Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D Dagsorden og referat Bestyrelsesmøde d. 27.05.2015 Deltagere ved mødet: Jakob Modigh, Tomas Klement Jørn Christensen, Ejnar Estrup, Helle Nielsen, Frank Nissen og Pia Laulund Afbud: Ej Fremmødt: Dagsordenspunkt Beslutning Ansvarlig og deadline 1.Godkendelse af referat og dagsorden Referat af B-møde d. 21.04.2015 Dagsorden godkendes eller er der tilføjelser? Godkendt Godkendt efter et par tilføjelser. Frank lægger på hjemmesiden. 2. Regninger 2a. Kassen diverse 2.a Ejnar: Indkøb af vand og øl til bestyrelsesmødet. Kr. 139,- Ejnar: Sand til sandkassen kr. 3045,- Ejnar: Tyverisikring til vinduer. 3. stks. Kr. 427,50 Ejnar: 20 ruller sorte affaldssække kr. 343,13 Jørn: Indkøb af mad til bestyrelsesmødet Kr. 592,- Jørn: Leje af trailer i f.b.m udskiftning af sand i sandkassen. Kr. 65,- Helle: Indkøb af blomster til krukkerne i passagen kr. 1.239,80
2b. Vedligeholdelseskonto 2.b Frb. Forsyning Udskiftning af 2 stk. blandingsbatterier i fælleskælderen og i fjernvarmekælderen Kr. 3.749,91 Tømrermestrernes Gulvservice. V. Ejnar Reparation af A og B Hovedtrapper. Kr. 38750,- 2c. Drift 2.c Prebens vinduespolering. Vinduespudsning af hovedtrapperne. Kr. 1218,75 Er godkendt af Helle og betalt af administrator 3. Opsamling fra sidste møde 3.a Oplæg fra Frb. Forsyning og Ibsen 3a. Ejnar og Ibsen har gennemgået rørene i opgang a og b. Der er fuldt tryk på vandet igen. Frb. Kommune har muligvis skiftet rørene udenfor ejendommen. Vi beslutter derfor at vi stiller opgaven i bero, indtil der evt. opstår et behov. Især fordi tilbuddet lød på over kr. ½ mio. Ejnar indhenter tilbud på de gennemgående rør. 3b. Formulering vedr. foreningens forsikring Der skal desuden indhentes tilbud på koldtvandsrør to tommer gennemgående a-d, da de er tærret. 3b Jørn har tjekket med vores forsikringsselskab omkring skjulte vandrør i lejlighederne efter balofixen. Alle skjulte rør også på den anden side af balofixen (inde i lejligheden) er dækket af ejendommens forsikring.
3c. Forsikringssager: Indbrud hos Nathan 3d. Tyverisikring af vinduerne i stueetagen 3e. Tilbud på asfaltering af passagen 3f. Beboerhenvendelse omkring udskiftning af sand i sandkassen. 3g. Henvendelse omkring affald og brugte hundeposer i passagen. 3h. Andelsforeningens 40 års Herefter godkender vi Franks forslag til formulering og dette lægges på vores hjemmeside. Der tilføjes ved spørgsmål til ejendommens forsikring kontaktes Jørn. 3c. Ejnar har kontaktet administrator for svar fra forsikringsselskabet, da vi ikke godkender reparationen af Nathans hoveddør. Der er stadig ingen afklaring, men vi vil ville godkende døren som repareret. 3d. Ejnar har fundet en tyverisikring, der kan sættes på vinduerne. Vi hører beboerne i stuen, om de er interesseret. Ejnar har kontaktet de forskellige leverandører, som Helle havde fundet frem. Der kommer nogle og kigger med henblik på et tilbud. Vi afventer til næste møde. 3f. Arbejdsweekenden blev afholdt søndag d. 10. maj, hvor sandet blev udskiftet, ryddet op i legetøjet og krukkerne i passagen blev klargjorte m.m. 3g. Pia laver opslag til beboerne og forbipasserende omkring hensmidning af affald. Jørn laminerer opslaget og hænger det op. 3h Jørn har indhentet tilbud Frank lægger teksten på hjemmesiden. 3c Administrator tager punktet med til mødet 9.juni 2015. 3d. Helle laver et skriv til stuelejlighederne, om hvem der har interesse. Andelsforeningen betaler, da indbrud koster en del i foreningens selvrisiko. 3e. Ejnar kommer med tilbud til næste møde. Helle laver opslag om at frivillige er velkomne til at vande og luge bedet. 3.g. Jørn hænger opslag op. Jørn bekræfter ordren og vender tilbage med
