningen til husholdningsaffald er ny i Vejle. Vi er de første, der benytter denne affaldshånderingsløsning. Børn må ikke lege på molokkerne, det er en farlig legeplads. En del af kælderen i række 5+6 er ledig. Den tilhører ALLE i afdelingen. Den nye bestyrelse arbejder videre med, om kælderen skal indrettes med rum, som kan udlejes til beboerne med større opbevaringsbehov (evt. med en kort opsigelse), opbevaring af fælles havemøbler, indretning af barnevognsrum, cykelværksted eller andet. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Søren Ahle Hansen. Normalt har man både regnskabstal og budgettal, så der er noget at sammenligne med. En afdeling er en selvstændig økonomisk enhed. Budgettet skal være i balance. Det vil sige, at huslejen lige netop skal dække afdelingens udgifter. ØsterBO får dækket: Administrationsudgifterne via administrationsbidraget konto 112 Driftsudgifterne via Forbrugsregnskaberne konto 111 Driftspersonalet konto 114 Materiel/materialer konto 115/116 Nettokapitaludgifter: Ydelsesprocenten er 2,8 %. Staten dækker hvis det bliver dyrere, og staten tager overskuddet, hvis det bliver billigere. Selv om renten skulle falde, kan vi ikke lægge lån om, for så vil staten få gevinsten, men omvendt hvis renten stiger dækker staten. Efter de 30 år, når lånet er udløbet, indbetales 2/3 til Landsbyggefonden og 1/3 indbetales til dispositionsfonden. Så på den måde kan man faktisk sige, at lånet aldrig udløber. Ejendomsskatter: Da vurderingen ikke er færdigbehandlet, har vi vurderet niveauet for ejendomsskatter, men det tal kan ændre sig temmelig meget. 3
Renovation: Vi kan ikke ændre prisen, da den er givet fra Vejle AffaldGenbrug. Forsikringer: Forsikringen er fastsat ud fra vores nuværende forsikringsbetingelser, men alle vores forsikringer skal i EU-udbud, så de vil nok være ændret næste år. Vagtordning: Abonnement hos Falck. I kan ringe til Falck uden for ØsterBOs åbningstid, og der er Nøgleordningen jf. ordensreglementets afsnit 15. Konto 111: Udgifter til fælles energi. Belysning i området og varme i kælderrum. Konto 114: Udgifter til driftspersonalet. Konto 115: Udgifter til den daglige drift. Konto 119: Kontingent til Landsbyggefonden, bidrag til boligsocialt samarbejde i Vejle kommune, og så er der afsat penge til for eksempel en gynge eller andre tiltag for at komme i gang som ny bestyrelse. Konto 120: Afdelingens henlæggelser til planlagt vedligehold. For eksempel udskiftning af hårde hvidevarer. Der er helt faste procedurer for, hvad der skal og må henlægges til. Konto 121: Udgifter til istandsættelse ved fraflytninger. Konto 123: Udgifter til tab ved lejeledighed er flyttet over, så det dækkes af dispositionsfonden, men ved fraflytning kan der komme et tab, hvis én flytter uden at betale. Dispositionsfonden ligger i organisationsbestyrelsen. Dispositionsfonden har det niveau den skal, så der indbetales ikke til den i øjeblikket. Organisationsbestyrelsen kan for eksempel bestemme, at jeres nye afdeling skal have et tilskud til noget udstyr. Solceller: Ved næste opgørelse vil vi sende et følgebrev med ud, så I kan se den samlede produktion for solcellerne. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: 4A Stillingtagen til omorganisering af parkeringspladsen Der var en livlig debat omkring parkeringsforholdene. Det blev besluttet, at bestyrelsen skal arbejde videre med parkeringen og eventuelt komme med et konkret forslag til fremlæggelse på et senere møde. 4B Godkendelse af afdelingens ordensreglement Storskrald må stilles frem ved skuret dagen før afhentning. Datoer bliver hængt op i skurene. Flasker tages med, når I skal ud at handle. De må ikke sættes i skuret! 4
Eventuel udvidelse af terrasser kommer der information om i forbindelse med læhegn-problematikken. Ordensreglementet blev godkendt. 4C Godkendelse af afdelingens vedligeholdelsesreglement Afdelingens vedligeholdelsesreglement er bygget op på lovstof. ØsterBO har besluttet, at alle afdelinger hører under A-ordningen. Punkt 6: Spørgsmål ved maling i køkken contra stue: Køkken og stue skal være samme type. Punkt 6 bliver rettet. Punkt 4.4: Spørgsmål til lakering af gulve. I boperioden skal lejer selv vedligeholde gulvene. Almindelig slid over gulvet skal lejer ikke betale for ved en fraflytning. Mislighold for eksempel skader fra en stol uden filtsko - skal betales af fraflytter. Gulvene er meget modtagelige for skader. Det vil der blive taget hensyn til i en fraflyttersyn. I skal være opmærksomme på, at køkkenøerne eventuelt kan lave mærker i gulvene, hvis de skubbes rundt, når de er fyldt op og er tunge. Punkt 5.1: Spørgsmål til bøgepur. Lejer skal luge imellem bøgepur og omkring og på terrassen. Skiltning med nummerhenvisning imellem blokkene kommer, og der kommer et stort oversigtskort ved indkørslen til området. Vedligeholdelsesreglementet blev godkendt. Pkt. 5: Pkt. 6: Valg af formand til afdelingsbestyrelsen: Kristian Olesen, Skrænten 73, blev valgt Valg af bestyrelsesmedlemmer: Maria Jakobsen, Skrænten 175, og Kristian Raaberg, Skrænten 47, blev valgt. Kristian Raaberg blev valgt for 1 år. Valg af suppleanter: Rico Raja, Skrænten 121, og Elizabeth Rasmussen, Skrænten 11, blev valgt. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Kristian Olesen, Skrænten 73 bestyrelsesmedlem Maria Jakobsen, Skrænten 175 bestyrelsesmedlem Kristian Raaberg, Skrænten 47 1. suppleant Rico Raja, Skrænten 121 2. suppleant Elizabeth Rasmussen, Skrænten 11 5
Pkt. 7: Omdeling af sorte og grønne affaldsposer: De små poser bliver omdelt af spejderne. ØsterBO kontakter AffaldGenbrug for at forsøge at stoppe omdeling af disse poser, som ikke kan anvendes i Juulsbjergparken. Regnvand på skrænterne mellem boligerne: Beplantningen skal på sigt holde på skrænterne. 1-års gennemgang for Skrænten 51-117 kommer efter sommerferien. Fartbegrænsning må bestyrelsen arbejde videre med. ØsterBO sørger for, at der bliver opsat skilt med legende børn. Waoo! blev kort drøftet, og hvis der skal ændres i forhold til nuværende løsning, skal det vedtages på et afdelingsmøde. Affaldsskurene: Der arbejdes på at finde en mere børnesikker løsning for de gule kasser. I første omgang, var der en dør ind til skralderummet, men den blev fjernet igen, da skraldemændene ikke vil hente containere i et aflukket rum uden ekstra betaling. Udenfor referat Efterlysning! Er der nogle af jer, vi må kontakte, når vi får særlige henvendelser fra nogle, der gerne vil ind i et lejemål? Vi afviser selvfølgelig langt de fleste, men vi har enkelte, som vi kan have interesse i at vise jeres skønne boliger. Kontakt Jane på jac@osterbo.dk for nærmere information. I ønskes alle en rigtig god sommer, og vi glæder os til et fortsat godt samarbejde Ref.: Pernille Esmark 6