Dagsorden Møde MED-Hovedudvalget Deltagere: Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Marianne Evers, Ib Steen Mikkelsen, Michael Nørgaard, Morten Koch, Jan Huus Vestergaard, Michael Werchmeister AC: Jan Woollhead, Thorkild Reckendorff FTF: Jenny Heinrichs (næstformand), Ulla Birk Johansen, Margrethe Boel, Lisbet Jensen, Helle Dirksen LO: Jes Hansen, Lone Kikkert, Gunhild Krogager Carlsson, Palle Reipurth Carstensen, Vivi Jytte Henningsen Arbejdsmiljørepræsentanter: Dorethe Bay Christiansen, Margit Siig Mortensen Sekretariat: Karin Winther Afbud: Jesper Rydberg, Richard Faarup Formøde for medarbejderrepræsentanter den 25. oktober 2013, kl. 9.30 12.30, Mødelokale 8-9, Regionshuset. Dagsorden side 1
Indholdsfortegnelse: 1. Møde med den politiske ledelse... 3 2. Godkendelse af dagsorden... 4 3. Godkendelse af referat... 5 4. Trivselsmålingen 2013... 6 5. Status på arbejdet med tillidsunderstøttende initiativer... 9 6. Arbejdsmiljøpuljen 2014... 12 7. Ny koncernenhed i Region Sjælland... 15 8. Repræsentationen i MED efter afbrudte forhandlinger... 16 9. Region Sjællands praksis for håndtering af PCB... 19 10. Orientering om underudvalgets arbejder (Personalepolitisk Underudvalg)... 21 11. Gensidig orientering... 22 12. Eventuelt... 24 Bilag: Punkt 4 - bilag 1: Punkt 4 - bilag 2: Punkt 4 - bilag 3: Punkt 6 - bilag 4: Punkt 6 - bilag 5: Punkt 7 - bilag 6: Punkt 7 - bilag 7: Punkt 8 - bilag 8: Punkt 8 - bilag 9: Punkt 9 - bilag 10: Punkt 9 - bilag 10a: Punkt 9 - bilag 10b: Trivselsmåling 2013 - Region Sjællands trivselsmåling 2013 sammenlignet med samlet benchmark for regionerne Trivselsmåling 2013 - Region Sjællands trivselsmåling 2013 sammenlignet med resultatet for 2011 Svarprocent for virksomhedsområder/tværgående centre Oversigt over ansøgninger 2014 (fremsendes kun på papir) Forslag til videreførelse af projekt Mening og Sundhed samt udvidelse af projektet med en fokuseret indsats på 3 væsentlige områder. Oplæg til etablering af ny koncernenhed i Region Sjælland - Produktion, Forskning og Innovation Tidsplan for personaleproces i forbindelse med dannelse af ny koncernenhed, Produktion, Forskning og Innovation pr. 1.1.2014 Fælleserklæring om afbrudt forhandling om ny MEDaftale Overblik over midlertidige Område-MED Notat om PCB fra medarbejderside Artikel om PCB på sygehus -BT 24. dec. 2012 del 1 (bilag til notat) Artikel om PCB på sygehus -BT 24. dec. 2012 del 2 (bilag til notat) Region Sjællands praksis for håndtering af PCB Registrering af PCB i bygninger (bilag til notat) Punkt 9 - bilag 11: Punkt 9 - bilag 11a: Punkt 10 - bilag 12: Referat fra møde i Personalepolitisk Underudvalg den 1. november 2013 Punkt 11 - bilag 13: Status på projekt Mening og Sundhed Dagsorden side 2
Sag nr.: 1 Journalnummer: 12-128815 1. Møde med den politiske ledelse Resume Sagsfremstilling MED-Hovedudvalget holder det andet af to halvårsmøder med den politiske ledelse den 25. november 2013. På mødet vil følgende blive tematiseret: - Budget 2014 - MED-Hovedudvalgets personalepolitiske- og arbejdsmiljøpolitiske arbejde i perioden. Dagsorden side 3
Sag nr.: 2 Journalnummer: 12-128815 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden side 4
Sag nr.: 3 Journalnummer: 12-128815 3. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i MED-Hovedudvalget den 10. oktober 2013. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 5
