Rapportering for 4. kvartal 2014 Opførelse af Nyt OUH
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Kortfattet status... 3 3. Rapportering... 3 3.1 Byggeriets fremdrift... 3 3.2 Projektets økonomi... 7 3.3 Risikovurdering... 9 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici... 9 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde... 12 3.3.3 Projektets styringsmanual... 12 3.4. Kvalitet og indhold... 13 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5, Generelle principper... 13 4. Bilag:... 14 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 14 Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler... 14 Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark... 15 Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet... 16 Side 2 af 16
Rapportering for 4. kvartal 2014 Nyt OUH 1. Indledning Den somatiske del af Nyt OUH er et kvalitetsfondsstøttet byggeri. Projektet blev igangsat med regionsrådets beslutning i 2008. Det samlede byggeri vil udover den somatiske del også omfatte en psykiatrisk del finansieret af regionen, ligesom der vil ske en sammenfletning med det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet (SUND). 2. Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Økonomi Uændret Tid Uændret Kvalitet Uændret Som beskrevet i de seneste to kvartalsrapporter, havde bygherre og bygherrerådgiver rejst en række spørgsmål i forbindelse med granskningen af dispositionsforslaget. Spørgsmålene vedrørte overordnet usikkerhed om overholdelse af arealrammen og afledt heraf, projektets økonomiske ramme. Endvidere blev der stillet spørgsmålstegn ved den fremadrettede organisering hos totalrådgiver. Totalrådgiver har på denne baggrund udarbejdet et review af projektet, som optimerer antallet af kvadratmeter der ikke bliver benyttet til kliniske formål. Dette betyder blandt andet et reduceret grundplan og kælderudlæg samt en yderligere optimering af disponeringen af sygehuset og en tilpasning af landskabsarbejderne. Der arbejdes fortsat med snitflader i forbindelse med energiforsyningen såvel som med standardisering af de enkelte rum såvel som bygningselementer. Ligeledes er organisationen hos Totalrådgiver under udfoldelse, men overordnet ved at falde på plads. Kvaliteten af sygehuset vurderes uændret i forhold til oprindeligt forslag, da der er tale om en række optimeringer af ikke kliniske funktioner, ligesom mulighederne for at udbygge Nyt OUH på et senere tidspunkt, samlet set heller ikke er påvirkede. Dispositionsforslaget kan herefter forelægges for de politiske udvalg og regionsrådet i henholdsvis marts og april 2015. Kommende politiske beslutninger vedrører, udover dispositionsforslag, godkendelse af indstilling om ansøgning om statslig lånefinansiering til opnåelse af bygningsklasse 2020, godkendelse af udbetalingsanmodning samt faseskiftrapportering. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Størstedelen af dispositionsforslaget blev afleveret fra totalrådgiver ultimo 1. kvartal 2014, mens den resterende del, herunder tidsplaner, anlægsøkonomi og dele af den psykiatriske del blev afleveret primo 2. kvartal. Bygherres og bygherrerådgivers granskning ledte til en Side 3 af 16
række spørgsmål vedrørende tid, økonomi samt organisering og overordnet blev der sået tvivl om overholdelse af anlægsrammen med det nuværende projekt. Totalrådgiver udarbejdede på denne baggrund et review af projektet, som reducerer i antallet af kvadratmeter der ikke bliver benyttet til kliniske formål. Dette har blandt andet mundet ud i er reduceret fodaftryk og derved en justeret klinisk struktur, et reduceret kælderudlæg samt en yderligere minimering af arealer på etagerne der ikke fandt specifik anvendelse. Herudover vil der ske en reduceret landskabsbearbejdning af byggeriets udenomsarealer samt en revurdering af grænsefladerne for energiforsyningen. Der pågår ydermere analyser vedrørende off-site manufactoring og derved muligheden for standardisering for så vidt angår bygningsdele såvel som specifikke