1 Revision af de sociale områder med statsrefusion 1.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 1.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser. 1.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske for- Side 1 af 7
hold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 1.2 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige). Vi har foretaget gennemgang af 97 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Ydelseskontoret Ledelsestilsyn Ifølge kommunens retningslinier om administrative forretningsgange intern kontrol KMD-Aktiv skal der udtages 5 sager pr. uge til kontrol for udbetalingsenhed 033. Vi har konstateret, at der ikke i alle tilfælde foretages kontrol af 5 sager pr. uge, ligesom kontrollen ikke var foretaget siden primo august 2010. Vi har fået oplyst, at der fastsættes forretningsgange med henblik på at sikre, at kontrollen sker i overensstemmelse med de fastsatte regler. Voksen handicap Ledelsestilsyn SL 100 Vi har konstateret, at der fortsat ikke er foretaget ledelsestilsyn på området. Vi har fået oplyst, at ledelsestilsynet nu er fastlagt, og at der vil blive foretaget ledelsestilsyn med tilbagevirkende kraft i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer herfor. Borgerservice Boligstøtte, folkepension og førtidspension, børnefamilieydelser og underholdsbidrag samt sygedagpenge og barsel Vi har konstateret, at der for ovennævnte områder ikke er foretaget kontrol 4 gange årligt jfr. kommunens retningslinier herfor. Vi har fået oplyst, at kontrollen først er foretaget fra 3. kvartal 2010 (enkelte områder fra 2. kvartal 2010). Vi har aftalt, at kontrollen fremover bliver foretaget i overensstemmelse med kommunens retningslinier. Side 2 af 7
Beboerindskudslån Vi har konstateret at der ikke foreligger stillingtagen til bestemmelserne i boligstøttelovens 58, stk. 4, hvoraf det fremgår, at kommunalbestyrelsen kan forlange at rente- og afdragsfriheden for lån ophører eller at lånet afdrages over et af kommunalbestyrelsen fastsat kortere åremål eller eventuelt indfries med 12 måneders varsel. Vi har efterfølgende fået oplyst, at borgerservice har fastlagt forretningsgang for kontrollen, således at der 1 gang årligt foretaget gennemgang af indkomstkontrollisten som modtages fra KMD i marts måned. I den forbindelse vil det blive vurderet, om husstandsindkomsten/formue giver anledning til tilbagebetaling. Sygedagpenge kontrol af indberetninger via Virk.dk Det fremgår af 8 i bekendtgørelse nr. 643 af 11. juni 2010 med ikrafttræden den 23. august 2010, at kommunen hver måned skal udtage 10 indberetninger, der foretages igennem SDPR-løsningen til stikprøvekontrol. Stikprøverne kan alene foretages på sager, som ikke er udpeget til skærpet kontrol af VAS (systemet for Validering af Atypisk Sygefravær). Kommunen skal sende oplysning til VAS om hvilke sager, der er udtaget til stikprøvekontrol. På revisionstidspunktet fik vi oplyst, at denne form for kontrol ikke var udført. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kontrollen er foretaget for januar 2011 og fremover vil blive udført i overensstemmelse med den fastlagte forretningsgang af 3. januar 2011. På øvrige personsagsområder er det vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 1.3 Personsager På de under afsnit 1.2 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 1.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 3 antal personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres Side 3 af 7
1.3.2 Førtidspensioner Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres 1.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og -bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 64 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: manglende jobplaner/underskrevne jobplaner i 7 sager ud af 9 aktiverings- og forrevalideringssager. manglende rettidig opfølgning i 8 sager ud af 19 kontanthjælps, aktiverings- og forrevalideringssager (fra 7 dage til 124 dage for sent). manglende journalføring/dokumentation for, at indholdet af foretagne jobsamtaler er foretaget i overensstemmelse med 29 i bekendtgørelse nr. 865 af 1. juli 2010. Forholdet er konstateret i 5 sager ud af 17 kontanthjælps- og aktiveringssager. manglende rettidig opfølgning i 8 sager ud af 12 sygedagpengesager (fra 6 dage til 56 dage for sent). På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres Vi har fået oplyst, at der i 2. halvår 2010 er foretaget en organisationsændring med det formål at styrke det faglige tilsyn samt sagsbehandlingens generelle kvalitet. Der er således udpeget en faglig konsulent, med ansvar for forretningsgange, ledelsestilsyn m.v. ligesom der er taget skridt til intern undervisning og større entydighed i ansvaret for sagsbehandlingen. Det er vores vurdering, at kommunen med disse tiltag har taget en række initiativer, som fremadrettet kan bidrage til at forbedre sagsbehandlingens kvalitet. Der henvises i øvrigt til afsnit 3.1, Revisionens bemærkninger. 