Sag nr.: 4 Journalnummer: 12-128815 4. Trivselsmålingen 2013 Resume Personalepolitisk underudvalg drøftede på mødet den 1. november 2013 processen i MED for opfølgning på trivselsmålingen 2013. Det aftaltes i den anledning, at MED-Hovedudvalget drøfter den samlede trivselsmåling for Region Sjælland med udgangspunkt i medfølgende 2 rapporter (bilag 1 og 2) samt notat vedrørende svarprocent for virksomhedsområder/tværgående centre (bilag 3). Alle MED-udvalg drøfter trivselsmålingens resultat for eget område i den aftalte mødeplan. Såfremt Område-MED, incl. MED-Sundhed i forbindelse med deres opfølgning på trivselsmålingen peger på forhold af tværgående karakter for det samlede Region Sjælland, som MED-Hovedudvalget bør forholde sig til, vil disse initiativer efterfølgende blive forelagt MED-Hovedudvalget. Sagsfremstilling/bilag Regionens trivselsmåling er et dialogværktøj, som skal bruges af ledere og medarbejdere i samarbejde for fortsat at sikre, at der er god trivsel på den enkelte arbejdsplads. For at sikre dette er det væsentligt, at opfølgningsprocessen bygger på en anerkendende tilgang. MED- Hovedudvalget har vedtaget en retningslinje for opfølgningen af trivselsmålingen, og der er udarbejdet dialogværktøj til støtte for den lokale opfølgning. Trivselsmålingen 2013 er afsluttet med en svarprocent på 61,5 %, hvilket er 1,33 procentpoint højere end svarprocenten for trivselsmålingen 2011. Rapporterne viser som noget nyt en samlet opgørelse af den sociale kapital for regionens arbejdspladser. Når man sammenligner resultatet på dimensionen social kapital i forhold til gennemsnittet i de andre regioner, ligger Region Sjælland pænt over gennemsnittet (3,85). Udviklingen i regionen på den sociale kapital fra 2011 til 2013 er faldet lidt (- 1,12). Dagsorden side 6
Den enkelte arbejdsplads sociale kapital skal ses som væsentlig og afgørende for, hvordan forandringer opleves og håndteres. Det er derfor vigtigt, at der arbejdes målrettet med at fastholde og styrke den sociale kapital. Sekretariatets vurdering af resultatet for 2013 for Region Sjælland En nærmere gennemgang af resultatet og svarene på udvalgte delspørgsmål - afspejler en situation, der er præget af mange forandringer og udfordringer både i forhold til udmøntningen af sygehusplanen frem mod 2020, organisatoriske tilpasninger og de løbende krav om effektivisering. De store og væsentlige politiske beslutninger, der er grundlaget for de mange forandringer, kan være vanskelige at kommunikere gennem hele organisationen. Ofte vil den enkelte medarbejder opleve vanskeligheder ved at se hvordan de får indflydelse på de politiske beslutninger om strukturforandringer og hvordan disse beslutninger får direkte indflydelse på egen arbejdssituation Der kan samtidig være oplevelse af god indflydelse på de nære forhold og det daglige arbejde. Det bliver således af stor betydning for trivslen, at der arbejdes på at skabe en fælles forståelse af den overordnede mening med forandringerne, begrundelserne for dem og involvere medarbejderne så meget som muligt i realiseringen af dem på det lokale niveau. Det er i tråd med de personalepolitiske principper ved forandringsprocesser og organisationstilpasninger, hvor det fremgår, at der skal være fokus på inddragelse og kommunikation i planlægning og gennemførelse af forandringer. Det forudsætter en høj grad af samarbejde og tillid og retfærdighed, som tilsammen udgør den sociale kapital. Den sociale kapital på den enkelte arbejdsplads er i høj grad afgørende for, hvordan de konstante forandringer og effektiviseringer håndteres og opleves. Det stiller også store krav til, hvordan man skaber klarhed omkring områder som job og organisering, indflydelse, ledelse og samarbejde. Det er under pres, at man har gavn af den sociale kapital. Trivselsmålingen peger på, at det er væsentligt, at den enkelte arbejdsplads aktivt arbejder med den sociale kapital. Det kan ske på flere måder. Blandt andet ved, at tilbyde viden, inspiration og støtte til målrettet arbejdet med social kapital, men også i forhold til temaer som Tillid og Relationel Koordinering. Et eksempel på en række konkrete tilbud er en række initiativer i projekt Mening og Sundhed. Region Sjælland ligger på enkelte punkter