Region Midtjylland Regionssekretariet 18. december 2015 /LOHOLK Refer af møde i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional Til stede: Peder bang, Mona Anker, Holger Schildt Knudsen, Peter Hansen, Connie Waldstrøm, Ulrik Serges, Ursula Beeck, Lars Degnbol, Ole Echers, Christian Boel, Lars Ole Dybdal, Carsten Lind, Hans fredborg, Per Grønbech, Mette Kjølby, Jakob Olesen, Lise Tjerrild og Louise Holk (referent). Ikke til stede: Henny Jørgensen, Nicolai Löwenstein og Rikke Dalsgaard Nielsen.
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer 1 2 Stus fra It 2 3 Frivillighedsstregi 4 4 Stus fra arbejdsmiljøorganisionen 5 5 Orientering om trivselsundersøgelse - på tværs af regioner 7 6 Orientering om påtænkt ændring af den organisoriske forankring af DNU 8 7 Godkendelse af mødeplan for HMU 2016 10 8 Gensidig orientering og eventuelt 11
1 1. Godkendelse af refer refer af HMU-mødet den 20. august 2015 godkendes. Refer af HMU-mødet den 20. august 2015 er tidligere fremsendt til udvalget og vedlægges med henblik på godkendelse. Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag HMU-refer, 20. august 2015
2 2. Stus fra It oplægget fra It tages til orientering På HMU-møde den 21. november 2014 fik HMU en orientering om It's stregi og indssområder for 2015. På mødet blev det aftalt, der skulle være et opfølgningsmøde i 2015 med henblik på få en stus for arbejdet med indssområderne. It-direktør Lars Ole Dybdal vil på dette møde holde et oplæg, hvor der gives en stus for arbejdet med Its stregi og indssområder. Der vil desuden blive givet en stus på arbejdet med spareplanen i It, herunder særligt med fokus på konsekvenserne for administrionen, samt hvordan It arbejder for kunne imødekomme de behov og krav, der kommer fra organisionen. Der vil være mulighed for efterfølgende dialog og spørgsmål. It-direktør Lars Ole Dybdal holdt et oplæg, hvor han orienterede om stus fra It afdelingen der henvises til vedlagte slides. Medarbejdersiden spurgte til, hvordan man skaber den robusthed, som det kræves af itmedarbejderne, og udtrykte bekymring for, hvordan medarbejderne skal kunne leve op til de krav, de møder. Der er medarbejdere, der er bekymrede for de krav og opgaver It står over for, da de ikke kan se, der er de nødvendige ressourcer til løfte opgaverne og opfylde ambitionerne. Lars Ole Dybdal bemærkede, It står over for en stor transformion, så der vil være medarbejdere, der oplever ændringer i deres opgaver. Det er helt forståeligt, det kan være vanskeligt håndtere, og det kan skabe en utryghed. It er dog et felt, der hele tiden er udvikling, og det er derfor ofte et vilkår, hvorfor det også er nødvendig med fleksibilitet. Der er også en af grundene til, der er behov for en transparent afdeling, så alle kender ressourcebehovet, og ved hvad ressourcerne bliver brugt på, og kender prioriteringerne. Lars Ole Dybdal gav desuden udtryk for, han ønsker være åben og
3 have dialog med medarbejderne, og håber også, det er sådan medarbejderne opfter det. HMU bemærkede, det er vigtigt, der er fokus på de medarbejdere i It, som udtrykker bekymringer. HMU udtrykte desuden anerkendelse for det store arbejde, der bliver gjort i It både fra ledelsen og medarbejderne. Bilag HMU_It-stus_2015_11_24
4 1-15-0-77-1-12 3. Frivillighedsstregi udkast til Region Midtjyllands frivillighedsstregi drøftes. Der er udarbejdet et udkast til stregi for samarbejdet med frivillige i Region Midtjylland. Udkastet er drøftet i RMU den 14. september 2015 og er herefter sendt i høring. Udkastet er vedlagt som bilag med henblik på drøftelse i HMU for fællesfunktioner, stabe og Regional, herunder mulighed for HMU kan afgive høringssvar. Høringsbrev, Frivillighedsstregi, samt Principper og gode råd er vedlagt som bilag. Den fremsendte frivillighedsstregi blev drøftet. HMU havde ingen særlige bemærkninger til stregien, men der blev informeret om, Præhospitalet har angivet nogle bemærkninger. Det blev aftalt, HMU fremsender høringssvar sammen med Præhospitalet. Høringssvaret er vedlagt som bilag. Bilag Høringsbrev.Frivillighedsstregi frivillighedsstregi_udkast_rmu_14092015 Principper og gode råd Høring_Frivillighedsstregi_HMU_fællesfunktioner, stabe og Regional
