Kundekommunikation 2. oktober 2018 Guide til opbygning af PowerPoints Inspiration til brug af Skatteforvaltningens PowerPoint-skabelon
Kundekommunikation 2. oktober 2018 Eksempel på forside med billede Du kan ændre skriftfarven fra hvid til blå, hvis det bedre kan ses på billedet
Indhold Side Indhold 3 Råd og inspiration til dine præsentationer 4 Kom godt i gang 5 Disponering af dit indhold 6 Billedplacering og -beskæring 7-26 Gennemgang af layouts 27-33 Inspiration Guide til opbygning af PowerPoints Side 2
Råd og inspiration til dine præsentationer Denne guide er udviklet som en hjælp til dig, der skal lave en præsentation til internt eller eksternt brug. I materialet får du hjælp til at skabe præsentationer, der bliver overskuelige, interessante og inspirerende og dermed hjælper dig til at lykkes med din formidling. Indholdet er bygget op omkring de prædefinerede indholdstyper, der findes i Skatteforvaltningens nye PowerPoint-skabelon. Der er vist eksempler på, hvordan og hvornår de forskellige layouts (slidetyper) kan bruges, så du kan få formidlet dit indhold på den bedst mulige måde. Guide til opbygning af PowerPoints Side 3
Kom godt i gang Når du starter på en ny præsentation, er det godt at være opmærksom på følgende: Det er bedst at åbne en ny præsentation i stedet for at bygge oven på en gammel Vælg Filer Ny Default Theme Skabelonens indstillinger for skriftstørrelse og font skal du ikke ændre på, da de er lavet for at sikre optimal læsbarhed Du kan vælge mellem de forskellige layouts for at formidle indholdet bedst muligt Du vælger en ny slide ved at klikke på Ny slide eller Layout De farvede felter på siderne er beregnet til enten billeder/grafik eller tekst/tabel/graf/smartart/video Den enkelte styrelses farver er kodet ind i skabelonen. Du kan finde dem ved at vælge Formatér Udfyldningsfarve til figur Det er vigtigt at følge det visuelle udtryk Skatteforvaltningens nye design signalerer troværdighed og myndighed og er grundlæggende holdt i en enkel og ren stil. Det gælder også PowerPoint-præsentationer. Styrelserne deler skrifttyper, billedstil og logodesign. De deler også to grundlæggende farver. En mørkeblå, som er den primære farve for alle styrelserne, og en sandfarve, der bruges sekundært. Du kan se mere om det visuelle udtryk på designguide.skatteforvaltningen.dk Guide til opbygning af PowerPoints Side 4
Disponering af dit indhold Det er altid en god idé at tænke, før man taler. Det gælder også for præsentationer i PowerPoint. Et par vigtige spørgsmål, du bør overveje, før du begynder at skrive: Hvad vil du sige? Hvem taler du til? Hvad er deres situation og behov? Hvilke argumenter vil de lytte til? Hvad er den visuelle løsning? En god metode er først at skrive dispositionen af præsentationen ned på et stykke papir. En anden god fremgangsmåde er først at lave en række overskriftsslides, der beskriver de enkelte afsnits formål og indhold. Guide til opbygning af PowerPoints Side 5
Billedplacering og -beskæring Det er godt at have billeder med i din præsentation. Det hjælper til at fastholde modtagerens interesse og understøtte dit budskab. Pladsholder til billede Placering af billede i bredformat. Her passer formen på billedet til pladsholderen. Billedet bliver derfor kun beskåret lidt i kanten. De mørke områder er den del af billedet, som ligger uden for pladsholderens ramme I skabelonen er der på forhånd defineret plads til billeder. Pladsholderen sidder forskelligt på siden, afhængig af hvilket layout man har valgt. Den er markeret med en sandfarvet baggrund med et billedikon i midten. Når du indsætter et billede i pladsholderen, vil den altid fylde rammen helt ud. Du kan opnå et bedre resultat ved at beskære billedet, så du får det rette motiv. På den måde kan det samme billede også bruges til forskellige formål. Klik på Beskær billede i formateringsmenuen. Det samme gælder grafikker, der også kan beskæres. I dette tilfælde kan du få motivet til at passe i pladsholderen ved at trække det mindre. Der vil så opstå luft på siderne af motivet, som ses som pladsholderens sandfarvede baggrund. Du kan ændre baggrunden til hvid i Udfyldningsfarve til figur. Placering af billede i højformat. Her passer formen på billedet ikke til pladsholderen. En vigtig del af billedet bliver derfor skåret væk. Når det sker, kan du enten vælge et andet layout eller holde SHIFT nede, mens du trækker i billedets hjørner for at justere formen. SHIFT er vigtig, da den sikrer at billedets proportioner bliver bevaret, så du ikke forvrænger motivet. Guide til opbygning af PowerPoints Side 6
