Til: Bestyrelsen Fra: Merete Krebs Ang.: Referat fra bestyrelsesmøde nr. 22 den 05.02.2011 Dato: 06.02.2011 Deltagere: Mogens Berglund Simonsen (MBS) Torben Nørgaard (TNL) Merete Krebs (MK) Jørn Kristensen (JK) Tommy Rosenkilde (TR) Dagsorden: 1. Meddelelser fra formanden 2. Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde 3. Status udestående punkter 4. Økonomi 5. Drift og vedligehold 6. Forhold til medlemmer 7. Forhold til Kaae Gruppen 8. Forhold til Jammerbugt Kommune 9. Behandling af indkomne forslag 10. Behandling af klager 11. Til- og fraflytning 12. Eventuelt 13. Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Ad. 1 Meddelelser fra formanden Formanden bød velkommen til bestyrelsesmøde nr. 22. Mødes temaer udover det faste agenda er opfølgning af redegørelse fra generalforsamling i PKA og jordarbejdet omkring det nye byggeri i Klitheden Nord Der var ikke yderligere meddelelser. Ad. 2 Godkendelse af referat fra forrige bestyrelsesmøde Referat af 01.01.2011 fra bestyrelsesmøde nr. 21 den 18.12.2010 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 1
Ad. 3 Status udestående punkter De udestående punkter pr. 05.02.2011 blev gennemgået og kommenteret som følger: 51.191 Skiltning på Klitheden se kommentarer under Ad. 6 Drift og vedligehold. 29.219 Klitheden Syd 45 skylder stadig for 1 års kontingentrestance. Sag overgivet til advokat. 42.233 OK, i forbindelse med hærværkssagen på vores gadelys er af forvolder tilbudt at betale halvdelen er fakturaen. Der var enighed om i bestyrelsen at fastholde hele fakturabeløbet for reparationen, idet der ikke kan herske tvivl om dennes størrelse, samt at sagen er fuldt opklaret. 50.238 Holdningen i bestyrelsen til betaling af faktura vedrørende pkt. 42.233 er, at denne naturligvis skal betales i sin helhed. Der kan ikke handles med denne, idet bestyrelsen betragter hændelsen som en principsag. En eventuel udeblivende betaling tages således til efterretning. TR følger op på sagen. 50.239 OK, PKA er som aftalt rykket for svar af vores brev af 23.11.2010. 50.240 OK, TNL har undersøgt prisudbud fra alternative signaludbydere se kommentarer under Ad. 6 Drift og vedligehold. 50.241 Forslag til generalforsamling om Tillæg til kontingent udestår fortsat. 50.242 OK, MBS har rettet henvendelse til Kaae Gruppen om fejlmontering af startspoler i gadelysmaster i Klitheden Nord. 50.243 OK, tegninger af byggeprojekt i Klitheden Nord er lagt ind på hjemmesiden. 50.244 OK, MBS har rykket Kaae Gruppen for svar på vores brev af 23.11.10 om gadelys generelt samt skiltning. 50.245 OK, bestyrelsesmøde nr. 22 blev fremrykket og afholdt den 05.02.11. Ad. 5 Økonomi TR oplyste, at han for øjeblikket ikke har mulighed for elektronisk at betale regninger samt kontrollere saldo på konti, idet hans NemID ikke fungerer overfor Spar Nord Bank A/S. Det er uvist, hvornår dette går i orden. Der har ingen indtægter været i perioden siden sidste bestyrelsesmøde, men vi følger fortsat budgettet. Der er modtaget ubetalt faktura fra Dana Huse på ca. DKK 10.600 for diverse vinterforberedelser og drift (DKK 6.000) samt snerydning mv. (DKK 4.600) 2
Ad. 6 Drift og vedligehold Det besluttedes, at TNL tager sig af at få reetableret stien imellem Klitheden Syd og Nord, som ved en fejltagelse er ført igennem byggefelt A3 og dermed i dette område er fjernet i forbindelse med det nye byggeri i Klitheden Nord. Det besluttedes endvidere, at kloakkerne på alle fællesveje skal renses i april 2011. Aktion TR. TNL har kontaktet Mariendal for at få udarbejdet et forslag og tilbud på ombygning af gadelyset med mere energibesparende lyskilder. Der vil være mulighed for 40-50 % energireduktion ved anvendelse af den nyeste teknologi (LED). Kaae Gruppen har meddelt med e-mail af 02.02.11, at vi bliver kontaktet af Mariendal, Bo Pedersen, i forbindelse med den manglende dokumentation, afmærkning af nedgravede gadelyskabler samt fejlmonteringen af gadelys i Klitheden Nord byggefelterne A 2 + A 3. Pandrup Kaas Antenneforening: MBS henviste til sin redegørelse vedrørende den forløbne dialog med PKA samt forløbet af generalforsamlingen i PKA den 26.01.11, hvor han og TR deltog på bestyrelsens vegne. Grundejerforeningen har efter PKAs opfattelse ikke noget tilhørsforhold til PKA, udelukkende den enkelte beboer i Klitheden. Det kan konkluderes, at bestyrelsen i PKA ikke har ageret eller vil agere positivt overfor vores forsøg på at skabe større medlemsindflydelse på valg af programpakker og dermed prisudvikling. Specielt kom det frem på generalforsamlingen, at den eksisterende