Chefgruppen Referat Dato: 29. august 2014 Tidspunkt: Kl. 08:15 Sted: Mødelokale 3 Medlemmer: Lars Svenningsen, Søren Møllegård, Anders M. Sørensen, Kjeld Outzen, Trine Eegholm, Jan Hermansen, Betina Østergreen, Pia Ulv Helleland, Mette Bill Ladegaard, Torben B. Rosbach, Lene Holm Fraværende medlemmer: Sekretær.: Kenneth Muhs (V), Ole H. Schmidt Mette Rahbek Larsen og Tina Andersen
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Godkendelse af referat fra sidste møde... 1 2. K98 - kommunaldirektører og KL... 1 3. Budgettemadag... 2 4. Byrådet... 3 5. Kommunaldirektører Region Syd... 3 6. Drøftelse af evaluering af proces m.m. for TRE-I-EN måling 2014... 4 7. Jobrotation... 5 8. Konklusion af brugerundersøgelse i KMD Sag... 6 9. KMD Sag Exit-strategi - screening af fagområder og sagsområder... 8 10. Procedure vedr. ansættelse af ledere (stor ledergruppe)... 11 11. Personale... 11 12. Nyt fra chefgruppen... 12
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 1 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Sagsnr. 450-2013-51537 Initialer SNH Åbent Godkendelse af referat fra sidste møde 14.8.2014. Bilag 450-2014-114237 Samlet referat - Chefgruppen den 14. august 2014, kl. 09:00-10:00 Godkendt. 2. K98 - kommunaldirektører og KL Sagsnr. 450-2013-53135 Initialer MRA Åbent Opfølgning på møde 27.8.2014 blandt kommunaldirektører og KL. Drøftes. Bilag 450-2014-120643 Mail med dagsorden for K98 27. august 2014.pdf 450-2014-120704 Ny runde monopolbrud - EjendomsStamRegister (ESR) 450-2014-120699 Borgmesterbrev af 3. juli 2014 om bedre rammer for beskæftigelsesindsatsen 450-2014-120703 Kommunaldirektørbrev af 3. juli 2014 om implementering af beskæftigelsesreformen 450-2014-120702 Brugerportalsinitiativet for folkeskolen 450-2014-120698 Optakt til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 450-2014-120951 Plancher til K98 den 27. august 2014.pdf
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 2 Lars Svenningsen orienterede fra møde 27.8.2014 blandt landets kommunaldirektører og KL. Følgende emner blev drøftet: * Offentlig sektor i fremtiden. * Budget - status på service- og anlægsramme. * Skolereform * Beskæftigelsesreform * Udbetaling DK * Struktur for Beredskabsområdet 3. Budgettemadag Sagsnr. 450-2014-22857 Initialer MRA Åbent Opfølgning på budgettemadag for Byrådet 26.8.2014. Drøftes. Opfølgning på budgettemadagen blev drøftet. Tidsplan for budgetforhandlingerne sendes til chefgruppen til orientering.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 3 4. Byrådet Sagsnr. 450-2013-53927 Initialer MRA Åbent Opfølgning på møde i Byrådet 26.8.2014. Referat vedlægges. Drøftes. Bilag 450-2014-120850 Samlet referat - Byrådet den 26. august 2014, kl. 17:00-18:00 Lars Svenningsen orienterede fra møde i Byrådet - herunder arbejdsklausuler, strategi om borgerinddragelse m.m. 5. Kommunaldirektører Region Syd Sagsnr. 450-2013-49540 Initialer MRA Åbent Opfølgning på møde blandt kommunaldirektører Region Syd 15.8.2014 Drøftes. Bilag 450-2014-118538 Referat fra møde i kredsen af kommunaldirektører den 15. august.pdf