2. o k t o b e r Gennemgang af layouts Guide til opbygning af PowerPoints Side 7
Layout: Todelt (tekst/billede) Det todelte layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en større, sammenhængende tekstmængde, der kan præsenteres enten som brødtekst eller i punktform. Det todelte layout har plads til cirka 950 tegn. Kortere tekstmængder er dog at foretrække, da enkle layouts er mere overskuelige og lettere for modtageren at forstå. Der er plads til et mindre billede på denne type layout. Det indsættes ved at klikke på fotoikonet i midten af den grå boks til højre. Guide til opbygning af PowerPoints Side 8
Layout: Todelt (tekst/graf) Det todelte layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en større, sammenhængende tekstmængde, der kan præsenteres enten som brødtekst eller i punktform. Det todelte layout har plads til cirka 950 tegn. Kortere tekstmængder er dog at foretrække, da enkle layouts er mere overskuelige og lettere for modtageren at forstå. Der er plads til en mindre grafik, graf eller billede på denne type layout. Det indsættes ved at klikke på det relevante ikon i midten af boksen til højre. Guide til opbygning af PowerPoints Side 9
Layout: Tekst + billede til kant Denne type layout er velegnet situationer, hvor tekst og billede skal fylde næsten lige meget. Billeder afkodes hurtigere end tekst. Så har man et godt billede til rådighed, som understøtter budskabet, vil denne type layout være at foretrække. Der er plads til cirka 680 tegn på denne type layout, men husk, at jo mere information, der er på et slide, desto mere forvirrende bliver det. Maks. fem bullits er en god huskeregel. Og helst kun tre. Undersøgelser viser, at man ikke kan huske indholdet fra mere end 5 bullits. Og at 3 bullits er det optimale for hjernen. Guide til opbygning af PowerPoints Side 10
2. o k t o b e r Layout: Kapitel/afslutning Bruges til at angive pauser, kapitler eller afslutninger/tak for i dag. Guide til opbygning af PowerPoints Side 11
2. o k t o b e r Layout: Kapitel/afslutning Kan enten benyttes med blå baggrund eller med et billede som vist her. Husk at vælge et roligt billede, så man kan se teksten. Guide til opbygning af PowerPoints Side 12
Layout: To spalter A (tekst/billede) Dette layout er velegnet til tilfælde, hvor du har en moderat tekstmængde, som kan suppleres af et billede. Der er plads til cirka 600 tegn på dette slide. Vælg billeder, der formidler dit budskab Når du vælger billeder til din præsentation, er det vigtigt at vælge motiver, som understøtter dét, du gerne vil sige. Er dette ikke tilfældet, vil billederne støje og forvirre din modtager. En god øvelse til at finde de rigtige billeder er at spørge sig selv: Hvis jeg slet ingen tekst måtte skrive, men kun kunne beskrive mit budskab med et billede, hvordan ville det så se ud?. Guide til opbygning af PowerPoints Side 13
Layout: To spalter A (tekst/graf) Dette layout er velegnet til situationer, hvor du har meget tekst og ikke føler, at det kan splittes op på flere slides. For at skabe overskuelighed i et teksttungt slide kan du benytte punktform og mellemrubrikker. Det vil også være en fordel at splitte teksten op i flere små afsnit, som hurtigere kan afkodes af modtageren. Hvornår er det okay at have meget tekst? Teksttunge slides fungerer kun i situationer, hvor præsentationen skal printes. Det kan fx være, hvis den mundtlige præsentation suppleres af en printet udgave, som deles ud til modtagerne. I sådanne tilfælde kan man overveje at sætte skriftstørrelsen lidt ned. Gode råd til tekstforfatning Skriv levende og direkte. Godt sprog holder læserens interesse fanget. Skriv altid med udgangspunkt i modtagerens situation og behov. Så bliver dit budskab interessant og forstået. Før du skriver, bør du bruge et øjeblik på at overveje følgende: Hvem taler du til? Hvad er modtagerens udfordring, og hvordan kan dit budskab løse den? Skriv altid i et aktivt sprog, der tydeligt placerer et ansvar i sætningen, så man ved, hvem der gør hvad. Det giver kortere og mere effektive tekster. Undgå indskudte sætninger. Guide til opbygning af PowerPoints Side 14