1.3.4 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 14 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, som kan henføres til manglende rettidig opfølgning i 4 sager ud af 5 sager vedrørende udbetaling af revalideringsydelse (fra 10 dage til 49 dage for sent). Side 4 af 7
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres Der henvises i øvrigt til afsnit 1.3.3 og afsnit 3.1, Revisionens bemærkninger. 1.3.5 Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder jobtræning og forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller i 8 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning vedrørende forsikrede ledige, som kan henføres til: manglende rettidig opfølgning i 3 sager ud af 6 sager (fra 9 dage til 98 dage for sent). manglende jobplan i 2 sager ud af 6 sager. fejlkonteringer i 4 sager ud af 6 sager. Det er oplyst, at der er fortaget fornødne berigtigelser i sagerne. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres Der henvises i øvrigt til afsnit 1.3.3 og afsnit 3.1, Revisionens bemærkninger. Side 5 af 7
2 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger I forbindelse med revisionen har vi foretaget opfølgning af tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold, omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er gengivet tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne. 2.1 Revisionsberetning nr. 10 (side 180): Personsager Vi afgav følgende revisionsbemærkning ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2009: Sagsadministrationen for integration, kontanthjælp, sygedagpenge og revalidering ses ikke i alle tilfælde at være foretaget For integrationsområdet er der tale om: Manglende kontrol af uforenelige ydelser og formueforhold Manglende stillingtagen til hvorvidt den pågældende skal tilmeldes som jobsøgende i Jobcenter eller årsag til ikke tilmelding At tilbuddene i introduktionsprogrammet ikke fremgår af kontrakten med timetal, kategori og periode Manglende dokumentation for udgifter i forbindelse med etablering. For kontanthjælp, sygedagpenge og revalidering er der tale om for sen opfølgning på det individuelle kontaktforløb jf. LAB s bestemmelser herom. Desuden er der for revalideringsområdet tale om anvendelse af forkert takst i forbindelse med beregning af refusion til arbejdsgiver. Kommunen har bl.a. på baggrund af vores bemærkning i beretning nr. 7 af 23. april 2009 fokuseret på overholdelse af rettidigheden ved udførelsen af ledelsestilsynet i 2009. Vi anbefaler, at kommunen udover fortsat fokus på rettidigheden - også fremadrettet fokuserer på kvaliteten i gennemgangen af sagerne, så regler i henhold til lovgivningen overholdes. Byrådets besvarelse Syddjurs byråd har behandlet revisionsbemærkningen i sit møde den 29. april 2010. Det fremgår af administrationens besvarelse, at der er iværksat en række initiativer på områderne til afklaring af de omtalte forhold. På baggrund af byrådets besvarelse og den udførte revision i 2010 anser vi bemærkningen for afsluttet vedrørende de ovenfor anførte forhold på integrationsområdet samt anvendelse af forkert takst i forbindelse med beregning af refusion til arbejdsgiver på revalideringsområdet. For så vidt angår for sen opfølgning henvises til afsnit 1.3.3, 1.3.4 og 1.3.5. Side 6 af 7
3 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 3.1 Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Kontante ydelser Revalidering Arbejdsmarkedsforanstaltninger For det nærmere indhold henvises til henholdsvis afsnit 1.3.3, 1.3.4 og 1.3.5. Vi har fået oplyst, at der i 2. halvår 2010 er foretaget en organisationsændring med det formål at styrke det faglige tilsyn samt sagsbehandlingens generelle kvalitet. Der er således udpeget en faglig konsulent, med ansvar for forretningsgange, ledelsestilsyn m.v. ligesom der er taget skridt til intern undervisning og større entydighed i ansvaret for sagsbehandlingen. Det er vores vurdering, at kommunen med disse tiltag har taget en række initiativer, som fremadrettet kan bidrage til at forbedre sagsbehandlingens kvalitet. Side 7 af 7