under benchmark for regionerne bl.a. i forhold til Læring og udvikling (-5,50). Det er afgørende, at man i hverdagens opgaveløsning og under forandringsprocesser fastholder fokus på betydningen af, hvordan den eksisterende viden og kompetencer udnyttes bedst muligt særlig med henblik på læring og udvikling. Det bør derfor være et område, som både medarbejdere og ledelse har mere fokus på. Det samlede resultat for samarbejde er en del over benchmark for regionerne, og sammenlignet med resultatet fra trivselsmålingen i 2011, har Region Sjælland formået at bevare niveauet. Samarbejdet på den enkelte arbejdsplads Dagsorden side 7
er vigtigt for løsning af kerneopgaven og en styrke, når kerneopgaven skal løses under konstante krav om forandringer, effektiviseringer og øget produktion. Ledelse - og udvikling af ledelse - er konstant i fokus i Region Sjælland, og er en forudsætning for at der er gode betingelser for løsning af regionens opgaver. Resultatet af målingen viser, at den samlede vurdering af ledelse er faldet i forhold til målingen i 2011. Vurderingen af ledelse ligger stadig over benchmark for regionerne. Bilag 1: Trivselsmåling 2013 - Region Sjællands trivselsmåling 2013 sammenlignet med samlet benchmark for regionerne. Bilag 2: Trivselsmåling 2013 - Region Sjællands trivselsmåling 2013 sammenlignet med resultatet for 2011 Bilag 3: Svarprocent for virksomhedsområder/tværgående centre Indstilling At MED-Hovedudvalget drøfter resultat af trivselsmålingen 2013 og vurderer løbende behov for indsatser af tværgående karakter for det samlede Region Sjælland. Dagsorden side 8
Sag nr.: 5 Journalnummer: 12-128815 5. Status på arbejdet med tillidsunderstøttende initiativer Resume I budgetaftalen 2014 tilkendegives, at tillid skal fremmes og at arbejdskulturen i regionen skal styrkes. Til det formål er der blevet afsat 3 millioner. Midlerne skal anvendes til udvikling og realisering af hensigtsmæssige styrings- og samarbejdsformer mellem alle niveauer. Den 16. september 2013 blev der afholdt en tillidskonference, hvor Regionsrådet, ledelsen og MED-repræsentanter drøftede og leverede inspiration til, hvordan man understøtter arbejdskulturen og tilliden. Opfølgning på konferencen er blevet drøftet i Personalepolitisk underudvalg den 23. september 2013 og i MED-Hovedudvalget den 10. oktober 2013. MED-Hovedudvalget har udpeget indsatser, der kan understøtte arbejdet med tillid på regionens arbejdspladser. Sagsfremstilling/bilag MED-Hovedudvalget har udpeget følgende indsatser, der kan understøtte arbejdet med tillid på regionens arbejdspladser: Ide-linjen vedrørende slankning og strømlining af registrering (initiativet er i gang) Processtøtte vedr. tillid, evt. i form af tillidskonsulenter, som kan inspirere og hjælpe til igangsættelsen af dialogen herom på den lokale arbejdsplads (nyt) Indarbejdelse af tillids-temaet i Patienten som partner-projektet (nyt) Indbygge tillids-temaet i Dialogprocessen om en ny MED-aftale, hvor den nye aftale introduceres på de lokale arbejdspladser og som skal medvirke til, at MED-aftalen og samarbejdsformen i MED-organisationen får konkret indhold og mening (er planlagt) Dagsorden side 9
Fokus på tillidsaspektet i opfølgningen på og læringen af trivselsmålingerne (nyt) Forretningsudvalget bliver den 25. november 2013 orienteret om, hvorledes MED-Hovedudvalget ser, at den politiske målsætning om at tillid skal fremmes og arbejdskulturen i regionen skal styrkes kan støttes. Blandt andet orienteres Forretningsudvalget om ovenstående indsatser, som MED- Hovedudvalget har udpeget til at kunne understøtte arbejdet med tillid på regionens arbejdspladser. Følgende fremgår af sagsfremstillingen til Forretningsudvalget: Det foreslås, at følge op på den politiske målsætning og tillidskonferencens anbefalinger ved at igangsætte