Referat af bestyrelsesmøde d. 11. december 2018, kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde d. 11. december 2018, kl Tilstede: Tim, Stig, Steen, Annita, Kurt og Magnus Tilstede fra Bo-Vest: Danny Andersen, Mads Sch. Nielsen Afbud: Niels-Erik og Annette 1. Godkendelse af seneste mødereferat. ok 2. Spørgsmål til referatet. Ingen 3A: Sager fra driften - Godkendelser 3.A1 Opfølgning på det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. november 2018: Igangsætning af badeværelsesordningen efter godkendelse af ændringer blandt andet i lånebeløb afventer godkendelse i Tranemosegårds organisationsbestyrelse (behandles på møde den 6. december 2018) og skal efterfølgende godkendes i Brøndby Kommune (tidshorisont ukendt). Efter forventet godkendelse vil orientering herom blive tilsendt alle beboere. Ændringer i køkkenordningen træder i kraft efter afdelingsmødets godkendelse, og der er aftalt møde med Vordingborgkøkkenet om ændringerne den 12. december 2018.Resultatet af dette møde vil efterfølgende blive fremsendt pr. mail. Økonomiark og badeværelsestyper er omdelt til alle. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender punkterne til opfølgning herunder beslutter, om der er andre punkter, der skal følges op på. 3.A2 Affaldscontainere: Brugbare containere på henhold vis 110 og 140 liter forsøges afsat til andre interessenter fremfor kassation. En større del vil blive kasseret med det samme, idet de er beskadiget, mangler låg m.v. Et mindre antal brugbare containere beholdes og kan anvendes i forbindelse med interne aktiviteter i afdelingen. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at ejendomskontoret kan forære affaldscontainerne til eventuelt interesserede. 3.A3 Affaldsspande/Poser til Madaffald: Brøndby Kommune har valgt en anden type affaldspose til madaffald end forventet. Det er fortsat poser af plastik men i 10 ltr s model. Poserne er omdelt sammen med affaldsspandene, i et antal til forbrug i et kvartal.

2 Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at afdelingen selv indkøber affaldsposer til madaffald i en størrelse, der passer til afdelingens affaldsspande fra næste levering til beboerne. 3.A4 Byggesagen: Rådgivningsfirmaet TNT følger op på afdelingsmødets beslutning, og fremsender snarest en procesplan for det videre forløb. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen beslutter ønsker til mødeplan i byggesagen. Byggeudvalget afholder møderne med TNT i dagtimerne Byggeudvalget afholder møderne med afdelingsbestyrelsen i aftentimerne. 3B: Sager fra driften - Efterretningssager: 3B1: Budgetkontrol udarbejdet af BO-VEST pr. 30. September 2018: Fra BO-VEST er der udarbejdet den sædvanlige budgetkontrol pr. 30 september 18. Budgetkontrollen udviser mindre afvigelser som tidligere oplyst. Det væsentlige er fortsat et merforbrug på ca. 1 mio. kr. til nye vaskerier, som var planlagt udført i Afdelingsbestyrelsen tager informationen til efterretning. 3B2: BUDGETKONTROL: Budgetkontrol gennemgået og der vil være et merforbrug på konto 116 til nye vaskerier. Der forventes et merforbrug på personaleudgifter som følge af afregning af feriepenge m.v. til fratrådt personale samt udgifter til ekstern entreprenør, indretning af ekstra arbejdsplads med møbler og IT-udstyr. Øvrige forhold er gennemgået med afdelingens økonomimedarbejder, og for 2019 er der i PPV-planen (konto 116- aktiviteter) rettet på indkøb af maskiner og småværktøj (afsat som reserver til indkøb). Afdelingsbestyrelsen tager informationen til efterretning. Afdelingsbestyrelsen beslutter, at den fremover bør bruge Bestyrelsesweb, idet budgetter, etc. er at finde her, så man ikke behøver at udprinte dem til afdelingsbestyrelsens møder, men istedet arbejde digitalt under møderne. Efter nytår 2018/2019 udarbejder afdelingsbestyrelsen en ny strategi for, hvordan den bruger Bestyrelsesweb og Rushfiles. 3B3: Nye Affaldsøer: Samtlige affaldsøer tages i brug inden jul 2018, dog vil der fortsat restere