Layout: To spalter B (tekst/billede) Denne type layout er velegnet til at vise billeder eller illustrationer suppleret af en mindre mængde tekst. Der er cirka plads til 420 tegn. Gem dine bilag HUSK Digital betaling Illustrationer er gode til at vise en proces og til at visualisere et emne. Derfor er der udviklet et grafisk univers, som består af ca. 200 grafiske symboler, der løfter din præsentation og understøtter dine pointer. Bilag skal gemmes i 5 år Baggrunden til illustrationer skal være lys sand, hvid eller mørkeblå. Eksempel på illustration Guide til opbygning af PowerPoints Side 15
Layout: To spalter B (tekst/graf) Denne type layout er velegnet til at vise billeder eller illustrationer suppleret af en mindre mængde tekst. Indsæt en grafik i din præsentation: De grafiske symboler er en del af PowerPoint-skabelonen. Du finder dem ved at klikke på knappen Billeder. I vinduet skal du vælge: PowerPoint > Grafiske symboler. Se videoen Sådan indberetter og betaler du din moms" på YouTube Her finder du symbolerne opdelt i mapper efter emner, fx mad, mennesker, natur og transport. Du tilføjer et symbol ved at klikke på Indsæt. Eksempel på illustration af computer med skærmbillede Guide til opbygning af PowerPoints Side 16
Layout: Tre spalter (tekst/billede) Denne type layout kan bruges i tilfælde, hvor du skal illustrere forskelle på noget og samtidig har brug for lidt forklarende tekst. Full tax liability Det kan fx være som i eksemplet her, hvor fuld vs. begrænset skattepligt skal forklares. Du kan enten sammensætte grafikken direkte i PowerPoint (grafikken til venstre) eller indsætte færdig grafik, du har i forvejen (grafikken til højre). Any person living in Denmark must pay tax in Denmark Guide til opbygning af PowerPoints Side 17
Layout: Tre spalter (tekst/graf) Det trespaltede layout er også godt til at opsummere hovedpointer og vigtige indsigter. Du kan enten gøre det i ren tekstform eller oven på et billede eller en farvet baggrund som vist her. Du kan ændre margin, baggrundsfarve, tekstfarve og placering af tekst i PowerPoints formateringsmenuer Guide til opbygning af PowerPoints Side 18
Layout: Fire spalter (tekst/billede) Mange muligheder Denne type layout kan bruges på flere forskellige måder. Du kan dele dit indhold op i to sektioner som vist her. Du kan også bruge én boks til tekst og de resterende tre til visuelt indhold. Mange muligheder Du kan også bruge denne type layout til at fremhæve fire hovedbudskaber som i eksemplet på næste side. Alternativt kan du bruge alle fire bokse til ren tekst. Guide til opbygning af PowerPoints Side 19
Layout: Fire spalter (tekst/graf) 1 2 3 4 Udvælg få pointer frem for en masse tekst uddyb mundtligt. Fremhæv de afgørende pointer fx med fed markering. Understøt budskabet med grafik fx en graf eller illustration. Målret dit budskab efter tilhørerne og deres niveau. Guide til opbygning af PowerPoints Side 20
Layout: Todelt vandret (tekst/billede) Kan bruges til korte opsummerende punkter God til listeform Kan understøttes af et billede God til billeder, hvor der zoomes ind fx et menupunkt på et screenshot af en hjemmeside Gå ind på skat.dk, og vælg menuen Borger Guide til opbygning af PowerPoints Side 21
Layout: Todelt vandret (tekst/graf) Husk, at din præsentation ikke er hele præsentationen Du behøver ikke uddybe alle pointer og argumenter på dine slides. Hold det simpelt, og uddyb i stedet via din præsentationstale. Er du bange for at glemme vigtige pointer, kan du bruge små, håndholdte præsentationskort eller et talepapir med din disposition og hovedpointerne i overskriftsform. Levér informationen lidt ad gangen Har du flere vigtige pointer på et slide, kan du overveje at præsentere pointerne én efter én via animationsfunktionen. Du kan også bruge indrykninger til at indikere hierarki i informationen Der findes to niveauer af tekststørrelsen. Niveau 1 er det, som ses ovenfor, hvor teksten ikke er rykket ind. Niveau 2 er dette, hvor skriftstørrelsen er lidt mindre Selvom du rykker teksten yderligere ind, forbliver skriftstørrelsen det samme som i niveau 2. Guide til opbygning af PowerPoints Side 22
