Referat af bestyrelsesmøde d. 11. juni 2019, kl. 18.30 Tilstede: Tim, Stig, Steen, Anita, Kurt og Niels. Tilstede. Danny, Mads og driftschef Kim Milton Eggers Afbud: Annette og Magnus Markvandring om legepladser kl. 17.00 1. Godkendelse af seneste mødereferat. Godkendt 2. Spørgsmål til referatet. Ingen 3. Indstillinger og orienteringer fra Ejendomskontoret. 1.BUDGET 2020 1. BEHANDLING ( Dette pkt. er flyttet til dagsordenens pkt. 4). 2. CONTAINER TIL BYTTECENTRAL Afdelingen er af afdeling 13, Silergården blevet tilbudt at overtage en brugt stålcontainer, der tidligere har været har været brugt til en genbrugsbutik i afdelingen. Containeren kan afhentes uden beregning efter nærmere aftale (men skal snarest fjernes). Afdelingen skal afholde udgifterne til transport + en mindre ombygning + el. Samlede omkostninger beløber sig til kr. 20.000,00. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at der opstilles en stålcontainer til nævnte formål i containergården. Afdelingsbestyrelsen godkender driftens indstilling. 3. GENEREL PRAKSIS OMKRING INDRETNING TIL EL SCOOTERE, ROLLATORER M.V. Ejendomskontoret får indimellem henvendelser vedrørende indretning af arealer til El scootere, rollatorer m.v. Henvendelser kan også forekomme om indretning, hvor Brøndby Kommune ikke er involveret, men hvor beboeren selv har investeret i hjælpeudstyr. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen drøfter og beslutter en praksis, som driften kan arbejde efter. Afdelingsbestyrelsen afventer driftens indhentning af tilbud til 2 skure. 4. EVALUERING AF MARKVANDRING VEDRØRENDE LEGEPLADSER Drøftelse og evaluering af markvandringen vedrørende legepladser herunder beslutning om arbejder, der skal udføres i 2019 og arbejder, der skal indarbejdes i PPV-planen fra 2020 og fremefter. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen beslutter hvilke arbejder, der skal udføres i 2019 omkring legepladserne herunder hvilke arbejder, der skal indarbejdes i PPV-planen fra 2020 og fremefter.
Aktion: Afdelingsbestyrelsen godkender driftens indstilling til ovennævnte efter vores fælles markvandring. 5. GRILLPLADSER Ejendomskontoret har fået flere forespørgsler om reetablering af tidligere grillpladser. Den tidligere betonrørsmodel har en relativ kort levetid på grund af varmen, hvorfor der skal findes en anden løsning. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at der arbejdes videre med reetablering af tidligere grillpladser helt eller delvis. Aktion: Afdelingsbestyrelsen beslutter, at nuværende grillpladser fjernes. 6. OPHÆNGSSKINNER I OPGANGE, KAMP OM PLADSEN Indimellem er der ønsker om ophæng flere informationer m.v. end der er plads til. Der er vigtigt, at afdelingens informationer i alle tilfælde har 1. prioritet. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at afdelingens informationer i alle tilfælde har 1. prioritet Aktion: Afdelingsbestyrelsen godkender driftens indstilling. EFTERRETNINGSSAGER: 1.PROBLEMER MED DUER PÅ ALTANER Flere og flere klager over, at duer sviner altanerne, så de stort set ikke kan bruges, og kort tid efter rengøring er situationen stort set den samme. Driften har haft kontakt til Anticimex, en virksomhed, der blandt andet arbejder med duesikring. Virksomheden er ikke vendt tilbage. I samarbejde med AJ-skadedyrskontrol har driften iværksat en forsøg, hvor en giftfri væske på sprøjtes altanen uanset virkningen er det nødvendigt, at
der foretages regulering i form af nedskydning flere gange årligt. I øvrigt kan på sprøjtning af nævnte væske udføres af afdelingens personale. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen tager bemærkninger om dueproblematikken til efterretning. Aktion: Afdelingsbestyrelsen godkender driftens indstilling til regulering af duer i afdelingen, som vil foregå med luftgevær of vil finde sted: Tirsdag den 18. juni 2019 kl. 07.00-08.00 Tirsdag den 25. juni 2019 kl. 07.00-08.00 Tirsdag den 2. juli 2019 kl. 07.00-08.00 2. BUDGETKONTROL Konto 107 vandafgifter, forventet overskridelse for hele året vil være ca. kr. 135.000. Konto 109 renovation, forventet overskridelse for hele året vil være ca. kr. 175.000, hvilket skyldes omlægning til nyt affaldssystem. For udgifter til renholdelse (lønninger m.v.), almindelig vedligeholdelse, planlagt vedligeholdelse og vaskerier er der ingen særlige bemærkninger på nuværende tidspunkt. For konto 119 (afdelingsbestyrelsen) er udgifter til alarmer, udover afdelingsbestyrelsens kontor/mødelokale, flyttet til driften. Konto 202 renter, forventet indtægt fra råderetsrenter for hele året vil være ca. kr. 4 500.000, hertil kommer renter fra indestående i organisationen (resultat for 2018 kr. ca. 80.000). For renteindtægter samlet, er der budgetteret med kr. 0,00. