NOTAT Dato: 1. juni 2018 Sagsnummer: Koncern Økonomi Alléen 15 4180 Sorø Tlf.: 57 87 51 02 lj@regionsjaelland.dk www.regionsjaelland.dk Regionsrådets redegørelse vedrørende aktivitetsbestemte tilskud mv. 2017 1. Indledning Regionsrådet skal senest den 1. september 2018 afgive en redegørelse til Sundheds og ældreministeriet og kommunalbestyrelserne i Region Sjælland vedrørende indberettet aktivitet for 2017. Redegørelsen skal revideres og påtegnes af regionens revisor. Baggrunden for redegørelsen er, at det er en del af reglerne omkring aktivitetsbestemt finansiering, som er beskrevet i cirkulære nr. 10374 af 21. december 2016 om statsligt aktivitetsafhængigt tilskud til regionernes sygehusvæsen mv i 2017 samt nr. 1781 af 27.december 2016 om aktivitetsbestemt kommunal medfinansiering på sundhedsområdet. Dette notat er Region Sjællands redegørelse. 2. Ansvarsfordeling Det er regionens ansvar, at indberetningen til Landspatientregistreret (LPR) er retvisende i forhold til aktiviteten på regionens sygehuse. I henhold til standardaftalen mellem Danske Regioner og de private hospitaler og klinikker er sidstnævnte forpligtet til løbende at indberette oplysninger vedrørende patienter til Landspatientregistreret. Side 1
Indberetningen til Landspatientregistreret er en forudsætning for, at der kan foretages afregning mellem de private hospitaler og klinikker og regionen. Det påhviler de private hospitaler og klinikker at dokumentere, at indberetningen har fundet sted. Sundhedsdatastyrelsen (SDS) har ansvaret for modtagelsen af data fra sygehusene i LPR, udtræk fra LPR, gruppering og prissætning af de indberettede aktiviteter, som er omfattet af de statslige tilskud og aktivitetsbestemt kommunal medfinansiering. Ansvaret for de forskellige delementer i opgørelsen af den kommunale medfinansiering følger opgavefordelingen. Det er regionernes opgave at indberette aktivitet på egne sygehuse og i praksisområdet samt for behandling i udlandet af regionens borgere. Regionerne er dermed ansvarlige for, at de indberettede oplysninger er korrekte. Det er Sundheds- og ældreministeriets opgave at foretage den videre databehandling, og det bliver dermed også SDS s ansvar, at databehandlingen er korrekt. Den overordnede opgave- og ansvarsfordeling er således klar. Uanset den overordnede ansvarsfordeling udgør den løbende dialog mellem SDS og regionen et værdifuldt bidrag til, at opgaven hos hver af parterne kan løses bedst muligt. Den løbende dialog mellem på den ene side SDS og på den anden side regionen er i dag og vil også fremover være en vigtig del af den løbende kontrol og validering af de opgørelser, der stilles til rådighed via esundhed og eportal. SDS har for eksempel mulighed for at påpege over for regionerne, hvis der er tegn på væsentlige forsinkelser i registreringerne o.l. Tilsvarende har regionerne mulighed for at påpege, hvis SDS s egne opgørelser af aktivitet og produktionsværdi/kommunal medfinansiering udvikler sig anderledes end forventet. 3. Udfordringer i 2017 I 2016 blev aktivitetsafregningen af egne sygehuse afskaffet. Formålet var at give sygehusene incitamenter til at fokuserer på kvalitet, sammenhæng for patienten og omkostningseffektivitet fremfor meraktivitet. Til at understøtte dette arbejde blev der indført aktivitetsbudgetter til erstatning for de sygehus specifikke baseline. Sygehusenes aktivitetsbudgetter består af fire elementer antallet af unikke patienter, drg- værdi, antallet af ambulante besøg og indlæggelser. I 2017 er den skærpede opfølgning på hjemtagelsesprojekter bibeholdt, idet der fortsat vurderes at være behov herfor, idet der også i 2017 blev konstateret at et par hjemtag ikke helt blev realiseret som forudsat. I 2017 har Sundheds- og ældreministeriets creep-breve endvidere givet anledning til korrektioner af såvel den regionale baseline som flere af de sygehusspecifikke baselines. Der er i 2017 godkendt følgende korrektioner til den regionale baseline vedrørende områderne telemedicin, journaloptag, sygesikring m.m, samt omlægning fra stationær til ambulant aktivitet på lungemedicinsk afdeling på Næstved sygehus Side 2
