REFERAT Dialogmøde 2013 Gørlev Boligselskab Dato: 8. oktober 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Næstformand Lillian Pedersen Forretningsfører Jens Philip Jensen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja, afd. 010 10, Bjerge II (Solsiden 3 A-M) vedrørende ansøgning om tilskud til renovering i Landsbyggefonden. Herudover undersøge om afd. 004 4, Bjerge II (Solsiden 5 A-N) skal medtages i helhedsplanen og ansøgning til Landsbyggefonden se 2 B, pkt. 4. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: At sikre at budgetterne ikke overskrides. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Budgetopfølgning. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 5.008 3.889 3.983 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 7.547 4.564 5.837 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 533 2.015 411 Der har ikke været sager i Beboerklagenævnet. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 1/6
Kommunen bemærker, at Gørlev Boligselskab har det højeste administrationsbidrag i kommunen. Boligselskabet oplyser, at dette forventes at falde, efter at samarbejdet med Vestsjællands Boligadministration er ophævet, hvilket indebar moms på administration. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At få flere til være engagerede i ledelse og beboerdemokrati. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der tilbydes relevante kurser. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 82,81 % (sidste år: 61,67 %) Kommunal anvisning 17,19 % (sidste år: 38,33 %) Fleksibel udlejning 0 % (sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (sidste år: 0 %) Ledige boliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (sidste år: 0 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At sikre at huslejen ikke bliver for høj. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger. Gørlev Boligselskab orienterer om, at der er indsendt ansøgning om renoveringsstøtte i Landsbyggefonden for afd. 010 10, Bjerge II (Solsiden 3 A-M). Afdelingen har i regnskabsåret haft et stort underskud på 112.657 kr. p.g.a. lejetab og tab ved fraflytning, og der forventes tilsvarende underskud i indeværende regnskabsår, hvorfor boligselskabet også forventer at skulle søge driftsstøtte (kapitaltilførsel) i Landsbyggefonden. Afd. 010 10 ligger lige ved siden af afd. 004 4, Bjerge I (Solsiden 5 A-M), og boligselskabet overvejer, hvorvidt denne afdeling skal medtages i helhedsplanen og ansøgningen til Landsbyggefonden. Kommunen: Til efterretning og henstillede til at kommunen bliver inddraget i sagen så tidligt som muligt. Vedrørende planforhold m.v. henvises til Plan og Byg v/ teamleder Jesper Handberg. Ved en evt. besigtigelse med Landsbyggefonden ønsker kommunen ligeledes at blive inviteret. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 2/6
C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Kommunen har noteret sig, at Gørlev Boligselskab i styringsrapporten har oplyst, at afdelingens boliger har en tilfredsstillende vedligeholdelsestilstand har en tidssvarende størrelse har tidssvarende bad og toilet har tidssvarende køkkener har tidssvarende fællesfaciliteter har tidssvarende udearealer, bortset fra afd. 001 1, Tornager/Solager, men dette er blevet renoveret i 2013, således at alle afdelingen nu fremstår med tidssvarende udearealer. Herudover har alle afdelinger en afdelingsbestyrelse. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Tidligere indgået aftale er overholdt, dog efterlyste kommunen oplysning om, hvorvidt Gørlev Boligselskab stadig arbejder på muligheden for en ommærkning af 18 ældreboliger i afd. 6 (Præsteengen 1-35). Jens Philip Jensen oplyser, at boligselskabet vurderer, at boligerne ikke er egnede til familieboliger, og at en nedsættelse af ældreboligernes høje indskud (ca. 50.000 kr.) ikke kan finansieres ved et støttet lån, hvorfor det ikke synes muligt. Begge parter er herefter enig om ikke at arbejde videre med ommærkning af disse boliger. 