forskellige former for tillidsfremmede initiativer, der tager afsæt i 3 afprøvede og kendte metoder: social kapital, relationel koordinering og selvledelse. Disse metoder er valgt, fordi der er forskningsmæssig evidens for effekten. Indsatsen vil blive tilrettelagt som et fælles projekt, der udmøntes i forskellige former for lokal processtøtte (f.eks. seminarer, konferencer, oplæg, dialoger, procesbistand, kurser eller lignende). Projektet gennemføres i 2014. Alle projektets elemnter skal realiseres med udgangspunkt i og med respekt for - de vilkår, der udgør rammerne for arbejdet i regionen. Derudover skal arbejdet tage hensyn til de initiativer, der allerede er besluttet eller planlagt. Tillidsinitiativerne skal opleves som nyttige, værdiskabende og støttende i forhold til de programmer man allerede har vedtaget eller igangsat. Det gælder f.eks. i forhold til kvalitetsarbejdet og projektet: Lean i stor skala. De tillidsfremmende initiativer i projektet skal supplere disse tiltag, og på den måde være med til at styrke implementeringen af dem og derigennem bidrage til at styrke virksomhedens drift. Projektet kan også bruges i opfølgningsprocesserne på de målinger, der foretages i regionen. MHU har udtrykt ønske om, at resultaterne fra APV, Trivselsmålingen og Ledelsesevalueringen indgår i et målrettet arbejde med at understøtte tilliden på den enkelte arbejdsplads. Det er f.eks. oplagt at bruge de data fra trivselsmålingen, der handler om graden af social kapital og følge udviklingen frem til næste måling i 2015. De 3 metoder der vil blive arbejdet med kan kort beskrives på følgende måde: Social kapital Social Kapital er et kollektivt fænomen som kan betragtes som forklaringen på, at et godt arbejdsmiljø giver mere trivsel, kvalitet og produktivitet. Det kan beskrives som: - "den egenskab, der sætter organisationens medlemmer i stand til i fællesskab at løse dens Dagsorden side 10
kerneopgave. I metoden arbejder man målrettet med begrebet tillid i forhold til alle de interessenter, man samarbejder med. Selvledelse og selvstyrende teams Selvledelse og selvstyrende teams er både en ledelsesform og en samarbejdsform, hvor man arbejder målrettet med at skaber rammer, der giver den enkelte frihed til at udfylde sin rolle meningsfuldt i samspil med andre. Vi taler ikke om "retten til anarki", dvs. absolut frihed, men om "muligheden for at vælge" mere hensigtsmæssigt. Selvledelse forudsætter, at man som leder kan bidrage med en klar forventningshorisont og er villig til at uddelegere for at give en udtalt grad af metodefrihed på de steder, hvor det giver mening og er muligt. Relationel Koordinering Relationel koordinering (RK) er en tillidsbaseret samarbejdsmetode, der er handler om kvaliteten af den koordinering, kommunikation og samtalekultur, der foregår mellem forskellige faggrupper omkring et deres kerneopgave, gode og effektive patientforløb. Målet er at nedbryde ineffektiv koordinering og kommunikation, der skyldes snævre funktionelle målsætninger, eksklusiv viden og mangel på respekt. Målet er en mere løsningsorienteret kommunikation og koordinering omkring kerneopgaven. Indstilling: At Ledelsens orienterer om status på arbejdet med tillidsunderstøttende initiativer MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 11