rumtyper. Reduktionen af kvadratmeterne kommer ikke til at ændre på kvaliteten af sygehuset. Fokus i reviewet har udover reduktionen været, at sikre projektets bygningsmæssige fleksibilitet og robusthed, herunder anvendelse- og udbygningsmuligheder samt sikre robusthed i kælderen, hvorved det fremtidige valg af logistiksystem er upåvirket. Kvaliteten i figur 1 er derfor uændret i forhold til sidste kvartalsrapport. Der blev endvidere stillet spørgsmålstegn ved den fremadrettede organisering hos totalrådgiver. Medic OUH har løbende arbejdet med, at besætte projektet med en ny organisation og bemanding, som regionen har tillid til kan færdiggøre dispositionsforslaget og gennemføre de næste faser. Organiseringen er i det store hele faldet på plads og har blandt andet betydet et øget fokus og styrkelse af projekteringslederdelen samt de nødvendige støttefunktioner herfor. I særdeleshed i forbindelse med støttefunktionerne ser bygherren det som et område der til stadighed er under udvikling og vil kræve kontinuerligt fokus i den fremadrettede proces. Der er løbende afholdt opfølgningsmøder i styregruppen for Nyt OUH vedrørende fremdriften i processen. På møderne sikres det, at projektets bygherre og bygherrerådgiver er tilstrækkeligt betrygget i det igangværende arbejde i forhold til at aflevere et dispositionsforslag til granskning hos bygherren primo februar. Dispositionsforslaget kan forelægges for de politiske udvalg og regionsrådet i henholdsvis marts og april 2015, mens endelig aflevering af projektet forventes at ske medio 2022. Tiden i figur 1 er fortsat rød, da dispositionsforslagsfasen og den endelige aflevering er forsinket jævnfør seneste rapportering. Økonomien er i figur 1 fortsat markeret med gul da overholdelse af den overordnede økonomiske ramme vurderes presset i lighed med landets øvrige kvalitetsfondsprojekter. I det forgangne kvartal er der endvidere arbejdet med en robust planlægning af næste fase, projektforslagsfasen. Herunder er der opnået enighed mellem totalrådgiver, bygherrerådgiver samt projektorganisationen om mødestruktur, mens arbejdet omkring afrapporteringsstruktur stadig pågår. Endvidere har der været arbejdet med et øget fokus på IKT (informations- og kommunikationsteknologi) i projektet fremadrettet herunder i særdeleshed samspillet mellem de enkelte modeller i BIM-projekteringen (bygningsinformationsmodellering). Side 4 af 16
Der er som nævnt i seneste kvartalsrapport nedsat en logistikgruppe med totalrådgiver som ansvarlig. Gruppen refererer til projektledelsesgruppen (PLG). Der er i perioden arbejdet intensivt med kvalificering af datagrundlaget såvel som en kvalificering af delkoncepterne til brug for beslutning om logistiksystem på Nyt OUH. Valg af udbudsstrategi på logistikområdet afventer beslutning. Arbejdet med kunst på Nyt OUH og SUND er, efter vedtagelse af kunststrategien Kunst og Funktion i Det Fælles Kunstudvalg, delt i tre dele: - Kunstprojekter for Nyt OUH - Kunstprojekter for SUND - De Fælles Kunstprojekter Nyt OUH / Nyt SUND. Den fælles kunststrategi er gældende for alle tre delområder. Til at bistå organisationerne i arbejdet med kunst er der nu tilknyttet to kunstkonsulenter udpeget med bistand fra Statens Kunstfond. I forlængelse af kunststrategien, arbejdes der nu med udarbejdelse af handleplaner, konkretisering af strategien i kunstprojekter og valg af kunstnere, dette arbejde forløber ligeledes i de ovenstående tre spor. - Handleplanen for udmøntning af kunststrategien for Nyt OUH, vil blive genoptaget i Kunstudvalget for Nyt OUH i februar 2015, når der foreligger nyt udkast til dispositionsforslag, og dermed mulighed for stillingtagen til placering af mulige kunstprojekter i komplekset. - Handleplanen for Sund forløber i regi af BYGST og SDU, der er her udvalgte kunstnere der arbejder på skitseprojekter. - Hvad angår de Fælles Kunstprojekter, er der indstillet kunstnere til fire fælles kunstprojekter mellem Det Sundhedsvidenskabelige fakultet SUND og Nyt OUH. De fire fælles kunstprojekter