Efter implementeringen af Sundhedsplatformen har der været udfordringer med at få registreret og indberettet korrekt til Landspatientregistreret. Det er f.eks udfordringer med at få indberette ambulante besøg, forskningspatienter m.m. korrekt. Det samlede aktivitetsniveau for sygehusene ligger efter implementeringen 8-10 % under det tidligere niveau. Det gælder aktivitetsniveauet både i ambulatorierne og sengeafsnit. Det betyder at der også er udfordringer med monitoreringen af centrale indikatorer som kræftpakker, udredningsret m.m. Udover ovenstående udfordringer så var der op til deadline for afslutningen af aktivitetsregistreringen et meget højt fejlniveau på aktivitet, som ikke var kommet i landspatientregisteret. Region søgte på den baggrund Sundheds- og ældreministeriet om en udsættelse af fristen for færdigregistreringen af aktiviteten fra den 10. marts 2018 til den 10. april 2018. Fristen for færdigregistrering af aktiviteten blev bevilliget og det var med et betydeligt lavere fejlniveau m.m. at færdigregistreringen lukkede den 10. april 2018. 4. Økonomi Den kommunale aktivitetsafhængige medfinansiering og finansiering er på samlet 3.006.634.240 kr. inkl. tilbagebetaling til staten. På grund af den fremrykkede regnskabsafslutning er der medtaget skønnede beløb for 2017. Den øvre grænse for indtægter fra kommunal medfinansiering udgør for året 2017 i alt 2.589.234.001 kr. I 2017 har regionen ikke realiseret den statslige meraktivitetspulje på 209.016.000 kr og har derfor kun haft indtægter på 88.965.540 kr. Der er således ikke realiserede indtægter svarende til 120.005.046 kr. Den manglende realisering kan henføres til dels implementeringen af Sundhedsplatformen, hvor der er sket et fald i aktiviteten på egne sygehuse og en mindre stigning i forbruget på andre offentlige sygehuse end forudsat som kan henføres til sygehusene i Region Hovedstaden, som også er overgået til Sundhedsplatformen. Regionen skal i 2018 tilbagebetale det for meget udbetalte tilskud til staten. Det er dog muligt at få udbetalt beløbet i 2018, hvis der realiseres den forudsatte aktivitet. Side 3
Kommunal medfinansiering (bogførte tal) Stationær somatik 1.481.043.063 Ambulant somatik 1.229.489.211 Stationær psykiatri 42.482.634 Ambulant psykiatri 81.905.280 Praksissektoren sygesikring 271.481.986 Somatik stationær genoptræning 328.516 Tilbagebetalt til staten -517.496.690 Kommunal medfinansiering i alt 2.589.234.001 Kommunal finansiering (bogførte tal) Somatik færdigbehandlede 5.985.392 Somatik hospice 25.813.056 Specialiseret ambulant genoptræning 16.256.209 Psykiatri færdigbehandlede 15.612.624 Kommunal finansiering i alt 63.667.281 Kommunal medfinansiering + finansiering i alt 2.652.901.282 Takstindtægter somatisk og psykiatri incl. kommunal fnansiering Udenregional psykiatrisk behandling Udenregional somatisk behandling 300.429.109 kr. 36.866.058 kr. 2.663.344.469kr. I 2017 har der været udgifter til behandling i udlandet excl. patientmobilitetsdirektivet og Helserejser m.m. for 466.879 kr. 5. Aktivitetsafhængige tilskud I 2017 var der i forbindelse med regnskabsaflæggelsen en aktivitet på det somatiske område for regionens borgere med et samlet fald på -0,3% i forhold til 2016. Den endelig aktivitet endte på et uændret niveau i forhold til 2016. Der er foretaget en kontrol afstemning af indberettet aktivitet og faktisk afregnet aktivitet. Formålet har været at kontrollerer at regionens indberettede aktivitet bliver grupperet, værdifastsat og dermed afregnet. Kommunale medfinansiering- kommunesamarbejdet. Side 4
Der er mellem Region Sjælland og kommunerne i regionen i regi af sundhedsaftaler nedsat en arbejdsgruppe med regionale og kommunale repræsentanter, hvori forhold omkring den kommunale medfinansiering drøftes og afdækkes, herunder løbende orientering om aktivitetsudviklingen m.m. i regionen som kan have indflydelse på kommunernes budgetopfølgning f.eks. udsender regionen forskellige statistikker over udviklingen i Kommunal finansiering og medfinansiering. Der udarbejdes af regionen udsender 3 prognoser i løbet af året for forventninger til den kommunale medfinansiering og finansiering i indeværende år. Der har imellem Region Sjælland og kommunerne ligesom i resten af landet været en løbende diskussion omkring regionens registrering af færdigbehandlede patienter og den deraf afledte afregning via SDS til kommunerne herfor. I 2017 har der ikke været tilbagebetalinger