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen tager bemærkninger til budgetkontrollen samt særlige årsbudgetinformationer til efterretning. Aktion: Afdelingsbestyrelsen tager driftens indstilling til efterretning. ORIENTERINGSSAGER: 1.HUNDEHOLD Det vurderes, at der er flere og flere, der ikke overholder reglerne om hundehold. Skal driften foretage videre i denne sag. Aktion: Afdelingsbestyrelse beslutter, at driftens foretager videre i denne sag. 2. NY DRIFTSCHEF Fra 1. juni er Kim Milton Eggers tiltrådt som ny driftschef. Kim deltager på tirsdag i markvandringen Afdelingsbestyrelsen glæder sig til, et fremtidigt konstruktivt og positivt samarbejde. 4. Budget 2020 1. behandling. (Pkt. 3.1 flyttet hertil). Følgende bilag blev udleveret og nøje gennemgået : Budgetudkast 2020 PPV-plan (116 konti) fra 2020 Konteringsvejledning ejendomskontoret Opbygningen af PPV-planen følger farverne yderst til venstre i planen: Sort farve alle aktiviteter vedrørende terræn Grøn farve bygninger udvendigt Gul farve bygninger indvendigt Blå farve fællesarealer Rød farve fællesarealer Lilla farve maskiner BUDGET 2020 1. BEHANDLING
REFERATUDKAST DAGSORDENENS PUNKT 4: Budgetbehandlingen startede med en detaljeret gennemgang af forslaget til PPV-plan for 2020 og budgetårene til 2040. Generelt farve markeres ændringsforslag/tilføjelser og farvemarkering slettes på godkendte nye aktiviteter. Nummer Markering for de enkelte aktiviteter bibeholdes. Rettelser foretages når alle tilbud er modtaget, og revideret PPV plan fremsendes til afdelingsbestyrelsen Aktivitet 2 : Opretning af stensætninger (knækfliser) budgetteres udført i 2020 og 2021, der afsættes kr. 40.000 pr. år. Aktivitet 11: Asfaltbelægninger (gamle legepladser) budgetteres til udarbejdelse af arkitektforslag i 2021. Aktivitet 12 : Trappe (ny trappe ved ejendomskontoret) budgetteres med kr. 300.000 til udførelse i 2021. Aktiviteten slettes, såfremt option på udførelse kan medtages i byggesagen. Aktivitet 15 : Udskiftning af dræn. Tidligere budgetteret med kr. 300.000 hvert andet år, opdelt med kr. 150.000 pr. år. Aktivitet 19: Affaldscontainer-, beholder og stativ. Der afsættes yderligere bevilling på kr. 75.000 fra 2020 (driftens efterfølgende forslag) til påbegyndelse af udskiftning af cykelstativer (type afklares senere). Aktivitet 24 : Storskraldsplads, budgetforslag godkendt. Aktivitet 25: Fodhegn, aktiviteten slettes da samtlige fodhegn, bortset fra fodhegn ved 34 til 38 (første del ved 38) fjernes i 2019. Aktivitet 26: El-scooterparkering, priser på nye skure undersøges nærmere. Aktivitet 32 : Beplantning (pleje og vedligeholdelse), budgetforslag godkendt. Aktivitet 37: Garageporte, budgetteret 2019 slettes. Aktivitet 38 : Garageporte (nyt forslag), budgetforslag godkendt. Aktivitet 39: Garager, vægreparationer, budgetforslag godkendt. Aktivitet 40: Garager, sokkel reparationer, budgetforslag godkendt. Aktivitet 42 : Altaner (afrensning), kr. 70.000 budgettes hvert 4. år fra 2020. Aktivitet 43: Dør, udvendig (maling), slettes. Aktivitet 44: Trapper, (nyt forslag), budgetforslag godkendt. Rep. med flisebelægning. Aktivitet 45: Dør, udvendig (rep.), budgetforslag godkendt. Aktivitet 46 : Vinduer, udskiftning. Budget for 2025 til 2028 slettes, og der budgetteres, under samme aktivitet, med udskiftning, som et samlet projekt finansieret af henlæggelser, trækningsret og ekstern finansiering. Budgetteres i 2030 med en overslagspris på kr. 35.000.000 (driftens vurdering, tilrettes når ekstern vurdering foreligger). Aktivitet 47: Vinduer serviceaftale, budgetforslag godkendt. Hovedparten af opgaven løses af afdelingen. Aktivitet 49 : Dørudskiftning (nye døre), slettes. Aktivitet 53: Gulve nye (udskiftning planlagt). Projekt for planlagt ændring udgår indtil videre, men der budgetteres med udskiftning af 300 m2 pr. år indtil videre. Der afsættes kr. 300.000 i budgetoverslagsårene. Aktivitet 54: Ingen, slettes. Aktivitet 55 : Ingen, slettes. Aktivitet 70: Terazzogulve (opgange afrensning), budgetforslag godkendt. Aktivitet 72: Måtter (i opgange). Udskiftning af ramme og måtte godkendt. Der budgetteres med kr. 350.000 i 2020.