Layout: Firedelt (tekst/billede) God til korte opsummerende punkter God til situationer, hvor teksten skal understøttes af eksempelvis en graf eller et billede. Oversigt over xxx 2012 2018 Formen er vigtig Læg mærke til dine billeder og illustrationer. Hvordan er formen og motivet på dem? Er de fx lange og smalle, bør du vælge et layout som dette. Er de derimod kvadratiske, er det bedre med en layout som To spalter A. Det gælder også grafer. Et lagkagediagram havde fx ikke passet på dette slide. Oversigt over xxx 2012 2018 Guide til opbygning af PowerPoints Side 23
Layout: Firedelt (tekst/graf) God til at opsummere fire pointer Dette layout er godt at bruge, når dit indhold kan deles i fire pointer, som du gerne vil uddybe skriftligt. Du kan beholde en ren tekstopsætning som her eller formatere boksens baggrundsfarve og tekst som vist til højre. Eksempel på en formateret indholdsboks I denne boks er der valgt en mørk blå baggrundsfarve og hvid tekst. Punktopstillingen er fjernet, og der er tilføjet mere luft mellem teksten og boksens kant. Det gør teksten nemmere at læse. Teksten er desuden centreret midt i boksen. Variation skaber en mere levende præsentation Hvis du bruger mange af denne type layout i samme præsentation, er det en god idé at veksle mellem ren tekst på hvid baggrund og formaterede kasser som til højre. På den måde bliver præsentationen mindre kedelig og monoton for din modtager at se på og det er med til at fastholde interessen for dit indhold! Eksempel på en formateret indholdsboks 1. Du kan sagtens bruge boksen til en nummereret liste 2. Øg evt. linjeafstanden 3. Så får du mere luft mellem linjerne 4. Og listen bliver nemmere at læse. Guide til opbygning af PowerPoints Side 24
Layout: Tom Det tomme slide har plads til indhold, som ikke passer ind i skabelonens øvrige slides, fx denne tidsplan eller figur på følgende side. Start 1 Start 2 31. august Betalingsfrist 2017 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Aktivitet 1 Periode uden aktiviteter Aktivitet 2 Guide til opbygning af PowerPoints Side 25
Layout: Tom Købsfaktura Erhverv Fuldt fradrag Udgift Udgift x kr. x kr. Delvist fradrag Udgift x kr. Intet fradrag Privat Guide til opbygning af PowerPoints Side 26
2. o k t o b e r Inspiration Flere eksempler på, hvordan skabelonen kan bruges Guide til opbygning af PowerPoints Side 27
Layout: Firedelt (tekst/billede) Lorum ipsum Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorum ipsum Lorum ipsum Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorum ipsum Guide til opbygning af PowerPoints Side 28
Layout: Firedelt (tekst/graf) Lorum ipsum Lorum ipsum lorum ipsum consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorum ipsum Lorum ipsum lorum ipsum consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorum ipsum Lorum ipsum lorum ipsum consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorum ipsum Lorum ipsum lorum ipsum consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Guide til opbygning af PowerPoints Side 29
Layout: Tekst + billede til kant Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Tekst 1 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Selskab Betaler skat af virksomhedens overskud Løn Tekst 2 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Tekst 3 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Ejer af selskab Betaler skat af løn Guide til opbygning af PowerPoints Side 30
Layout: Tre spalter (tekst/billede) Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit Guide til opbygning af PowerPoints Side 31
Layout: Fire spalter (tekst/billede) Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Guide til opbygning af PowerPoints Side 32
Layout: Fire spalter (tekst/graf) Overskrift 1 Overskrift 2 Overskrift 3 Overskrift 4 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore Guide til opbygning af PowerPoints Side 33