er defineret som: Hovedindgangen for SUND, Koblingszonen, Vidensaksen og Nyt OUHs hovedindgang. For de to sidstnævnte er der udvalgt et antal kunstnere, som via deres skitseforslag skal konkurrere om at vinde kunstopgaven. Der bliver i januar 2015 fremlagt skitseprojekter for de to hovedindgange og vidensaksen, hvorefter der træffes beslutning om projekterne i Det Fælles Kunstudvalg i løbet af februar. For Koblingszonen vil processen med skitsefremlæggelse foregå i april 2015. I forlængelse af opfølgningsmøde afholdt mellem Projektorganisation for Sygehusbyggeri, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse samt Nyt OUH i 3. kvartal har der medio december været afholdt endnu et opfølgningsmøde. Mødernes formål har været, at orientere om den udmeldte forsinkelse såvel som de tiltag der sker og er sket i den forbindelse. Aktiviteterne i Udstyrssporet, har i sidste kvartal af 2014 bl.a. været afledt af, at projektledelsen er hjemtaget til bygherren. Ansvaret for gennemførelsen af udstyrssporets opgaver er som tidligere bygherrens, og det er således kun ansvaret for projektledelsen der er hjemtaget. Afledt reorganisering, etablering af koordinatorfunktion i.f.t. byggesporet er gennemført i sidste kvartal 2014. Der er etableret masterplan for det videre udstyrsarbejde og endvidere etableret nødvendigt projektledelsesværktøj m.h.p. effektiv projektledelse. Side 5 af 16
Derudover har etablering af nødvendigt grundlag for udstyrssporets opgaveløsning i kommende projektforslagsfase været prioriteret. Herunder kan nævnes etablering af rumfunktionsbeskrivelser for alle udstyrstunge afdelinger samt for alle laboratorier samt gennemførelse af udstyrsbestykninger af disse afdelingers og laboratoriers tilknyttede rum. Herudover har udstyrssporet udarbejdet grundlag for dimensionering og disponering af arealer til udstyrsdepoter (ikke stationært udstyr). I forlængelse af den indgåede principaftale har Lov om Odense Letbane været i høring og Region Syddanmark har afgivet høringssvar vedrørende, at færdiggørelsestidspunktet for Nyt OUH i år 2020 ikke længere kan lægges til grund for letbanen. I relation til Lovforslaget om letbane er der udarbejdet en samarbejdsaftale for anlæg af letbanen igennem Nyt OUH-området, med bl.a. aftale om finansiering af følgeomkostninger for Nyt OUH på grund af letbanens linjeføring gennem Nyt OUH. Det vurderes, at det afsatte beløb i budgettet for letbaneprojektet, vil være tilstrækkeligt til at afholde følgeomkostningerne. Det er endvidere aftalt, at der etableres en samarbejdsstruktur, hvor formålet dels bliver godkendelse af følgeomkostningerne samtidig med en minimering af selvsamme. Der er aftalt samarbejdsstruktur om afklaring af grænseflader mellem letbanens og Nyt OUH projektets udbudsmaterialer. Der arbejdes primært på to fronter. - Minimering af grænseflader og koordinering med letbanen ved at udføre nogle indledende arbejder - arbejder for Nyt OUH projektet for at sikre et afskærmet trace for letbane, således der ikke senere skal udføres arbejder af Nyt OUH projektet under letbane trace. - Arbejde med input og koordinering af Letbanens udbudsmateriale hvor kravspecifikationer, planlægning og byggepladskoordinering er i fokus. Som en del af disse to områder pågår analyser og rapporter fra totalrådgiver vedrørende letbanens påvirkning mod omgivelserne for så vidt angår blandt andet den elektromagnetiske påvirkning (EMC) og vagabonderende strøm. Analyseresultatet skal bruges i forbindelse med vurderingen af afværgeforanstaltninger og supplerende bygningsfysiske tiltag for at imødekomme letbanes påvirkninger af vibrationer, EMC, masser i bevægelse m.m. Desuden færdiggøres pt. afrapporteringen af totalrådgivers analyse vedrørende Medicoteknisk udstyrs evne til at modstå letbanens påvirkning af elektromagnetiske påvirkning (EMC). Der henvises endvidere til risiko 3 i afsnit 3.3.1 for en uddybning. Bestyrelsen for Syddansk Universitet har godkendt, at opførelsen af Nyt SUND (udvidelsen af