sommerhusrabatordning bortfalder. Det besluttedes, at bestyrelsen med medvirkning af vores advokat, vil arbejde for, at beboerne i Klitheden af grundejerforeningen stilles frit i forbindelse med valg af signaludbyder, men at grundejerforeningen vil fastholde bestemmelsen om, at der ikke må opstilles individuelle paraboleller andre antenner på Klithedens område. Bestyrelses har modtaget henvendelse fra Børge Sørensen fra Grundejerforeningen Klitten for et samarbejde om håndteringen af ovennævnte forhold. Det besluttedes endelig at følge den i redegørelsen foreslåede køreplan som kulminerer med en detaljeret orientering af beboerne samt godkendelse af eventuelle vedtægtsændringer på grundejerforeningens kommende ordinære generalforsamling. Skiltning: Bestyrelsen har endnu ikke modtaget endeligt svar fra Kaae Gruppen om dennes ønsker for fremtidig skiltning i Klitheden. Det er især vigtigt, at flagstængerne inklusive oversigtsskiltene fjernes imellem byggefelterne B 1 og B 2, idet de overordnet skæmmer vores natur mest. Eventuel skiltning bør, som tidligere besluttet og meddelt, kun finde sted ud for de individuelle salgsobjekter. 3
Ib Elsøe har som aftalt fjernet skiltning ved indkørslen til Klitheden Nord samt mindsket salgsskiltet i byggefelt A 4. Som tidligere meddelt er det bestyrelsens opfattelse, at det er den, som suverænt afgør, hvad der midlertidigt må skiltes med. Denne opfattelse rundes med vores advokat. Ad. 7 Forhold til medlemmer Ad. 8 Forhold til Kaae Gruppen Ad. 9 Forhold til Jammerbugt Kommune Ad. 10 Behandling af indkomne forslag Ad. 11 Behandling af klager Vejene i Klitheden Nord i forbindelse med det nye byggeri er fortsat ikke fejet som aftalt, hvilket til en hvis grad kan tillægges vejrliget. Der er stadig henlagt jord i fællearealet udfor byggefelt A 3`s sydøstlige hjørne. Det besluttedes at rette henvendelse til Kaae Projekt om at få denne jord fjernet snarest muligt af hensyn til bestyrelsens beslutning om reetableringen af stien imellem Klitheden Syd og Nord. Ifølge TNL er der fjernet beplantning i plantebælte vest for byggefelt A 3, og denne er efterladt i fællesarealet syd for. Det besluttedes at bestyrelsen rejser spørgsmålet overfor Kaae Projekt om den manglende fejning af fællesvejene, samt at kloakkerne renses, hvis relevant. Endelig udbedes plan for fjernelse af overskudsjord, som midlertidig er placeret i byggefelt A 2. Der er forventning i bestyrelsen til, at jorden fjernes inden salgsprocessen af de første huse starter i løbet af foråret. 4
Ad. 12 Til- og fraflytning Der er sket ejerskifte som følger: Klitheden Nord 21: Morten Elsøe, Thunøgade 35, 1. tv., 8000 Aarhus C Ad. 13 Eventuelt Tidspunkt for afholdelse af ordinær generalforsamling blev fastlagt til lørdag den 18.06.11 kl. 13.00. TR reserverer snarest lokale på Restaurant Nordstjernen. Der er nu af Jammerbugt Kommune udsendt oversigt over Skatter og afgifter m.m. af fast ejendom 2011. Grundet det drastiske fald i vores grundværdier er der som tidligere forudset et fald fra 2010 af skatten på ca. 48 %. Angående vores løbende skattesag vedrørende fradrag i grundværdi for forbedringer med tilbagevirkende kraft er der fortsat ingen afklaring. Det besluttedes at runde dette med vores advokat. Naturudvalget fastlægger snarest tidspunkt for forårets oprydningsdag. Skal være umiddelbart efter bestyrelsesmødet den 03.05.11. Ad. 14 Fastlæggelse af næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde aftaltes til tirsdag den 03.05.11 hos JK kl. 19.00. Udestående punkter Nr. Benævnelse Aktion 51.191 Skiltning på Klitheden MBS 07.11 29.219 Kontingentrestance Klitheden Syd 45 TR 03.05.11 42.238 Indkrævning af faktura for hærværk på gadelys TR 07.11 50.241 Udarbejde forslag til generalforsamling om Tillæg til kontingent MBS 03.05.11 05.246 Betaling ag faktura til Dana Huse TR 06.11 05.247 Reetablering af sti imellem Klitheden Syd og Nord TNL 07.11 05.248 Rensning af kloakker TR 15.11 5
05.249 Forslag til energibesparelse på gadelys TNL 07.11 05.250 Møde med Mariendal, Bo Pedersen MBS 07.11 05.251 Aftale om møde med advokat MBS 06.11 05.252 Kontakt til Kaae Projekt om fejning af fællesveje og fjernelse af overskudsjord MBS 06.11 05.253 Tidspunkt for ordinær generalforsamling Alle 18.06.11 05.254 Rekvirering af lokale til generalforsamling TR 07.11 05.255 Dato for forårets oprydningsdag TNL 07.11 05.256 Næste bestyrelsesmøde nr. 23 Alle 03.05.11 Referat godkendt af bestyrelsen den 03.05.11 Mogens Berglund Simonsen Jørgen Kristensen Tommy Rosenkilde Merete Krebs Torben Nørgaard 6