til kommunerne vedrørende færdigbehandlede patienter. Opfølgningen og det løbende samarbejde om færdigbehandlede patienter sker i de nedsatte samarbejdsudvalg mellem det enkelte sygehus og kommunerne, hvorved eventuelle fejlregistreringer og uhensigtsmæssige samarbejdsflader løbende kan tilrettes. Det er endvidere aftalt, at kommunerne senest den 15. januar det efterfølgende år kan indmelde fejl i opkrævningen af såvel kommunal finansiering som kommunale medfinansiering for det foregående år. Der er i 2017 godkendt korrektioner til den regionale baseline vedrørende områderne telemedicin, journaloptag, sygesikring samt omlægning fra stationær til ambulant aktivitet på lungemedicinsk afdeling på Næstved sygehus. 6. Ikke afregnet aktivitet i forbindelse med årsafslutningen Der er udarbejdet en aktivitetsopgørelse for 2017 i forbindelse årsafslutningen d.v.s. den 10. april 2018 og igen den 10 maj 2018. Opgørelse pr. 10. marts 2017 er anvendt til opfølgning på egne sygehuses aktivitetsbudget samt afregning af meraktivitetsprojekter. Der er mellem den 10. april 2018 og den 10.maj 2018 sket en samlet stigning i indberetningen til LPR på 0,11 mio. drg.kr. svarende til 0,00001 %. I forhold til regnskabsåret 2016 er omfanget af ikke afregnet aktivitet i forbindelse med årsafslutningen faldet fra 24.4 mio.drg.kr. i 2016 til 0,11 mio.drg.kr. i 2017. Det betydeligt laverer niveau kan delvis forklares med at der i 2018 er fulgt op kun en måned efter den udsatte årsafslutningen mod normalt 2 måneder efter den normale årsafslutning. For andre offentlige sygehuse er der sket en stigning på o,31 mio.drg.kr. svarende til 0,01 % af den samlede aktivitet på andre offentlige sygehuse. På egne sygehuse (somatiske)er der sket en stigning på 0,36 mio.drg.kr. svarende til 0.000004 % af den samlede aktivitet på egne sygehuse. Side 5
På private specialsygehuse er aktiviteten uændret. På privathospitaler er der sket en stigning på 0,08 mio.drg.kr. svarende til 0,o4 % af den samlede aktivitet på privathospitaler. 7. Kvalitetssikring af patientregistreringen i Region Sjælland Registreringsgruppen I 2007 blev der nedsat en registreringsgruppe med repræsentanter for de somatiske og psykiatriske sygehuses administrationer samt IT og Økonomi. Formålet med gruppen er at sikre en mere ensartede registrering (klinisk kodning) i regionen samt at alle nye ændringer af registreringer besluttet i Koordinationsgruppen for individbaseret patientregistrering under Sundhedsstyrelsen implementeres i Region Sjælland. Det er medlemmer af registreringsgruppen, der repræsenterer regionen i koordinationsgruppen og de sikre endvidere at der er den fornødne tosidet kommunikation mellem SSI og regionen. Registreringsgruppen skal sikre, at der løbende sker opfølgning på registreringen og kvaliteten af denne. Der følges i de månedlige møder op på den løbende statistik for LPR-fejl med henblik på at identificere områder, hvor der er behov for en tværgående afdækning af den konkrete registrering med henblik på at sikre en ensartet og høj kvalitet af registreringen i regionen. Registreringsgruppen har udviklet en registreringspraksis, som er tilgængelig for alle brugere af det patientadministrative system og der er udarbejdet supplerende it-vejledninger. Ansvaret for opdateringen af registreringspraksis er placeret i registreringsgruppen som løbende tilretter registreringspraksis f.eks. i forbindelse med den årlige opdatering af Sundhedsstyrelsens vejledning Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter samt når den løbende opfølgning på registreringen afdækker behovet for præciseringer af registreringspraksis på særlige områder. Registreringspraksis er udarbejdet med lægesekretærer som målgruppe. Vejledningen er dog tilgængelig for alle i regionens intra/informationsnet (D4). Denne er løbende opdateret. En del af arbejdet med at kvalitetssikre registreringsarbejder er at sikre en løbende opdatering og videreudvikling af støtteværktøjer som f.eks den regionale LPR-fejlguide, der indeholder en beskrivelse af, hvad fejlene betyder og hvorledes de skal rettes, idet der var identificeret et behov for lettilgængelig og anvendeligt information til brug på sygehusafdelingerne. Hovedindsatsen i 2017 var forberedelse af implementeringen af Sundhedsplatformen. På registreringsområdet var der internt i Region Sjælland to hovedspor. For det første at få forberedt konvetering op til GO-live med Sundhedsplatformen. Det skete i tæt samarbejde mellem den regionale registreringsgruppe og regionens egenleveranceprogram. Her var fokus på oprydning og sikring af at det, der skulle konventeres enten manuelt eller automatisk var klargjort hertil. For det andet var der fokus på at al aktivitet op til GO-live blev færdigregistreret, der er derfor gennemført to mini - årsafslutninger en ultimo juni og en op til 1. oktober, De Side 6