det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Syddansk Universitet) bliver sat på en midlertidig pause. Således vil det nye ibrugtagningstidspunkt for udbygning af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet blive september 2022. Dette sker på baggrund af en vurdering af de uhensigtsmæssigheder der vil være forbundet med det daglige arbejde og den daglige interaktion for så vidt angår forskning og undervisning ved en længere tids adskillelse mellem de to institutioner. I forbindelse med Regionsrådets godkendelse af budget 2015 er det besluttet, at psykiatrien, som ikke er en del af kvalitetsfondsprojektet, opføres som OPP (Offentlig- Side 6 af 16
Forbrug i mio. kr. Privat Partnerskab). Alt afhængig af model der vælges for OPP-samarbejdet vil der være grænseflader der kan have betydning for opførelsen af den somatiske del af Nyt OUH. OPP-projektet omfatter dog ikke Børne- og ungdomspsykiatrien samt psykiatriens andel af de kliniske og ikke kliniske fællesfunktioner. Figur 2 viser projektets akkumulerede investeringsprofil sammen med det akkumulerede forbrug. Det underliggende datamateriale findes i bilag 4. Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift, 09-PL. Byggeriets økonomiske fremdrift - hele projektet 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Revideret akkumuleret investeringsprofil Akkumuleret forbrug Det bemærkes, at der ikke indgår en oprindelig investeringsprofil idet denne, jævnfør regnskabsinstruksen, først vil indgå efter godkendelse af udbetalingsanmodning. 3.2 Projektets økonomi Projektets bevilling på 6,3 mia. kr. (09-PL) forventes overholdt. Nedenstående skema viser status på budget, forbrug og byggefremdrift for den somatiske del af Nyt OUH. Side 7 af 16
Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Løbende priser Oprindeli gt budget Korriger et budget Forbrug pr. 31.12.14 Disponer et forbrug pr. 31.12.14 Forvente t resteren de forbrug Forvente t samlet forbrug Evt. differen ce: budget og forvente t forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Delprojektoversigt Bygherreudgifter 378,4 140,7 237,7 378,4 0,0 Projektrådgivning 650,0 176,4 16,0 457,6 650,0 0,0 Grundkøb 134,4 134,4 0,0 134,4 0,0 Byggeudgifter (excl. Logistiske systemer mv.) 3.646,6 0,0 3.646,6 3.646,6 0,0 IT, apparatur og inventar (incl. Logistiske systemer mv.) 1.305,2 20,1 1.285,1 1.305,2 0,0 Mio. kr. Reserve til regionsrådets disposition 301,3 301,3 301,3 0,0 Reserve til prisregulering 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 583,0 583,0 583,0 0,0 I alt investeringsramme 6.998,8 471,6 16,0 6.511,2 6.998,8 0,0 Det bemærkes, at der er indarbejdet en opklassificering til bygningsklasse 2020, hvor der ansøges om statslige lånemidler svarende til 2,3% af den samlede ramme, i alt 144,9 mio. kr. 09-PL. Stadet er overordnet så langt som forudsat ved sidste kvartalsrapportering og den realiserede færdiggørelsesgrad kan opgøres til 7%. Den aktuelle færdiggørelsesgrad er vurderet af projektledelsen bistået af bygherrerådgivers vurdering. Skema 2 viser projektets økonomi fordelt på år. Udgiftsprofilen er meget afhængig af projektets tidsplan, udbudsstrategi mv. og er derfor fortsat behæftet med stor usikkerhed. Først i 2016 når der foreligger et projektforslag og man derved har en opdeling i delprojekter vil udgiftsprofilen kunne angives med en større sikkerhed. I forhold til seneste kvartalsrapport afspejler skemaet, at det for 2014 er forbrugs- og ikke budgettal der indgår. Ligeledes er der i budgettet for 2015 korrigeret for købet af grunden der fandt sted ultimo 2014. Overslagsårerne afspejler den senere ibrugtagelsesdato, men afventer revideret budget der vil blive fremlagt for styregruppen 12. marts 2015. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Side 8 af 16