Aktivitet 80: Elinstallationer (nye tavler, over 6 år), budgetforslag godkendt. Aktivitet 82: Lagur (ikke kemisk kalkspaltning monteres i varmecentral ved PA i 2020), budgetforslag godkendt. Aktivitet 83: Lagur (ikke kemisk kalk spaltning monteres i varmecentral ved BV i 2021), budgetforslag godkendt. Aktivitet 85: Køkken Ordning VVS, 12 nye køkkener pr. år, budgetforslag godkendt. Aktivitet 86: Badeværelser VVS, 12 nye badeværelser pr. år, budgetforslag godkendt. Aktivitet 88: Varmeanlæg (total udskift af eksisterende). Udskiftning af varmeinstallationen, rør og radiatorer herunder omlægning til 2-strengssystem (bedre udnyttelse af varmeinstallationen og bedre fordeling af varmen). Overslag Økonomi i 2019-priser 25.000.000,00. Restlevetid analyseres nærmere i 2019 af FORCE TECHNOLOGY i Brøndby, og budgetteres herefter i PPV en. Aktivitet 91: Varmtvandsmålere, budgetforslag godkendt. Aktivitet 92: Varmtvandsmålere rep., budgetforslag godkendt. Aktivitet 93: Varmemålere, budgetforslag godkendt. Aktivitet 94: Varmemålere rep., budgetforslag godkendt. Aktivitet 95: Serviceaftale varmeanlæg, ikke budgetteret, men der bør afsættes kr. 50.000 hvert andet år. Aktivitet 96: Vaskeri serviceaftale, slettes idet aftalen skal budgetteres under konto 118. Aktivitet 99: Adgang (dørtelefonanlæg), budgetforslag godkendt (beløb afsat til rep.). Aktivitet 100: Adgang (ADK), budgetforslag godkendt (beløb afsat til udbygning). Aktivitet 101 : Adgang ADK (service), budgetforslag godkendt. Aktivitet 103 : AV-udstyr, budgetforslag godkendt. Aktivitet 110 : Affaldscontainer (service), slettes aktiviteten udgået. Aktivitet 112 : Skaktrens, slettes fra 2020, aktiviteten udgår. Aktion: Kommentarer til det samlede Budgetforslag 2020 : NETTOKAPITALUDGIFTER: UÆNDRET EJENDOMSSKATTER: NEDSAT MED KR. 95.000 (SVARENDE TIL REGNSKAB 2018) VANDAFGIFT: STIGNING KR. 269.000 (ØGET VANDFORBRUG 2019 PRIS + 3%) RENOVATION: STIGNING I AFGIFTER PÅ KR. 190.000 RENOVATION EKSTRA: STIGNING KR. 200.000 (SERVICE OG RENGØRING AF NEDGRAVEDE CONTAINERE, POSER TIL MADAFFALD + 3%) FORSIKRINGER: UÆNDRET EL VARME FÆL.AREALER: STIGNING KR. 87.000 (JUSTERING TIL 2018 REGNSKAB) ADM. BIDRAG BV+TMG: STIGNING KR. 114.000 (INKL. JUSTERING AF DISP.BIDRAG) G-INDSKUD: STIGNING KR. 67.000 (LOVMÆSSIG REGULERING) RENHOLDELSE: STIGNING KR. 465.000 (LØNSTIGNING (INKL. BYGGESAG), DRIFT AF KONTOR, STIGNING RENGØRING)) ALMINDELIG VEDLI.: NEDSAT MED KR. 100.000 (JUSTERING I FORHOLD TIL EKSTRA HENLÆGGELSE PÅ KONTO 120 PÅ KR. 476.000 (KUNNE YDERLIGERE NEDSÆTTES MED KR. 50.000)). PPV: AFVENTER ENDELIG GODKENDELSE OG JUSTERING AF PPV-PLANEN, TILRETTES HEREFTER VASKERIER: NEDSAT MED KR. 115.000 (BUDGETTAL 2019 PÅ KR. 378.000, IKKE AFKLARET) DIVERSE UDGIFTER: UÆNDRET HENLÆGGELSER: BUDGETTAL KR. 5.000.000 ER YDERLIGERE TILLAGT OVERFØRSEL FRA