havde til formål at sikre dels at medarbejderne efter GO-live kan fokusere på den fremadrettede aktivitet dels sikre at så meget aktivitet, som muligt er korrekt færdigregistreret. I samarbejde med Region Hovedstaden og projektorganisationen om implementeringen af Sundhedsplatformen blev der tilbage i 2016 igangsat et fælles indsats i forhold til kvalitetssikringen af patientregistreringen i Sundhedsplatformen. Der blev i starten af 2017 nedsat en taskfors med fokus på registrering og indberetning af aktivitet med repræsentanter fra begge regioner og projektorganisationen med henblik på at prioriterer, hvilke forbedringer af Sundhedsplatformen som skulle prioriteres og implementeres frem til projektets afslutning. Der blev endvidere i august 2016 nedsat ERS (Ekspertgruppen for Registreringspraksis i Sundhedsplatformen). På det tidspunkt var det 3 måneder siden, at Herlev og Gentofte Hospital, som de første, havde taget Sundhedsplatformen i brug. Gruppen blev dannet med det formål at få udarbejdet en fælles registreringspraksis til understøttelse af brugen af systemet. Der er tale om retningslinier baseret på de nationale indberetningskrav til Landspatientregisteret. Andre relevante registreringsbehov beskrives også. Der er ikke tale om en hands-on manual til, hvordan selve registreringen skal foretages. Dette ligger i manualer, tipsheets og videolearnings, som Sundhedsplatformen står for udarbejdelsen af. Udarbejdelse af en sådan vejledning kræver indsigt i systemet. Der har derfor fra start deltaget 3 faste medlemmer fra Sundhedsplatformsprojektet. Endvidere har der ved behov deltaget SP-medarbejdere med specifik viden. Da gruppen startede op, blev der arbejdet med en del justeringer til systemet, som følge af de erfaringer, som man havde gjort ved implementeringen på Herlev og Gentofte Hospital. Dette gav behov for en del spørgsmål af registreringsmæssig karakter, som det var naturligt at få en fælles afklaring af i ERS. Det var f.eks. justeringer af ventestatushåndteringen i systemet, udledning af kontaktårsag for akut indlagte i somatikken, retningslinier for brug af forløb i Sundhedsplatformen incl. gennemgang af patientforløbsperioder for at sikre, at de nødvendige typer findes. Det viste sig hurtigt, at behovet for afklaringer var så stort, at udarbejdelse af en fælles registreringspraksis blev nedprioriteret til fordel for de mange presserende spørgsmål, der skulle tages stilling til. De har derfor udgjort hovedparten af gruppens arbejde. Spørgsmålene er både kommet fra Sundhedsplatformsprojektet og fra sygehuse/hospitaler (typisk fra de hospitaler, som havde taget Sundhedsplatformen i brug). Udpluk af emner: Patientforløb Sundhedsplatformen er bygget ud fra en forløbstankegang. Der til kommer, at systemets kontaktbegreb er anderledes end det indberetningspligtige, da hvert ambulant besøg ses som en selvstændig kontakt og indlæggelser ikke afbrydes af en overflytning. Gruppen har arbejdet meget med forståelsen af disse begreber, og har bl.a. udarbejdet notater om brugen og deltaget ved udarbejdelse og validering af undervisningsmateriale. Ventestatus Gruppen har været med til at beskrive retningslinier for registreringen samt beskrive bedre systemunderstøttelse i form af mulighed for udledning af ventestatus i nogle situationer, så registrering undgås. Side 7