Sag nr.: 6 Journalnummer: 12-128815 6. Arbejdsmiljøpuljen 2014 Resume På møde i arbejdsgruppe nedsat under personalepolitisk underudvalg den 4. november 2013 drøftedes: Indkomne ansøgninger til arbejdsmiljøpuljen fra enhederne, herunder forhold vedrørende ansøgningsprocedure og bedømmelseskriterier. Forslag til videreførelse af projekt Mening og Sundhed samt udvidelse af projektet med en fokuseret indsats på 3 væsentlige områder. Reservation af restpulje under arbejdsmiljøpuljen, som enhederne kan ansøge i forbindelse med omstillingsprocesser. Sagsfremstilling/bilag De indkomne ansøgninger til arbejdsmiljøpuljen Der er indkommet 33 ansøgninger til Arbejdsmiljøpuljen 2014. Arbejdsmiljøpuljen 2014 er blevet ansøgt for kr. 4.134.936. Efter arbejdsgruppens prioritering er der udmøntet for kr. 2.490.572. Prioritering og begrundelser for afslag fremgår af oversigt over ansøgninger 2014 (bilag 4). Den nedsatte arbejdsgruppe drøftede i forbindelse med prioriteringen af Arbejdsmiljøpuljen 2014, at: der fremover skal følge et skriftligt tilbud fra konsulent i med arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der søges midler til konsulentbistand. det fremadrettet ikke skal være muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger, da arbejdsgruppen ønsker ens retningslinjer for alle ansøgere. Forslag til videreførelse af projekt Mening og Sundhed samt fokuseret indsats på 3 væsentlige områder Projekt Mening og Sundhed afsluttes formelt den 30. april 2014. Dagsorden side 12
Projekt Mening og Sundhed havde projektstart den 1. maj 2013 med det formål at understøtte nedbringelsen af sygefraværet i Region Sjælland. Projektets første del er sket i et forløb, hvor betydningen af inddragelse, udvikling og formidling af projektet har haft markant fokus. Kendskabsgraden til projektet er stigende og den lange række af forskellige tilbud, der lanceres i efteråret, efterspørges i stadig stigende grad. Selvom den politiske udmelding om at sænke sygefraværet med 10 % er formuleret som en målsætning i budgetaftale for 2013, forbliver arbejdet med at sænke sygefraværet afgørende også i 2014, særligt i lyset af en besparelse på 2 %. Det foreslås, at projekt Mening og Sundhed fortsætter med den nuværende projektorganisering i 2014, og at MED-Hovedudvalget reserverer 2 mio. kr. i arbejdsmiljøpuljen til Mening og Sundhed. Målet med dette skal være, at kunne honorere den store efterspørgsel af støtte til lokale aktiviteter og fortsat holde både fælles fokus og fokus på de enkelte arbejdspladser. I forbindelse med projekt Mening og Sundhed er Koncern HR blevet opmærksomme på 3 problemstillinger, som kræver en særlig opmærksomhed. Det drejer sig om: TTA - tilbage til arbejdet Intelligent træning Reduktion af fravær i forbindelse med graviditet. Det foreslås. at MED-Hovedudvalget samlet reserverer 1 mio. kr. til arbejdet med disse tre indsatsområder. Videreførelse af projekt Mening og Sundhed samt den fokuserede indsats på ovennævnte 3 områder uddybes i bilag 5. Reservation af restpulje, som enhederne kan ansøge i forbindelse med omstillingsprocesser Arbejdsgruppen drøftede på mødet den 4. oktober 2013, at der som tidligere år bør afsættes en restpulje, som enhederne kan ansøge i forbindelse med gennemførelse af omstillingsprojekter. Som tidligere forestår Koncern HR den løbende evaluering af ansøgningerne og sørger for at MED-Hovedudvalget holdes orienteret om udmøntningen. Der foreslås reserveret 2. mio. kr. til restpuljen. Samlet overblik over økonomien i arbejdsmiljøpuljen 2014 med de forslag, der er til disponering: Aktivitet Ansøgninger til arbejdsmiljøpuljen, jf. arbejdsgruppens prioritering Videreførelse af projekt Mening og Sundhed 3 problemstillinger, som kræver særlig indsats: TTA - tilbage til arbejdet Intelligent træning Reserveret beløb i arbejdsmiljøpuljen 2,5 mio. kr. 2,0 mio. kr. 1,0 mio. kr. Dagsorden side 13
