27. april 2015 Informationsmøde: Udbud af kardiologiske produkter 1 Sagsnr. 15/6117
Velkomst og praktiske detaljer Først laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Dernæst udleveres oversigt over ændringer i udbudsmaterialet affødt af de modtagne høringssvar Endelig vil der være mulighed for at stille spørgsmål via de omdelte spørgsmålsark Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard Malene Dømler Jepsen Brugergruppe bestående af repræsentanter fra de afdelinger, der er brugere af de kardiologiske produkter der er omfattet af nærværende udbud Kontaktoplysninger indkob@rsyd.dk www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 2
Udbudsbetingelser Pkt. 1.2 Den udbudte genstand og omfang Udbuddet vedrører indkøb af kardiologiske produkter til følgende af regionens sygehusenheder og institutioner: Odense Universitetshospital Vejle Sygehus Esbjerg sygehus Aabenraa sygehus 3 Pkt. 2.1: Ordregiver Region Syddanmark
Udbudsbetingelser Pkt. 2.2: Kontaktafdeling og -person Al kommunikation vedrørende dette udbud mellem tilbudsgiver og ordregiver skal foregå via ordregivers kontaktperson samt være skriftlig og på dansk. Brug meget gerne e-mail Pkt. 3: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar Pkt. 4: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist 25.05.15 kl. 12 og tilbudsfrist 08.06.15 kl. 14 4
Udbudsbetingelser Pkt. 5.1: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Send evt. også en uddybning med til spørgsmålet, så vi bedre kan forstå baggrunden for spørgsmålet. Eksempel på spørgsmål: Kan delaftale 2 deles op i 2? Uddybning: På den måde I har opbygget delpakke 2, er der kun 1 tilbudsgiver, der kan byde, og I begrænser dermed konkurrencen 5 Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer
Udbudsbetingelser Pkt. 6: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende oplysninger/dokumenter skal medfølge tilbuddet: Generelle oplysninger (Udbudsbilag 1) Erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45, (Udbudsbilag 2) Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital de seneste 3 regnskabsår Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste 3 år (Udbudsbilag 3) Oplysninger om produktansvars- og erhvervsansvarsforsikring (Udbudsbilag 3 og forsikringsbevis/police) Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter leveret inden for de seneste tre år (Udbudsbilag 3) 6 Ved sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal Ovenstående oplysninger/dokumenter medfølge tilbuddet for hver konsortiedeltager Erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse samt om udpegning af fælles befuldmægtiget (Kontraktbilag 8) medfølge tilbuddet
Udbudsbetingelser Pkt. 6: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Ved tilbudsgivere der baserer sig på en anden virksomheds økonomiske/- finansielle ressourcer Skal Indeståelseserklæring vedr. økonomiske og finansielle ressourcer (Kontraktbilag 9) medfølge tilbuddet Skal de efterfølgende oplysninger/dokumenter ligeledes medfølge tilbuddet for støttevirksomheden (den virksomhed som tilbudsgiver baserer sig på): Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital de seneste 3 regnskabsår Oplysning om samlet årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste 3 år (Udbudsbilag 3) Oplysninger om produktansvars- og erhvervsansvarsforsikring (Udbudsbilag 3 og forsikringsbevis/police) Ved tilbudsgivere, der baserer sig på en anden virksomheds tekniske/faglige ressourcer Skal Indeståelseserklæring vedr. økonomiske og finansielle ressourcer (Kontraktbilag 9) medfølge tilbuddet Skal de efterfølgende oplysninger/dokumenter ligeledes medfølge tilbuddet for støttevirksomheden (den virksomhed som tilbudsgiver baserer sig på): Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter leveret inden for de seneste tre år (Udbudsbilag 3) 7
Udbudsbetingelser Pkt. 7.1: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Produktdatablade, tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Følg meget gerne Tjeklisten Pkt. 7.2: Aflevering af tilbud Tilbudsfrist 08.06.2015 kl. 14.00. Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Pkt. 8.1: Afprøvning Læg mærke til periode (mærkning) Nærmere betingelser for leveringen meddeles inden afprøvningsperioden Pkt. 8.2: Produktpræsentation Afholdes den 15. juni og 16. juni 2015; Detaljeret plan (indholds- og tidskrav) fremsendes Læg mærke til hvilke produkter der skal medbringes indenfor de enkelte delaftaler, mærkning samt mulighed for returnering Pkt. 9: Prisoplysning Udbudte produkter og øvrigt naturligt sortiment i produktkategorien 8
Udbudsbetingelser Pkt. 10 Alternative tilbud og tilbudsvarianter og Ingen alternative tilbud Pkt. 11: Kontrakt Rammeaftale på 24 måneder, med option på forlængelse i op til 2 gange 12 måneder, Udbuddet er opdelt i 13 delaftaler, jf. Kontraktbilag 2. Delaftale 6, 7, 8, 10 og 12 én leverandør pr. delaftale Delaftale 1, 1A, 2, 3, 4, 5, 9 og 11 tre leverandører pr. delaftale Der kan bydes på én, flere eller alle delaftaler Der kan ikke afgives tilbud på dele af de angivne delaftaler Følg Vejledning for udfyldelse af excel-versionen af Kontraktbilag 2 9 Pkt. 12: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: økonomi (30%), medicinsk funktion (55%) og forsyningssikkerhed/service (15%)
Udbudsbetingelser Pkt. 13: Tildeling af ordrer under rammeaftalen Delaftale 6, 7, 8, 10 og 12 leverandøren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud Delaftale 1, 1A, 2, 3, 4, 5, 9 og 11 leverandøren hvis produkt i det konkrete tilfælde efter en lægefaglig vurdering skønnes bedst egnet til at opfylde ordregivers behov Pkt. 14: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet Pkt. 14.2: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1 10 Pkt. 16: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden