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 4 Lars Svenningsen orienterede fra møde 15.8.2014 blandt kredsen af kommunaldirektører i Region Syd. Kommunerne kan nu melde ind med forslag til opgaver i 2015 for EU-kontoret. Hans Nikolajsen fra Randers Kommune og Niels Aagesen, Vejle Kommune inviteres til at deltage på et chefmøde efter efteråresferien vedr. produktivitet/effektivisering. Der afsættes 2 timer til hver fordelt over 2 møder. 6. Drøftelse af evaluering af proces m.m. for TRE-I-EN måling 2014 Sagsnr. 450-2013-46378 Initialer KNI Åbent 77 ledere og 63 ambassadører har besvaret spørgeskema vedr. evaluering af proces, spørgeramme, opfølgning m.m. på TRE-I-EN målingen gennemført i marts 2014. Resultatet af undersøgelsen herunder underbyggende kommentarer fra ledere og ambassadører fremgår af vedhæftede rapport. Rapporten forelægges for Hovedudvalget den 4/9-2014 og vil efterfølgende indgå i målingen 2016, når forløbet skal fastlægges. Kia Nielsen, HR deltager i punktet kl. 9.00. Evalueringen drøftes igen / indgår når målingen 2016 igangsættes. Bilag 450-2014-120189 TRE-I-EN 2014 - evaluering af proces - ledere og ambassadører - rapport.docx Kia redegjorde for evalueringen, hvor 77 ledere og 68 ambassadører har svaret. Forløb med konsulentsamtalerne blev drøftet. Kia kontakter Rambøll og beder om at få deres evaluering af konsulentsamtalerne.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 5 Der skal næste gang være øget fokus på spørgerammen evt. ved at klæde de ansatte bedre på i forhold til forståelse af spørgsmålene. Det skal fremhæves, at hvis der spørgsmål som man ikke kan svare på, så skal der svares "jeg ved ikke" i stedet for lav scorre. Kia samler de emner, der skal huskes til næste evaluering i et notat efter mødet med HOU 4.9.2014. 7. Jobrotation Sagsnr. 450-2011-44419 Initialer MSL Åbent Regeringen har sammen med Venstre, Dansk Folkeparti og Det Konservative Folkeparti indgået forlig om en ny beskæftigelsesreform, hvoraf dele træder i kraft 1. januar 2015. Èt af punkterne i reformen er en ændring af jobrotationsordningen. På nuværende tidspunkt er jobrotationsreglerne således, at hvis en virksomhed (offentlig eller privat) sender en medarbejder på kursus/uddannelse med fuld løn, kan virksomheden få 176,20 kr. i timen til at ansætte en vikar, der er ledig. Den ledige vikar får overenskomstmæssig løn i vikariatet, der kan strække sig over 12 måneder. Eneste krav ifht den ledige er, at vedkommende har været ledig i 3 måneder. Ordningen har generelt på landsplan og lokalt i Nyborg Kommune været en succes, og der har siden maj 2013 været minimum 30 ledige jobrotationsvikarer fra kommunen ansat hele tiden, og der har været gennemført jobrotation i mange af kommunens afdelinger. Kommunaløkonomisk har det været en god ordning, da institutionerne får betalt vikarer mens de opkvalificerer deres medarbejdere, og Jobcentret sparer forsørgelsesudgifter til de ledige. Samtidig vil der for kommunen være en øget skatteindtægt. Hidtil har der været 100 procent statsrefusionen på de 176,20 kr. pr. time, som Jobcentret udbetaler til virksomheden. Med den nye reform vil dette ændre sig pr. 1. januar 2015 således, at statsrefusionen nedsættes til 60 procent, hvilket vil give en merudgift for Jobcentret, da de resterende 40 procent (svarende til 70,48 kr. pr. time) skal finansieres via konto 5.91. Vælger man at gennemføre jobrotation i kommunen i 2015 og frem, vil det således betyde en merudgift for Jobcentret. Eksempelvis ville jobrotationsprojektet i Børneafdelingen, hvor godt 100 pædagoger er begyndt på 7 ugers diplomuddannelse, koste Jobcentret 1.953.212 kr., hvis det var blevet igangsat i 2015.