3. Regnskab 2012 Regnskab 2012 (01.01.2012 31.12.2012) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et overskud på 76.407 kr. Overskud er overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2012 Pr. 31.12.2012 001 1, Tornager / Solager 13.915 30.302 608,78 002 2, Kalundborgvej / Tværstien -6.624-8.658 720,05 003 3, Engstien 34.842-9.690 709,38 004 4, Bjerge I -6.442 43.297 764,80 006 6, Kløverengen / Præsteengen -2.671 33.596 827,42 007 7, Rørmosevej 18.469 18.469 812,64 008 8, Bøgetoften 34.824 135.285 771,10 010 10, Bjerge II -112.657-112.657 801,95 011 11, Bytorvet / Algade 56.570 336.284 725,92 013 13, Engstien 88.158 158.807 800,25 015 15, Smedeparken 26.780 33.925 785,07 016 16, Kløverengen 14.612 152.893 646,00 021 21, Lærketoften 54.536 161.565 735,27 022 22, Æblehaven 116.065 294.595 718,00 Underskud afvikles efter reglerne, dvs. over 3 år. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 3/6
Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor vurderer, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse i overensstemmelse med de gældende regler og de 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner. Tilsynet bemærker imidlertid, at henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse i de fleste afdelinger er væsentlige større end benchmark se tabel nedenfor. Opsparede henlæggelser Benchmark Overstiger i % 001 1, Tornager / Solager 49.234 34.722 41,8 002 2, Kalundborgvej / Tværstien 42.686 26.396 61,7 003 3, Engstien 64.920 26.396 145,9 004 4, Bjerge I 44.553 26.396 68,8 006 6, Kløverengen / Præsteengen 62.195 26.396 135,6 007 7, Rørmosevej 28.009 26.396 6,1 008 8, Bøgetoften 42.085 26.396 59,4 010 10, Bjerge II 36.664 26.396 38,9 011 11, Bytorvet / Algade 37.214 23.744 56,7 013 13, Engstien 78.555 26.396 197,6 015 15, Smedeparken 62.594 26.396 137,1 016 16, Kløverengen 77.418 25.211 207,1 021 21, Lærketoften 53.248 26.396 101,7 022 22, Æblehaven 80.396 27.398 193,4 Gørlev Boligselskab fastholder henlæggelserne er i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanerne, og at de opsparede henlæggelser allerede vil falde væsentlige de kommende år. Forvaltningsrevision: Iflg. revisionsprotokollen er der opstillet styringsmålsætninger for forvaltningsrevision. Fra 2012 og de nærmeste år er der sat fokus på følgende områder: Regnskaber, administrationsudgifter, egenkapital, arbejdskapital, henlæggelser, vedligeholdelse, formueforvaltning, ledige boliger, tab på fraflytning, nybyggeri og modernisering. Revisors konklusion på forvaltningsrevisionen er : Det er vor vurdering, at de af ledelsen allerede foretagne tiltag på forvaltningsrevisionsområdet bidrag til at boligorganisationen udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. Arbejdet med udbygningen af forvaltningsrevisionen bør fortsættes i de nærmeste år. Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres og beskrives. Der henvises i øvrigt til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk. Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger: De almene boligorganisationer er underlagt obligatorisk forvaltningsrevision. Dette indebærer, at revisor i revisionsprotokollatet skal forholde sig til spørgsmålet om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og herunder påpege eventuelle væsentlige afvigelser i forhold til udgiftsniveauet i øvrige boligorganisationer. Endvidere fremkommer revisor med egentlige beretninger om eventuelle dyberegående undersøgelser af enkeltområdet (jf. Landsbyggefondens vejledning om Forvaltningsrevision, side 27). Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 4/6
Forvaltningsrevisionen udføres ud fra boligorganisationens målsætninger og forretnings-beskrivelser. Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres. Vi henviser til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk Herudover har kommunen taget Gørlev Boligselskabs bemærkninger vedrørende de opsparede henlæggelser til efterretning. 