OVERSKUDSKONTOEN, KR. 3.000.000 FRA OVERSKUDSKONTOEN TIL BYGGESAGEN (SKAL FLYTTES TIL BYGGESAGSKONTO) KR. 476.000 EKSTRA TIL PLANLAGT VEDL. KR. 100.000 MODREGNES (KONTO 115)) EXOR. UDGIFTER: NEDSAT MED KR. 156.000 (JUSTERING I HENHOLD TIL RÅDERETSSAGER) RENTER: STIGNING PÅ KR. 383.000 (RÅDERETSRENTER, SOM IKKE VAR BUDGETTERET I 2019) OPSAMLET RESULTAT: EKSTRA KR. 3.476.000 (KR. 3.000.000 TIL BYGGESAG + KR. 476.000 TIL PPV-PLANEN) LEJESTIGNING: SÆRLIGE BEMÆRKNINGER: KR. 480.000 = STIGNING PÅ 1,93 %, SVARENDE TIL KR. 14,00 PR M2/ÅR, NY GENNEMSNITLIG HUSLEJE PR. M2/ÅR = KR. 763,75 REVIDERET PPV-PLAN: Omdeles når de sidste tilbud er modtaget. ALMINDELIG VEDLI. Budgettet på kr. 200.000 til almindelig vedligeholdelse nedsættes ikke med kr. 50.000. PERSONALE: Danny Andersen forsætter sin ansættelse i 2020, men vil alene være tilknyttet byggesagen til sin afslutning. Udgifterne hertil indgår i det samlede budgetforslag. Afdelingsbestyrelsen godkendte herefter PPV-planen med nævnte ændringer og tilføjelser samt det samlede budgetforslag. Det samlede forslag godkendes efter 2. behandling på afdelingsbestyrelsesmødet den 13. august 2019 til endelig godkendelse på afdelingsmødet den 10. september 2019. 5.Orientering om deltagelse i møder: TRANEMOSEGÅRD : Tim, Stig, Annette og Kurt deltog i Tranemosegårds Organisationsbestyrelsen repræsentationsskab: Dorthe Larsen og Stig afgik, og TIM og Henriette blev indvalgt. OB er nu fuldtallig igen. BO-VEST: Tim, Stig og Kurt deltag i BV s repræsentationsskab, hvor Niels var Dirigent. Tim blev indvalgt som 2. suppleant). 6.Gennemgang og status på igangværende projekter. (Altaner, p-pladser). Aktion: Afdelingsbestyrelsen afventer opdatering fra Torben Hvidsten vedr. både altaner og P-pladser. 7. Formandens diverse. Formanden udtrykte stor tilfredshed med kvaliteten af Dannys Indstillinger og orienteringer fra ejendomskontoret til afdelingsbestyrelsen. Resten af afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig denne tilfredshed. Aktion: Afdelingsbestyrelsen besluttede, at Danny Andersen fortsætter indtil Byggesagen er afsluttet. 8. Beboerhenvendelser. Intet, at berette.
9. Info fra udvalgene. 1. Husorden og vedligehold Aktion: Input til vedligehold reglement udarbejdes 2. Legeplads Aktion: Se referatet af Markvandringen 3. Område Aktion: Intet, at berette 4. Bygge Aktion: Byggeudvalget vedr. byggesagen. 5. Klage (emner herunder bliver ikke offentliggjort). 6. IT & Website Aktion: Bestyrelsesweb opdateres og Afdelingsbestyrelsen ligger fremover Mødeindkaldelser og mødereferater op her i henhold til aftale. 10. Eventuelt. Afdelingsbestyrelsen er meget tilfreds med, at Kim Milton Eggers nu er tiltrådt som ny driftschef. Og han deltog tillige dagens markvandring. Referent: Kurt Damsted