3.3 Risikovurdering I forhold til senest kvartalsrapportering er der ingen nye risici i kvartalsrapporten, ligesom der heller ikke er ændringer i risikoniveau for de enkelte risici. Risici uddybes nedenfor. Figur 3: Projektets hovedrisici Konsekvens Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 Sammenfald af udbud på de andre superhospitaler / stort udbud - få aktører Uændret Uændret Uændret 2 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH Uændret Uændret Uændret 3 Letbane Uændret Uændret Uændret 4 Manglende realisering af nettoarealer inden for anlægsrammen Uændret Uændret Uændret 5 Manglende forankring af projektet hos brugerne Uændret Uændret Uændret 6 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Uændret Uændret Uændret 7 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Uændret Uændret Uændret 8 Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus Uændret Uændret Uændret 9 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Uændret Uændret Uændret 10 Kompleks governancestruktur mellem DDH og projektgennemførelse på OUH og RSD Uændret Uændret Uændret 3.3.1 Beskrivelse af væsentligste risici Risiko 1: Risiko for sammenfald af udbud med andre kvalitetsfondsprojekter Der er risiko for sammenfald af udbud for de større sygehusprojekter og andre store anlægsprojekter, hvilket kan påvirke markedsforholdene i en negativ retning og derved have en negativ økonomisk konsekvens som vil afspejle sig i kvaliteten. Det fremgår af en markedsanalyse for perioden 2015-2020 udarbejdet af bygherreforeningen (juni 2014), at den nuværende kapacitet af entreprenører ikke vil kunne følge med efterspørgslen. Dette forhold skal nøje vurderes i forbindelse med udarbejdelse af udbudsstrategi (projektforslagsfasen) og udbudsmateriale (hovedprojektfasen), herunder sprog og risikodeling i den forbindelse. For nuværende indhentes erfaringer fra andre kvalitetsfondsprojekter, som input til udbudsstrategi. Risikogruppen følger risikoen tæt og vurderer ved starten af projektforslagsfasen om der er behov for en indstilling til PLG (med udgangspunkt i dispositionsforslagets indhold). Risikovurdering er uændret i forhold til sidste rapportering. Risiko 2: IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH På nuværende sygehuse findes der ingen IT-løsninger, der kan understøtte den nye måde at lave logistik på (som logistiksystemet er beskrevet i byggeprogrammet). Såfremt logistikken ikke fungerer optimalt vil det få konsekvens for alle konsekvensparametre, dog primært kvaliteten (herunder driften af sygehuset). IT understøttelse af logistik er en af arbejdsgrupperne i den nye fællesorganisering af logistik i projektet. Der anvendes en metodik, Business Process Management (BPM)/modellering, som pilotprojekt til dokumentation af behov for IT understøttelse. Rapport er udarbejdet, behandlet af styregruppen og nu revideret til godkendelse i gruppen Nyt OUH Logistik. Efter faseskift vil den reviderede rapport blive fremlagt i projektledelsesgruppen. Side 9 af 16
Derudover er der en usikkerhed forbundet med de igangværende overvejelser om alternative løsninger for logistiksystem. Når logistik system er valgt, vil risiko blive revurderet. I forhold til seneste kvartalsrapport er roller og ansvar mhp. gennemførelse af nødvendige IT-projekter blevet afklaret imellem byggeprojekt og normalsystemet. Dette er en væsentlig forudsætning for det videre arbejde. Risikovurdering er uændret i forhold til seneste rapportering, da beslutning om rolle og ansvarsfordeling kun lige er blevet vedtaget. Risiko 3: Letbane Opførelsen af en letbane samtidig med opførelsen af Nyt OUH indebærer flere risici, herunder usikkerhed omkring elektromagnetiske felter (EMC), vibrationer og støj og deraf usikkerhed omkring behovet for kompenserende tiltag herfor. Herudover er der tale om en generel kompleksitet i koordineringen af projektering og opførelse af hospital og letbane samtidigt, idet letbanen skal passere krydsende gangbroer og tunneller, ligesom der vil være grænseflader mht. ejerforhold (finansiering) og den senere drift og vedligehold. Risikoen er aktuel i det Odense Letbane planlægger med, at udbud af en totalleverance sendes i udbud i 1. kvartal 2015. Der er indgået principaftale mellem Odense