4. Skimmelsvamp Boligselskabet oplyser, at de ikke har haft sager med konstateret skimmelsvamp. Når en lejer retter henvendelse om formodning af skimmelsvamp, så undersøges dette af et uvildigt firma, ligesom der gives rådgivning om udluftning m.v. 5. Udsættelser - Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Gørlev Boligselskab har det seneste regnskabsår haft 3-4 udsættelser. Herudover er varslet 5 udsættelser den 23/10-13. Gørlev Boligselskab har et fint samarbejde med kommunens Borgerservice, hvortil selskabet sender den lovpligtige underretning om, at lejerestancen er sendt til fogedretten. Herefter sender Borgerservice den videre til rette afdeling i kommunen. Forretningsføreren efterlyser herefter en kvittering fra den rette afdeling, idet han finder det betænkeligt, at han er uvidende om, hvorvidt den er landet det rigtige sted, inden han står med fogeden uden for døren. Efter dialogmødet har økonomichefen drøftet den manglende kvittering med chefen for Børn og Familie og chefen for Voksenspecialenheden, som nu vil foranledige, at der fremover vil blive sendt en kvittering. Borgerservice er ligeledes orienteret herom. 6. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at der i dag ikke er nogen referater på boligselskabets hjemmeside. Gørlev Boligselskab oplyser, at referater i dag gøres tilgængelige på boligselskabets kontor. 7. Eventuelt Gørlev Boligselskab påtalte en ifølge dem urimelig kommunal afgørelse vedrørende affaldsgebyr til genbrugspladsen, og Jens Philip Jensen ønskede sagen genovervejet i kommunen (Teknik og Miljø). Sagen handler om, at Gørlev Boligselskab, som service for beboere idet mange har hverken bil, kørekort eller evt. trailer har anskaffet sig en lille hænger, og en bil, som bl.a. benyttes til at køre beboernes affald til genbrug. Boligselskabet har oprindeligt betalt afgift pr. bolig, hvorfor boligselskabet således påstår, at de betaler dobbelt ved denne opkrævning. Boligselskabet er således blot transportør for de enkelte lejere (borgere), idet affaldet 100% Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 5/6
stammer fra lejerne og ikke fra boligselskabet. Hvis de enkelte lejere selv afleverede, ville dette være gratis. Jens Philip Jensen henholder sig til skrivelse fra BL, som finder det urimeligt og opfordrer boligselskaberne til at klage. Affaldsgebyret har ca. beløbet sig til 30.000 kr. for boligselskabet iflg. forretningsføreren.. Seneste nyt i sagen er, at boligselskabet nu har omregistreret deres bil fra gule plader til papegøjeplader, hvilket de havde forstået vil være en forudsætning for at slippe for det dobbelte gebyr. Kommunen: Undersøger sagen hos chefen for Teknik og Miljø. Efter mødet: Økonomichefen har fremsendt sagen til chefen for Teknik og Miljø og anmodet dem om at genoverveje sagen. Teknik og Miljø har efterfølgende fastholdt deres afgørelse. Teknik og Miljø begrunder det med, at bilen fortsat er registreret hos boligselskabet, affaldet transporteres i arbejdstiden, og kørslen anses derfor for at være erhvervsmæssig. Det faktum, at bilen nu er omregistreret, giver heller ikke Teknik og Miljø anledning til at ændre afgørelsen. Afgørelsen håndhæves overfor alle boligselskaberne. 8. Næste dialogmøde - 2014 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2014. Det blev aftalt, at Gørlev Boligselskab indberetter styringsrapporten senest den 1 /7-2014. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. 9. Aftaler Gørlev Boligselskab sikrer, at kommunen inddrages så tidligt som muligt og inden endelig udarbejdelse af helhedsplan vedrørende støttesagen til LBF, og såfremt LBF kommer på besigtigelse, at kommunen ligeledes bliver inviteret. Begge parter er enige om at lukke sagen vedrørende ommærkning af 18 ældreboliger i afd. 6 (Præsteengen 1-35). Kommunens sagsbehandler-afdeling sender fremover kvittering til Gørlev Boligselskab for modtagelsen af underretning om restance fremsendt til fogedretten med henblik på udsættelse. Kommunen (Teknik og Miljø) genovervejer afgørelse om affaldsgebyr. (Dette er sket efter mødet, hvor Teknik og Miljø har fastholdt afgørelsen). Til brug for dialogmøde 2014 indberetter Gørlev Boligselskab styringsrapporten senest 1/7-2014. Nærværende referat godkendes af Gørlev Boligselskab Kalundborg Kommune den 22 / 10-2013 den 14 / 10-2013 Næstformand Lillian Pedersen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligselskab 6/6