Tjekliste for tilbudsgiver Nr. Oplysning/dokumentation Dokument / bilag Punkt i udbudsbetingelserne 1. Generelle oplysninger Udbudsbilag 1 kan anvendes Pkt. 6.2 2. 3. 4. Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og udbudsdirektivets art. 45 Revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers nettoomsætning og egenkapital i de seneste 3 regnskabsår Oplysning om årsomsætning af de omfattede og tilsvarende produkter for de seneste 3 regnskabsår. Erklæring skal afgives på Udbudsbilag 2 Erklæring afgives på et af tilbudsgiver/revisor udstedt dokument Oplysninger kan afgives på Udbudsbilag 3. Pkt. 6.2 Pkt. 6.3 Pkt. 6.3 11 5. Oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver vedlægger f.eks. police eller andet bevis på forsikring Pkt. 6.3 6. Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter leveret inden for de seneste 3 år Referenceliste kan udfærdiges på Udbudsbilag 3 Pkt. 6.4
Tjekliste for tilbudsgiver Nr. Oplysning/dokumentation Dokument / bilag 7. 8. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortium): Virksomhederne skal vedlægge erklæring om, at disse hæfter solidarisk, direkte og ubetinget. Erklæringen skal endvidere indeholde oplysning om, hvem der er fælles befuldmægtiget Yderligere fremsendes oplysninger vedr. personlige forhold, økonomisk/finansiel kapacitet og teknisk/faglig kapacitet for alle virksomhederne i konsortiet Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen: Der skal medsendes en indeståelseserklæring fra den virksomhed, hvis ressourcer, der henvises til. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. finansiel og økonomisk formåen samt teknisk og faglig formåen. Kontraktbilag 8 skal anvendes. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. personlige forhold, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen. Indeståelseserklæring i Kontraktbilag 9 kan anvendes. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. finansiel og økonomisk formåen samt teknisk og faglig formåen. Punkt i udbudsbetingelserne Pkt. 6.1, Pkt. 6.2, Pkt. 6.3 og Pkt. 6.4 Pkt. 6.3 og Pkt. 6.4 12
Tjekliste for tilbudsgiver Nr. Oplysning/dokumentation Dokument / bilag Punkt i udbudsbetingelserne 9. Udfyldt kravspecifikation/- løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 1 skal anvendes Pkt. 12.2, Pkt. 12.3 samt Pkt. 14.2 10. Produktdatablade De til de tilbudte produkter hørende produktdatablade Pkt. 8 13 11. Udfyldt tilbudsliste Kontraktbilag 2 skal anvendes Pkt. 12.1
Tjekliste for tilbudsgiver Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 14 Udbudsbilag 1-3 og 5 samt kontraktbilag 1-2 og 8-9 ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning
Kontrakten Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser. Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 15
Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Består af mindstekrav og konkurrenceparametre: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Konkurrenceparametre Et konkurrenceparameter skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrenceparameter kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen. 16
Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Mindstekrav: accepteres Konkurrenceparametre: Vurderes ud fra vareprøve/afprøvning/besvarelse af kravspecifikation 17
Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Opgaven omfatter levering af kardiologiske produkter til følgende af regionens sygehusenheder og institutioner: Odense Universitetshospital Vejle Sygehus Esbjerg sygehus Aabenraa sygehus Opgaven udbydes i 13 delaftaler: Delaftale 1, ablationskatetre: Delaftale 1A, ablationskatetre: Delaftale 2, ballonkatetre: Delaftale 3, closing device: Delaftale 4, diagnostiske katetre: Delaftale 5, diagnostiske el. fys. katetre: Delaftale 6, diagnostisk guide wire: Delaftale 7, guiding katetre: Delaftale 8, y-rør: Delaftale 9, sheaths: Delaftale 10, sheaths peel away: Delaftale 11, stents: Delaftale 12, inflator til PCI: 18
Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Vær sikker på, at I kan stå inde for alt det I bekræfter, når I bekræfter mindstekrav. Sørg for, at der er overensstemmelse mellem det I bekræfter og det andre kan læse på jeres officielle sites. Hvis I kommer i tvivl om opfyldelse af mindstekrav, så spørg ind til mindstekravene i spørgsmål/svar. 19
Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Følg vejledning for udfyldelse af excel-versionen af Kontraktbilag 2 Udskrift af excel-versionen af Kontraktbilag 2 vedlægges det skriftlige tilbud Husk at underskrive bilaget 20 Excel-versionen af kontraktbilag 2 vedlægges tilbuddet elektronisk på CD-rom/USB Alle priser er ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter
En enkelt fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbuddet. 21 - HUSK kvalitetskontrol.
Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 14. Manglende underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle mindstekrav. Manglende indlæsning af data på USB, CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr. = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion det er den, som afgiver tilbuddet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke med over i det nye selskab. 22
Høringssvar Udlevering af oversigt over de gennemførte rettelser i udbudsmaterialet på basis af de indkomne høringssvar Såfremt at der er spørgsmål mv. til de gennemførte rettelser i udbudsmaterialet på basis af de indkomne høringssvar skal disse fremsendes skriftligt 23
Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet; alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form 24