Kommune, Staten og Region Syddanmark om etablering af et anlægsselskab med ansvar for den videre projektering/anlæggelse. Principaftalen, der alene er politisk bindende, omfatter en beskrivelse af projektets økonomi, en fordeling af finansieringen samt en skitsering af, hvornår de enkelte parter skal høres. Sidstnævnte betyder blandt andet at Region Syddanmark skal godkende udbudsmaterialet og leverandører. Bindinger og koordineringsbehov mellem Nyt OUH og letbaneprojektet er store, hvilket kan have konsekvens for tidsplanen og derved økonomien, såfremt planlægningen ikke løses tilfredsstillende. Det er lavet en aftale mellem Region Syddanmark og Odense Letbane om finansiering af Region Syddanmarks omkostninger ved placering af letbaneprojektet med køreledninger centralt gennem Nyt OUH. Det aftales at Nyt OUH giver input til indledende arbejder og udbudsmateriale for letbane vedr. de forhold der ligger i grænsefladen til Nyt OUH. Endvidere er det aftalt at Nyt OUH kompenseres for følgevirkninger af letbanebyggeri. Vurdering af følgevirkninger og rammevilkår skal være fastlagt forud for udførelse af Nyt OUH. De mange fysiske og projektmæssige grænseflader mellem kommunens letbaneprojekt og Region Syddanmarks planlægning, opførelse og drift af Nyt OUH fordrer en tæt dialog og et intensiveret samarbejde i det videre forløb. Risikovurdering er uændret i forhold til sidste rapportering, selvom der nu foreligger en aftale. Årsagen er, at tidsplanen for letbanen er usikker og den udarbejdede præcise og fysiske adskillelses mellem projekterne kan ændre sig til flere grænseflader fysisk, planlægningsmæssigt og koordineringsmæssigt. Risiko nr. 4: Manglende realisering af nettoarealer indenfor anlægsrammen Såfremt de programmerede nettoarealer ikke kan realiseres indenfor anlægsrammen vil det bevirke omprojektering, hvilket vil få tidsmæssige konsekvenser og kan få Side 10 af 16
kvalitetsmæssige konsekvenser for projektet. Endvidere kan det påføre totalrådgiver et økonomisk tab. Risikoen har vist sig aktuel i forbindelse med den seneste forskydning af dispositionsforslagets aflevering. Analyser af arealer og økonomi har resulteret i en betydelig reduktion i arealer, som er realiseret igennem en omdisponering, hvor bygningernes fodaftryk reduceres. For yderligere kvalificering af arealer og økonomi forud for aflevering af dispositionsforslaget, er der foretaget to målinger på areal og økonomi i uge 41 (bruttoramme) og 47 (nettoareal). For nuværende er bygherre blevet betrygget i, at processen er godt i vej med de seneste ændringer. I projektforslaget foretages yderligere kalkulation på bygningsdelsniveau. Bygherre indgår i den løbende dialog om prioritering af nettoarealer. Risikoniveau vurderes uændret indtil dispositionsforslag er afleveret og godkendt, hvorefter ny vurdering foretages. Risiko 5: Manglende forankring af projektet hos brugerne Brugerprocessen kan være vanskelig pga. mange modsatrettede interesser og hensyn til de mange fagspecialister, der deltager i brugerprocessen i kortere eller længere perioder. Endvidere indebærer projektet en omorganisering af den kliniske drift, hvorfor der skal tænkes nyt i mange henseender. Såfremt der ikke sker en tilstrækkelig forankring af projektet hos brugerne, kan det forhale beslutningsprocessen, det kan medføre krav om ændringer (omprojektering) eller mangel på accept, som fører til utilstrækkelig udnyttelse af de nye rammer, som projektet skaber. Der er foretaget evaluering af brugerprocessen og ekstra brugerprocesser er gennemført på de områder, der ikke har været tilstrækkeligt belyst. En ny plan for brugerprocessen er fortsat under udarbejdelse og det er aftalt at den afleveres som en del af dispositionsforslaget (foreløbig plan vurderes i PLG primo 2015).. Uændret i forhold til seneste rapportering (afventer plan). Risiko 6: Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere Denne risiko repræsenterer en generel usikkerhed for alle byggeprojekter. Hvis Nyt OUH ikke er i stand til at tiltrække de