Reduktion af fravær i forbindelse med graviditet. Reserveret til omstillingsprojekter Diverse arbejdsmiljø i øvrigt (systemunderstøttelse, arbejdsmiljøuddannelse/-konference og øvrige lovpligtige indsatser) Kurser i vold- og konflikthåndtering samt aftale om krisehjælp I alt 2,0 mio. kr. 1,6 mio.kr. 1,3 mio. kr. 10,4 mio. kr. I 2014 udgør arbejdsmiljøpuljen i alt 10,8 mio. kr. Bilag 4: Bilag 5: Oversigt over ansøgninger 2014 (fremsendes kun på papir) Forslag til videreførelse af projekt Mening og Sundhed samt udvidelse af projektet med en fokuseret indsats på 3 væsentlige områder. Indstilling: At at MED-Hovedudvalget vedtager at give de prioriterede ansøgninger støtte fra arbejdsmiljøpuljen 2014 (beløb: 2.490.572 kr.) MED-Hovedudvalget vedtager at reservere midler til videreførelse af projekt Mening og Sundhed og udvider projektet med en fokuseret indsats på 3 væsentlige områder - TTA, Intelligent Træning og Reduktion af fravær i forbindelse med Graviditet. (beløb: 2 mio. kr. + 1 mio. kr.) at MED-Hovedudvalget vedtager at reservere en pulje, som enhederne kan ansøge i forbindelse med omstillingsprojekter i regionen (beløb: 2 mio. kr.) at at MED-Hovedudvalget vedtager, at der fremover skal følge et skriftligt tilbud med fra konsulent i en arbejdsmiljøpuljeansøgning, såfremt at ansøgeren søger midler til konsulentbistand. MED-Hovedudvalget vedtager, at det fremover ikke skal være muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 14
Sag nr.: 7 Journalnummer: 12-128815 7. Ny koncernenhed i Region Sjælland Resume Sagsfremstilling/bilag Der er behov for at foretage en organisatorisk justering ved at samle en række opgaver i en ny fælles enhed. Der etableres en ny tværgående koncernenhed i Region Sjælland, der i udgangspunktet består af KU Produktion, Sundhedsinnovationsjælland (SIS) og forskningsområdet. Hertil knyttes endvidere et ansvar for den videre udvikling og drift af et sammenhængende Ledelsesinformationssystem (LIS). Den nye tværgående koncernenhed får navnet Produktion, Forskning og Innovation. Omlægningen forventes at ske pr. 1. januar 2014. Uddybende om etableringen af den nye koncernenhed fremgår af bilag 6. Personaleprocessen gennemføres efter tidsplan, der fremgår af bilag 7. Bilag 6: Oplæg til etablering af ny koncernenhed i Region Sjælland - Produktion, Forskning og Innovation Bilag 7: Tidsplan for personaleproces i forbindelse med dannelse af ny koncernenhed, Produktion, Forskning og Innovation pr. 1.1.2014 Indstilling: At At MED-Hovedudvalget drøfter etablering af koncernenheden Produktion, Forskning og Innovation i Region Sjælland MED-Hovedudvalget godkender personaleprocessen. Dagsorden side 15
Sag nr.: 8 Journalnummer: 12-128815 8. Repræsentationen i MED efter afbrudte forhandlinger Resume Forhandling af ny MED-aftale blev afbrudt den 8. oktober 2013 og forhandlingsorganet udsendte en fælleserklæring herom (bilag 8). Den nuværende MED-aftale skal derfor fungere en tid endnu. Adm. direktør Jens Andersen har den 4. november 2013 foreslået hovedorganisationerne at nedsætte et forhandlingsorgan, således at forhandlingerne kan genoptages. Strukturen i den nuværende lokale MED-aftale matcher ikke den organisations- og ledelsesstruktur, der trådte i kraft fra 1. januar 2013 - "fra 3 til 1" og "fra 3 til 5" - og der er derfor oprettet midlertidige MED-udvalg jfr. de personalepolitiske principper for forandringsprocesser og organisationstilpasninger. MED-Hovedudvalget drøftede på mødet den 10. oktober 2013 indledningsvist behovet for foranstaltninger i den kommende periode, hvor MED-organisationen skal fortsætte med at arbejde på midlertidige vilkår. Udklip fra referatet fra mødet i MED-Hovedudvalget den 10. oktober 2013: Der var enighed i MED-Hovedudvalget om, at samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i det eksisterende MED-system ikke må blive berørt af de afbrudte forhandlinger om ny MED-aftale. De midlertidige MED-udvalg, der blev etableret i forbindelse med den ændrede organisations- og ledelsesstruktur pr. 1. januar 2013 må derfor også fortsætte deres virke, jf. Region Sjællands principper ved forandringsprocesser og organisationstilpasninger. Der blev udvekslet synspunkter om, hvordan de afbrudte forhandlinger kunne håndteres. MED-Hovedudvalget aftalte, at det på mødet den 25. november 2013 aftales, hvorledes repræsentationen i MED sikres i en situation, hvor Dagsorden side 16