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 6 Jobrotationsprojektet i Serviceteam, hvor 7 medarbejdere er på 8 ugers efteruddannelse, ville i 2015 koste Jobcentret 146.035 kr. Ud over den ændrede økonomi i jobrotationsordningen, så bliver den periode, som vikaren kan ansættes, sat ned fra 12 til 6 måneder. Samtidig bliver ordningen kun for personer, der har været ledige i 6 måneder mod 3 måneder på nuværende tidspunkt. Dette vil have indflydelse på, hvor mange kvalificerede vikarer, der kan rekrutteres blandt kommunens ledige til de forskellige projekter. Der er derfor behov for at drøfte i hvilket omfang man i Nyborg Kommune ønsker at anvende jobrotation som efter- eller videreuddannelsesredskab fra 2015 og fremover. Samtidig bør der drøftes en procedure for inddragelse af Jobcentret, hvis en kommunal institution overvejer at anvende jobrotation, da Jobcentret bliver medfinansierende af ordningen fra 2015. Det indstilles, at chefgruppen drøfter den fremtidige brug af jobrotation internt i kommunen Trine Eegholm redegjorde for sagsfremstillingen vedr. jobrotation pr. janaur 2015. Der sættes ikke noget igang pr. januar 2015 før det er aftalt med Jobcentret, hvordan det finansieres. Anders og Jobcentret følger op i forhold til de økonomiske forhold og sagen drøftes igen i chefgruppen. Punktet drøftes efterfølgende i koordinationsgrupperne, når der er overblik over finansieringen. 8. Konklusion af brugerundersøgelse i KMD Sag Sagsnr. 450-2014-21986 Initialer SBH Åbent Thomas Holst deltager i punktet kl. ca. 9.15/9.30. Som en opfølgning på KL's analyse af IT området, hvor der i interviewrunden i afdelingerne blev givet udtryk for problemer med den daglige drift af KMD Sag dokumenthåndteringssystemet inklusiv dagsordensmodulet, blev der før sommerferien udsendt et spørgeskema til administrationen og de decentrale institutioner.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 7 Analysen viste bl.a. et behov for uddannelse i brugen af KMD Sag. Spørgeskemaet blev udarbejdet digitalt og sendt ud til administrationen og de decentrale ledere, der skulle videreformidle det til medarbejderne. 132 ansatte har svaret på spørgeskemaet 81 % svarende til 107 ansatte arbejder i administrationen og 19 % svarende til 25 ansatte arbejder i en decentral institution. Funktionaliteten i KMD Sag opfattes som meget tilfredsstillende, tilfredsstillende og hverken eller i 84 % af besvarelserne. Af kommentarer kan der bl.a. nævnes udsagn som: Systemet har mange gode funktionaliteter Nemt at tilgå skabeloner Nemt at sende digitalt Fungerer hensigtsmæssigt At det er logisk bygget op Nemt at søge i Fungerer som det skal Det er overskueligt Forholdsvis enkelt at manøvre rundt i. 28 % mener, at de oplever fejl i nogen grad eller i høj grad. Af kommentarer hertil kan der bl.a. nævnes: Langsommelighed Uden varsel går det ned, når man er ved at journalisere Systemfejl periodevis Billeder der fryser, for lange svartider Ikke muligt at journalisere dokumenter Problemer med at journalisere mails med træk og slip 82 % bruger KMD Sag hver dag eller et par gange om ugen. 73 % giver udtryk for, at de er fortrolige med KMD Sag. 39 % giver udtryk for, at de mangler viden eller uddannelse i KMD Sag, fordelt således: 14 % Viden i form af trykt materiale 44 % Undervisning af superbruger 42 % Generel oplæring De adspurgte har også svaret på, om de har kendskab til andre dokumenthåndteringssystemer, der kunne være anvendelig inden for deres respektive områder. Langt størstedelen har ikke kendskab til andre systemer. Enkelte nævner dog CARE og Acadre. Man kan således ud fra svarene på spørgeskemaet antage, at det er manglende oplæring, uddannelse og drypvis brug af systemet, der skaber den problematik, der gives udtryk for i KL s analyse. Til orientering. Bilag 450-2014-114436 Analyse af brugerundersøgelsen