5 4. Stus fra arbejdsmiljøorganisionen stus fra arbejdsmiljøorganisionen tages til orientering. Der gives en stus fra arbejdsmiljøorganisionen. - Oversigt over reaktioner fra Arbejdstilsynet. Oversigten er vedlagt som bilag til orientering. - Afholdt temadag den 9. september 2015 vedr. "Dilemmaer og balancer i en omstillingskultur." Ændring af arbejdsmiljøsystemet Arbejdsmiljøorganisionen orienterede om, dele af arbejdsmiljøsystemet ændres. Som det er i dag, er der nødvendigt registrere to steder, hvilket ændres, så det sikres, alle registreringer bliver samlet. Det kan betyde, der kan komme en stigning i antallet af registrerede arbejdsulykker i den kommende redegørelse pga. forbedret registrering. Temadage og netværksmøder Derudover orienterede arbejdsmiljøorganisionen om, der er afholdt fire netværksmøder hen over året med forskellige temaer; blandt andet vedrørende ergonomi og resilience, som arbejdsmiljøgrupperne vil arbejde videre med også i 2016. TULE/APV På næste RMU-møde vil der være en drøftelse af om TULE/APV fremadrettet skal gennemføres hvert andet eller tredje år. Hvis det skal følge den nuværende kadence skal det gennemføres i 2016, hvor det er forslags påbegyndt ultimo august 2016. Ledelsen bemærkede, hvis der skal afholdes TULE/APV hvert 3. år, vil det være nødvendig med drøftelse af, hvorvidt man kan have nogle mindre, hyppigere løbende målinger.
6 Henvendelse fra Hospitalsapoteket Der blev orienteret om, der er kommet en mail fra Hospitalsapoteket vedrørende arbejdsmiljøarbejdet. HMU har tidligere gjort afdelingen opmærksom på, den er velkommen til rette henvendelse til HMU, når de oplever nogle forhold, som HMU kan være behjælpelig med. Arbejdsmiljøgruppen vil i samarbejde med Koncern HR, Fysisk arbejdsmiljø gå i dialog med Hospitalsapoteket om, hvordan arbejdsmiljøorganisionen kan understøtte Hospitalsapotekets udfordringer. Præhospitalet er ligeledes gjort opmærksom på, de også er velkommen til henvende sig til HMU. Påbud fra Arbejdstilsynet Der blev informeret om, der er udarbejdet oversigt over reaktioner fra Arbejdstilsynet. Som det fremgår af vedlagte bilag er der også givet påbud for fællesfunktioner, stabe og Regional. Bilag Påbud i Region Midtjylland januar 2012 - oktober 2015
7 5. Orientering om trivselsundersøgelse - på tværs af regioner resulterne af trivselsundersøgelsen tages til orientering. Der gennemføres trivselsundersøgelser i alle regioner, og der er netop udarbejdet en opderet rapport om trivslen på arbejdspladserne i regionerne. De fem regioner har stillet en række enslydende spørgsmål i trivselsundersøgelserne, og besvarelserne er samlet i en fælles rapport. Rapporten er vedlagt som bilag til orientering. Der blev orienteret om den vedlagte trivselsundersøgelse for regionerne, som var en del af spørgsmålene ved TULE. Det blev bemærket, resulterne kun viser gennemsnitstallene, og ikke varianserne, hvorfor der er en del bagvedliggende informion, der ikke fremgår. Bilag Trivsel på regionernes arbejdspladser okt 2015 (2)
8 6. Orientering om påtænkt ændring af den organisoriske forankring af DNU orienteringen om påtænkt ændring af den organisoriske forankring af DNU og dermed tilknytningen i MED-systemet drøftes. Ansvaret for planlægning og gennemførelse af byggeriet i Skejby har hidtil været placeret i en selvstændig projektafdeling med reference direkte til direktionen i Region Midtjylland. De første afdelinger flytter snart ind i nye hospitalsbygninger i Skejby, og dermed ændrer DNU-projektet sig fra være et planlægnings- og byggeprojekt til også være et flytte- og implementeringsprojekt. Projektet kommer dermed ind i en fase, som får afgørende