nuværende MED-aftale og flere midlertidige MED-udvalg skal fungere en tid endnu. Sagsfremstilling Forhandlingsorganet traf ultimo 2012 beslutning om konsekvensen af, at forhandlingsorganet ikke nåede målet om indgåelse af en ny MED-aftale inden ikrafttræden af den nye organisationsstruktur: Nuværende MED-aftale er fortsat gældende - også for nye MEDudvalg. De midlertidige MED-udvalg, der er oprettet i henhold til Principper ved forandringsprocesser og organisationstilpasninger fortsætter deres arbejde, ligesom der kan nedsættes nye midlertidige MEDudvalg/APF, hvor der skønnes behov Der er foretaget valg af arbejdsmiljørepræsentanter til arbejdsmiljøgrupperne. Funktionsperioden for disse starter den 1. januar 2013. Der foretages ikke nyvalg af arbejdsmiljørepræsentanter til MEDudvalg fra 1. januar 2013, med mindre nuværende valgte ikke er blevet genvalgte som arbejdsmiljørepræsentant. Valg, der skal foretages jf. ovenstående planlægges konkret i samarbejde mellem Koncern HR og koncernenheden. Opsamling fra forhandlingsorganets møde den 18. december 2012 Der er således foretaget supplerende midlertidige valg til arbejdsmiljøgrupperne gældende fra 1. januar 2013. Derimod blev der ikke foretaget supplerende midlertidig udpegning/valg af medarbejderrepræsentanter til MED-udvalgene for de tilfælde, hvor en medarbejderrepræsentant ikke længere indgik i MED-udvalget. Behovet for dette var i langt de fleste tilfælde dækket af, at suppleanter kunne indgå i ordinære repræsentanters fravær. For at sikre repræsentationen i MED i en situation, hvor nuværende MEDaftale og flere midlertidige MED-udvalg skal fungere midlertidigt en tid endnu, foreslås, at der sker supplerende udpegning/valg til MED-udvalgene for de tilfælde, hvor der er huller i repræsentationen blandt de ordinære medlemmer i MED-udvalgene, og der samtidig ikke er en suppleant, der kan indgå som den ordinære repræsentants stedfortræder. Af bilag 9 fremgår overblik over de midlertidige Område-MEDudvalg. På møde i Personalepolitisk underudvalg den 1. november 2013 pegede medarbejdersiden på, at Region Sjælland i dag ikke lever op til arbejdsmiljøloven, idet der skal være udpeget en arbejdsmiljøleder fra arbejdsmiljøorganisationen i alle MED-udvalg. Sekretariatet har undersøgt dette: Det fremgår af Region Sjællands retningslinjer for administrative valgprocedurer for valg af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere, at ledelsen skal udpege en arbejdsmiljøleder til MED-udvalg. En arbejdsmiljøleder til MED-udvalg er en Dagsorden side 17
ledelsesrepræsentant i MED-udvalget, der samtidig er leder i en arbejdsmiljøgruppe. For det eventuelle tilfælde at der ikke er sket udpegning af en arbejdsmiljøleder i alle midlertidige Område-MED, vil der blive sikret udpegning af dette. Bilag 8: Bilag 9 Fælleserklæring om afbrudt forhandling om ny MED-aftale Overblik over midlertidige Område-MED Indstilling At at der sker supplerende midlertidige valg af medarbejderrepræsentanter til MED-udvalgene for de tilfælde, hvor ordinære medarbejderrepræsentanter ikke længere indgår i udvalget, og der ikke er udpeget/valgt suppleant til at indgå som stedfortræder. der sker udpegning af en arbejdsmiljøleder i de midlertidige MED-udvalg, hvor dette ikke er sket. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 18