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 8 Tina Andersen orienterede om brugerundersøgelse af KMDSag dokumenthåndteringssystem. Vigtigheden ved journalisering af alle mails/henvendelser blev drøftet. Brugerundersøgelsen blev taget til efterretning. 9. KMD Sag Exit-strategi - screening af fagområder og sagsområder Sagsnr. 450-2014-21980 Initialer THO Åbent Thomas Holst deltager i punktet. KL s holdingselskab KOMBIT arbejder i disse år på alle kommunernes vegne på at bryde KMD s monopol på en række IT-løsninger. Foruden etablering af nye støttesystemer (STS) drejer det sig om konkurrenceudsættelse og indkøb af et nyt sygedagpengesystem (KY), kontanthjælpssystem (KSD) samt en erstatning for KMD Sag Basis (SAPA). SAPA er navnet på den IT-løsning, der skal erstatte KMD Sag Basis. I praksis omtales den som en glaspladeløsning, der gør medarbejderen i stand til at tilgå alle relevante fagsystemer på tværs af løsninger og leverandør. De nævnte IT-løsninger er p.t. i udbud og forventes implementeret i kommunerne i løbet af 2016 og 2017. Der er imidlertid en række foranstaltninger, som kommunerne skal have på plads for at sikre at KOMBIT s tidsplan holder (vedlagt til orientering KOMBIT s borgmesterbrev af 19. august 2014). KMD Sag Exit-strategi For så vidt angår KMD Sag Basis skal kommunerne i forbindelse med implementeringen af SAPA kunne opsige deres eksisterende aftale på KMD Sag. Men dette er ikke nogen helt enkel opgave. I dag bruger alle kommuner KMD Sag og ofte bliver løsningen brugt på forskellig måde af forskellige brugergrupper i kommunen, f.eks. til overblik og adviser eller til håndtering af sager og journalnotater. Også i fremtiden vil it-understøttelsen af forskellige brugergrupper være differentieret. Nogle brugere vil fortsætte med at bruge KMD Sag som en integreret del af deres KMD fagsystem (dog på en ny kontrakt), andre vil hurtigt slippe KMD Sag fuldkommen og atter
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 9 andre vil bruge KMD Sag i en overgangsperiode mens støttesystemerne og SAPA implementeres. Hvis en kommune hurtigt kan få flyttet alle manuelle KMD Sag-sager (og brugere) ud af KMD Sag, er der desuden den gulerod, at det medfører en reduktion i licensprisen indtil kontrakten kan opsiges helt. Der vil altså for kommunerne være tale om at skulle flytte sager og brugere over i andre it-løsninger. SAPA er kun en overbliks- og advisløsning uden funktionalitet til at lagre sager. Dette betyder, at sager (og journalnotater) skal lagres i andre løsninger, der har denne funktionalitet. Hver kommune skal derfor tage beslutning om, hvordan man i fremtiden vil håndtere de sager, der i dag ligger i KMD Sag, og de brugere, der arbejder med disse sager. Dette kalder KOMBIT kommunens KMD Sag Exit-strategi. Nyborg Kommunes styregruppe for KOMBITs monopolbrud Til orientering har digitaliseringsstyregruppen 10/9 2013 besluttet, at digitaliseringsstyregruppen, med Lars Svenningsen som formand, er styregruppe for monopolbruddet med reference til direktion og chefgruppen. Digitaliseringskonsulent Thomas Holst er kontaktperson i forhold til drejebog og intern tovholder på monopolbruddet (jf. nedenstående tabel). Projekt/arbejdsgruppe*) Projektleder Deltagere Opgaver og formål Monopolbruddet Thomas Holst Henrik Dyrhøj + relevante Koordination og overblik: fagpersoner ad hoc. Tovholder på Drejebogen Nye IT-udbud Etablering af relevante snitflader til fagsystemer og støttesystemer Sikre reservation