bedste kompetencer indenfor sygehusbyggeri og/eller nøglemedarbejdere søger væk fra projektet, vil der være risiko for tab af viden/information, der enten går tabt eller skal opbygges igen. Dette kan få konsekvens for både tid, økonomi og kvalitet. Risikoen er særlig stor, da nærværende projekt er udfordret af de geografiske afstande der medfører rejsetid, et meget langt projektforløb, og en stor organisation. Endvidere er risiko for tab af information imellem tidligere og nye medarbejdere aktuel med de seneste organisationsændringer. Totalrådgivers nye organisering er ved at være på plads. Derudover har totalrådgiver iværksat en række tiltag for at forbedre kommunikationen imellem ledelse og medarbejdere, og der er fokus på, at få skabt en god overdragelse, samt planlægning og tidsstyring, hvilket kan forbedre sammenhængskraften i projektet. Risikovurderingen er uændret i forhold til seneste rapportering. Risiko 7: Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor Risikoen omhandler den proces der skal føre frem til rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, som er en forudsætning for den samlede tidsplan. Risikoen kan desuden have konsekvens for økonomi, såfremt der foretages sene ændringer i projektet. Risikoen repræsenterer således en generel usikkerhed for alle byggeprojekter, men den er aktuel fordi, der med den seneste forskydning af afleveringstermin for dispositionsforslag, vil være et stort tidspres i de kommende faser. Ligeledes fordrer den nye organisering en Side 11 af 16
ny mødestruktur og kommunikationsproces imellem bygherre og TR. Det bemærkes dog, at mødestruktur og kommunikationsproces er under etablering og der er stort fokus på yderligere at effektivisere procedurer. Endvidere udarbejder TR i forbindelse med aflevering af dispositionsforslaget en procesplan for projektforslagsfasen, der kan sikre en styringsmæssig struktur for rettidige bygherrebeslutninger. Risikoen vurderes uændret indtil der foreligger en styringsmæssig struktur for projektforslagsfasen. Risiko 8: Softwareintegration af gamle og nye systemer Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus og der er systemer der skal udfases. Såfremt dette ikke lykkes kan det få konsekvens for alle konsekvensparametre. En strategiarbejdsgruppe har derfor været nedsat, som har udarbejdet en række anbefalinger og forslag til handling. Den videre proces ejes af OUHs og Projektorganisationen for Nyt OUHs ledelse. Uændret i forhold til seneste rapportering. Risiko 9: Indeksregulering: divergens imellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset Der er risiko for, at det regionale anlægs pris- og lønindeks (der regulerer finansieringsrammen) og byggeomkostningsindekset (der regulerer rådgiver- og entreprenørydelser), ikke følger den samme udvikling, hvilket vil få økonomisk konsekvens for projektet. Dermed kan der opstå behov for besparelser, der kan få betydning for kvalitet og tid (til omprojektering). Udviklingen følges tæt med henblik på eventuel behandling i projektledelsesgruppen. Seneste opdatering af byggeomkostningsindekset viser en lavere stigning end forventet, om end begrænset. Er udviklingen i pris- og lønindekset uændret indsnævres afvigelsen og derved risikoen. Da der er tale om en mindre korrektion der i de kommende kvartaler skal vise sin robusthed er risikoen uændret i forhold til sidste rapportering. Det bemærkes dog, at andre kvalitetsfondsprojekter er begyndt at afsætte midler til håndtering af risikoen. I første kvartal 2015 vil ekstern revision udarbejde en rapport for alle kvalitetsfondsprojekter, der bl.a. afdækker nærværende risiko. Risiko 10: Kompleks governancestruktur mellem Det Digitale Hospital, OUH og RSD. Der er grænseflader mellem koncept for det digitale hospital (DDH) og de mange parallelle projekter der foregår i regi af OUH og Region Syddanmark. Governancestrukturen er derved også naturligt kompleks og det er nødvendigt at udrede afhængigheder og udarbejde leveranceplaner for, at skabe de bedste forudsætninger for en koordineret indsats. Såfremt udviklingsinitiativer ikke koordineres kan det få indflydelse på alle konsekvensparametre. Notat vedr. rollefordeling, ansvar og procedure er udarbejdet og emnet skal behandles i styregruppen. Uændret i forhold til seneste rapportering. Som beskrevet under risiko nr. 2 er der med seneste styregruppemøde blevet klarhed om organiseringen. Revurdering af risikoniveau afventer at denne organisering realiseres. 