Sag nr.: 9 Journalnummer: 12-128815 9. Region Sjællands praksis for håndtering af PCB Resume Sagsfremstilling/bilag Medarbejdersiden ønsker Region Sjællands praksis for håndtering af PCB i bygninger drøftet i MED-Hovedudvalget. PCB står for Polyklorerede bifenyler. Det er en gruppe olielignende industrikemikalier med bl.a. lang holdbarhed og god isoleringsevne. PCB blev brugt i byggeriet fra 1950'erne til begyndelsen af 1970'erne. Medarbejdersiden er blevet anmodet om at komme med supplerende information til sagsfremstillingen. Til brug for drøftelse har sekretariatet modtaget notat fra medarbejdersiden (bilag 10). Sekretariatet har indhentet udtalelse fra Kvalitet og Udvikling, KU-Byg om Region Sjællands praksis for håndtering af PCB i bygninger til brug for drøftelsen (bilag 11). Bilag 10: Bilag 10a Bilag 10b: Bilag 11: Bilag 11a: Notat om PCB fra medarbejderside Artikel om PCB paa sygehus -BT 24. dec. 2012 del 1. (bilag til notat) Artikel om PCB paa sygehus -BT 24. dec. 2012 del 2 (bilag til notat) Region Sjællands praksis for håndtering af PCB Registrering af PCB i bygninger (bilag til notat) Dagsorden side 19
Indstilling: At MED-Hovedudvalget drøfter Region Sjællands håndtering af PCB i et arbejdsmiljømæssigt perspektiv. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 20
Sag nr.: 10 Journalnummer: 12-128815 10. Orientering om underudvalgets arbejder (Personalepolitisk Underudvalg) Resume Sagsfremstilling / bilag Personalepolitisk underudvalg holdt møde den 1. november 2013. Relevante punkter fra mødet i Personalepolitisk underudvalg er behandlet på dagens møde i MED-Hovedudvalget. Bilag 12: Referat fra møde i Personalepolitisk Underudvalg den 1. november 2013 Indstilling at MED-Hovedudvalget orienteres om møde i Personalepolitisk underudvalg den 1. november 2013. MED-Hovedudvalgets behandling Dagsorden side 21
Sag nr.: 11 Journalnummer: 12-128815 11. Gensidig orientering Sagsfremstilling På mødet orienteres om: Status på serviceassistentprojektet De indsamlede oplysninger i kortlægningsfasen vedrørende løsning af nuværende serviceopgaver er ved at blive bearbejdet og samlet i et notat. Det forventes, at resultatet kan forelægges for MED- Hovedudvalget i første kvartal 2014. Næste step i serviceassistentprojektet er analysefasen, som omhandler indhentning af viden vedrørende nye serviceopgaver og snitflader. Projektledelsen er i færd med at drøfte, hvorledes denne fase kan organiseres, herunder planlægning af workshops og en mere bred/ større involvering af ledere og medarbejdere på de somatiske sygehuse og i Psykiatrien. Status på Projekt Mening og Sundhed der vedlægges notat om status (bilag 13) Status på Projekt Find og styrk din arbejdsglæde Koncern HR har under projekt Find og styrk din arbejdsglæde udviklet 2 yderligere arrangementer, der nu udbydes til medarbejderne: o Workshop Led din leder - arbejdsglæde er også et samarbejde med din leder, hvor deltagerne får inspiration og værktøjer til at skabe et konstruktivt samarbejde med sin leder til gavn for sin arbejdsglæde. o Foredrag Gør forandringen god - få det bedste ud af forandringsprocesser, hvor deltagerne får gode råd til at få mere arbejdsglæde, når der sker forhandlinger i arbejdslivet. Der afholdes 3 foredrag i Roskilde, Næstved henholdsvis Ringsted. Læs mere om arrangementerne her Dagsorden side 22
Vold og konflikter udenfor arbejdstid På mødet i Personalepolitisk underudvalg den 1. november 2013 pegede medarbejdersiden på, at en del af løsningen på udfordringen kunne være, at efternavnet fjernes på navneskilte i enheder, der er særligt udsatte i forhold til vold- og konfliktsituationer. Ledelsen overvejer forslaget. Udbud af Sundhedsplatformen Som MED-Hovedudvalget er blevet orienteret om i mail indleder Region Sjælland og Region Hovedstaden kontraktafklaring med Epic om levering af Sundhedsplatformen. Kontrakten forventes at blive underskrevet den 20. december 2013, hvorefter projektet vil gå ind i planlægnings- og implementeringsfaserne. Bilag 13: Status på projekt Mening og Sundhed MED-Hovedudvalgets gensidige orientering Dagsorden side 23
Sag nr.: 12 Journalnummer: 12-128815 12. Eventuelt Dagsorden side 24