3 lidt færdiggørelsesarbejder (belægning og vejudvidelse). Spande til madaffald, informationsmateriale, poser til madaffald og restaffald omdeles i uge 50 til samtlige lejemål. Afdelingsbestyrelsen tager driftens information til efterretning. Velbesøgt Informationsmøde om brug af affaldsøerne blev afholdt for beboerne den 8. december Afdelingsbestyrelsen tager stilling til ekstra belysning ved næste møde. 3C: Sager fra driften - Orienteringssager: 3C1: Grønt kursus: Grønt kursus i beskæring af træer såvel i teori som i praksis afholdes i afdelingen den 19. og 20. december 2018 begge dage om formiddagen. Afdelingsbestyrelsen tager driftens orientering til efterretning. 3C2: Nye Træer: Nyplantning påbegyndt i går mandag den 10. december Afdelingsbestyrelsen tager driftens orientering til efterretning. 3C3: Ind-og Fraflytning - Hvordan må vedligeholdskontoen bruges: BL tilbyder at afholde skræddersyede kurser om ønskede emner. Som opfølgning på sidste mødes drøftelser om anvendelsen af indestående på vedligeholdelseskontoen kunne et skræddersyet kursus om ind- og fraflytning herunder brug af vedligeholdelseskontoen være en mulighed. Det kunne for eksempel være en lørdag med undervisning fra til og til 16.30, hvor afdelingsbestyrelsen og driften deltager og kurset kunne afholdes i Pakhuset. Formanden har besluttet, at kurset planlægges gennemført i foråret 19. Afdelingsbestyrelsen godkender kurset, Stig foreslår, at der også laves et TRANEMOSEGÅRD KURSU. Danny Andersen taler med Dorthe Larsen herom. Dato bedst sidst i marts C4: Rotteplage: Kommunens skadedyrsbekæmpelse er fortsat aktivt på sagerne. Vores fælder i kloakkerne har skudt ca. 400 gange der er ikke en garanti for, at der er ramt en rotte hver gang. Der er i forbindelse med undersøgelse af utætheder i kloakrørene sker en meget beklagelig fejl fra entreprenørens side. Der har ikke været lukket for flere spjæld, og derfor er kloakvand løbet ind i kælderen i 4 kælderrum. Driften følger op på sagen. Der arbejdes aktuelt på, at supplere kommunens indsats med yderligere bistand fra et

4 firma med ekspertise i skadedyrsbekæmpelse. Grønt udvalg bør overveje, hvorvidt en del af afdelingens æbletræer skal fældes æbler er lig med rottemad. Afdelingsbestyrelsen tager rotteplageinfo til efterretning. Ved næste markvandring tager udvalget fokus på vurdering af erstatning af frugttræer kontra rotteplagen. 4. Orientering af bestyrelsesmedlemmers deltagelse i møder, kurser, etc. Stig har deltaget i møder i Organisationsbestyrelsen, som opfordrer til at afdelingsbestyrelsen foretager ny ansøgning til renovation. 5. Status på igangværende projekter: Altaner, gavl-og dørprojektet, affaldssortering og p-pladser: Møde berammet den 17. december 2018 mellem TNT og vores fælles Altanudvalg fra Tranevænget+Tranemosen+Tranehaven samt Torben Hvidsten fra BO-VEST. Vi afventer en mødeplan med meget høj frekvens med projektrådgiveren TNT. Vedr. Affaldsøerne har der været problemer med afløbsrør, etc. Så entreprenør har måttet foretage placeringsændringer især ved nr. 22. Torben Hvidsten er ved at udarbejde et konkret projekt vedr. over nye P-pladser. 6. Formandens diverse. Formanden udarbejder i henhold til opfordringen fra pkt. 4 en ny ansøgning til renovation til organisationsbestyrelsen. 7. Beboerhenvendelser. Der har ingen beboerhenvendelser været. 8. Info fra udvalgene. 8.1: Husorden og vedligeholdsudvalget: Intet at berette 8.2: Legepladsudvalget: Afdelingsbestyrelsen afventer forslag fra LU efter, at Annita og Danny Andersen gennemgår vores legepladser. 8.3: Områdeudvalget: 8.4: Byggeudvalget: 8.5: Klageudvalget: 8.6: It &websiteudvalget: Afdelingsbestyrelsen besluttede, at Magnus fremover indgår i dette udvalg med

5 tilsvarende ansvarsområder sammen med Formanden. 9. Eventuelt: Afdelingsbestyrelsen glæder sig over den enstemmende og positive opbakning beboerne gav ved sidste ekstraordinære afdelingsmøde. Det betyder meget for Afdelingsbestyrelsen, at beboerne bakker op om bestyrelsens arbejde, og vil gerne takke herfor. Referent: Kurt Damsted