3.3.2 Andet igangværende risikoarbejde I 4. kvartal har der været afholdt 2 møder i risikogruppen. Risikohåndbog og kommissorium for risikogruppen er blevet opdateret og er blevet godkendt på PLG d. 8. januar 2015. Justering af risikoværktøj er iværksat på baggrund af de ændringer, der er besluttet i risikohåndbogen. 3.3.3 Projektets styringsmanual Projektets styringsmanual er senest godkendt i regionsrådet 21. januar 2014. Side 12 af 16
3.4. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. 3.5. Afvigelser i forhold til bilag 5, Generelle principper Jævnfør bilag 3 afviger den benyttede arbejdsrisikomatrice fra den benyttede rapporteringsrisikomatrice mht. kategoriangivelsen jævnfør de generelle principper. Der kan således være risici der i rapporten har en anden farvemarkering end hvad de fremgår med i den interne model. Side 13 af 16
4. Bilag: Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Den overordnede tidsplan fremgår af nedenstående figur. Efter aftalen indgået med Medic OUH på mødet 18. august fremsendes dispositionsforslaget til bygherrens granskning 1. februar med efterfølgende politisk behandling i marts og april. Jævnfør kontrakten med totalrådgiver er der i forbindelse med politisk godkendelse af dispositionsforslag ikke tale om et projekteringsstop, hvorfor projektforslagsfasen er markeret til at gå i gang umiddelbart efter en bygherregodkendelse. I modsætning hertil, er der efter projektforslagsfasen implicit markeret et projekteringsstop indtil der er sket politisk godkendelse idet udførelsesfasen først er sat til at begynde i kvartalet efter afslutningen af projektforslaget. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D Status Dispositionsforslag Projektforslag Udførelsesfase* * Udførelsesfase er inkl. for- og hovedprojekt samt udbudsfaserne. Senest godkendte tidsplan Forsinkelse har betydet en forskydning af start på fasen (tidligere blå) Forsinkelse har betydet en forskydning af afslutningen på fasen (ikke tidligere en del af tidsplanen) Bilag 2: Kvartalsvis forbrug af de deponerede midler Der vil først foreligge et kvartalsvist forbrug af de deponerede midler efter godkendelse af udbetalingsanmodningen. Side 14 af 16
Konsekvens Konsekvens Usandsynlig Mindre sandsynligt Middel Sandsynligt Meget sandsynligt Bilag 3: Risikobilag med score og vurderingsark Konsekvens Nr. Id. Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Dispositionsforslagsfase 1 20 Sammenfald af udbud på de andre superhospitaler / stort udbud - få aktører 3 3 0 0 2 36 IT-understøttelse af logistik på Nyt OUH 2 2 2 4 3 46 Letbane 2 4 2 0 4 34 Manglende realisering af nettoarealer inden for anlægsrammen 2 1 2 4 5 41 Manglende forankring af projektet hos brugerne 4 2 2 2 6 43 Manglende tiltrækning og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere 4 1 2 1 7 45 Rettidige afklaringer og bygherrebeslutninger, samt grundlag herfor 2 2 3 0 8 35 Gamle og nye software-systemer skal integreres på det nye sygehus 2 3 2 3 9 23 Indeksregulering: Divergens mellem PL-indekset og byggeomkostningsindekset 4 1 0 0 10 32 Kompleks governancestruktur mellem DDH og projektgennemførelse på OUH og RSD 2 2 2 2 Figur 3.1.1 Arbejdsmatrice Sandsynlighed Risikotal: Sandsynlighed x konsekvens Meget lav Lav Middel Høj Meget høj Figur 3.1.2 Rapporteringsmatrice Sandsynlighed 5 0 0 1 2 3 4 1 2 3 4 5 0 0 0 0 0 0 3 6 9 12 15 25 8 1 0 1 2 3 4 5 10 15 20 25 2 0 2 4 6 8 7 14 21 28 35 3 0 3 6 9 12 9 18 27 36 45 4 0 4 8 12 16 Side 15 af 16
Bilag 4: Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet Side 16 af 16