indflydelse på hospitalets drift. Det vurderes derfor hensigtsmæssigt ændre på Projektafdelingens organisoriske tilknytning. Hospitalsledelsen på Aarhus Universitetshospital og projektdirektøren i DNU foreslår derfor: Projektafdelingen for DNU bliver en del af Aarhus Universitetshospital med virkning fra den 1. august 2016. Projektafdelingen for DNU forankres som en stab på hospitalet i lighed med administrionen, men afdelingen forts skal have adresse på Hedeager i Skejby. Projektdirektøren foreslås indgå i centerledelseskredsen og referere til hospitalsledelsen på Aarhus Universitetshospital. Projektdirektøren er forts økonomisk ansvarlig, og der vil fors være en styregruppe med Ole Thomsen som formand. Projektafdelingens ansvar med hensyn til etableringen af Nyt Psykirisk Center i Skejby forts varetages med direkte reference til koncerndirektøren med særligt ansvar for Psykiri og Social og i tæt samarbejde med Psykiri- og Socialledelsen. Det er planlagt, regionsrådet orienteres om den påtænkte ændring, og forslaget drøftes i Hoved-MEDudvalget på Aarhus Universitetshospital og Hoved-MEDudvalget for fællesfunktioner, stabe og Regional, inden der træffes endelig beslutning om forslagets implementering. Projektafdelingens Lokal-MEDudvalg er orienteret om forslaget og vil fors blive inddraget under den videre proces.
9 Der blev orienteret om, DNU-projektet ændrer sig fra være et planlægnings- og byggeprojekt til også være et flytte- og implementeringsprojekt. Det er derfor vurderingen, det vil være hensigtsmæssigt ændre på Projektafdelingens organisoriske tilknytning, så den bliver tilknyttet som en del af Aarhus Universitetshospital. Forslaget blev drøftet og bakkede op om forslaget. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, det er vigtigt, projektafdelingen bliver inddraget i processerne, så der sikres en god overdragelse. Ledelsessiden informerede om, ændringen har været drøftet i DNU's LMU, og refererede til refer fra sidste møde i LMU, hvor det fremgår, : "LMU finder det hensigtsmæssigt, der nu sker en sammenlægning af PA og AUH. LMU bakker op om, PA fortsætter som en selvstændig afdeling med reference til HL, og PA bevarer sin nuværende adresse på Hedeager 3. Fra medarbejderside rettes opmærksomhed på, der er mange dygtige folk i PA, som vil kunne være et aktiv for RM, også når der ikke længere er arbejdsopgaver til dem ifm. DNU projektet."
10 7. Godkendelse af mødeplan for HMU 2016 mødeplan for HMU-møder 2016 godkendes Der er udarbejdet nedenstående mødeplan for HMU-møderne 2016: 17. marts 2016 kl. 10.00-12.00 28. juni 2016 kl. 10.00-12.00 26. august 2016 kl. 10.00-12.00 29. november 2016 kl. 10.00-12.00 Derudover kan der indkaldes til møder efter behov. Mødeplanen blev godkendt uden bemærkninger.
11 8. Gensidig orientering og eventuelt emnerne under dette punkt tages til orientering Der vil under dette punkt være mulighed for orientere om aktuelle emner. Procedure i forbindelse med ansættelse Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, den har oplevet nogle rekrutteringer, hvor der bliver spurgt til lønforventninger, når kandiderne fremsender ansøgningerne, hvilket betragtes som i strid med de faglige organisioners forhandlingsbeføjelser. Det blev aftalt, sagen undersøges nærmere med de involverede parter og med inddragelse af Koncern HR. Kaffeordningen Der blev spurgt til kaffeordningen, og stus til denne. Samtidig blev der gjort opmærksom på, der er en del utilfredshed og bekymring for ordningen. Der blev svaret, det ikke på nuværende tidspunkt er kendt, hvor mange der er tilmeldt ordningen, og derfor hvordan det vil påvirke afdelingerne. Direktionen direkte Koncerndirektør Christian Boel spurgte om, der var nogle bemærkninger til konceptet Direktionen direkte, som er indført i efteråret. Medarbejdersiden tilkendegav, det er et godt tiltag og godt møde og høre direktionens tanker, men derudover var der ingen særlige bemærkninger.