af nødvendige ressourcer og målopfyldelse for monopolbruddet SAPA (glaspladeløsning som erstatter KMD Sag Thomas Holst Tina Andersen (projektledersuppleant), Karsten Sikre overgang fra KMD Sag Personoverblik til SAPA: Personoverblik) Danielsen og Hen- rik Dyrhøj + relevante fagpersoner ad hoc. KMD Sag brugeroverblik (hvem, bruger hvad og hvorfor) Snitflader(nye som gamle) KY (Kontanthjælpssystem) Anja Leise Der nedsættes en arbejdsgruppe med relevante fagpersoner. Sikre implementering af KY og etablering af relevante snitflader. Sygedagpenge Anja Leise Der nedsættes en arbejdsgruppe med relevante fagpersoner. Sikre implementering af Sygedagpengesystem og etablering af relevante snitflader *) Reference til styregruppen for monopolbruddet (Digitaliseringsstyregruppen)
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 10 KMD Sag Basis Exit-strategi - Hvad gør vi i Nyborg Kommune? Det indstilles, at Thomas Holst iværksætter en proces i efteråret, der skal kortlægge afdelingernes forskellige brug af KMD Sag Basis (KMD Sag EDH er til orientering ikke omfattet af KOMBIT s monopolbrudsproces, idet der i forvejen findes en række udbydere af EDHløsninger på markedet). KOMBIT har udarbejdet en procesguide, som kommunerne kan anvende i arbejdet (se vedlagte bilag) og omfatter faserne: Fase 1 Screening af fagområder og sagsområder Fase 2 Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) Fase 3 Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) Fase 4 Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag De respektive afdelinger vil blive involveret successivt hen over efteråret. Lederne leverer i fornødent omfang relevante medarbejdere, der kan bidrage til kortlægningsprocessen, der i praksis udføres via mailkorrespondance, spørgeskemaer og workshops. Resultatet udmøntes i en KMD Sag Exit-strategi, der skal anvendes op til og i forbindelse udfasningen af KMD Sag Basis. Ovennævnte indstilling godkendes. Bilag 450-2014-114424 KMD Sag exit-strategi 17. juni 2014.pdf 450-2014-117464 Borgmesterbrev - Status på monopolbruddet projekternes fremdrift og den kommende proces.pdf Thomas Holst redegjorde for sagsfremstilingen. godkendt.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 11 10. Procedure vedr. ansættelse af ledere (stor ledergruppe) Sagsnr. 450-2014-22393 Initialer TJO Åbent I Politisk Aftale 2009 blev det besluttet, at alle ledige stillinger inden for den store ledergruppe skulle forelægges Økonomiudvalget til godkendelse inden opslag. Denne procedure er nu ved beslutning i Økonomiudvalget 18.8.2014 ændret til, at sager om ansættelse af ledere først forelægges Økonomiudvalget til godkendelse, når der foreligger en indstilling fra et ansættelsesudvalg. Til orientering. Til orientering. Hvis ØK godkender lederansættelser ved skriftlig høring, sættes der efterfølgende en sag på til ØK, så det bliver ført til protokols. 11. Personale Sagsnr. 450-2013-51538 Initialer SNH Åbent Status. Intet.
Chefgruppen, 29. august 2014 - Kl. 08:15 side 12 12. Nyt fra chefgruppen Sagsnr. 450-2013-51539 Initialer SNH Åbent Søren: Udkast til svar på henvendelser til borgmesteren blev drøftet. Alle svarudkast sende til direktør og sekretær, der sørger for at give svarudkastet videre til Borgmestern inkl. journalisering. Jan: Der udsendes info vedr. booking af Borgerforeningen og kultursalen i Ullerslev, hvor der skal bruges kodeord til systemet. Mødelokalet ved dueslaget bruges midlertidigt til kinesiske samarbejdspartnere. Det er ændret i mødebookningskalenderen.