Jubilæum, som afholdes 15. august 2015 3I. Hovedrengøring af alle vores trapper 3J. Indhentning af tilbud på hjertestarter til opsætning i fælleskælderen 3K. Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen vedr. altaner 3L. Pia Laulund havde stillet forslag om maling af kæden 4. Beboerhenvendelser 4a. Paul Tyler har henvendt sig angående revison af kælder og loftslokaler i ejendommen. Pia har modtaget samme forespørgsel fra Anni og Robert. på mad til vores jubilæum. Pris kr. 95 pr. kuvert. For 800 kr. kan vi hyre desuden hyre en til at lave maden. Vi kan leje en grill det koster 800 kr. inkl. rengøring. Vi har besluttet af købe øl og sodavand i kasser. 3I. Helle bestiller hovedrengøring af både hovedtrapper og bagtrapperne, da Ejnars firma er færdig med reparationerne af trapperne. Pris ca. kr. 17000,-. 3J. Pia har undersøgt de indhentede tilbud og vi beslutter at købe Telefunken hjertestarter hos Coop til kr. 7199,- og dertil en serviceaftale til kr. 299,- pr. år. 3K. Helle har videresendt vedligeholdelsesplanen til bestyrelsen og Frank har lagt den på hjemmesiden 3L. Jørn har arbejdet videre med indhentning af tilbud på en bom og har fundet en til en pris af kr. 23500 inklusiv moms eks. elektriker til strøm og montage af bom. Beslutningen skal træffes af generalforsamlingen, og arbejdet skal hvis vedtaget udføres i sammenhæng med ny asfalt. 4a. Der er behov for et overblik over, hvem der har hvilke kælder og loftsrum. Helle laver navneskilte og beder alle om at sætte navne på deres kælder antal på et senere tidspunkt. Mht grill så vi tager vi beslutning til næste møde. Helle bestiller ABC rengøring til hovedrengøring af trapperne. Pia indkøber hjertestarter til fælleskælderen. Jørn tjekker prisen på montage af bom og læse op på de nye p- regler på indkørslen.
4b. Forslag om loppemarked den 20. juni 5. Fra Administrator 5a. Vi har modtaget brev vedr. Kasper Wittrock, som er tiltrådt som ny direktør. og loftsrum inden en deadline. Der laves samtidig et opslag og en frist på ca. 14 dage. Efterfølgende går bestyrelsen rundt og laver en optegnelse. Hvis der er rum, der ikke bliver brugt, kan de således blive tilbudt, hvis der er nogen der ikke har rum. 4.b Der er udlejet lokale i kælderen og bordene er i brug, så vi rykker det til den 27. juni. 5a. Pia Dudman har aftalt med Helle, at vi afholder et bestyrelsesmøde d. 9. juni, hvor direktøren bliver præsenteret for bestyrelsen. Vi planlægger nogle spørgsmål til mødet. -Præsentation af deres servicepakke. Procedure for afstemning ved generalforsamlinger, brevstemmer, stemmesedler etc. -Procedure for forslag til generalforsamling -Forsikringsagen Nathan - Forsikringssager generelt. -Opdatering af administratorsystem i forhold til email af dagsordener og forslag etc. Kvartals/halvårsregnskab. 4.b Frank lægger på hjemmesiden Pia laver opslag og hænger op. Hele bestyrelsen 6. Økonomi - - 7.Vicevært - - 8.Projekter/Arbejdsopgaver
8a. Maling af vinduer i gårdsiden. 8.b Rengøring af hovedtrapper 9. Bulletin 8a. Ejnar kontakter maleren, for hvornår arbejdet kan igangsættes. Vi har foreslået i starten af september, og det bliver lavet på stillads. Pris kr. 100.000 8a. 9a. Bulletin: 9a. 10. Diverse 10a. Jørn spurgte til om vi har gjort os nogle overvejelse omkring opsætning af solceller 10b. Dropboks filer mangler for alle bestyrelsesreferater siden november 2012. Hvem har disse og vil uploade dem? Hvem sørger for at vores godkendte referater uploaded i fulde ordlyd? 11. Næste bestyrelsesmøde 11a. Ny dato 9. juni 2015 kl. 18. 10a. Emnet har tidligere været oppe, og da kunne det ikke svarer sig. Helle vil se om der kan findes materiale vedr. dette. Udskydes til næste møde 10 c. Frank har opgaven og laver et smart system, med adgang. Herefter kan vi aftale ny dato til ordinært b-møde. Hvis ikke der er noget påfaldende, så holder vi sommerferie i fra b- møder i juli måned. Dog skal vi nok mødes og arrangere vores jubilæum. 10a. Helle finder materialet. 10c. Frank laver et system i Dropboks. Hele bestyrelsen