Udredningsret Det er obligatorisk at indberette procedurekoder til brug for monitorering af udredningsretten, herunder også for udarbejdelse af udredningsplaner. Koderne samt visse ventestatus udledes i systemet via tryk på foruddefinerede knapper. Gruppen har været med til at fastlægge disse knappers funktioner Skadestuer Den præhospitale indsats er ikke opbygget på samme måde i de to regioner. Region Hovedstaden har en samlet 1813 -funktion og Region Sjælland har fortsat med den traditionelle opbygning. Disse forskelle har gjort, at man på visse af de lokale koder i skadestuemodulet (ASAP) havde behov for at kunne fastlægge et fælles kodeudfaldsrum for begge regioner. Håndtering af oplysninger som ikke skal indberettes til LPR/DRG Sygehusene har ydelser, som ikke må indberettes til LPR. Det er f.eks. raske forsøgspersoner og venerapatienter. Der kan også være enkelte ydelser på en patient, som ikke må indberettes. Endelig er der patienter, som skal indberettes, men som ikke må afregnes (socialmedicinske patienter) Der findes forskellige måder at håndtere dette på i Sundhedsplatformen. Valg af metode afhænger af behov. Gruppen har udarbejdet retningslinier til brug for valg af rigtig løsning. Validering af vejledningsmateriale Gruppen er blevet involveret i en del kvalitetssikring af tipsheets, manualer og e-learnings. Formålet er at sikre, at de nationale indberetningskrav er tænkt korrekt ind. 8. Det fremadrettede arbejde I 2018 er der tre centrale indsatser: Fortsat fokus på implementeringen af Sundhedsplatformen Forberedelse af implementering af nyt Landspatientregister LPR 3 Konsekvenser af nye DRG takster for 2018 Fortsat fokus på implementeringen af Sundhedsplatformen I specielt første halvår af 2018 har og er der fortsat fokus på at få implementereret Sundhedsplatformen. Dette arbejde har mange forskellige perspektiver fra optimering af anvendelse af systemet på de enkelte sygehusafdelinger til løbende forbedringer af indberetningerne til landspatientregistreret m.m. Dette arbejde sker i et tæt samarbejde med Region Hovedstaden og den fælles driftsorganisation. Endvidere er der både i Region Sjælland og i samarbejdet med Region Hovedstaden fortsat fokus på at få en så korrekt patientregistrering som muligt. og dermed sikre en bedre monitorering af kræftpakker, udredningsret m.m. Side 8
Derfor følges aktivitetsudviklingen tæt med henblik på at identificere om implementeringen af Sundhedsplatformen har givet anledning til en reelle ændret registrering af aktiviteten. Hvis det er en permanent ændring så skal den regionale baseline forsøgt korrigeret herfor ved ansøgninger til SDS. Forberedelse af implementeringen af nyt landspatientregister LPR 3 Implementeringen af et nyt landspatientregister i den første weekend i november 2018 kræver at der er fokus på at forberede implementeringen dvs. få afsluttet så mange patientforløb som muligt før den manuelle og automatiske konventering af patientforløb. Det betyder at der i 2018 vil blive gennemført en mini årsafslutning op til 1. oktober 2018, hvor uddannelse af personale og datakonverteringen starter. Med LPR 3 indføres der en ny datamodel for landspatientregistreret som er mere forløbsbaseret. Det betyder, at der kommer til at ske en række ændringer i den måde aktiviteten skal registreres, hvorfor der på arbejdes på en ny registreringspraksis som er grundlaget for opgradering af tipsheet og undervisningsmateriale m.m. Konsekvenser af nye DRG takster for 2018 I 2018 er der indført nye DRG- takster, hvor opdeling imellem ambulant og stationær er erstattet af forløb. Ændringerne er ret omfattende og når DRG- taksterne anvendes i mange sammenhænge, så er det nødvendigt at vurdere hvordan de nye takster anvendes mest hensigtsmæssigt. Der er indført en række ændringer i DRG- taksternes anvendelse som grundlag for den mellemregionale afregning. Afregningsgrundlaget er endnu ikke klart fra SDS, hvorfor det endnu ikke har været muligt at gennemføre afregning for 2018. Området følges tæt for at sikre korrekt og dækkende afregning. De nye DRG- takster anvendes ligeledes i den interne styring af sygehusenes i form af aktivitetsbudgetter for det enkelte sygehuse, som omsættes til aktivitetsbudgettet for sygehusafdelinger. Her er der for 2018 udarbejdet et aktivitetsbudget baseret på de hidtidige principper om at følge udvikling både i ambulatorier og sengeafsnit. Der er en tæt sammenhæng mellem de nye DRG -takster og de muligheder der kommer i det nye landspatientregister. Disse muligheder analysers i løbet af 2018 med henblik på en samlet revurdering af aktivitetsbudgetterne for sygehusene i 2019. Side 9